Como receber uma chamada ou um alarme quando chega um e-mail específico (Gmail, iPhone, Android)

O Gmail não tem nenhuma definição que faça o seu telemóvel tocar por causa de um único remetente. O mais próximo que existe de origem é um filtro que marca esse remetente como importante, associado ao modo de notificação «Só prioridade alta», que lhe dá o mesmo aviso normal do Gmail, mas para menos e-mails. Depois dessa opção gratuita vêm a lista VIP do Apple Mail no iPhone, uma etiqueta com som próprio no Android, serviços que transformam um e-mail reencaminhado numa chamada de voz, e o OLL.E, onde escreve a frase e ele liga. O remetente usado nos exemplos é o Dane. É inventado.

Se usa um iPhone, leia isto antes de tudo o resto. Nada dentro do Gmail ou do Apple Mail consegue fazer uma chamada. O truque do VIP dá-lhe um aviso mais alto, e é só isso. Para que o iPhone toque por causa de uma mensagem do Gmail precisa de um serviço que lhe ligue; o quinto método abaixo faz isso.

Uma opinião, sobre a qual assenta o resto deste artigo: um aviso mais alto não é um alerta.

Se perder esse e-mail lhe custar dinheiro, a única coisa que funciona é algo que toca até atender. Tudo o resto é só uma forma mais simpática de esperar que, por acaso, olhe para o telemóvel.

Posso configurar um alarme para um e-mail específico no Gmail?

Um alarme, não. Uma notificação mais seletiva é o melhor que o Gmail consegue fazer sozinho. Precisa de duas definições: um filtro no computador e um modo de notificação no telemóvel.

1. No computador, abra as definições do Gmail, vá a Filtros e endereços bloqueados e clique em Criar um filtro.
2. Na caixa De, escreva o endereço do Dane. Para restringir a um tema, acrescente uma palavra em Assunto ou Contém as palavras, por exemplo «ficheiros de investimento».
3. Clique em Criar filtro, assinale Marcar sempre como importante, e clique novamente em Criar filtro.
4. No Android, abra a aplicação Gmail, toque em Menu, depois Definições, depois na sua conta, depois Notificações de e-mail, e escolha Só prioridade alta. No iPhone é Menu, Definições, Notificações, Notificações de e-mail, Só prioridade alta.

Agora o telemóvel vibra por causa do Dane e fica calado para a maior parte do resto. A maior parte. «Só prioridade alta» é o seu filtro mais a estimativa do próprio Google sobre o que lhe interessa, e não consegue desligar a parte do Google. É também o mesmo som de qualquer outra notificação do Gmail. O Não Incomodar silencia-o. Com o telemóvel virado para baixo numa reunião, não ouve nada.

A própria página de ajuda do Google sugere um segundo truque: um filtro que reencaminha o e-mail para o endereço de e-mail para SMS da sua operadora, que é o seu número de telemóvel num domínio gerido pela operadora. Essas passagens de e-mail para SMS existem nalgumas operadoras dos EUA e várias já foram desativadas, por isso teste a sua antes de confiar nela. E um SMS continua sem tocar.

Como configuro um alarme no iPhone para quando chega um e-mail específico?

Não consegue, e é melhor conhecer os limites antes de gastar dez minutos nas Definições. O que consegue é um som mais alto para uma pessoa, usando a lista VIP do Apple Mail. Toca uma vez. É por pessoa, por isso não distingue a fatura do Dane da newsletter do Dane. A aplicação Gmail não tem funcionalidade VIP, por isso a conta tem de ser adicionada ao Apple Mail, e o Apple Mail pode verificar o Gmail de forma agendada em vez de instantânea, por isso o som pode chegar bastante depois do e-mail. Envie-se um teste de outra conta e cronometre. Se ainda assim um aviso mais alto lhe interessar, aqui fica a configuração.

1. Adicione o Gmail ao Apple Mail, se for preciso: abra as Definições, procure por Contas de Mail, depois toque em Adicionar Conta e escolha Google.
2. Abra o Mail, vá à lista de Caixas de Correio, toque no pequeno i junto a VIP, toque em Adicionar VIP e escolha o Dane. Ele tem de estar primeiro nos seus Contactos.
3. Definições, Notificações, Mail. Procure aí as opções de notificação do VIP, ative os alertas e escolha o som mais longo da lista.
4. Definições, Foco. Em cada Foco que use, toque em Apps e acrescente o Mail. O Foco permite aplicações inteiras, não remetentes.

Como configuro um alarme no Android para quando chega um e-mail específico?

