Eine Agentur vom Handy aus führen: fünf Überwachungen, die einen Kunden auffangen, bevor er still geht

Fünf Überwachungen, einmal auf dem Handy der Inhaberin oder des Inhabers eingerichtet: ein Alarm, wenn ein namentlich genannter Kunde auf WhatsApp oder Slack schreibt, ein Anruf, wenn eine Kunden-E-Mail Kündigen oder Pausieren erwähnt, ein Anruf, wenn ein Interessent nach dem Preis fragt, ein Anruf, wenn die Website ausfällt, und ein Anruf vor jedem Kundentermin, der im heutigen Kalender landet. Alles andere, was die Agentur auf Ihr Handy wirft, bleibt still.

Eine Grenze, bevor Sie weiterlesen. Auf dem iPhone funktionieren die Gmail- und Kalender-Überwachungen vollständig, Anrufe eingeschlossen, während die für WhatsApp und Slack den OLL.E-PinG-Schlüsselanhänger brauchen, weil iOS einer App nicht erlaubt, die Benachrichtigungen anderer Apps im Hintergrund zu lesen.

Die Nachricht, die den Kunden kostet, ist nie die wütende. Wütend wird innerhalb der Stunde beantwortet. Was den Kunden kostet, ist die höfliche. „Keine Eile, frage mich nur, wo wir mit der Startseite stehen.“ Sie kommt an einem Dienstagnachmittag an, klingt harmlos, und liegt zwei Tage lang unter einem Haufen Slack-Pings und Kalendereinladungen. Bis Donnerstag hat der Kunde einen Schluss daraus gezogen, wie wichtig er Ihnen ist. Niemand sagt es. Die Verlängerung kommt einfach eine Woche zu spät.

Wie verlieren Agenturen Kunden, ohne es zu merken?

Langsam, und höflich. Nach unserer Erfahrung endet das Konto selten mit einer Beschwerde. Es endet mit einer kürzeren Antwort als sonst, dann einem Termin, der verschoben wird, dann einer E-Mail, die sagt „lasst uns für Q1 pausieren und dann neu schauen“. Jedes für sich sieht nach nichts aus. Zusammen sind sie die ganze Geschichte, und niemand hat sie als eine gelesen. Ihr Team sieht das Projekt, und die Beziehung ist Ihre, zu überwachen.

Sie würden es bemerken, läge es nicht unter mehr Benachrichtigungen, als sonst jemand bekommt.

Welche Kundennachrichten sollten die Inhaberin oder den Inhaber wecken?

Der Kunde, den Sie am wenigsten verlieren wollen, und alles, was bedeutet, dass die Website kaputt ist. Schließen Sie noch selbst neue Geschäfte ab, fügen Sie den Interessenten hinzu, der nach einem Angebot fragt.

Ein namentlich genannter Kunde schreibt auf WhatsApp oder Slack

Die WhatsApp-Nachricht des Kunden macht denselben Ton wie die Familiengruppe und der Mann aus dem Fitnessstudio. Slack ist schlimmer. Ihr gemeinsamer Kanal ist einer von dreißig, und Sie haben die Hälfte davon im März stummgeschaltet. Jemand im Team sieht die Nachricht, nimmt an, Sie hätten sie auch gesehen, und niemand antwortet, bis der Kunde „hallo?“ schreibt.

Diese Überwachung liest die WhatsApp- und Slack-Benachrichtigungen auf Ihrem eigenen Handy, was auf Android bedeutet, OLL.E Zugriff auf Benachrichtigungen zu geben, und auf dem iPhone, PinG zu koppeln. Tippen Sie „Alarmieren Sie mich, wenn [Kundenname] oder jemand von [Kundenunternehmen] mir auf WhatsApp oder Slack schreibt“, und die nächste Nachricht löst einen Alarm aus, mit einer bereits entworfenen ersten Antwort zum Prüfen. Nennen Sie zwei oder drei Kunden, nicht zwanzig. Wählen Sie die, deren Rechnung Sie vermissen würden.

