Automatisch auf WhatsApp-Kunden vom persönlichen Konto aus antworten: drei Wege, und was jedem fehlt

Von einem persönlichen WhatsApp-Konto aus bietet WhatsApp selbst nur eine automatische Antwort an: Ihre Nummer in die App WhatsApp Business umziehen und Abwesenheitsnachrichten einschalten. Auf Android können Sie das überspringen und eine App nutzen, die die eingehende Benachrichtigung liest und darüber antwortet; auf dem iPhone kann das keine App, Ihnen bleiben dort nur ein Kurzbefehl, den Sie selbst auslösen, oder die Business-App.

Jede davon funktioniert anders, und wie sie funktioniert, entscheidet, was sie nicht kann. Wir haben eine vierte gebaut, OLL.E, die nur den Kunden antwortet, die auf Sie warten (auf dem iPhone braucht sie den PinG-Schlüsselanhänger, und Antworten sind Entwürfe, die Sie bestätigen); dazu kommt ein eigener Abschnitt gegen Ende.

Kann ich Nachrichten in WhatsApp automatisieren?

Offiziell an zwei Stellen. Die kostenlose App WhatsApp Business hat Abwesenheitsnachrichten, Begrüßungsnachrichten und Schnellantworten. Die WhatsApp Business Platform (das, was Leute mit „der API“ meinen) ist eine serverseitige Verbindung, die Meta an Unternehmen verkauft: Nachrichten laufen über Metas Cloud statt über Ihr Handy, es braucht eine eigene Nummer und ein verifiziertes Meta-Unternehmenskonto, und es wird pro Nachricht bezahlt. Nicht für ein persönliches Konto.

Alles andere ist ein Workaround, der auf den Benachrichtigungen Ihres Handys aufbaut.

Wie füge ich eine Abwesenheitsnachricht in WhatsApp hinzu?

Installieren Sie WhatsApp Business, registrieren Sie sich mit derselben Nummer, und Ihre Chats ziehen um. Die persönliche App funktioniert für diese Nummer dann nicht mehr, das ist also ein Wechsel, keine Ergänzung.

Im Hintergrund ist eine Abwesenheitsnachricht eine Funktion der Business-App selbst: Kommt ein Chat herein, prüft die App Ihren Zeitplan und Ihre Empfängerliste und sendet den Text von Ihrem Handy aus. Das Handy muss an und online sein, und solange Sie diesen Chat geöffnet haben, wird nichts gesendet.

1. Öffnen Sie in WhatsApp Business die App-Einstellungen, suchen Sie Unternehmenstools und tippen Sie auf Abwesenheitsnachricht. Wo Unternehmenstools sitzt, unterscheidet sich leicht zwischen Android und iPhone.
2. Schalten Sie Abwesenheitsnachricht senden ein und schreiben Sie den Text.
3. Wählen Sie einen Zeitplan: Immer senden, Benutzerdefinierter Zeitplan, oder Außerhalb der Geschäftszeiten (das nutzt die Zeiten aus Ihrem Unternehmensprofil).
4. Wählen Sie Empfänger: Alle, Alle, die nicht im Adressbuch sind, Alle außer …, oder Nur senden an …
5. Richten Sie Schnellantworten im selben Menü Unternehmenstools ein: Tippen Sie / in einem beliebigen Chat, und eine gespeicherte Antwort erscheint. Die sind manuell, nicht automatisch.

Was dabei durchrutscht: Jeder auf der Liste bekommt denselben Text. Ihre Mutter, der Klempner und der Kunde mit der überfälligen Rechnung lesen alle „Danke für Ihre Nachricht, ich bin gerade abwesend“. „Nur senden an“ grenzt das auf eine Kontaktliste ein, aber die Liste ist, wer sie sind, nicht was sie geschrieben haben. Kostenlos, und die einzige Methode, gegen die WhatsApp nie etwas einzuwenden hat.

Wie richte ich eine automatische WhatsApp-Antwort ohne Business-Konto ein (Android)

WhatsAuto und AutoResponder for WA machen das auf einem normalen persönlichen Konto, und der Trick ist simpel, sobald man ihn durchschaut. Android erlaubt einer App mit Zugriff auf Benachrichtigungen, jede Benachrichtigung beim Eintreffen zu lesen, und WhatsApps Benachrichtigungen tragen eine Antworten-Aktion, dieselbe, die Sie vom Sperrbildschirm aus nutzen. Die Responder-App liest Absender und Text aus der Benachrichtigung heraus und schiebt ihre Antwort in diese Aktion, sodass WhatsApp sie sendet, als hätten Sie sie selbst getippt.

Erscheint keine Benachrichtigung, passiert nichts. Ein stummgeschalteter Chat, ein Chat, den Sie gerade auf dem Bildschirm offen haben, ein Handy, das die App über Nacht zum Akkusparen beendet hat: keine Benachrichtigung, keine Antwort. Die App sieht nur den Text der Benachrichtigung, nicht den Thread, der Abgleich läuft also über Kontaktname und Stichwort. Und iOS hat keine entsprechende Berechtigung, diese Apps gibt es also nur für Android.

