Réponse automatique aux clients sur WhatsApp depuis un compte personnel : trois méthodes, et ce que chacune rate

Depuis un compte WhatsApp personnel, la seule réponse automatique que WhatsApp propose lui-même consiste à transférer votre numéro vers l'application WhatsApp Business et à activer les messages d'absence. Sur Android, vous pouvez éviter ça et utiliser une application qui lit la notification entrante et répond à travers elle ; sur iPhone aucune application ne peut faire ça, il vous reste donc un raccourci que vous déclenchez vous-même, ou l'application Business.

Chacune fonctionne différemment, et son mécanisme décide de ce qu'elle ne peut pas faire. Nous en avons construit une quatrième, OLL.E, qui ne répond qu'aux clients qui attendent de vos nouvelles (sur iPhone elle a besoin du porte-clés PinG, et les réponses sont des brouillons que vous confirmez) ; elle a droit à une section vers la fin.

Puis-je automatiser des messages dans WhatsApp ?

Officiellement, à deux endroits. L'application gratuite WhatsApp Business propose les messages d'absence, les messages d'accueil et les réponses rapides. La WhatsApp Business Platform (ce que les gens appellent « l'API ») est une connexion côté serveur que Meta vend aux entreprises : les messages passent par le cloud de Meta plutôt que par votre téléphone, elle nécessite son propre numéro et un compte Meta Business vérifié, et c'est payant par message. Pas pour un compte personnel.

Tout le reste est un contournement construit sur les notifications de votre téléphone.

Comment ajouter un message d'absence dans WhatsApp ?

Installez WhatsApp Business, inscrivez-vous avec le même numéro, et vos discussions basculent. L'application personnelle cesse de fonctionner pour ce numéro, donc c'est un basculement, pas un ajout.

Sous le capot, un message d'absence est une fonctionnalité de l'application Business elle-même : quand une discussion arrive, l'application vérifie votre horaire et votre liste de destinataires et envoie le texte depuis votre téléphone. Le téléphone doit être allumé et connecté, et rien n'est envoyé tant que vous avez cette discussion ouverte.

1. Dans WhatsApp Business, ouvrez les paramètres de l'application, trouvez Outils professionnels et appuyez sur Message d'absence. L'emplacement d'Outils professionnels diffère un peu entre Android et iPhone.
2. Activez Envoyer le message d'absence et écrivez le texte.
3. Choisissez un horaire : Toujours envoyer, Horaire personnalisé, ou En dehors des heures d'ouverture (qui utilise les horaires de votre profil professionnel).
4. Choisissez les destinataires : Tout le monde, Tout le monde sauf les contacts, Tout le monde sauf…, ou Envoyer uniquement à…
5. Configurez les Réponses rapides dans le même menu Outils professionnels : tapez / dans n'importe quelle discussion et une réponse enregistrée s'insère. Ce sont des réponses manuelles, pas automatiques.

Ce que ça rate : tout le monde sur la liste reçoit le même texte. Votre mère, le plombier et le client dont la facture est en retard lisent tous « Merci pour votre message, je suis absent ». « Envoyer uniquement à » restreint à une liste de contacts, mais la liste dépend de qui ils sont, pas de ce qu'ils ont écrit. Gratuit, et la seule méthode à laquelle WhatsApp n'aura jamais rien à redire.

Comment configurer une réponse automatique dans WhatsApp sans compte Business (Android)

WhatsAuto et AutoResponder for WA le font sur un compte personnel classique, et l'astuce est simple une fois qu'on la voit. Android permet à une application ayant l'accès aux notifications de lire chaque notification à son arrivée, et les notifications de WhatsApp portent une action Répondre, la même que celle utilisée depuis l'écran verrouillé. L'application de réponse lit l'expéditeur et le texte depuis la notification et pousse sa réponse dans cette action, donc WhatsApp l'envoie comme si vous l'aviez tapée.

Si aucune notification n'apparaît, rien ne se passe. Une discussion en sourdine, une discussion ouverte à l'écran, un téléphone qui a tué l'application pendant la nuit pour économiser la batterie : pas de notification, pas de réponse. L'application ne voit que le texte de la notification, pas le fil, donc la correspondance se fait par nom de contact et mot-clé. Et iOS n'a pas d'équivalent, donc ces applications sont réservées à Android.

La configuration est à peu près la même dans toutes. Installez, ouvrez l'application, laissez-la vous mener à l'écran d'accès aux notifications (ou ouvrez les Paramètres et recherchez « accès aux notifications ») et activez-le, puis écrivez des règles : un contact ou un groupe, un déclencheur (n'importe quel message, ou un mot-clé comme « fichiers » ou « facture »), et le texte de réponse. Ajoutez un délai de récupération pour qu'une même personne ne reçoive pas neuf fois la même réponse automatique en une heure, testez-la en vous envoyant un message depuis un second téléphone ou celui d'un ami, et vérifiez que la petite notification de l'application reste épinglée dans le panneau, car dès qu'Android arrête son fonctionnement en arrière-plan, vos règles s'arrêtent aussi, généralement pendant la nuit, exactement quand vous en aviez besoin. Les deux applications sont gratuites avec publicités, avec des paliers payants pour plus de règles.

