ব্যস্ত থাকলে auto reply মেসেজ: পার্সোনাল চ্যাটের জন্য 30টি ছোট উদাহরণ

ব্যস্ত থাকলে একটা ভালো auto reply মেসেজ একটা লাইনে তিনটা জিনিস বলে: আপনি মেসেজটা পেয়েছেন, এখন উত্তর দিতে পারছেন না, আর মোটামুটি কখন দেবেন। “3টা পর্যন্ত একটা মিটিংয়ে, পরে কল করব” আটটা শব্দে এর সবই করে। নিচে পার্সোনাল চ্যাটের জন্য 30টা ছোট মেসেজ আছে, আপনি কোথায় আছেন অনুযায়ী সাজানো, ঠিক যেমন আছে কপি করার মতো বা মানিয়ে নেওয়ার মতো লেখা।

এগুলো ব্যবহারের জন্য কোনো অ্যাপ লাগে না। হাতে একটা পেস্ট করুন, আপনার কীবোর্ডের ক্লিপবোর্ডে কয়েকটা রাখুন, বা আপনার চ্যাট অ্যাপ যেখানে অনুমতি দেয় সেখানে কুইক রিপ্লাই হিসেবে সেভ করুন। শেষের দিকে Android-এ একটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর উপায় আছে, শুধু বেছে নেওয়া মানুষদের জন্য, এর সীমা স্পষ্টভাবে বলা সহ।

ব্যস্ত থাকলে একটা ভালো auto reply মেসেজ কী?

ছোট, যেকোনো সময়ে সত্যি, আর পরে আফসোস করবেন এমন বিস্তারিত ছাড়া। অনলাইনে বেশিরভাগ বিজনেস টেমপ্লেট কাস্টমারের জন্য লেখা আর তেমনই শোনায়: “আপনার মেসেজের জন্য ধন্যবাদ, আমরা 24 কর্মঘণ্টার মধ্যে উত্তর দেব।” এটা আপনার ভাইকে পাঠান আর তিনি জিজ্ঞেস করবেন তোমার ফোন কে নিয়েছে।

পার্সোনাল চ্যাটের জন্য আমাদের সাধারণ নিয়ম: এটা যেভাবে একটা লিফটে জোরে বলতেন সেভাবে লিখুন। একজন বন্ধুকে “at your earliest convenience” কখনো বলতেন না, তাহলে এটা টাইপও করবেন না। আর একটা মতামত যার সাথে মানুষ একমত হয় না: দুঃখিত বলাটা বাদ দিন। “দুঃখিত, ব্যস্ত!” একটা রিপ্লাই আহ্বান করে। “6টা পর্যন্ত ব্যস্ত, তখন কথা বলব” গল্পটা বন্ধ করে দেয়।

কাজে ব্যস্ত

1. কাজে, এখন চ্যাট করতে পারছি না। আজ সন্ধ্যায় রিপ্লাই দেব।
2. একটার পর একটা মিটিংয়ে। 5টার পর মুক্ত।
3. একটা কিছুতে মাথা নিচু করে আছি। জরুরি হলে কল করো।
4. দেখেছি। এক ঘণ্টা সময় দাও।
5. 10টা পর্যন্ত শিফটে, ফোনটা লকারে।
6. এখন ব্যস্ত, তোমাকে উপেক্ষা করছি না। দুপুরের খাবারের সময় কথা বলি?

অনেক মেসেজ পাঠানো মানুষদের জন্য আমরা চার নম্বরটা বেছে নিতাম। এটা একটা দীর্ঘ উত্তরের প্রতিশ্রুতি না দিয়েই স্বীকার করে নেয়।

গাড়ি চালানো

গাড়ি চালানোর সময় কখনো টাইপ করবেন না, এগুলোর একটা পাঠাতেও না। বের হওয়ার আগে এটা সেট করুন, বা কিছুকে আপনার হয়ে এটা পাঠাতে দিন।

7. গাড়ি চালাচ্ছি। থামলে রিপ্লাই দেব।
8. রাস্তায়, এটা পড়তে পারছি না। জরুরি হলে দুইবার কল করো।
9. বাড়ি যাচ্ছি, প্রায় 40 মিনিট। পরে কথা বলব।
10. গাড়ি চালাচ্ছি, ফোন দূরে। তাড়াতাড়ি ফিরব।
11. এখন গাড়ি চালাচ্ছি। অপেক্ষা না করলে কল করো।

“জরুরি হলে দুইবার কল করো” এমন একটা ফোনের সাথে ভালো কাজ করে যা বারবার কল করা মানুষদের ‘বিরক্ত করবেন না’ পেরিয়ে আসতে দেয়। Android-এ, আপনারটাতে বারবার কল করা মানুষদের অনুমতি আছে কিনা দেখতে Settings খুলে “Do Not Disturb” সার্চ করুন।

