電子郵件自動回覆，只回覆客戶，而不是所有人

OLL.E 會讀取每一封新進的 Gmail 郵件、理解它的意思，只對符合您守望描述的郵件自動回覆，像是「客戶詢問進度」或「任何詢問報價的人」。其他人什麼都不會收到，而回覆的內容，不是您事先核准過的文字，就是針對那封信特別寫成的簡短回答。

它在 iPhone 與 Android 上的運作方式完全相同，不需要 PinG 鑰匙圈，因為 Gmail 守望不依賴手機通知。先說一個限制：目前只支援 Gmail，不支援 Outlook 或其他信箱服務商。

Gmail 的假期自動回覆，會用同一則固定訊息回覆假期期間寫信來的任何人，所以您最重要的客戶，跟一封冷冰冰的推銷信，收到的都是同一句「我休假到週一」。對任何靠自己的時間賺錢的人來說，我們認為這不是該回給客戶的答案。客戶問起截止日期，想聽到的是工作仍在進行，而不是您人在哪裡。

如何在 OLL.E 設定電子郵件自動回覆

1. 在 Android、iPhone 或網頁版安裝 OLL.E，在「連接項目」中用 Google 登入連接 Gmail。
2. 點擊 Monitor Now，用平常的話描述這些郵件：「客戶來信詢問進度時自動回覆。」也可以加上想排除的對象（「不是電子報」、「不是我的會計師」）。
3. 選擇「自動回覆」動作，接著貼上您想送出的文字，或是讓 OLL.E 為每封信寫一則簡短回覆。如果想要，也可以再加上其他動作：轉寄、加標籤、打電話給我。

從那之後，每一封新郵件都會拿去跟這句話比對。符合的就會收到回覆。一封剛好提到進度兩個字的電子報，不應該符合，垃圾郵件也是一樣。

自動回覆很少是一個守望唯一做的事。除此之外，OLL.E 還可以把郵件轉寄給任何人、貼上標籤、整理一段長對話並傳給您摘要、建立 Google 日曆事件（例如保留客戶提議的時段），或是在郵件很緊急時打電話通知您。

誰會用它

一位要放十天假的顧問，仍然希望客戶能得到回覆，但不想理會公開信箱每週都會收到的四十封推銷信。她的守望只回覆她指定的客戶（在句子裡直接點名），說明自己 14 號回來，並告訴任何有緊急事情的人，郵件已經收到了。而之所以能做到這一點，是因為同一個守望，只要客戶寫出「緊急」這個詞，或是語氣聽起來真的很急，就會打電話通知她。

在一間小型代理商，共用信箱裡的報價請求，常常跟發票、應徵信和供應商報價混在一起。報價請求很快就會冷掉。這裡的守望，會對任何詢問價格的人先送出一則暫時回覆，把郵件轉寄給負責報價的人，並貼上「報價」標籤，這樣就不會被埋在一堆收據底下，完全沒人看到。

一位接案者，只想讓進度更新的郵件得到「處理中，週五前更新進度。」這樣的回覆，就這樣。真正的進度更新，他還是會在週五親自寫信；自動回覆只是先讓客戶不用猜郵件到底有沒有送到。

一位正在募資的創辦人，投資人的來信混在產品問題和客服單之間。她給投資人設定的這個守望完全不做自動回覆：它只會整理對話摘要，傳給她，並打電話通知她。

三個可以直接套用的自動回覆範本

給詢問進度的客戶：

謝謝，收到了。工作進度正常，週五前您會收到完整的進度更新。

給一封在沒人在座位上時收到的報價詢問：

謝謝詢問。團隊會在上班時間內把報價傳給您。如果有截止日期，請回信告訴我們，我們會依此安排。

給只有客戶看得到的外出回覆：

我休假到 14 號，每天查看一次信箱。您的訊息已經送達，如果等不了，請在主旨寫上「緊急」。

只要說清楚兩件事就好：您已經看到了，以及對方什麼時候會有進一步消息。

不用 OLL.E，如何在 Gmail 設定自動回覆

如果一則訊息發給所有人就夠用，可以用 Gmail 的假期自動回覆。在電腦上：設定、查看所有設定，在「一般」分頁開啟「假期回覆」，填入日期範圍、主旨與內容，再點選「儲存變更」。在 Android App 中則是：選單、設定、您的帳戶、假期回覆。在 iPhone 上則是：選單、設定，接著在「撰寫與回覆」底下找到「假期回覆」。

Google 表示，這則回覆通常只會在同一個人第一次來信時送出，除非對方四天後又寫信來、而且自動回覆仍是開啟狀態，或是您修改過回覆內容，才會再送一次。有個選項可以只回覆給您的聯絡人。被判定為垃圾郵件的信，或是來自您訂閱的郵件群組的信，都不會收到回覆。

如果想針對特定寄件者設定 Gmail 自動回覆，免費的變通做法是範本加上篩選器。先在「設定、進階」中開啟範本功能，把您的回覆存成範本，再建立一個篩選器（在「寄件者」欄位填入該地址），並勾選「傳送範本」。這個做法不需要設定日期範圍，缺點是它只能比對您輸入的文字和地址，而且 Google 表示範本只能在電腦版 Gmail 中設定與使用。

什麼時候 Gmail 是比較好的選擇？當您真的希望所有人收到同一句話的時候，兩週的假期、沒有客戶在等您，就是最典型的情況。假期自動回覆完全免費，只要花一分鐘設定。如果只是少數幾個固定地址、搭配一則固定回覆，篩選器加範本的做法也完全夠用。

它做不到的事

它只能監看 Gmail。如果您的工作信箱是 Outlook 或其他服務商，OLL.E 目前還無法替您回覆。

它回覆的內容，取決於守望怎麼描述，所以一句含糊的話，只會得到含糊的結果。「重要郵件」只是一個猜測；「客戶詢問標誌檔案好了沒」才是 OLL.E 能夠遵循的規則。免費方案每月有 10 次動作額度，每次自動回覆都會用掉一次，所以收件量大的信箱需要升級到 Pro。如果您寧願什麼都先不要自動送出，也可以把回覆設定成草稿，由您先看過再送。