Come ricevere una telefonata o una sveglia quando arriva un'email specifica (Gmail, iPhone, Android)

Gmail non ha un'impostazione che fa squillare il telefono per un solo mittente. La soluzione più vicina è un filtro che segna quel mittente come importante, abbinato alla modalità di notifica «Solo priorità alta», che ti dà il normale ronzio di Gmail per meno email. Dopo questa strada gratuita vengono la lista VIP di Apple Mail su iPhone, un'etichetta con un suono tutto suo su Android, i servizi che trasformano un'email inoltrata in una telefonata, e OLL.E, dove scrivi la frase e lui chiama. Il mittente negli esempi è Dane. È inventato.

Se usi un iPhone, leggi questo prima di qualsiasi altra cosa. Niente dentro Gmail o Apple Mail può fare una telefonata. Il trucco VIP ti dà solo un banner più rumoroso, e tutto finisce lì. Per far squillare un iPhone per un messaggio Gmail serve un servizio che ti chiama; è il quinto metodo qui sotto a farlo.

Un'opinione, e il resto del post si regge su quella. Un banner più rumoroso non è un avviso.

Se perdere quell'email ti costa dei soldi, l'unica cosa che funziona è qualcosa che squilla finché non rispondi. Tutto il resto è solo un modo più elegante di sperare che tu guardi il telefono per caso.

Posso impostare una sveglia per un'email specifica in Gmail?

Non una sveglia. Una notifica più selettiva è il massimo che Gmail può fare da solo. Servono due impostazioni: un filtro sul computer e una modalità di notifica sul telefono.

1. Da computer, apri le impostazioni di Gmail, vai su Filtri e indirizzi bloccati e clicca su Crea un nuovo filtro.
2. Nel campo Da scrivi l'indirizzo di Dane. Per restringerlo a un argomento, aggiungi una parola in Oggetto o Contiene le parole, per esempio «file dell'investimento».
3. Clicca su Crea filtro, spunta Contrassegna sempre come importante, poi clicca di nuovo su Crea filtro.
4. Su Android, apri l'app Gmail, tocca Menu, poi Impostazioni, poi il tuo account, poi Notifiche email, e scegli Solo priorità alta. Su iPhone è Menu, Impostazioni, Notifiche, Notifiche email, Solo priorità alta.

Ora il telefono vibra per Dane e resta silenzioso per quasi tutto il resto. Quasi. Solo priorità alta è il tuo filtro più l'ipotesi di Google su cosa conta per te, e non puoi spegnere la parte di Google. È anche lo stesso suono di qualsiasi altra notifica Gmail. Non disturbare lo silenzia. Telefono a faccia in giù durante una riunione, non senti nulla.

La pagina di assistenza di Google offre un secondo trucco: un filtro che inoltra l'email all'indirizzo email-to-text del tuo operatore, che è il tuo numero di telefono a un dominio gestito dall'operatore. I gateway email-to-text degli operatori esistono solo su alcuni operatori statunitensi e diversi sono stati chiusi, quindi testa il tuo prima di fidartene. E un SMS comunque non squilla.

Come ottengo una sveglia su iPhone quando arriva un'email specifica?

Non puoi, ed è meglio sapere i limiti prima di passare dieci minuti in Impostazioni. Quello che puoi ottenere è un suono più forte per una persona, usando la lista VIP di Apple Mail. Suona una volta sola. È per persona, quindi non distingue la fattura di Dane dalla sua newsletter. L'app Gmail non ha una funzione VIP, quindi l'account deve essere aggiunto ad Apple Mail, e Apple Mail può controllare Gmail a intervalli invece che all'istante, quindi il suono può arrivare molto dopo l'email. Mandati un test da un altro account e misura il tempo. Se un banner più rumoroso vale comunque la pena, ecco come impostarlo.

1. Aggiungi Gmail ad Apple Mail se serve: apri Impostazioni, cerca Account Mail, poi tocca Aggiungi account e scegli Google.
2. Apri Mail, vai all'elenco delle Caselle, tocca la piccola i accanto a VIP, tocca Aggiungi VIP e scegli Dane. Deve prima essere nei tuoi Contatti.
3. Impostazioni, Notifiche, Mail. Cerca le opzioni di notifica VIP, attiva gli avvisi e scegli il suono più lungo della lista.
4. Impostazioni, Focus. In ogni Focus che usi, tocca App e aggiungi Mail. Focus permette intere app, non singoli mittenti.

Come ottengo una sveglia su Android quando arriva un'email specifica?

