Risposta automatica a SMS, WhatsApp e Telegram, solo per le persone che contano

Dì a OLL.E quali persone devono ricevere una risposta, e su Android risponde ai loro messaggi di testo, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack e Fiverr, e a nessun altro. Le descrivi, o descrivi il tipo di messaggio, in una sola frase. Legge cosa significa il messaggio, così «un cliente che chiede quando sono pronti i file» riceve la tua risposta e il gruppo di famiglia non riceve nulla.

Prima l'iPhone, perché cambia cosa ottieni. iOS non permette a nessuna app di rispondere dentro un'altra app, quindi su iPhone le nostre risposte arrivano come bozze che invii con un tocco, e monitorare i messaggi di altre app richiede il portachiavi OLL.E PinG. Su Android la risposta parte per te.

Come funziona la risposta automatica?

Scrivi un monitoraggio. Un monitoraggio è una frase su cosa stai aspettando, e la risposta automatica è un'azione che gli aggiungi.

1. Installa OLL.E. Su Android, dagli accesso alle notifiche; su iPhone, accoppia il portachiavi PinG, che inoltra le tue notifiche a OLL.E.
2. Tocca Monitor Now e scrivi chi deve ricevere una risposta: «clienti su WhatsApp dopo le 19», «il mio socio Dan su Telegram», «chiunque scriva per chiedere se qualcosa è disponibile».
3. Aggiungi la risposta. Incolla un testo che approvi una volta, oppure lascia che OLL.E scriva una breve risposta su misura per ogni messaggio. Aggiungi una telefonata o una sveglia per quelli che non possono aspettare.

Su Android la risposta viene inviata tramite l'azione di risposta della notifica stessa, lo stesso campo che usi dalla schermata di blocco, così appare nella chat come se l'avessi scritta tu. Non ti serve WhatsApp Business né un secondo numero.

Quale tipo di risposta scegliere dipende da quanto controllo vuoi avere sulle parole. Il testo approvato è la scelta sicura: lo scrivi una volta, sai esattamente cosa leggerà ogni cliente, e non dice mai nulla che non intendevi dire. Una risposta scritta su misura per il messaggio è più calorosa. Se un cliente chiede «i file del banner sono pronti?», può rispondere parlando proprio dei file del banner e dire quando sarai di nuovo disponibile, invece di una frase che ignora la domanda. Puoi mescolare i due approcci in monitoraggi diversi, testo approvato per i nuovi lead e risposte su misura per i clienti che già conosci.

La maggior parte delle app di risposta automatica ai messaggi di testo usa lo stesso trucco della notifica, e poi cerca una parola chiave. Una regola per «prezzo» scatta su un messaggio di spam che parla di prezzi e si perde «quanto costa il logo?». OLL.E fa corrispondere il significato, quindi entrambi i casi funzionano bene.

Chi configura una risposta automatica ai messaggi di testo su Android, e perché

Una designer freelance ha sei clienti su WhatsApp e un telefono che porta anche sua sorella, il suo padrone di casa e due gruppi della scuola. Il suo monitoraggio dice: quando un cliente chiede di una scadenza o dei file, rispondi che se ne sta occupando e manderà un aggiornamento entro le 17. Nessun altro riceve nulla dal bot. Quando un cliente scrive «urgente» o «il lancio è domani», lo stesso monitoraggio fa suonare una sveglia, perché per quel caso una risposta provvisoria non basta.

Telegram è più rumoroso. Un trader sta in quattro gruppi di segnali che pubblicano ogni pochi minuti, e il suo socio in affari gli scrive in mezzo a quel rumore. Vuole che il socio sappia che ha visto il messaggio, senza rispondere a un solo post di gruppo. Così il monitoraggio risponde «Visto, dammi dieci minuti» solo al socio, e lo chiama se il socio dice di chiudere una posizione.

Una proprietaria di negozio riceve messaggi alle 23 che chiedono se una giacca è disponibile in taglia media.

OLL.E non conosce il suo magazzino, e non faremo finta che sia così. Quello che può fare è rispondere alla domanda che gli è stata fatta: «Grazie per aver chiesto della giacca. Ora siamo chiusi, controllo le taglie quando apriamo alle 9 e ti rispondo». I clienti che chiedono dei resi ricevono una risposta diversa. Il suo fornitore non riceve nulla, solo una nota nella shortlist silenziosa per il mattino.

Un'agenzia a Dhaka ha clienti a New York e Berlino che scrivono su Slack e Telegram mentre il team dorme. Il loro monitoraggio manda una risposta provvisoria con l'orario in cui il team sarà di nuovo attivo, chiama il referente dell'account se un cliente segnala che qualcosa si è rotto, e, quando un cliente propone un orario per una riunione, blocca lo slot in Google Calendar così nessuno prenota sopra.

Modelli di risposta automatica che puoi copiare

Breve, suona come una persona, e dà un orario. Qualsiasi cosa più lunga di due righe si legge come un bot di risposte.

• Ricevuto il tuo messaggio. Sono con un altro cliente fino alle 16 e ti rispondo per bene dopo.
• Visto, grazie. Qui è tardi, quindi me ne occupo domani per prima cosa, verso le 9 ora mia.
• Ci sto lavorando. Avrai un aggiornamento da me entro fine giornata, e se non può aspettare, chiamami.

Scegline uno e cambia le parole finché non suona come te.

Metti l'orario reale. «Ti rispondo presto» non dice nulla al cliente, e scriverà di nuovo tra un'ora per scoprire cosa significa presto.

Confronto tra le opzioni di risposta automatica per WhatsApp

Una risposta che arriva a tutti risponde prima alle persone sbagliate: tua madre, la chat di gruppo, lo sconosciuto che ora sa che il tuo numero è attivo. Il cliente che ha fatto una domanda vera riceve lo stesso «sono fuori» e se ne accorge.

Le alternative a volte sono la scelta migliore. Se il tuo numero è già su WhatsApp Business e vuoi lo stesso messaggio di assenza per ogni cliente, l'app Business è gratuita e ufficiale, ed è lo strumento di WhatsApp stesso. Se ti serve solo «alla guida, torno presto», il tuo telefono potrebbe già farlo. Un'app per parola chiave va bene quando il trigger è davvero una sola parola, come un cliente che scrive «MENU».

Cosa non può fare la risposta automatica di OLL.E

Risponde ai messaggi che arrivano come notifica con un'opzione di risposta, e nient'altro. Non risponde via testo alle chiamate perse, non inoltra i tuoi SMS, non programma messaggi per dopo né invia messaggi in massa a una lista, e non risponde ai messaggi diretti di Instagram. Non è nemmeno uno strumento WhatsApp Business API. Se una chat è silenziata al punto che non appare nessuna notifica, o le notifiche di un'app sono disattivate, OLL.E non lo vede mai.

Su iPhone, niente viene inviato senza il tuo tocco. È una regola di Apple per ogni app, non un'impostazione che possiamo cambiare noi.

Puoi iniziare con il piano gratuito, senza carta. Pro costa 19,99 US$ al mese per 25 monitoraggi, con una prova gratuita di 7 giorni. PinG si vende separatamente, e ti serve solo su iPhone.