Automatische Antworten auf SMS, WhatsApp und Telegram, nur für die Menschen, die zählen

Sagen Sie OLL.E, welche Personen eine Antwort bekommen sollen, und auf Android beantwortet es ihre SMS, WhatsApp-, Telegram-, Messenger-, Slack- und Fiverr-Nachrichten, und sonst niemandem. Sie beschreiben die Personen oder die Art der Nachricht in einem Satz. Es liest, was die Nachricht bedeutet, sodass „ein Kunde, der fragt, wann die Dateien fertig sind“ Ihre Antwort bekommt und die Familiengruppe nichts bekommt.

Zuerst zum iPhone, weil es verändert, was Sie bekommen. iOS erlaubt keiner App, innerhalb einer anderen App zu antworten, daher kommen unsere Antworten auf dem iPhone als Entwürfe an, die Sie mit einem Tipp senden, und das Überwachen der Nachrichten anderer Apps braucht den OLL.E-PinG-Schlüsselanhänger. Auf Android wird die Antwort für Sie verschickt.

Wie funktioniert die automatische Antwort?

Sie richten eine Überwachung ein. Eine Überwachung ist ein Satz darüber, worauf Sie warten, und die automatische Antwort ist eine Aktion, die Sie ihr hinzufügen.

1. Installieren Sie OLL.E. Geben Sie ihm auf Android Zugriff auf Benachrichtigungen; koppeln Sie auf dem iPhone den PinG-Schlüsselanhänger, der Ihre Benachrichtigungen an OLL.E weiterleitet.
2. Tippen Sie auf Monitor Now und tippen Sie ein, wer eine Antwort bekommen soll: „Kunden auf WhatsApp nach 19 Uhr“, „mein Partner Dan auf Telegram“, „jeder, der schreibt und fragt, ob etwas auf Lager ist“.
3. Fügen Sie die Antwort hinzu. Fügen Sie einmal einen von Ihnen genehmigten Text ein, oder lassen Sie OLL.E eine kurze, passende Antwort für jede Nachricht schreiben. Fügen Sie einen Anruf oder einen Alarm für die hinzu, die nicht warten können.

Auf Android wird die Antwort über die eigene Antwortfunktion der Benachrichtigung gesendet, dasselbe Feld, das Sie vom Sperrbildschirm aus nutzen, sodass sie im Chat erscheint, als hätten Sie sie selbst getippt. Sie brauchen weder WhatsApp Business noch eine zweite Nummer.

Welche Art von Antwort Sie wählen, hängt davon ab, wie viel Kontrolle Sie über die Worte haben möchten. Genehmigter Text ist die sichere Wahl: Sie schreiben ihn einmal, wissen genau, was jeder Kunde lesen wird, und er sagt nie etwas, das Sie nicht gemeint haben. Eine Antwort, die zur Nachricht passt, ist wärmer. Fragt ein Kunde „sind die Banner-Dateien fertig?“, kann sie über die Banner-Dateien antworten und sagen, wann Sie zurück sind, statt einer Zeile, die die Frage ignoriert. Sie können beides in verschiedenen Überwachungen mischen: genehmigten Text für neue Interessenten und passende Antworten für Kunden, die Sie schon kennen.

Die meisten Apps für automatische SMS-Antworten nutzen denselben Benachrichtigungstrick und gleichen dann ein Stichwort ab. Eine Stichwortregel für „Preis“ löst bei einer Spam-SMS über Preise aus und übersieht „wie viel kostet das Logo?“. OLL.E gleicht nach Bedeutung ab, sodass beide Fälle richtig behandelt werden.

Wer richtet eine automatische SMS-Antwort auf Android ein, und warum

Eine freiberufliche Designerin hat sechs Kunden auf WhatsApp und ein Handy, auf dem auch ihre Schwester, ihr Vermieter und zwei Schulgruppen landen. Ihre Überwachung sagt: Fragt ein Kunde nach einer Frist oder den Dateien, antworte, dass sie sich darum kümmert und bis 17 Uhr eine Neuigkeit schickt. Niemand sonst hört etwas vom Bot. Schreibt ein Kunde „dringend“ oder „der Launch ist morgen“, lässt dieselbe Überwachung einen Alarm ertönen, weil eine Zwischenantwort dafür nicht reicht.