Peut-on répondre automatiquement sur WhatsApp sur iPhone ?

Aucune application ne le peut.

iOS ne laisse pas une application lire les notifications d'une autre application en arrière-plan, et il n'y a pas d'action Répondre qu'une application pourrait presser à votre place. Une fiche App Store qui le promet est soit un tutoriel de l'application Business déguisé, soit un raccourci.

La voie des Raccourcis est réelle mais manuelle. Vous pouvez construire un raccourci qui ouvre WhatsApp avec un message prérédigé vers un contact choisi et le mettre dans un Focus ou sur l'écran d'accueil, mais les Raccourcis ne peuvent pas voir les notifications de WhatsApp, donc vous le déclenchez vous-même. Vérifiez s'il envoie tout seul ou attend votre geste avant de compter dessus.

Quelle méthode de réponse automatique WhatsApp utiliser ?

Quel est le meilleur message de réponse automatique pour WhatsApp ?

Un message qui vous ressemble et qui dit quand vous répondrez vraiment. Personne n'a jamais été rassuré par « Nous accordons de l'importance à votre message et y répondrons dès que possible ». Cinq à copier et adapter ; gardez-les sous trois lignes, l'autre personne lit sur un écran verrouillé.

• C'est noté. Je suis en réunion jusqu'à 16h et je répondrai vraiment après. Si ça ne peut pas attendre, appelez-moi.
• Vu votre message, merci. Je ne travaille pas aujourd'hui et je suis de retour demain à 9h. Vous êtes en premier sur la liste.
• Je m'en occupe. Les fichiers sont dus jeudi midi, comme convenu, et je vous écris dès qu'ils sont prêts.
• Il est passé 22h ici, donc je m'en occuperai dès demain matin. Si quelque chose est vraiment cassé là maintenant, appelez-moi.
• Absent jusqu'à lundi. Je ne vous ignore pas, je ne suis juste pas près de l'ordinateur. Réponse lundi matin.

Un message court avec une heure dedans se lit comme « occupé », pas comme « automatisé ».

Répondre automatiquement à tout le monde est pire que ne répondre à personne. Un ami reçoit du bruit. Un inconnu apprend que votre numéro est actif. Le client qui a posé une question précise et reçu « je suis absent » le remarque, et ça fait mal. La version utile ne répond qu'aux personnes qui attendent de vos nouvelles, et dit quelque chose qui correspond à leur question.

Une quatrième voie : répondre seulement aux clients qui attendent de vos nouvelles

Sur Android, OLL.E utilise le même accès aux notifications que les applications de réponse, mais fait correspondre sur le sens, pas sur un mot-clé. Vous écrivez la surveillance comme vous la diriez à voix haute : « un client qui demande quand les fichiers seront prêts », « un client VIP », « n'importe qui du projet Henderson qui relance pour une facture ». Quand une notification WhatsApp correspond, elle peut envoyer une réponse que vous avez approuvée à l'avance ou une réponse courte qui colle au fil, et pour les messages qui comptent elle peut déclencher une alarme ou passer un vrai appel téléphonique. Tout le reste part dans une Présélection silencieuse qui ne vibre jamais.

Sur iPhone, la même règle iOS s'applique à nous comme à tout le monde. PinG est un porte-clés Bluetooth qui relaie les notifications de votre téléphone vers OLL.E et sonne depuis son propre haut-parleur. Avec PinG vous avez la surveillance et l'alarme ; les réponses reviennent sous forme de brouillons, un geste pour les envoyer. Les surveillances Gmail, Upwork et Agenda n'ont besoin d'aucun porte-clés sur iPhone.

Si vous préférez ne pas assembler vous-même la voie Android, OLL.E (notre application) est la quatrième voie. Elle surveille vos notifications WhatsApp, repère les clients qui attendent de vos nouvelles, répond avec un texte que vous avez approuvé ou une réponse courte qui colle, et peut vous appeler ou sonner une alarme pour ceux qui comptent. Elle ne répond pas à tout le monde, et ne répond jamais sans que vous ayez associé une action de réponse. Ça ne coûte rien à essayer : quatre surveillances sur le plan gratuit, sans carte ; Pro est à 19,99 $ par mois avec un essai de 7 jours. Sur iPhone, surveiller WhatsApp nécessite le porte-clés PinG, un accessoire que vous achetez une fois, et les réponses sont des brouillons que vous confirmez.