„Website down“ oder ein P1 kommt an, für Dev- und SEO-Agenturen

Die E-Mail „die Website ist down“ kommt spätabends von der Marketingperson des Kunden, die es von einem Kunden ihres Kunden gehört hat. Sie liegt in Ihrem Posteingang neben der Hosting-Rechnung. Eine Nachricht geht auch in den Slack-Kanal des Kunden. Der Nächste, der es bemerkt, ist wieder der Kunde, um sieben Uhr morgens, mit einem Screenshot.

Schreiben Sie jetzt „Rufen Sie mich an, wenn ‚Website down‘, ‚Checkout kaputt‘ oder ein P1 in meinem Posteingang oder auf Slack landet“. OLL.E fasst den Thread zusammen, damit Sie wissen, was kaputt ist, bevor Sie den Laptop gefunden haben, und die Benachrichtigung selbst ist ein Anruf. Gmail wird direkt überwacht und funktioniert auf dem iPhone ohne irgendetwas extra; Slack kommt über dessen Handy-Benachrichtigungen herein, auf dem iPhone braucht diese Hälfte also PinG. Übernimmt jemand anderes die Nächte, behalten Sie Ihr Pager-Tool.

Ein Interessent schreibt wegen des Preises oder eines Angebots

Ein Interessent bittet Montagmorgen um ein Angebot. Sie sehen es Montagabend, entwerfen am Dienstag etwas, schlagen einen Anruf für Donnerstag vor. Er hat drei Agenturen gemailt, und eine der anderen beiden hat noch am selben Morgen geantwortet.

Mit einer eingerichteten Überwachung ist Montagmorgen ein Anruf. Er kommt aus Gmail, funktioniert also auf dem iPhone vollständig, und während es klingelt, entwirft OLL.E eine Antwort und hält einen Termin in Ihrem Google Calendar (verbinden Sie auch Calendar, wenn Sie diesen Teil wollen), sodass Sie von einem Entwurf aus starten. Der Satz lautet „Rufen Sie mich an, wenn ein Interessent per E-Mail nach dem Preis, einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag fragt“. Es liest die E-Mail nach Bedeutung statt nach Stichwörtern: Ein Newsletter mit „Preis“ im Betreff bleibt still, und ein bestehender Kunde, der nach der nächsten Phase fragt, klingelt nur, wenn Sie sagen, dass das zählt.

Woher weiß ich, dass ein Kunde unzufrieden ist, bevor er es sagt?

Oft können Sie es nicht, aber die meisten Kunden deuten es an, bevor sie gehen. OLL.E beurteilt nicht die Stimmung eines Kunden für Sie. Es liest, was die Nachricht sagt, und ein Kunde auf dem Weg nach draußen schreibt meist etwas, das Sie benennen können: Pausieren, Kündigen, Umfang kürzen, „nicht ganz das, was wir besprochen haben“. Zwei Überwachungen hier, eine für die E-Mail und eine für den Termin, bei dem die E-Mail laut ausgesprochen wird.

Eine Kunden-E-Mail, die Kündigen oder Pausieren erwähnt

Die E-Mail ist kurz. „Danke. Können wir am Freitag über den Umfang sprechen? Ein paar Dinge sind nicht ganz das, was wir besprochen haben.“ Keine Ausrufezeichen. Der Account Manager trägt es als „Kunde will Freitag telefonieren“ ein und macht weiter. Sie erfahren davon im Freitagsgespräch, unvorbereitet, und der Kunde hatte vier Tage Zeit zum Üben.