Android ti dà più margine. Gmail su Android può notificare per etichetta, e Android dà a ogni canale di notifica un suono tutto suo e una propria eccezione a Non disturbare. Il piano è mandare Dane in un'etichetta tutta sua e rendere quell'etichetta rumorosa. Crea lo stesso filtro di prima, ma spunta anche Applica l'etichetta e creane una nuova chiamata Squilla. Poi nell'app Gmail vai su Impostazioni, il tuo account, Gestisci etichette, e tocca Squilla. Imposta prima Sincronizza messaggi su Ultimi 30 giorni; Google segnala che un'etichetta non sincronizzata non può avere le notifiche attive. Poi attiva le notifiche di quell'etichetta. Il suono dell'intero account si trova in Impostazioni, il tuo account, Suoni di notifica, Email, Suono di notifica. Per un suono che appartenga solo a Squilla, apri le Impostazioni del telefono, cerca Gmail e vai alle sue notifiche. Trova il canale Squilla, scegli un suono, dagli l'importanza più alta che il telefono offre e, se c'è l'opzione, lascialo passare sopra Non disturbare. I nomi cambiano a seconda del telefono.

Questo ti dà un suono forte che taglia attraverso la modalità silenziosa. Suona comunque una volta sola e poi si ferma. Per un suono che continua finché non lo chiudi tu, su Android la risposta è Tasker (un'app Android a pagamento) con il plugin AutoNotification: osserva una notifica Gmail il cui testo contiene Dane, poi fa ripetere una sveglia in loop. Funziona. Richiede anche un pomeriggio, e l'ottimizzatore della batteria di un Samsung o di uno Xiaomi la ucciderà silenziosamente proprio la settimana in cui smetti di controllarla. Le app del Play Store che promettono una sveglia per le email vogliono quasi sempre accesso completo alla casella e non vengono aggiornate da anni.

Posso trasformare un'email in una telefonata?

Sì, ed è il primo metodo della lista che fa davvero squillare il telefono. Alcuni piccoli servizi ti danno un indirizzo email; tutto ciò che viene inoltrato lì fa partire una telefonata che legge ad alta voce l'oggetto. Esempi sono email2phone.net, VocalNotify ed Echobell. Se sai programmare, Twilio fa lo stesso con un webhook: un'email in arrivo attiva l'Inbound Parse di SendGrid, il tuo script chiama l'API Voice di Twilio, il telefono squilla. Una chiamata verso un numero statunitense costa circa 0,014 US$ al minuto, più circa 1,15 US$ al mese per un numero locale statunitense da cui chiamare.

L'opzione senza codice, per chi vive negli Stati Uniti, è IFTTT. Il suo servizio Phone Call (solo USA) ha un'azione chiamata Call my phone che legge ad alta voce un breve messaggio. È solo sui piani Pro, è limitato a 100 chiamate al mese e compone solo numeri statunitensi. Abbinalo a un trigger Gmail e hai una regola email-to-call in circa quindici minuti. Altro su IFTTT contro Zapier in Zapier vs IFTTT per gli avvisi.

Con tutti questi la configurazione è un filtro Gmail con Inoltra a che punta all'indirizzo del servizio, e Gmail ti chiede di verificare prima quell'indirizzo. Quindi la precisione dipende solo dal filtro. Un mittente è facile. Un argomento è una ricerca per parola chiave. «Dane, ma solo sui file dell'investimento» è un'ipotesi. Alcuni servizi funzionano solo con numeri statunitensi, e la maggior parte è stata costruita per avvisi da server, quindi l'onboarding dà per scontato che tu sappia cos'è un webhook.

Come ottengo una telefonata quando arriva un'email specifica, senza tutto questo?

Ero stanco di controllare il telefono ogni 5 minuti per i lavori su Upwork, i messaggi dei clienti e le email. E in qualche modo mi perdevo comunque quelli importanti. Così abbiamo costruito OLL.E. Tiene d'occhio tutto questo per te e si fa sentire solo quando conta davvero.

Per l'email questo significa: collega Gmail con l'accesso Google, tocca Monitor Now, e scrivi la frase.

Non c'è nessun filtro da costruire e nessuna etichetta da nominare. OLL.E capisce da solo cosa conta come corrispondenza dalle parole, così la newsletter settimanale di Dane resta silenziosa e il suo «file allegati, serve la tua firma oggi» squilla come telefonata. Un monitoraggio meno urgente può far suonare una sveglia invece, o andare nella Shortlist silenziosa. Puoi anche collegargli un'azione: inoltrare l'email a un socio, etichettarla, o scrivere una bozza di risposta che approvi tu.

Su iPhone questo funziona completamente. I monitoraggi su Gmail girano su iPhone con telefonate vere e nessun hardware aggiuntivo; il portachiavi OLL.E PinG serve solo per monitorare le notifiche di altre app (WhatsApp, Slack e simili), perché iOS non permette alle app di leggerle in background.

Quale dovrei usare?

Il quinto metodo è l'app che costruiamo noi, OLL.E, e per questo problema fa una cosa sola: colleghi Gmail, scrivi «Chiamami quando Dane scrive un'email sui file dell'investimento», e ti telefona quando quell'email arriva, su iPhone come su Android, senza filtri, etichette o portachiavi da configurare. Non conserva nessun contenuto delle email e squilla solo per quello che hai descritto, nei limiti di quanto riesce a leggerlo. Il piano Gratis ti dà 4 monitoraggi attivi e 10 avvisi al mese senza carta. Pro costa 19,99 US$ al mese per 25 monitoraggi e 300 avvisi, con una prova gratuita di 7 giorni.