O Android dá-lhe mais margem. O Gmail no Android pode notificar por etiqueta, e o Android dá a cada canal de notificação o seu próprio som e a sua própria exceção ao Não Incomodar. Por isso o plano é mandar o Dane para uma etiqueta só dele e tornar essa etiqueta ruidosa. Crie o mesmo filtro de cima, mas assinale também Aplicar a etiqueta e crie uma nova chamada Toca. Depois, na aplicação Gmail, vá a Definições, a sua conta, Gerir etiquetas, e toque em Toca. Defina primeiro Sincronizar mensagens para Últimos 30 dias; o Google avisa que uma etiqueta que não sincroniza não pode ter as notificações ativadas. Depois ative as notificações dessa etiqueta. O som geral da conta está em Definições, a sua conta, Sons de notificação, E-mail, Som de notificação. Para um som que pertença só à etiqueta Toca, abra as Definições do próprio telemóvel, procure por Gmail e vá às suas notificações. Encontre o canal Toca, escolha um som, dê-lhe a importância mais alta que o seu telemóvel oferecer e, se a opção existir, deixe-o sobrepor-se ao Não Incomodar. Os nomes variam consoante o telemóvel.

Isto dá-lhe um som alto que corta o modo silencioso. Mesmo assim, toca uma vez e para. Para um som que continue até o dispensar, a resposta no Android é o Tasker (uma aplicação Android paga) com o plugin AutoNotification: vigiar uma notificação do Gmail cujo texto contenha Dane, e depois repetir um alarme em loop. Funciona. Também leva uma tarde a configurar, e o otimizador de bateria de um Samsung ou Xiaomi vai acabar com ele sem avisar, na semana em que deixar de verificar. As aplicações da Play Store que prometem um alarme para o e-mail querem, em geral, acesso total à caixa de correio e não são atualizadas há anos.

Posso transformar um e-mail numa chamada telefónica?

Sim, e esta é a primeira opção da lista que efetivamente toca. Alguns serviços pequenos dão-lhe um endereço de e-mail; tudo o que for reencaminhado para lá desencadeia uma chamada de voz que lê o assunto em voz alta. Exemplos são o email2phone.net, o VocalNotify e o Echobell. Se souber programar, o Twilio faz o mesmo com um webhook: um e-mail recebido chega ao Inbound Parse do SendGrid, o seu script chama a API Twilio Voice, e o telemóvel toca. Uma chamada para um número dos EUA custa cerca de 0,014 US$ por minuto, mais cerca de 1,15 US$ por mês por um número local dos EUA a partir do qual ligar.

A opção sem código, para leitores nos EUA, é o IFTTT. O seu serviço Phone Call (US only) tem uma ação chamada Call my phone que lê uma mensagem curta em voz alta. Só está nos planos Pro, tem um limite de 100 chamadas por mês, e só liga para números dos EUA. Associe-o a um gatilho do Gmail e tem uma regra de e-mail para chamada em cerca de quinze minutos. Mais sobre o IFTTT contra o Zapier em Zapier vs IFTTT para alertas.

Em todos estes casos, a configuração é um filtro do Gmail com Reencaminhar para a apontar para o endereço do serviço, e o Gmail obriga a verificar esse endereço primeiro. Por isso a precisão depende só do filtro. Um remetente é fácil. Um tema é uma correspondência de palavras-chave. «O Dane, mas só sobre os ficheiros de investimento» é um palpite. Alguns serviços só aceitam números dos EUA, e a maioria foi criada para alertas de servidores, por isso a configuração parte do princípio de que já sabe o que é um webhook.

Como recebo uma chamada quando chega um e-mail específico, sem nada disto?

Estava cansado de verificar o telemóvel a cada 5 minutos à procura de trabalhos no Upwork, mensagens de clientes e e-mails. E, mesmo assim, continuava a perder os importantes. Por isso construímos o OLL.E. Ele vigia tudo isso por si e só faz barulho quando algo realmente importa.

Para o e-mail, isso significa: ligar o Gmail com a sua conta Google, tocar em Monitor Now, e escrever a frase.

Não há nenhum filtro para construir nem nenhuma etiqueta para nomear. O OLL.E decide o que conta como correspondência a partir das palavras, por isso a newsletter semanal do Dane fica em silêncio e o «ficheiros em anexo, preciso da sua aprovação hoje» do Dane toca como uma chamada telefónica. Uma vigilância menos urgente pode tocar um alarme em vez disso, ou ir para a Pré-seleção silenciosa. Também pode associar-lhe uma ação: reencaminhar o e-mail para um sócio, etiquetá-lo, ou preparar uma resposta para aprovar.

No iPhone isto funciona por completo. As vigilâncias de Gmail funcionam no iPhone com chamadas reais e sem hardware adicional; o porta-chaves OLL.E PinG só é preciso para vigiar as notificações de outras aplicações (WhatsApp, Slack e semelhantes), porque o iOS não deixa as aplicações lerem essas notificações em segundo plano.

Qual devo usar?

O quinto método é a aplicação que construímos, o OLL.E, e para este problema faz uma coisa: liga o Gmail, escreve «Ligue-me quando o Dane enviar um e-mail sobre os ficheiros de investimento», e ele liga-lhe quando esse e-mail chegar, tanto no iPhone como no Android, sem filtro, etiqueta ou porta-chaves para configurar. Não guarda o conteúdo dos e-mails e só toca para o que descreveu, da melhor forma que consegue interpretar. O plano gratuito dá-lhe 4 vigilâncias ativas e 10 alertas por mês, sem cartão. O Pro custa 19,99 US$ por mês para 25 vigilâncias e 300 alertas, com um período de teste gratuito de 7 dias.