Telegram ist lauter. Ein Trader sitzt in vier Signalgruppen, die alle paar Minuten posten, und sein Geschäftspartner schreibt ihm mitten in diesem Lärm. Er möchte, dass der Partner weiß, dass er es gesehen hat, ohne auch nur einen einzigen Gruppenbeitrag zu beantworten. Also antwortet die Überwachung nur dem Partner mit „Gesehen, gib mir zehn Minuten“ und ruft ihn an, wenn der Partner sagt, eine Position zu schließen.

Eine Shopbesitzerin bekommt um 23 Uhr SMS mit der Frage, ob eine Jacke in Größe M erhältlich ist.

OLL.E kennt ihren Lagerbestand nicht, und wir tun nicht so, als wäre das anders. Was es kann, ist die gestellte Frage zu beantworten: „Danke für die Frage zur Jacke. Wir haben gerade geschlossen, ich prüfe die Größen, wenn wir um 9 öffnen, und schreibe dir zurück.“ Kunden, die nach Rückgaben fragen, bekommen eine andere Antwort. Ihr Lieferant bekommt gar nichts, nur einen Eintrag auf der stillen Merkliste für den Morgen.

Eine Agentur in Dhaka hat Kunden in New York und Berlin, die auf Slack und Telegram schreiben, während das Team schläft. Ihre Überwachung sendet eine Zwischenantwort mit der Uhrzeit, zu der das Team zurück ist, ruft die verantwortliche Person an, wenn ein Kunde etwas Kaputtes meldet, und reserviert, wenn ein Kunde eine Besprechungszeit vorschlägt, den Termin in Google Calendar, damit niemand darüberbucht.

Vorlagen für automatische Antworten zum Kopieren

Kurz, klingt nach einem Menschen und nennt eine Uhrzeit. Alles, was länger als zwei Zeilen ist, liest sich wie ein Antwort-Bot.

• Nachricht erhalten. Ich bin bis 16 Uhr bei einem anderen Kunden und melde mich danach ausführlich.
• Gesehen, danke. Hier ist es schon spät, ich kümmere mich morgen früh als Erstes darum, so gegen 9 Uhr meiner Zeit.
• Bin dran. Sie bekommen noch heute eine Neuigkeit von mir, und falls es nicht warten kann, rufen Sie mich an.

Wählen Sie eine aus und ändern Sie die Formulierung, bis sie nach Ihnen klingt.

Setzen Sie die echte Uhrzeit ein. „Ich melde mich bald“ sagt dem Kunden nichts, und er schreibt in einer Stunde erneut, um herauszufinden, was „bald“ bedeutet.

WhatsApp-Autoresponder-Optionen im Vergleich

Eine Antwort, die an alle geht, erreicht zuerst die falschen Personen: Ihre Mutter, den Gruppenchat, die fremde Person, die jetzt weiß, dass Ihre Nummer aktiv ist. Der Kunde, der eine echte Frage gestellt hat, bekommt dasselbe „ich bin außer Haus“ und merkt es.

Die Alternativen sind manchmal die bessere Wahl. Nutzen Sie Ihre Nummer schon auf WhatsApp Business und möchten dieselbe Abwesenheitsnachricht für jeden Kunden, ist die Business-App kostenlos und offiziell, und sie ist WhatsApps eigenes Werkzeug. Brauchen Sie nur „fahre gerade, bin bald zurück“, kann Ihr Handy das möglicherweise schon. Eine Stichwort-App reicht, wenn der Auslöser wirklich ein einziges Wort ist, etwa wenn ein Kunde „MENÜ“ schreibt.

Was die automatische Antwort von OLL.E nicht kann

Sie beantwortet Nachrichten, die als Benachrichtigung mit Antwortoption ankommen, und das ist alles. Sie schreibt nicht auf verpasste Anrufe zurück, leitet keine SMS weiter, plant keine Nachrichten für später und sendet keine Massennachrichten an eine Liste, und sie beantwortet keine Instagram-Direktnachrichten. Sie ist auch kein Werkzeug für die WhatsApp-Business-API. Ist ein Chat so stark stummgeschaltet, dass keine Benachrichtigung erscheint, oder sind die Benachrichtigungen einer App ausgeschaltet, sieht OLL.E das nie.

Auf dem iPhone wird nichts ohne Ihren Tipp gesendet. Das ist Apples Regel für jede App, keine Einstellung, die wir ändern können.

Sie können mit dem kostenlosen Plan starten, keine Karte nötig. Pro kostet 19,99 US$ im Monat für 25 Überwachungen, mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase. PinG wird separat verkauft, und Sie brauchen es nur auf dem iPhone.