Die Einrichtung ist bei allen in etwa gleich. Installieren, App öffnen, sich zum Bildschirm für Zugriff auf Benachrichtigungen führen lassen (oder Einstellungen öffnen und nach „Zugriff auf Benachrichtigungen“ suchen) und einschalten, dann Regeln schreiben: ein Kontakt oder eine Gruppe, ein Auslöser (jede Nachricht, oder ein Stichwort wie „Dateien“ oder „Rechnung“), und der Antworttext. Fügen Sie eine Abklingzeit hinzu, damit eine Person nicht neunmal in einer Stunde dieselbe automatische Antwort bekommt, testen Sie es, indem Sie sich selbst von einem zweiten Handy oder dem einer Freundin schreiben, und prüfen Sie, dass die eigene kleine Benachrichtigung der App dauerhaft in der Leiste bleibt, denn sobald Android sie nicht mehr im Hintergrund laufen lässt, stoppen auch Ihre Regeln, meist über Nacht, genau dann, wenn Sie sie gebraucht hätten. Beide Apps sind kostenlos mit Werbung, mit kostenpflichtigen Stufen für mehr Regeln.

Kann man auf dem iPhone in WhatsApp automatisch antworten?

Keine App kann das.

iOS lässt keine App im Hintergrund die Benachrichtigungen einer anderen App lesen, und es gibt keine Antworten-Aktion, die eine App in Ihrem Namen drücken könnte. Ein App-Store-Eintrag, der das verspricht, ist ein getarntes Business-App-Tutorial oder ein Kurzbefehl.

Der Kurzbefehle-Weg ist real, aber manuell. Sie können einen Kurzbefehl bauen, der WhatsApp mit einer vorgeschriebenen Nachricht an einen gewählten Kontakt öffnet, und ihn in einen Fokus oder auf den Home-Bildschirm legen, aber Kurzbefehle können WhatsApps Benachrichtigungen nicht sehen, Sie führen ihn also selbst aus. Prüfen Sie, ob er von selbst sendet oder auf Ihr Antippen wartet, bevor Sie sich darauf verlassen.

Welche WhatsApp-Methode für automatische Antworten sollten Sie nutzen?

Was ist die beste automatische Antwort für WhatsApp?

Eine, die nach Ihnen klingt und sagt, wann Sie wirklich antworten. Niemand wurde je von „Wir schätzen Ihre Nachricht und antworten baldmöglichst“ beruhigt. Fünf zum Kopieren und Anpassen; halten Sie sie unter drei Zeilen, die andere Person liest auf dem Sperrbildschirm.

• Habe ich gesehen. Ich bin bis 16 Uhr in Meetings und melde mich dann richtig. Wenn es nicht warten kann, ruf an.
• Nachricht gesehen, danke. Ich bin heute frei und morgen um 9 wieder da. Du stehst ganz oben auf der Liste.
• Mach ich. Die Dateien gehen dir wie vereinbart am Donnerstag bis Mittag zu, und ich schreibe dir, sobald sie fertig sind.
• Hier ist es schon nach 22 Uhr, ich kümmere mich morgen früh als Erstes darum. Wenn jetzt wirklich etwas kaputt ist, ruf mich an.
• Bis Montag weg. Ich ignoriere dich nicht, bin nur gerade nicht am Laptop. Antwort kommt Montagmorgen.

Eine kurze Nachricht mit einer Uhrzeit darin liest sich als beschäftigt, nicht als automatisiert.

Allen automatisch zu antworten ist schlimmer, als niemandem zu antworten. Ein Freund bekommt Lärm. Ein Fremder erfährt, dass Ihre Nummer aktiv ist. Der Kunde, der eine konkrete Frage gestellt hat und „ich bin abwesend“ bekam, merkt das, und es stört. Die nützliche Version antwortet nur denen, die auf Sie warten, und sagt etwas, das zu ihrer Frage passt.

Ein vierter Weg: nur den Kunden antworten, die auf Sie warten

Auf Android nutzt OLL.E denselben Zugriff auf Benachrichtigungen wie die Responder-Apps, gleicht aber nach Bedeutung ab, nicht nach Stichwort. Sie schreiben die Überwachung so, wie Sie sie laut sagen würden: „ein Kunde, der fragt, wann die Dateien fertig sind“, „ein VIP-Kunde“, „jeder vom Henderson-Projekt, der einer Rechnung hinterherfragt“. Passt eine WhatsApp-Benachrichtigung dazu, kann sie eine im Voraus genehmigte Antwort senden oder eine kurze, die zum Thread passt, und bei den wichtigen kann sie einen Alarm auslösen oder einen echten Anruf tätigen. Alles andere geht auf eine stille Merkliste, die nie summt.

Auf dem iPhone gilt für uns dieselbe iOS-Regel wie für alle anderen. PinG ist ein Bluetooth-Schlüsselanhänger, der die Benachrichtigungen Ihres Handys an OLL.E weiterleitet und über seinen eigenen Lautsprecher klingelt. Mit PinG bekommen Sie die Überwachung und den Alarm; Antworten kommen als Entwürfe zurück, einen Tipp vom Senden entfernt. Gmail-, Upwork- und Kalender-Überwachungen brauchen auf dem iPhone keinen Schlüsselanhänger.

Wenn Sie den Android-Weg nicht lieber selbst zusammenbauen wollen, ist OLL.E (unsere App) der vierte Weg. Es überwacht Ihre WhatsApp-Benachrichtigungen, erkennt die Kunden, die auf Sie warten, antwortet mit einem von Ihnen genehmigten Text oder einer kurzen passenden Antwort, und kann Sie für die wichtigen anrufen oder alarmieren. Es antwortet nicht allen, und antwortet nie, wenn Sie keine Antwort-Aktion anhängen. Es kostet nichts, es auszuprobieren: vier Überwachungen im kostenlosen Plan, ohne Karte; Pro kostet 19,99 US$ im Monat mit 7-tägiger Testphase. Auf dem iPhone braucht das Überwachen von WhatsApp den PinG-Schlüsselanhänger, ein Zubehör, das Sie einmalig kaufen, und Antworten sind Entwürfe, die Sie bestätigen.