Réponse automatique aux SMS, WhatsApp et Telegram, seulement pour les personnes qui comptent

Dites à OLL.E qui doit recevoir une réponse, et sur Android il répond à leurs SMS, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack et Fiverr, et à personne d'autre. Vous les décrivez, ou le type de message, en une phrase. Il lit ce que le message veut dire, donc « un client qui demande quand les fichiers seront prêts » obtient votre réponse et le groupe familial n'obtient rien.

iPhone d'abord, parce que ça change ce que vous obtenez. iOS ne laisse aucune application répondre à l'intérieur d'une autre application, donc sur iPhone nos réponses arrivent sous forme de brouillons que vous envoyez d'un geste, et surveiller les messages d'autres applications nécessite le porte-clés OLL.E PinG. Sur Android, la réponse part pour vous.

Comment fonctionne la réponse automatique ?

Vous écrivez une surveillance. Une surveillance est une phrase sur ce que vous attendez, et la réponse automatique est une action que vous y attachez.

1. Installez OLL.E. Sur Android, donnez-lui l'accès aux notifications ; sur iPhone, appairez le porte-clés PinG, qui relaie vos notifications vers OLL.E.
2. Appuyez sur Monitor Now et tapez qui doit recevoir une réponse : « les clients sur WhatsApp après 19h », « mon associé Dan sur Telegram », « toute personne qui demande par SMS si un article est en stock ».
3. Attachez la réponse. Collez un texte que vous approuvez une fois, ou laissez OLL.E rédiger une réponse courte adaptée à chaque message. Ajoutez un appel téléphonique ou une alarme pour celles qui ne peuvent pas attendre.

Sur Android, la réponse est envoyée via l'action de réponse de la notification elle-même, la même zone que celle que vous utilisez depuis l'écran de verrouillage, donc elle apparaît dans la discussion comme si vous l'aviez tapée vous-même. Vous n'avez besoin ni de WhatsApp Business ni d'un second numéro.

Le choix du type de réponse dépend du contrôle que vous voulez garder sur les mots. Un texte approuvé est le choix sûr : vous l'écrivez une fois, vous savez exactement ce que chaque client va lire, et il ne dit jamais rien que vous n'avez pas voulu dire. Une réponse rédigée pour coller au message est plus chaleureuse. Si un client demande « les fichiers de la bannière sont prêts ? », elle peut répondre à propos des fichiers de la bannière et dire quand vous serez de retour, au lieu d'une ligne qui ignore la question. Vous pouvez mélanger les deux selon les surveillances, du texte approuvé pour les nouveaux prospects et des réponses adaptées pour les clients que vous connaissez déjà.

La plupart des applications de réponse automatique aux SMS reposent sur ce même mécanisme de notification, puis font correspondre un mot-clé. Une règle sur le mot « prix » se déclenche pour un SMS publicitaire sur les prix et passe à côté de « combien pour le logo ? ». OLL.E fait correspondre le sens, donc les deux cas sont traités correctement.

Qui met en place une réponse automatique aux SMS sur Android, et pourquoi

Une designer indépendante a six clients sur WhatsApp et un téléphone qui porte aussi sa sœur, son propriétaire et deux groupes scolaires. Sa surveillance dit : quand un client demande une échéance ou les fichiers, répondre qu'elle s'en occupe et qu'elle enverra une mise à jour avant 17h. Personne d'autre n'entend parler du robot. Quand un client écrit « urgent » ou « le lancement c'est demain », la même surveillance déclenche une alarme, parce qu'une réponse d'attente ne suffit pas pour celle-là.

Telegram est plus bruyant. Un trader est dans quatre groupes de signaux qui publient toutes les quelques minutes, et son associé lui écrit au milieu de ce bruit. Il veut que l'associé sache qu'il a vu le message, sans répondre à une seule publication de groupe. Alors la surveillance répond « Vu, laisse-moi dix minutes » à l'associé uniquement, et l'appelle si l'associé dit de clôturer une position.

Un commerçant reçoit des SMS à 23h demandant si une veste existe en taille M.

OLL.E ne connaît pas son stock, et nous n'allons pas prétendre le contraire. Ce qu'il peut faire, c'est répondre à la question posée : « Merci pour votre message à propos de la veste. Nous sommes fermés maintenant, je vérifierai les tailles à l'ouverture à 9h et je vous écrirai. » Les clients qui demandent des retours obtiennent une réponse différente. Son fournisseur n'obtient rien, juste une note sur la Présélection silencieuse pour le matin.

Une agence à Dhaka a des clients à New York et à Berlin qui écrivent sur Slack et Telegram pendant que l'équipe dort. Leur surveillance envoie une réponse d'attente avec l'heure de retour de l'équipe, appelle le responsable de compte si un client signale un problème, et, quand un client propose un horaire de réunion, bloque le créneau dans Google Agenda pour que personne ne réserve dessus.

Modèles de messages de réponse automatique à copier

Court, qui sonne comme une personne, et qui donne une heure. Tout ce qui dépasse deux lignes ressemble à un robot de réponse.

• Bien reçu. Je suis avec un autre client jusqu'à 16h et je vous réponds correctement ensuite.
• Vu, merci. Il est tard ici, donc je m'en occupe demain à la première heure, vers 9h chez moi.
• Je m'en occupe. Vous aurez une mise à jour de ma part avant la fin de journée, et si ça ne peut pas attendre, appelez-moi.

Choisissez-en un et changez les mots jusqu'à ce qu'il vous ressemble.

Mettez la vraie heure. « Je vous réponds bientôt » ne dit rien au client, et il vous réécrira dans une heure pour savoir ce que « bientôt » veut dire.

Comparatif des solutions de réponse automatique WhatsApp

Une réponse qui part à tout le monde répond d'abord aux mauvaises personnes : votre mère, le groupe de discussion, l'inconnu qui sait désormais que votre numéro est actif. Le client qui a posé une vraie question reçoit le même « je suis absent » et s'en rend compte.

Les alternatives sont parfois le meilleur choix. Si vous gérez déjà votre numéro sur WhatsApp Business et voulez le même message d'absence pour chaque client, l'app Business est gratuite et officielle, et c'est l'outil même de WhatsApp. Si vous n'avez jamais besoin que de « au volant, de retour bientôt », votre téléphone le fait peut-être déjà. Une app à mot-clé convient quand le déclencheur est vraiment un seul mot, comme un client qui écrit « MENU ».

Ce que la réponse automatique d'OLL.E ne peut pas faire

Elle répond aux messages qui arrivent sous forme de notification avec une option de réponse, et c'est tout. Elle ne répond pas aux appels manqués par SMS, ne transfère pas vos SMS, ne programme pas de messages pour plus tard et n'envoie pas de messages en masse à une liste, et elle ne répond pas aux messages privés Instagram. Ce n'est pas non plus un outil d'API WhatsApp Business. Si une discussion est mise en silence au point qu'aucune notification n'apparaît, ou si les notifications d'une app sont désactivées, OLL.E ne les voit jamais.

Sur iPhone, rien n'est envoyé sans votre geste. C'est la règle d'Apple pour chaque application, pas un réglage que nous pouvons changer.

Vous pouvez commencer avec le plan gratuit, sans carte. Pro coûte 19,99 $ par mois pour 25 surveillances, avec un essai gratuit de 7 jours. PinG est vendu séparément, et vous n'en avez besoin que sur iPhone.