ঘুমানো বা রাতে দেরিতে

12. ঘুমিয়ে। সকালে এটা দেখব।
13. ঘুমাতে গেছি। জরুরি অবস্থা হলে কল করো।
14. রাতের জন্য ফোন সাইলেন্টে। সকালে রিপ্লাই দেব।
15. নাইট শিফটের ঘুম, 3টার পর ফিরব।
16. এখন বিশ্রাম নিচ্ছি, জাগলে রিপ্লাই দেব।

তেরো নম্বরটা শুধু তখনই সাহায্য করে যখন একটা কল আসলেই আপনাকে জাগাতে পারে। আপনার ফোন সারারাত সাইলেন্টে থাকলে, এটা একটা আলাদা সমস্যা, আর নির্দিষ্ট কন্টাক্টকে সাইলেন্টেও বাজানো এটা কভার করে।

ক্লাসে বা একটা মিটিংয়ে

17. 4টা পর্যন্ত ক্লাসে। পরে রিপ্লাই দেব।
18. একটা মিটিংয়ে। 30 মিনিটে টেক্সট করব।
19. এখন লেকচার, ফোন নিচে। পরে।
20. আজ পরীক্ষা, সন্ধ্যা পর্যন্ত অফলাইন।
21. এখন প্রেজেন্ট করছি। পরে মেসেজ চেক করব।

ছাত্ররা এগুলো বেশি ব্যাখ্যা করতে থাকেন। একজন শিক্ষক বা সহপাঠী আপনার স্ক্রিনে চোখ বুলালে “বোরিং স্ট্যাটস লেকচারে, মেরে ফেল” দেখার দরকার নেই। ক্লাসের ভার্সনগুলো ইচ্ছাকৃতভাবে সাদামাটা রাখুন। একজন বাবা-মা ক্লাসের সময় লিখতেই থাকলে, একটা আসল শেষ সময়সহ সতেরো নম্বরটা সাধারণত “তুমি ঠিক আছো??” পরের মেসেজগুলো থামায়, যা পুরো উদ্দেশ্য।

ভ্রমণ

22. ভ্রমণে, এই সপ্তাহে রিপ্লাই দেরি হবে।
23. একটা ফ্লাইটে। নামলে রিপ্লাই দেব।
24. বিদেশে দুর্বল সিগন্যালে। পারলে উত্তর দেব।
25. একটা ট্রেনে সিগন্যাল নেই। তাড়াতাড়ি অনলাইনে ফিরব।
26. কিছুদিন দেশের বাইরে। কাজের হলে ইমেইল করো।

এগুলো অটোপাইলটে পাঠাতে সাবধান থাকুন। একটা সপ্তাহের জন্য দূরে আছেন এমন একটা রিপ্লাই যে কেউ লিখুক তাকে জানিয়ে দেয় আপনার বাড়ি খালি। ভ্রমণের রিপ্লাই আপনার চেনা মানুষদের পাঠান, আপনাকে মেসেজ করা প্রতিটা নাম্বারকে না।

পরিবারের জন্য বনাম ক্লায়েন্টের জন্য

একই ব্যস্ত দিনের দুটো আলাদা কণ্ঠ লাগে। পরিবার উষ্ণতা আর আপনার কাছে পৌঁছানোর একটা উপায় চায়। একজন ক্লায়েন্ট জানতে চান তার মেসেজ পৌঁছেছে আর কখন উত্তর শুনবেন।

27. পরিবারের জন্য: ব্যস্ত কিন্তু ঠিক আছি। দরকার হলে কল করো।
28. পরিবারের জন্য: কথা বলতে পারছি না, এখানে সব ঠিক আছে। আজ রাতে?
29. একজন ক্লায়েন্টের জন্য: আপনার মেসেজ পেয়েছি। আগামীকাল সকালের মধ্যে পূর্ণ উত্তর দেব।
30. একজন ক্লায়েন্টের জন্য: এখন আরেকজন ক্লায়েন্টের সাথে। আজকের মধ্যেই উত্তর দেব।

29 নম্বরটা একটা প্রতিশ্রুতি দেয়। এটা শুধু তখনই পাঠান যদি এটা রাখেন।

ক্লায়েন্ট আর পরিবার দুটোই একই অ্যাপে আপনার কাছে পৌঁছালে, একটা লাইনে দুটোই কভার করার চেষ্টা করবেন না। একটা উষ্ণ “এখানে সব ঠিক আছে” একজন কাস্টমারের কাছে অদ্ভুত পড়ায়, আর একটা ফরমাল “আগামীকালের মধ্যে পূর্ণ উত্তর দেব” আপনার মায়ের কাছে ঠান্ডা পড়ায়। যে গ্রুপটা আপনি চুপ হয়ে গেলে আসলেই প্যানিক করে তাদের বেছে নিয়ে তাদের জন্য লিখুন।

