I quattro monitoraggi che un freelance dovrebbe attivare il primo giorno, e tutto quello da spegnere prima

Quattro cose dovrebbero far squillare il telefono di un freelance: un lavoro Upwork adatto a te, un cliente attuale che scrive fuori orario, un lead che chiede quanto fai pagare, e una riunione che inizia tra dieci minuti. Quasi tutto il resto può essere spento dal primo giorno, perché l'impostazione predefinita di ogni app è fatta per farti aprire l'app.

Su iPhone, tre dei quattro monitoraggi funzionano completamente, telefonata inclusa. Quello fuori orario legge le notifiche di altre app, e per quello serve il portachiavi OLL.E PinG, perché iOS non permette a un'app di leggere in background le notifiche di altre app.

Quali notifiche dovrebbe tenere attive un freelance?

Nessuna di quelle attivate di default. Ecco la lista; ci vuole una sera, e lo fai una volta sola.

1. Disattiva i badge, i numeri rossi sulle icone delle app. Ti fanno aprire un'app solo per far sparire un numero, e questa non è una ragione per aprire un'app. Su iPhone è Impostazioni > Notifiche > l'app > Badge, un'app alla volta. Su Android, apri Impostazioni e cerca «punti di notifica» (alcuni telefoni li chiamano badge dell'icona dell'app). Tutti. Anche Mail.
2. Vai app per app e metti ogni impostazione predefinita su spento, o su solo messaggi diretti. WhatsApp ti avvisa per ogni gruppo, Gmail per ogni email, LinkedIn per chi guarda il tuo profilo. Spento, non silenziato.
3. Disattiva le email promozionali e i riepiloghi di Upwork nelle sue impostazioni di notifica. Una volta che il primo monitoraggio qui sotto copre i lavori, anche l'email della ricerca salvata può andarsene, visto che a quel punto è solo una seconda copia di notizie che hai già.
4. Lascia attive le notifiche delle app che i clienti usano per raggiungerti: messaggi Upwork, WhatsApp, Slack, Telegram, SMS. Riduci ognuna a solo messaggi diretti. Il monitoraggio fuori orario legge quelle notifiche, e una notifica che l'app non manda mai è una che OLL.E non può leggere.
5. Notizie, shopping, promozioni bancarie, il meteo. Spento. Li cercherai quando vorrai.

Un freelance ha bisogno che squillino quattro cose e nient'altro. I freelance che perdono soldi raramente li perdono per il silenzio. Li perdono per i piccoli squilli che non contano, ognuno uno sguardo, ogni sguardo una lenta camminata di ritorno verso il lavoro, finché la giornata fatturabile è a metà e l'unico messaggio del cliente che contava è sotto una notifica di LinkedIn. Molti freelance conoscono quella giornata: occupati dalle nove alle diciotto, con quasi nulla da fatturare alla fine.

Cosa dovrebbe squillare e cosa dovrebbe aspettare?

Quattro monitoraggi, ognuno una frase che scrivi in OLL.E con un livello di avviso, un'azione e una fonte. Quattro è anche l'intero piano Gratis. Ti dà quattro monitoraggi attivi e dieci avvisi al mese in totale, così sul piano Gratis non resta nessuno spazio per altro.

1. Una telefonata per un lavoro Upwork adatto a te

Scrivi «Chiamami quando viene pubblicato su Upwork un lavoro WordPress sopra i 1.000 US$ da un cliente statunitense o britannico», con la tua competenza, la tua soglia minima e i tuoi paesi, e un lavoro corrispondente diventa una telefonata. Quando rispondi, OLL.E ha già scritto la lettera di offerta e trovato il nome del cliente, così la proposta può aprirsi con quello. Se a fare le offerte è un socio o un assistente, lo stesso monitoraggio può inoltrargli il lavoro. Legge gli annunci pubblici di Upwork, quindi non serve nessun accesso a Upwork, e funziona completamente su iPhone.

Una telefonata, perché i lavori su Upwork vanno a chi fa l'offerta per primo. La parte difficile è decidere cosa monitorare. Upwork X-Ray (upworkxray.com), il nostro sito gemello, ha statistiche gratuite su 1,5 milioni di lavori Upwork e avvisi gratuiti su Telegram. Passaci venti minuti prima di scrivere la frase.

2. Una sveglia per un cliente attuale che scrive fuori orario

Questo è il monitoraggio che legge le notifiche del tuo telefono: WhatsApp, Slack, SMS, Telegram, messaggi Upwork. Su Android dai a OLL.E l'accesso alle notifiche. Su iPhone serve PinG, che inoltra le notifiche a OLL.E e fa suonare la sveglia dal proprio altoparlante. La frase è «Svegliami se un cliente attuale mi scrive dopo le 22», più chi conta, per nome o come «chiunque abbia un progetto attivo con me». OLL.E manda una risposta provvisoria che hai scritto una volta, qualcosa come «Ricevuto, me ne occupo per prima cosa domani», e fa suonare una sveglia. Su iPhone quella risposta è una bozza che confermi con un tocco.

