Comment recevoir un appel ou une alarme quand un e-mail précis arrive (Gmail, iPhone, Android)

Gmail n'a aucun réglage qui fait sonner votre téléphone pour un seul expéditeur. Ce qui s'en rapproche le plus est un filtre qui marque cet expéditeur comme important, associé au mode de notification « Priorité haute uniquement », qui vous donne le bourdonnement Gmail habituel pour moins d'e-mails. Après cette solution gratuite viennent la liste VIP d'Apple Mail sur iPhone, un libellé avec son propre son sur Android, des services qui transforment un e-mail transféré en appel vocal, et OLL.E, où vous tapez la phrase et il appelle. L'expéditeur des exemples s'appelle Dane. Il est fictif.

Si vous êtes sur iPhone, lisez ceci avant tout le reste. Rien dans Gmail ou Apple Mail ne peut passer un appel. L'astuce VIP vous donne une bannière plus visible, et c'est tout. Pour faire sonner un iPhone pour un message Gmail, il faut un service qui vous appelle ; la cinquième méthode ci-dessous le fait.

Une opinion, et tout le reste de cet article repose dessus. Une bannière plus visible n'est pas une alerte.

Si rater cet e-mail vous coûte de l'argent, la seule chose qui fonctionne est quelque chose qui sonne jusqu'à ce que vous répondiez. Tout le reste n'est qu'une manière plus agréable d'espérer que vous regardiez votre téléphone au bon moment.

Puis-je régler une alarme pour un e-mail précis dans Gmail ?

Pas une alarme. Une notification plus sélective, c'est le mieux que Gmail puisse faire tout seul. Il faut régler deux choses : un filtre sur ordinateur et un mode de notification sur le téléphone.

1. Sur ordinateur, ouvrez les paramètres de Gmail, allez dans Filtres et adresses bloquées et cliquez sur Créer un filtre.
2. Dans le champ De, tapez l'adresse de Dane. Pour restreindre à un sujet, ajoutez un mot dans Objet ou Contient les mots, par exemple « dossiers d'investissement ».
3. Cliquez sur Créer un filtre, cochez Toujours marquer comme important, puis cliquez de nouveau sur Créer un filtre.
4. Sur Android, ouvrez l'application Gmail, appuyez sur Menu, puis Paramètres, puis votre compte, puis Notifications des e-mails, et choisissez Priorité haute uniquement. Sur iPhone, c'est Menu, Réglages, Notifications, Notifications des e-mails, Priorité haute uniquement.

Désormais, le téléphone vibre pour Dane et reste silencieux pour presque tout le reste. Presque. Priorité haute uniquement, c'est votre filtre plus l'estimation que fait Google de ce qui compte pour vous, et vous ne pouvez pas désactiver la part de Google. C'est aussi le même son que n'importe quelle autre notification Gmail. Le mode Ne pas déranger le fait taire. Téléphone posé face contre table en réunion, vous n'entendez rien.

La page d'aide de Google propose une seconde astuce : un filtre qui transfère l'e-mail vers l'adresse e-mail-vers-SMS de votre opérateur, c'est-à-dire votre numéro de téléphone à un domaine géré par l'opérateur. Ces passerelles e-mail-vers-SMS existent chez certains opérateurs américains, et plusieurs ont été fermées, donc testez la vôtre avant de vous y fier. Et un SMS, lui non plus, ne sonne pas.

Comment obtenir une alarme sur iPhone quand un e-mail précis arrive ?

Vous ne pouvez pas, et mieux vaut connaître les limites avant de passer dix minutes dans Réglages. Ce que vous pouvez obtenir, c'est un son plus fort pour une personne, grâce à la liste VIP d'Apple Mail. Il joue une seule fois. C'est par personne, donc impossible de distinguer la facture de Dane de sa newsletter. L'application Gmail n'a pas de fonction VIP, le compte doit donc être ajouté à Apple Mail, et Apple Mail peut vérifier Gmail selon un horaire plutôt qu'instantanément, donc le son peut arriver bien après l'e-mail. Envoyez-vous un test depuis un autre compte et chronométrez-le. Si une bannière plus forte vaut quand même le coup, voici comment faire.

1. Ajoutez Gmail à Apple Mail si besoin : ouvrez Réglages, recherchez Comptes Mail, puis appuyez sur Ajouter un compte et choisissez Google.
2. Ouvrez Mail, allez dans la liste des boîtes aux lettres, appuyez sur le petit i à côté de VIP, appuyez sur Ajouter un VIP et choisissez Dane. Il doit d'abord être dans vos Contacts.
3. Réglages, Notifications, Mail. Cherchez-y les options de notification VIP, activez les alertes et choisissez le son le plus long de la liste.
4. Réglages, Focus. Dans chaque mode Focus que vous utilisez, appuyez sur Applications et ajoutez Mail. Focus autorise des applications entières, pas des expéditeurs.

Comment obtenir une alarme sur Android quand un e-mail précis arrive ?