Android-এ একটা ব্যস্ত থাকার রিপ্লাই স্বয়ংক্রিয়ভাবে কীভাবে পাঠাবেন

Message Alarm একটা ফ্রি Android অ্যাপ যা জোরে একটা অ্যালার্ম বাজায়, আপনার ফোন সাইলেন্টে থাকলেও, আপনার বেছে নেওয়া মানুষের কাছ থেকে বা শব্দসহ গুরুত্বপূর্ণ একটা মেসেজ এলে। এর ঐচ্ছিক অটো-রিপ্লাই আপনার নিয়মে মিলে যাওয়া মেসেজের জন্য নোটিফিকেশনের Reply বোতামের মাধ্যমে একটা ফিক্সড মেসেজ ফিরিয়ে পাঠায়।

1. Message Alarm ইনস্টল করুন আর নোটিফিকেশন অ্যাক্সেসের অনুমতি দিন।
2. আপনি কভার করতে চান এমন চ্যাট অ্যাপ নজরে রাখা অ্যাপ হিসেবে যুক্ত করুন, উদাহরণ Telegram।
3. শুধু অ্যালার্ম বাজবে-তে, যাদের ব্যস্ত থাকার রিপ্লাই পাওয়া উচিত তাদের নাম লিখুন, ঠিক যেমন অ্যাপটা তাদের দেখায়।
4. অটো-রিপ্লাই চালু করুন আর ওপরের মেসেজগুলোর একটা আপনার রিপ্লাই মেসেজ হিসেবে পেস্ট করুন।
5. তাদের একজনকে একটা টেস্ট মেসেজ পাঠাতে বলুন আর দেখুন রিপ্লাইটা চ্যাটে পৌঁছেছে।

এর ওপর ভরসা করার আগে সূক্ষ্ম লেখাটা পড়ুন, কারণ এটা ঠিক করে কোন টেমপ্লেটটা বেছে নেবেন।

• এটা মিলে যাওয়া প্রতিটা মেসেজের উত্তর দেয়, অ্যালার্ম মিউট থাকলেও। একমাত্র বিরতি: একই রিপ্লাই 60 সেকেন্ডের মধ্যে একই চ্যাটে দুইবার পাঠানো হয় না। তাই এমন একটা লাইন বেছে নিন যা পঞ্চমবারেও ঠিক বোঝায়।
• ফ্রি প্ল্যানে সপ্তাহে 2টি অটো-রিপ্লাই আছে, প্রতি সোমবার রিসেট হয়। এটা একটা ছোট সীমা: এটাকে এমন একজন মানুষ হিসেবে ভাবুন যিনি কমই লেখেন কিন্তু চিন্তিত হবেন, একটা কন্টাক্ট তালিকা না। তারপর, মিল তখনও বাজে আর কোনো রিপ্লাই পাঠানো হয় না।
• এর নোটিফিকেশনে একটা Reply বোতাম লাগে। WhatsApp, Telegram আর Messenger-এর নোটিফিকেশনে সাধারণত একটা থাকে। অন্যান্য অ্যাপের জন্য, আগে আপনারটা চেক করুন: কোনো বোতাম না থাকলে কিছুই পাঠানো হয় না।
• একটা গ্রুপের ভেতর একটা মিল গ্রুপকেই রিপ্লাই দেয়। বেশিরভাগ ওয়ান-টু-ওয়ান কথা বলা মানুষদের নাম ব্যবহার করুন।
• এটা শুধু তখনই কাজ করে যখন আপনি চ্যাটটা দেখছেন না। একটা খোলা চ্যাট বা একটা মিউট করা চ্যাট নোটিফাই করে না, তাই রিপ্লাই দেওয়ার মতো কিছুই থাকে না।

অ্যাপ ধরে ধরে বিস্তারিত জানতে, দেখুন Premium ছাড়া Telegram অ্যাওয়ে মেসেজ, একটা পার্সোনাল অ্যাকাউন্টে Instagram auto reply আর Viber auto reply।

কিছু চালু করার আগে

ফ্রি প্ল্যানে, Message Alarm 3টি অ্যাপ নজরে রাখে, দিনে 7টি আর সপ্তাহে 35টি অ্যাপ অ্যালার্ম বাজায়, আর সপ্তাহে 2টি অটো-রিপ্লাই পাঠায়। মিলে যাওয়া মেসেজও একটা অ্যালার্ম বাজায়, যদি না আপনি অ্যালার্ম মিউট করেন, যা কাজের যদি একই মানুষ এমন একজন হন যাকে আপনি মিস করতে পারেন না। আপনার মেসেজ যাচাই হয় আপনার ফোনেই, কখনো আপলোড হয় না। শুধু কখনো কখনো একটা ব্যস্ত থাকার লাইন দরকার হলে, এই পেজ থেকে হাতে একটা কপি করায় কোনো খরচ নেই আর কোনো লিমিটও নেই।