Anruf oder Alarm bei einer bestimmten E-Mail: so geht's (Gmail, iPhone, Android)

Gmail hat keine Einstellung, die Ihr Handy wegen eines einzelnen Absenders klingeln lässt. Am nächsten kommt dem ein Filter, der diesen Absender als wichtig markiert, kombiniert mit dem Benachrichtigungsmodus „Nur hohe Priorität“, der Ihnen den normalen Gmail-Ton für weniger E-Mails gibt. Nach dieser kostenlosen Lösung kommen die VIP-Liste von Apple Mail auf dem iPhone, ein Label mit eigenem Ton auf Android, Dienste, die eine weitergeleitete E-Mail in einen Sprachanruf verwandeln, und OLL.E, bei dem Sie den Satz eintippen und es ruft an. Der Absender in den Beispielen heißt Dane. Er ist erfunden.

Haben Sie ein iPhone, lesen Sie das zuerst. Nichts in Gmail oder Apple Mail kann einen Anruf auslösen. Der VIP-Trick gibt Ihnen nur ein lauteres Banner, mehr nicht. Damit ein iPhone wegen einer Gmail-Nachricht klingelt, brauchen Sie einen Dienst, der Sie anruft; die fünfte Methode weiter unten tut genau das.

Eine Meinung, auf der der Rest des Beitrags aufbaut. Ein lauteres Banner ist kein Alarm.

Kostet Sie das Verpassen der E-Mail Geld, hilft nur etwas, das klingelt, bis Sie abnehmen. Alles andere ist nur eine schönere Art zu hoffen, dass Sie zufällig aufs Handy schauen.

Kann ich in Gmail einen Alarm für eine bestimmte E-Mail einstellen?

Keinen Alarm. Eine gezieltere Benachrichtigung ist das Beste, was Gmail allein schafft. Dafür braucht es zwei Einstellungen: einen Filter am Computer und einen Benachrichtigungsmodus auf dem Handy.

1. Öffnen Sie am Computer die Gmail-Einstellungen, gehen Sie zu Filter und blockierte Adressen und klicken Sie auf Neuen Filter erstellen.
2. Tragen Sie im Feld Von Danes Adresse ein. Um es auf ein Thema einzugrenzen, fügen Sie bei Betreff oder Enthält die Wörter ein Wort hinzu, etwa „Investitionsunterlagen“.
3. Klicken Sie auf Filter erstellen, setzen Sie ein Häkchen bei Immer als wichtig markieren, und klicken Sie dann erneut auf Filter erstellen.
4. Öffnen Sie auf Android die Gmail-App, tippen Sie auf das Menü, dann Einstellungen, dann Ihr Konto, dann E-Mail-Benachrichtigungen, und wählen Sie Nur hohe Priorität. Auf dem iPhone ist es Menü, Einstellungen, Mitteilungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Nur hohe Priorität.

Jetzt summt das Handy bei Dane und bleibt bei fast allem anderen still. Fast. Nur hohe Priorität ist Ihr Filter plus Googles eigene Vermutung darüber, was für Sie zählt, und Googles Hälfte können Sie nicht abschalten. Es ist außerdem derselbe Ton wie jede andere Gmail-Benachrichtigung. Der Nicht-stören-Modus stellt ihn stumm. Liegt das Handy mit dem Display nach unten in einem Meeting, hören Sie nichts.

Googles eigene Hilfeseite bietet einen zweiten Trick: einen Filter, der die E-Mail an die E-Mail-zu-SMS-Adresse Ihres Mobilfunkanbieters weiterleitet, also Ihre Telefonnummer bei einer Domain, die der Anbieter betreibt. Solche Gateways gibt es bei manchen US-Anbietern, und mehrere wurden bereits eingestellt, testen Sie Ihren also, bevor Sie sich darauf verlassen. Und eine SMS klingelt trotzdem nicht.

Wie bekomme ich auf dem iPhone einen Alarm, wenn eine bestimmte E-Mail ankommt?