Android vous laisse plus de marge. Gmail sur Android peut notifier par libellé, et Android donne à chaque canal de notification son propre son et sa propre exception au mode Ne pas déranger. Le plan consiste donc à envoyer Dane dans un libellé qui lui est propre et à rendre ce libellé bruyant. Construisez le même filtre que ci-dessus, mais cochez aussi Appliquer le libellé et créez-en un nouveau appelé Sonnerie. Puis, dans l'application Gmail, allez dans Paramètres, votre compte, Gérer les libellés, et appuyez sur Sonnerie. Réglez d'abord Synchroniser les messages sur Les 30 derniers jours ; Google précise qu'un libellé non synchronisé ne peut pas avoir de notifications activées. Activez ensuite les notifications de ce libellé. Le son valable pour tout le compte se trouve dans Paramètres, votre compte, Sons de notification, E-mail, Son de notification. Pour un son propre à Sonnerie seul, ouvrez les Réglages du téléphone lui-même, recherchez Gmail et allez dans ses notifications. Trouvez le canal Sonnerie, choisissez un son, donnez-lui l'importance la plus haute que propose votre téléphone et, si l'option existe, laissez-le outrepasser le mode Ne pas déranger. Les noms varient selon le téléphone.

Vous obtenez ainsi un son fort qui perce le mode silencieux. Il joue quand même une seule fois puis s'arrête. Pour un son qui continue jusqu'à ce que vous le coupiez, la réponse sur Android s'appelle Tasker (une application Android payante) avec le module AutoNotification : repérer une notification Gmail dont le texte contient Dane, puis boucler une alarme. Ça marche. Ça prend aussi un après-midi, et l'optimiseur de batterie d'un Samsung ou d'un Xiaomi le tuera discrètement la semaine où vous arrêtez de vérifier. Les applications du Play Store qui promettent une alarme pour les e-mails veulent surtout un accès complet à la boîte mail et n'ont pas été mises à jour depuis des années.

Puis-je transformer un e-mail en appel téléphonique ?

Oui, et c'est la première solution de la liste qui sonne vraiment. Quelques petits services vous donnent une adresse e-mail ; tout ce qui y est transféré déclenche un appel vocal qui lit l'objet à voix haute. Par exemple email2phone.net, VocalNotify et Echobell. Si vous savez coder, Twilio fait la même chose avec un webhook : un e-mail entrant arrive sur l'Inbound Parse de SendGrid, votre script appelle l'API Twilio Voice, votre téléphone sonne. Un appel vers un numéro américain coûte environ 0,014 $ la minute, plus environ 1,15 $ par mois pour un numéro local américain d'où appeler.

L'option sans code, pour les lecteurs américains, est IFTTT. Son service Phone Call (US only) propose une action appelée Call my phone qui lit un court message à voix haute. Elle n'est disponible que sur les plans Pro, elle est plafonnée à 100 appels par mois, et elle ne compose que des numéros américains. Associez-la à un déclencheur Gmail et vous avez une règle e-mail vers appel en une quinzaine de minutes. Plus de détails sur IFTTT face à Zapier dans Zapier contre IFTTT pour les alertes.

Dans tous ces cas, la configuration consiste en un filtre Gmail avec Transférer à pointant vers l'adresse du service, et Gmail vous oblige d'abord à vérifier cette adresse. Le ciblage ne vaut donc que ce que vaut le filtre. Un expéditeur, c'est facile. Un sujet, c'est une recherche de mot-clé. « Dane, mais seulement à propos des dossiers d'investissement », c'est une estimation. Certains services ne couvrent que les numéros américains, et la plupart ont été conçus pour des alertes de serveurs, donc l'inscription suppose que vous savez ce qu'est un webhook.

Comment obtenir un appel téléphonique quand un e-mail précis arrive, sans rien de tout ça ?

J'en avais assez de vérifier mon téléphone toutes les 5 minutes pour les missions Upwork, les messages de clients et les e-mails. Et pourtant je ratais quand même les plus importants. Alors nous avons créé OLL.E. Il surveille tout ça à votre place et ne se manifeste que lorsque quelque chose compte vraiment.

Pour l'e-mail, ça veut dire : connectez Gmail avec votre compte Google, appuyez sur Monitor Now, et tapez la phrase.

Il n'y a aucun filtre à construire ni aucun libellé à nommer. OLL.E détermine ce qui compte comme une correspondance à partir des mots, donc la newsletter hebdomadaire de Dane reste silencieuse et son « fichiers joints, besoin de votre accord aujourd'hui » sonne comme un appel téléphonique. Une surveillance moins urgente peut déclencher une alarme à la place, ou aller dans la Présélection silencieuse. Vous pouvez aussi y accrocher une action : transférer l'e-mail à un associé, le libeller, ou rédiger une réponse que vous approuvez.

Sur iPhone, ça fonctionne entièrement. Les surveillances Gmail s'exécutent sur iPhone avec de vrais appels et sans matériel supplémentaire ; le porte-clés OLL.E PinG n'est nécessaire que pour surveiller les notifications d'autres applications (WhatsApp, Slack et les autres), parce qu'iOS ne permet pas aux applications de les lire en arrière-plan.

Laquelle choisir ?

La cinquième méthode est l'application que nous construisons, OLL.E, et pour ce problème elle fait une seule chose : vous connectez Gmail, vous tapez « Appelle-moi quand Dane m'envoie un e-mail à propos des dossiers d'investissement », et elle vous appelle dès que cet e-mail arrive, sur iPhone comme sur Android, sans filtre, libellé ou porte-clés à configurer. Elle ne stocke aucun contenu d'e-mail et ne sonne que pour ce que vous avez décrit, du mieux qu'elle peut le lire. Le plan gratuit vous donne 4 surveillances actives et 10 alertes par mois, sans carte. Pro coûte 19,99 $ par mois pour 25 surveillances et 300 alertes, avec un essai gratuit de 7 jours.