Risposta automatica ai clienti su WhatsApp da un account personale: tre strade, e cosa manca a ciascuna

Da un account WhatsApp personale, l'unica risposta automatica che WhatsApp stesso offre è spostare il tuo numero sull'app WhatsApp Business e attivare i Messaggi di assenza. Su Android puoi evitarlo e usare un'app che legge la notifica in arrivo e risponde attraverso di essa; su iPhone nessuna app può farlo, quindi ti restano una Shortcut che avvii tu stesso, oppure l'app Business.

Ognuna funziona in modo diverso, e il modo in cui funziona decide cosa non può fare. Noi ne abbiamo costruita una quarta, OLL.E, che risponde solo ai clienti che stanno aspettando te (su iPhone serve il portachiavi PinG, e le risposte sono bozze che confermi); ha una sua sezione verso la fine.

Posso automatizzare i messaggi su WhatsApp?

Ufficialmente, in due punti. L'app gratuita WhatsApp Business ha i Messaggi di assenza, i Messaggi di benvenuto e le Risposte rapide. La WhatsApp Business Platform (quello che le persone intendono con «l'API») è una connessione lato server che Meta vende alle aziende: i messaggi passano dal cloud di Meta invece che dal tuo telefono, serve un numero dedicato e un account business Meta verificato, ed è a pagamento per messaggio. Non per un account personale.

Tutto il resto è un workaround costruito sopra le notifiche del tuo telefono.

Come aggiungo un messaggio di assenza su WhatsApp?

Installa WhatsApp Business, registrati con lo stesso numero, e le tue chat si spostano lì. L'app personale smette di funzionare per quel numero, quindi è un cambio, non un'aggiunta.

Dietro le quinte, un Messaggio di assenza è una funzione dell'app Business stessa: quando arriva una chat, l'app controlla il tuo orario e l'elenco dei destinatari e manda il testo dal tuo telefono. Il telefono deve essere acceso e online, e non parte nulla mentre hai quella chat aperta.

1. In WhatsApp Business, apri le impostazioni dell'app, trova Strumenti per aziende e tocca Messaggio di assenza. Dove si trova Strumenti per aziende cambia un po' tra Android e iPhone.
2. Attiva Invia messaggio di assenza e scrivi il testo.
3. Scegli un orario: Invia sempre, Programma personalizzato, oppure Fuori dall'orario lavorativo (che usa gli orari del tuo profilo aziendale).
4. Scegli i destinatari: Tutti, Tutti tranne i contatti in rubrica, Tutti tranne..., oppure Invia solo a...
5. Imposta le Risposte rapide nello stesso menu Strumenti per aziende: scrivi / in qualsiasi chat e una risposta salvata viene inserita. Quelle sono manuali, non automatiche.

Cosa manca: chiunque sia nell'elenco riceve lo stesso testo. Tua madre, l'idraulico e il cliente con la fattura scaduta leggono tutti «Grazie per il messaggio, sono assente». «Tutti tranne...» lo restringe a un elenco di contatti, ma l'elenco è chi sono, non cosa hanno scritto. Gratis, e l'unico metodo a cui WhatsApp non avrà mai nulla da obiettare.

Come impostare la risposta automatica su WhatsApp senza un account Business (Android)

WhatsAuto e AutoResponder for WA lo fanno su un normale account personale, e il trucco è semplice una volta capito. Android lascia che un'app con l'accesso alle notifiche legga ogni notifica appena arriva, e le notifiche di WhatsApp portano un'azione Rispondi, la stessa che usi dalla schermata di blocco. L'app di risposta legge il mittente e il testo dalla notifica e inserisce la sua risposta in quell'azione, così WhatsApp la manda come se l'avessi scritta tu.

Se non compare nessuna notifica, non succede nulla. Una chat silenziata, una chat che hai aperta sullo schermo, un telefono che ha chiuso l'app di notte per risparmiare batteria: niente notifica, niente risposta. L'app vede solo il testo della notifica, non il thread, quindi la corrispondenza avviene per nome del contatto e parola chiave. E iOS non ha un permesso equivalente, quindi queste app sono solo per Android.