Gar nicht, und es lohnt sich, die Grenzen zu kennen, bevor Sie zehn Minuten in den Einstellungen verbringen. Was geht, ist ein lauterer Ton für eine Person, über die VIP-Liste in Apple Mail. Er spielt einmal. Das gilt pro Person, er kann also Danes Rechnung nicht von Danes Newsletter unterscheiden. Die Gmail-App hat keine VIP-Funktion, das Konto muss also zu Apple Mail hinzugefügt werden, und Apple Mail prüft Gmail womöglich nach einem Zeitplan statt sofort, sodass der Ton deutlich nach der E-Mail ankommen kann. Schicken Sie sich selbst eine Testmail von einem anderen Konto und stoppen Sie die Zeit. Ist Ihnen ein lauteres Banner trotzdem etwas wert, hier die Einrichtung.

1. Fügen Sie Gmail bei Bedarf zu Apple Mail hinzu: Öffnen Sie Einstellungen, suchen Sie nach Mail-Accounts, tippen Sie auf Account hinzufügen und wählen Sie Google.
2. Öffnen Sie Mail, gehen Sie zur Postfachliste, tippen Sie auf das kleine i neben VIP, tippen Sie auf VIP hinzufügen und wählen Sie Dane aus. Er muss vorher in Ihren Kontakten stehen.
3. Einstellungen, Mitteilungen, Mail. Suchen Sie dort die VIP-Benachrichtigungsoptionen, schalten Sie Mitteilungen ein und wählen Sie den längsten Ton in der Liste.
4. Einstellungen, Fokus. Tippen Sie in jedem Fokus, den Sie nutzen, auf Apps und fügen Sie Mail hinzu. Der Fokus erlaubt ganze Apps, keine einzelnen Absender.

Wie bekomme ich auf Android einen Alarm, wenn eine bestimmte E-Mail ankommt?

Android gibt Ihnen mehr Spielraum. Gmail kann auf Android pro Label benachrichtigen, und Android gibt jedem Benachrichtigungskanal einen eigenen Ton und eine eigene Ausnahme beim Nicht-stören-Modus. Der Plan ist also, Dane in ein eigenes Label zu schicken und dieses Label laut zu machen. Bauen Sie denselben Filter wie oben, setzen Sie aber auch ein Häkchen bei Label anwenden und legen Sie ein neues mit dem Namen Klingeln an. Gehen Sie dann in der Gmail-App zu Einstellungen, Ihr Konto, Labels verwalten, und tippen Sie auf Klingeln. Stellen Sie zuerst Nachrichten synchronisieren auf Letzte 30 Tage; Google weist darauf hin, dass ein nicht synchronisiertes Label keine Benachrichtigungen bekommen kann. Schalten Sie dann die Benachrichtigungen dieses Labels ein. Der Ton für das ganze Konto liegt unter Einstellungen, Ihr Konto, Benachrichtigungstöne, E-Mail, Benachrichtigungston. Für einen Ton, der nur Klingeln gehört, öffnen Sie die eigenen Einstellungen des Handys, suchen nach Gmail und gehen zu dessen Benachrichtigungen. Suchen Sie den Kanal Klingeln, wählen Sie einen Ton, geben Sie ihm die höchste Wichtigkeit, die Ihr Handy bietet, und lassen Sie ihn, falls die Option da ist, den Nicht-stören-Modus durchbrechen. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Handy.

Damit haben Sie einen lauten Ton, der den lautlosen Modus durchbricht. Er spielt trotzdem nur einmal und hört dann auf. Für einen Ton, der weiterläuft, bis Sie ihn wegwischen, lautet die Antwort auf Android Tasker (eine kostenpflichtige Android-App) zusammen mit dem Plugin AutoNotification: Es achtet auf eine Gmail-Benachrichtigung, deren Text Dane enthält, und lässt dann einen Alarm in einer Schleife laufen. Es funktioniert. Es kostet auch einen Nachmittag, und der Akku-Optimierer eines Samsung- oder Xiaomi-Handys beendet es still und leise in der Woche, in der Sie aufhören, danach zu sehen. Die Play-Store-Apps, die einen Alarm für E-Mails versprechen, wollen meist vollen Zugriff auf das Postfach und wurden seit Jahren nicht aktualisiert.

Kann ich eine E-Mail in einen Anruf verwandeln?