3. Una telefonata quando un lead chiede il prezzo

Questo prepara una bozza di risposta e blocca uno slot in Google Calendar mentre il telefono squilla. La frase è «Chiamami quando un lead scrive un'email sul prezzo o un preventivo»; aggiungi «non i clienti esistenti» se vuoi. Legge l'email invece di cercare una parola chiave, così una newsletter con la parola prezzo resta silenziosa. Gmail e Calendar sono le fonti, ed entrambe funzionano completamente su iPhone.

Chi ti chiede quanto fai pagare sta decidendo adesso. Nella nostra esperienza, quando ha scritto a tre freelance, di solito è chi risponde per primo a ricevere la chiamata di ritorno.

4. Una telefonata dieci minuti prima di una riunione con un cliente

I monitoraggi su Calendar funzionano completamente su iPhone, e questo legge Google Calendar, inclusi gli eventi aggiunti stamattina. Dieci minuti prima di una riunione con un cliente il telefono squilla, e OLL.E l'ha già riassunta: chi partecipa, cosa dice l'invito, l'ultima email a riguardo. Ti dice anche quando una riunione viene spostata o annullata. Scrivi «Chiamami 10 minuti prima di ogni riunione con un cliente.» Outlook e Apple Calendar non sono ancora disponibili.

Il promemoria di Calendar è un banner, e un banner su un telefono a faccia in giù sulla scrivania non è niente. Una telefonata ti porta dentro con il contesto ancora fresco, invece di cercare il link mentre il cliente ti guarda entrare in ritardo.

Dovrei rispondere ai clienti di notte?

No, con un'eccezione, ed è l'eccezione per cui esiste il monitoraggio numero due.

Di' a ogni nuovo cliente i tuoi orari una volta, nel messaggio di avvio, e mantienili. Un cliente in un altro fuso orario non ti sta mettendo alla prova alle 2 di notte; da lui sono le 10 del mattino, e quasi tutto ciò che manda può aspettare le tue 8. La risposta provvisoria risponde al posto tuo, e sei tu a decidere, mezzo addormentato, se questo è il raro caso che non può aspettare. Nella nostra esperienza quasi mai lo è. Se ti alzi quasi tutte le notti, il monitoraggio è troppo largo. Restringilo a due clienti, o ai messaggi che menzionano una scadenza.

Come smetto di perdere i messaggi dei clienti?

Smetti di provare a sentirli tutti. Leggili invece secondo un programma, tre volte al giorno, cominciando quando ti siedi e finendo prima di smettere, e lascia che i quattro monitoraggi coprano le ore in mezzo.

La Shortlist può rendere quelle letture più ordinate, ma solo una volta passato a Pro. È la lista silenziosa di OLL.E: non squilla né vibra mai, e contiene solo ciò che un monitoraggio le manda e nient'altro, quindi non raccoglierà da sola i tuoi altri messaggi. Sul piano Gratis i quattro monitoraggi che squillano usano ogni spazio disponibile, quindi niente la alimenta. Su Pro (19,99 US$ al mese, 25 monitoraggi) un quinto monitoraggio come «Metti in shortlist qualsiasi email da un cliente attuale, ed etichettala Clienti» ti dà un'unica lista silenziosa di email dei clienti da scorrere in quegli orari fissi. Legge Gmail, quindi funziona completamente su iPhone. Tutto il resto dei clienti resta nelle app da cui arriva, e lo leggi lì.

Altro sul lato dello spegnimento in come smettere di controllare il telefono senza perdere i clienti, e sugli altri strumenti che vale la pena tenere in le migliori app per freelance.

Per un freelance alle prime armi, OLL.E si riduce a quattro frasi scritte e a un telefono che squilla solo per quelle. Ogni monitoraggio ottiene una telefonata, una sveglia o la Shortlist silenziosa, più un'azione come scrivere l'offerta. Gratis copre quattro monitoraggi attivi e 10 avvisi al mese senza carta; Pro è 19,99 US$ al mese per 25 monitoraggi e 300 avvisi, con una prova di 7 giorni. I monitoraggi su Upwork, Gmail e Calendar funzionano completamente su iPhone. Per monitorare le notifiche di altre app lì serve il portachiavi PinG, un accessorio che compri una volta, e le risposte sono bozze che confermi tu.