Gmail ist hier die Quelle, diese funktioniert also vollständig auf dem iPhone. Sie klingelt als Anruf. Sie tippen „Rufen Sie mich an, wenn eine Kunden-E-Mail Kündigen, Pausieren, Umfang kürzen erwähnt, oder dass etwas nicht dem entspricht, was wir vereinbart haben“, und OLL.E schickt eine Zusammenfassung des Threads mit einer entworfenen Antwort, die Sie lesen, bevor etwas rausgeht. Rechnen Sie damit, dass sie am Anfang zu eifrig ist. Sie könnte bei einem Kunden klingeln, der nur bat, eine Seite zu kürzen; fügen Sie „kein routinemäßiges Feedback zu einem Entwurf“ hinzu, und sie beruhigt sich. Uns ist es lieber, Sie nehmen zwei falsche Anrufe entgegen, als den echten zu verpassen.

Ein Kundentermin, der zum heutigen Kalender hinzugefügt wird

Die PM des Kunden setzt um zehn Uhr einen „kurzen Sync“ um 15 Uhr in Ihren Kalender. Sie bekommen um zehn vor drei ein zehnminütiges Banner und wischen es weg, weil Sie in einem anderen Gespräch sind. Sie steigen vier Minuten zu spät aus dem Auto ein, ohne Ahnung, worum es geht. Es geht um die Rechnung.

Richten Sie die Überwachung ein, bekommen Sie das Briefing zwei Stunden vorher: wer kommt, was in der Einladung steht, die letzte E-Mail dazu. Der Satz lautet „Rufen Sie mich 2 Stunden vor jedem Kundentermin an, der zum heutigen Kalender hinzugefügt wird“, die Benachrichtigung ist ein Anruf, und die Quellen sind Google Calendar plus Gmail für den E-Mail-Kontext, beide funktionieren vollständig auf dem iPhone. Zwei Stunden reichen, um den Thread zu lesen und den Account Manager anzurufen. Machen Sie es vier, wenn Ihre Nachmittage lückenlos durchgetaktet sind.

Was sollte das Team sehen, und was die Inhaberin oder der Inhaber?

Ihr Team sollte alles sehen, denn das ist seine Aufgabe.

Sie werden für die fünf Dinge oben angerufen, der Rest kann bis zum Abend warten. Lesen Sie es in den Apps, wo es lebt. Sobald Sie auf Pro sind und Überwachungen übrig haben, können Sie die weniger dringenden Arten auch an die Merkliste schicken, OLL.Es stille Liste, die nie klingelt oder summt und nur hält, was eine Überwachung dort ablegt. Dann gibt es die Grenze, die für Agenturen mehr zählt als für alle anderen. OLL.E überwacht das Handy der Inhaberin oder des Inhabers und deren Konten: das Gmail und Google Calendar, die Sie verbinden, und die Benachrichtigungen, die Ihr eigenes Handy erreichen. Es überwacht nicht den Posteingang Ihres Account Managers oder die Slack-Direktnachrichten Ihrer PM. Ein Helpdesk, ein Microsoft-365-Postfach oder Outlook sind heute keine Quelle. Das ist eine Überwachung über die Inhaberin oder den Inhaber, kein Überwachungssystem für die Agentur. Will Ihr Account Manager dieselben fünf, installiert er OLL.E auf dem eigenen Handy und schreibt sie für die eigenen Konten.

Für eine Agentur-Inhaberin oder einen Agentur-Inhaber verwandelt OLL.E, unsere KI-Wächter-App, fünf getippte Sätze in die einzigen fünf Gründe, aus denen Ihr Handy klingelt, und lässt den Rest, wo er war. Es liest nur, was jede Überwachung braucht, speichert keinen Nachrichten- oder E-Mail-Inhalt, und nichts trainiert KI-Modelle. Es überwacht Ihr Handy und Ihre Konten, nicht die Ihres Teams. Der kostenlose Plan sind vier Überwachungen und zehn Benachrichtigungen im Monat, ohne Karte. Pro kostet 19,99 US$ im Monat für 25 Überwachungen und 300 Benachrichtigungen, mit 7-tägiger Testphase. Auf dem iPhone brauchen die WhatsApp- und Slack-Überwachungen den PinG-Schlüsselanhänger, separat erhältlich.