Resposta automática para SMS, WhatsApp e Telegram, só para quem importa

Diga ao OLL.E quais pessoas devem receber uma resposta, e no Android ele responde às mensagens de texto, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack e Fiverr delas, e a mais ninguém. Você as descreve, ou descreve o tipo de mensagem, em uma frase só. Ele lê o que a mensagem significa, então “um cliente perguntando se os arquivos estão prontos” recebe sua resposta e o grupo da família não recebe nada.

Primeiro o iPhone, porque muda o que você recebe. O iOS não deixa nenhum aplicativo responder dentro de outro aplicativo, então no iPhone nossas respostas chegam como rascunhos que você envia com um toque, e vigiar as mensagens de outros aplicativos precisa do chaveiro OLL.E PinG. No Android a resposta sai sozinha, por você.

Como funciona a resposta automática?

Você escreve uma vigilância. Uma vigilância é uma frase sobre o que você está esperando, e a resposta automática é uma ação que você anexa a ela.

1. Instale o OLL.E. No Android, dê acesso às notificações; no iPhone, pareie o chaveiro PinG, que retransmite suas notificações para o OLL.E.
2. Toque em Monitor Now e digite quem deve receber uma resposta: “clientes no WhatsApp depois das 19h”, “meu sócio Dan no Telegram”, “qualquer um que mandar mensagem perguntando se algo está em estoque”.
3. Anexe a resposta. Cole um texto que você aprova uma vez, ou deixe o OLL.E escrever uma resposta curta que combine com cada mensagem. Acrescente uma ligação ou um alarme para os casos que não podem esperar.

No Android a resposta é enviada pela própria ação de resposta da notificação, a mesma caixa que você usa na tela de bloqueio, então ela aparece na conversa como se você mesmo tivesse digitado. Você não precisa do WhatsApp Business nem de um segundo número.

Qual tipo de resposta escolher depende de quanto controle você quer sobre as palavras. O texto aprovado é a opção mais segura: você escreve uma vez, sabe exatamente o que cada cliente vai ler, e ele nunca diz nada que você não quis dizer. Uma resposta escrita sob medida para a mensagem é mais calorosa. Se um cliente pergunta “os arquivos do banner estão prontos?”, ela pode responder sobre os arquivos do banner e dizer quando você estará de volta, em vez de uma frase que ignora a pergunta. Você pode misturar as duas em vigilâncias diferentes, texto aprovado para leads novos e respostas sob medida para clientes que você já conhece.

A maioria dos aplicativos de resposta automática de mensagens de texto usa esse mesmo truque da notificação, e depois procura uma palavra-chave. Uma regra por palavra-chave para “preço” dispara em um spam sobre preços e deixa passar “quanto custa o logotipo?”. O OLL.E combina pelo significado, então os dois casos saem certos.

Quem configura uma resposta automática de SMS no Android, e por quê

Uma designer freelancer tem seis clientes no WhatsApp e um celular que também carrega a irmã dela, o síndico e dois grupos da escola. A vigilância dela diz: quando um cliente perguntar sobre um prazo ou os arquivos, responder que ela já está cuidando disso e vai mandar uma atualização até as 17h. Mais ninguém recebe nada do robô. Quando um cliente escreve “urgente” ou “o lançamento é amanhã”, a mesma vigilância toca um alarme, porque uma resposta provisória não basta para esse caso.

O Telegram é mais barulhento. Um trader está em quatro grupos de sinais que publicam a cada poucos minutos, e seu sócio manda mensagem no meio desse barulho. Ele quer que o sócio saiba que ele viu, sem responder a uma única publicação dos grupos. Então a vigilância responde “Vi, me dá dez minutos” só para o sócio, e liga para ele se o sócio disser para fechar uma posição.

Uma dona de loja recebe mensagens às 23h perguntando se uma jaqueta tem tamanho médio.

O OLL.E não conhece o estoque dela, e não vamos fingir que conhece. O que ele consegue fazer é responder a pergunta que foi feita: “Obrigada por perguntar sobre a jaqueta. Estamos fechados agora, vou checar os tamanhos quando abrirmos às 9h e te mando uma mensagem.” Clientes perguntando sobre trocas recebem uma resposta diferente. O fornecedor dela não recebe nenhuma, só uma anotação na Pré-seleção silenciosa para a manhã.

Uma agência em Daca tem clientes em Nova York e Berlim que escrevem no Slack e no Telegram enquanto a equipe dorme. A vigilância deles envia uma resposta provisória com o horário em que a equipe volta, liga para o responsável pela conta se um cliente relatar algo quebrado, e, quando um cliente propõe um horário de reunião, reserva a vaga no Google Calendar para que ninguém marque por cima.

Modelos de mensagem de resposta automática para copiar

Curta, soa como uma pessoa, e dá um horário. Qualquer coisa com mais de duas linhas parece um robô de respostas.

• Recebi sua mensagem. Estou com outro cliente até as 16h e te respondo direito depois disso.
• Vi, obrigado. Já é tarde aqui, então vou ver isso amanhã bem cedo, por volta das 9h no meu horário.
• Já estou cuidando disso. Você vai ter uma atualização minha antes do fim do dia, e se não puder esperar, me ligue.

Escolha uma e mude as palavras até que soe como você.

Coloque o horário real. “Já te respondo” não diz nada ao cliente, e ele vai mandar mensagem de novo em uma hora para saber o que significa “já”.

Comparando as opções de resposta automática do WhatsApp

Uma resposta que vai para todo mundo responde primeiro às pessoas erradas: sua mãe, o grupo da família, o desconhecido que agora sabe que o seu número está ativo. O cliente que fez uma pergunta de verdade recebe o mesmo “estou ausente” e percebe.

Às vezes as alternativas são a melhor escolha. Se você já usa seu número no WhatsApp Business e quer a mesma mensagem de ausência para todo cliente, o aplicativo Business é grátis e oficial, e é a própria ferramenta do WhatsApp. Se você só precisa de “dirigindo, volto logo”, seu celular talvez já faça isso. Um aplicativo por palavra-chave é suficiente quando o gatilho realmente é uma palavra só, como um cliente mandando “CARDÁPIO”.

O que a resposta automática do OLL.E não consegue fazer

Ele responde mensagens que chegam como uma notificação com opção de resposta, e só. Ele não manda mensagem de volta para chamadas perdidas, não encaminha seus SMS, não agenda mensagens para depois nem envia mensagens em massa para uma lista, e não responde às DMs do Instagram. Também não é uma ferramenta de WhatsApp Business API. Se uma conversa está tão silenciada que nenhuma notificação aparece, ou as notificações de um aplicativo estão desligadas, o OLL.E nunca vê.

No iPhone, nada é enviado sem o seu toque. Essa é a regra da Apple para todo aplicativo, não uma configuração que podemos mudar.

Você pode começar no plano grátis, sem precisar de cartão. O Pro custa 19,99 US$ por mês para 25 vigilâncias, com 7 dias de teste grátis. O PinG é vendido separadamente, e você só precisa dele no iPhone.