Resposta automática de e-mail que responde aos seus clientes, não a todos

O OLL.E lê cada nova mensagem do Gmail pelo que significa e responde automaticamente só aos e-mails que a sua vigilância descrever, como «clientes a pedir uma atualização do estado» ou «qualquer pessoa a pedir um orçamento». Todos os outros não recebem nada, e a resposta é um texto que aprovou ou uma resposta curta escrita para esse e-mail.

Funciona da mesma forma no iPhone e no Android, sem o porta-chaves PinG, porque as vigilâncias de Gmail não dependem das notificações do telemóvel. Um limite primeiro: hoje só funciona com o Gmail. O Outlook e outros fornecedores não são suportados.

O respondedor automático de férias do Gmail responde a quem escrever durante as suas datas, com uma mensagem fixa, por isso o seu melhor cliente e um contacto comercial a frio recebem o mesmo «estou ausente até segunda-feira». Para quem vende o seu tempo, achamos que essa é a resposta errada para enviar a um cliente. Um cliente que pergunta sobre um prazo quer ouvir que o trabalho está a avançar, não onde você está.

Como configurar uma resposta automática de e-mail no OLL.E

1. Instale o OLL.E no Android, no iPhone ou na web e ligue o Gmail com a sua conta Google, em Conectores.
2. Toque em Monitor Now e descreva os e-mails em palavras simples: «Responder automaticamente aos clientes que enviam e-mail a pedir uma atualização do estado.» Acrescente quem deixar de fora, se quiser («não newsletters», «não o meu contabilista»).
3. Escolha a ação Resposta automática, depois cole o texto que quer enviar ou deixe o OLL.E escrever uma resposta curta para cada e-mail. Acrescente mais ações se quiser: reencaminhar, etiquetar, ligar-me.

A partir daí, cada novo e-mail é verificado em relação a essa frase. Uma correspondência recebe a resposta. Uma newsletter que por acaso mencione uma atualização do estado não deve corresponder, e o mesmo vale para o spam.

A resposta automática raramente é a única coisa que uma vigilância faz. Junto com ela, o OLL.E pode reencaminhar o e-mail para qualquer pessoa, pôr-lhe uma etiqueta, resumir uma conversa longa e enviar-lhe um resumo, criar um evento no Google Calendar (reservando, por exemplo, a vaga que um cliente propôs), ou ligar-lhe se o e-mail for urgente.

Quem o usa

Uma consultora que vai de férias durante dez dias ainda quer que os clientes recebam resposta, mas não os quarenta e-mails frios por semana que vêm com um endereço público. A sua vigilância responde só aos clientes dela (ela nomeia-os na frase), diz que volta no dia 14, e avisa quem tiver algo urgente que o e-mail chegou até ela. E chega mesmo, porque a mesma vigilância liga-lhe se um cliente escrever a palavra «urgente» ou quiser dizer isso.

Numa pequena agência, a caixa de entrada partilhada recebe pedidos de orçamento misturados com faturas, candidaturas a emprego e propostas de fornecedores. Os pedidos de orçamento arrefecem depressa. Aqui a vigilância envia uma resposta de espera a quem pede um preço, reencaminha o e-mail para quem faz os orçamentos e etiqueta-o como «Orçamento», para nada ficar por ler debaixo de uma pilha de recibos.

Um freelancer quer que os e-mails de atualização do estado recebam a resposta «A tratar disso, atualização até sexta.» E é só isso. Ele continua a escrever a atualização verdadeira, na sexta-feira; a resposta automática só evita que o cliente fique a pensar se o e-mail chegou.

Uma fundadora a angariar investimento recebe e-mails de investidores misturados com perguntas sobre o produto e pedidos de suporte. A vigilância para os investidores não faz nenhuma resposta automática: resume a conversa, envia-lhe o resumo e liga-lhe.

Três modelos de resposta automática para começar

Para clientes a perguntar como estão as coisas:

Obrigado, recebi. O trabalho está a correr bem e vai ter uma atualização completa minha até sexta-feira.

Para um pedido de orçamento que chega quando ninguém está à secretária:

Obrigado por nos contactar. Alguém da equipa vai enviar-lhe um preço dentro do dia útil. Se tiver um prazo, responda com a data e vamos planear em função disso.

Para uma resposta de ausência que só os clientes veem:

Estou ausente até dia 14 e verifico o e-mail uma vez por dia. A sua mensagem chegou até mim, e se não puder esperar, responda com «urgente» no assunto.

Mantenha-se a dois factos: que viu, e quando vão saber mais.

Como configurar uma resposta automática no Gmail sem o OLL.E

Se uma mensagem igual para todos servir, use o respondedor automático de férias do Gmail. No computador: «Settings», «See all settings», separador «General», ative o «Vacation responder», depois o período de datas, o assunto e a mensagem, e «Save Changes». Na aplicação Android é Menu, «Settings», a sua conta, «Vacation responder». No iPhone é Menu, «Settings», depois «Vacation responder» em «Compose and Reply».

A Google diz que a resposta normalmente só é enviada à mesma pessoa da primeira vez que escreve, depois outra vez se voltar a escrever quatro dias depois com o respondedor ainda ligado, ou depois de editar a mensagem. Há uma opção para enviar só aos seus contactos. O correio que cai no spam, ou que chega através de uma lista de distribuição subscrita, não recebe resposta.

Para uma resposta automática do Gmail a um remetente específico, a alternativa gratuita é um modelo mais um filtro. Ative os modelos em «Settings», «Advanced», guarde a sua resposta como modelo, depois crie um filtro (coloque o endereço em «From») e marque «Send template». Funciona sem datas definidas. Só corresponde, no entanto, às palavras e aos endereços que escrever, e a Google diz que os modelos só podem ser configurados e usados a partir do Gmail num computador.

Quando é que o Gmail é a melhor escolha? Quando realmente quer dizer a mesma coisa a todos, sendo o caso óbvio umas férias de duas semanas sem clientes à sua espera. O respondedor automático não custa nada e demora um minuto. Para um punhado de endereços conhecidos e uma resposta fixa, o filtro e o modelo também servem bem.

O que não consegue fazer

Só vigia o Gmail. Se o seu e-mail de trabalho for no Outlook ou noutro fornecedor, o OLL.E não lhe consegue responder hoje.

Responde ao que a vigilância descrever, por isso uma frase vaga dá resultados vagos. «E-mails importantes» é um palpite; «clientes a perguntar quando os ficheiros do logótipo estão prontos» é uma regra que o OLL.E consegue seguir. No plano Gratuito também tem 10 ações por mês, e cada resposta automática usa uma, por isso uma caixa de entrada movimentada precisa do Pro. E se preferir não ter nada enviado sem você, mantenha a resposta como um rascunho que lê primeiro.