La configurazione è più o meno uguale in tutte. Installa, apri l'app, lasciati portare alla schermata di accesso alle notifiche (oppure apri Impostazioni e cerca accesso alle notifiche) e attivalo, poi scrivi le regole: un contatto o un gruppo, un trigger (qualsiasi messaggio, o una parola chiave come «file» o «fattura»), e il testo della risposta. Aggiungi un tempo di attesa così una persona non riceve la stessa risposta automatica nove volte in un'ora, testala scrivendoti da un secondo telefono o da quello di un amico, e controlla che la piccola notifica dell'app resti fissa nella tendina, perché nel momento in cui Android smette di farla girare in background le tue regole si fermano anche loro, di solito di notte, proprio quando ti servivano. Entrambe le app sono gratuite con pubblicità, con livelli a pagamento per più regole.

Si può rispondere automaticamente su WhatsApp su iPhone?

Nessuna app può farlo.

iOS non lascia che un'app legga in background le notifiche di un'altra app, e non esiste un'azione Rispondi che un'app possa premere al posto tuo. Una scheda sull'App Store che lo promette è un tutorial sull'app Business travestito, oppure una shortcut.

La strada delle Shortcut è reale ma manuale. Puoi creare una shortcut che apre WhatsApp con un messaggio già scritto verso un contatto scelto e metterla in un Focus o sulla schermata Home, ma Shortcut non può vedere le notifiche di WhatsApp, quindi la avvii tu. Verifica se parte da sola o se aspetta il tuo tocco prima di farci affidamento.

Quale metodo di risposta automatica su WhatsApp dovresti usare?

Qual è il miglior messaggio di risposta automatica per WhatsApp?

Uno che suoni come te e che dica quando risponderai davvero. Nessuno si è mai sentito rassicurato da «Il tuo messaggio è importante per noi e ti risponderemo al più presto». Cinque da copiare e adattare; tienili sotto le tre righe, l'altra persona li legge sulla schermata di blocco.

• Ricevuto. Sono in riunione fino alle 16 e ti rispondo per bene dopo. Se non può aspettare, chiamami.
• Visto il tuo messaggio, grazie. Oggi sono libero e torno domani alle 9. Sei il primo della lista.
• Ci penso io. I file ti arrivano giovedì entro mezzogiorno, come concordato, e ti scrivo appena sono pronti.
• Qui sono le 22 passate quindi me ne occupo domani a prima ora. Se c'è davvero qualcosa che non funziona adesso, chiamami.
• Assente fino a lunedì. Non ti sto ignorando, solo lontano dal computer. Risposta in arrivo lunedì mattina.

Un messaggio breve con un orario dentro si legge come occupato, non come automatico.

Rispondere a tutti in automatico è peggio che non rispondere a nessuno. Un amico riceve rumore. Uno sconosciuto scopre che il tuo numero è attivo. Il cliente che ha fatto una domanda precisa e si è sentito dire «sono assente» se ne accorge, e brucia. La versione utile risponde solo a chi sta aspettando te, e dice qualcosa che si adatta a cosa ha chiesto.

Una quarta via: rispondi solo ai clienti che stanno aspettando te

Su Android, OLL.E usa lo stesso accesso alle notifiche delle app di risposta automatica, ma fa corrispondere il significato, non una parola chiave. Scrivi il monitoraggio come lo diresti ad alta voce: «un cliente che chiede quando sono pronti i file», «un cliente VIP», «chiunque del progetto Henderson che insegue una fattura». Quando una notifica WhatsApp corrisponde, può mandare una risposta che hai approvato in anticipo o una breve che si adatta al thread, e per quelle che contano può far suonare una sveglia o fare una vera telefonata. Tutto il resto va in una Shortlist silenziosa che non vibra mai.

Su iPhone si applica a noi la stessa regola iOS che vale per tutti gli altri. PinG è un portachiavi Bluetooth che inoltra le notifiche del tuo telefono a OLL.E e squilla con il proprio altoparlante. Con PinG ottieni il monitoraggio e la sveglia; le risposte tornano come bozze, un tocco per inviarle. I monitoraggi su Gmail, Upwork e Calendar non richiedono alcun portachiavi su iPhone.

Se preferisci non mettere insieme da solo la strada Android, OLL.E (la nostra app) è la quarta via. Monitora le tue notifiche WhatsApp, individua i clienti che stanno aspettando te, risponde con un testo che hai approvato o una risposta breve che si adatta, e può chiamarti o svegliarti per quelle che contano. Non risponde a tutti, e non risponde mai se non colleghi un'azione di risposta. Non costa nulla da provare: quattro monitoraggi sul piano gratuito, senza carta; Pro costa 19,99 US$ al mese con una prova gratuita di 7 giorni. Su iPhone, monitorare WhatsApp richiede il portachiavi PinG, un accessorio che compri una volta sola, e le risposte sono bozze che confermi.