Ja, und das ist die erste Lösung in dieser Liste, die wirklich klingelt. Ein paar kleine Dienste geben Ihnen eine E-Mail-Adresse; alles, was Sie dorthin weiterleiten, löst einen Sprachanruf aus, der die Betreffzeile vorliest. Beispiele sind email2phone.net, VocalNotify und Echobell. Wenn Sie programmieren können, macht Twilio dasselbe über einen Webhook: Eine eingehende E-Mail landet bei SendGrids Inbound Parse, Ihr Skript ruft die Twilio Voice API auf, Ihr Handy klingelt. Ein Anruf bei einer US-Nummer kostet etwa 0,014 US$ pro Minute, dazu etwa 1,15 US$ im Monat für eine US-Ortsnummer, von der aus angerufen wird.

Die Lösung ohne Code, für Leser in den USA, ist IFTTT. Der Dienst Phone Call (US only) hat eine Aktion namens Call my phone, die eine kurze Nachricht vorliest. Es gibt sie nur auf den Pro-Plänen, sie ist auf 100 Anrufe im Monat begrenzt, und es werden nur US-Nummern gewählt. Kombinieren Sie das mit einem Gmail-Trigger, und Sie haben in etwa fünfzehn Minuten eine Regel von E-Mail zu Anruf. Mehr zu IFTTT gegen Zapier unter Zapier vs IFTTT für Benachrichtigungen.

Bei all dem besteht die Einrichtung aus einem Gmail-Filter mit Weiterleiten an, der auf die Adresse des Dienstes zeigt, und Gmail lässt Sie diese Adresse erst bestätigen. Die Treffsicherheit hängt also nur vom Filter ab. Ein Absender ist einfach. Ein Thema ist ein Stichwortabgleich. „Dane, aber nur zu den Investitionsunterlagen“ ist eine Vermutung. Manche Dienste funktionieren nur mit US-Nummern, und die meisten wurden für Serveralarme gebaut, sodass die Einrichtung voraussetzt, dass Sie wissen, was ein Webhook ist.

Wie bekomme ich einen Anruf, wenn eine bestimmte E-Mail ankommt, ohne all das?

Ich war es leid, alle 5 Minuten nach Upwork-Jobs, Kundennachrichten und E-Mails zu schauen. Und trotzdem entgingen mir die wichtigen. Also haben wir OLL.E gebaut. Es überwacht das alles für Sie und wird nur laut, wenn wirklich etwas zählt.

Für E-Mail heißt das: Gmail mit der Google-Anmeldung verbinden, auf Monitor Now tippen und den Satz eintippen.

Es gibt keinen Filter zu bauen und kein Label zu benennen. OLL.E entscheidet anhand der Worte, was als Treffer zählt, sodass Danes wöchentlicher Newsletter still bleibt und sein „Dateien angehängt, brauche Ihr Okay noch heute“ als Anruf klingelt. Eine weniger dringende Überwachung kann stattdessen einen Alarm auslösen oder auf die stille Merkliste gehen. Sie können ihr auch eine Aktion mitgeben: die E-Mail an einen Partner weiterleiten, sie beschriften, oder eine Antwort entwerfen lassen, die Sie noch genehmigen.

Auf dem iPhone funktioniert das vollständig. Gmail-Überwachungen laufen auf dem iPhone mit echten Anrufen und ohne zusätzliche Hardware; der OLL.E-PinG-Schlüsselanhänger wird nur gebraucht, um die Benachrichtigungen anderer Apps zu überwachen (WhatsApp, Slack und ähnliche), weil iOS Apps nicht erlaubt, diese im Hintergrund zu lesen.

Welche Lösung sollte ich nehmen?

Die fünfte Methode ist die App, die wir bauen, OLL.E, und für dieses Problem tut sie genau eines: Sie verbinden Gmail, tippen „Rufen Sie mich an, wenn Dane eine E-Mail zu den Investitionsunterlagen schreibt“ ein, und sie ruft Sie an, sobald diese E-Mail ankommt, auf dem iPhone genauso wie auf Android, ohne Filter, Label oder Schlüsselanhänger einzurichten. Sie speichert keinen E-Mail-Inhalt und klingelt nur bei dem, was Sie beschrieben haben, so gut sie es lesen kann. Der kostenlose Plan gibt Ihnen 4 aktive Überwachungen und 10 Benachrichtigungen im Monat, ohne Karte. Pro kostet 19,99 US$ im Monat für 25 Überwachungen und 300 Benachrichtigungen, mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase.