自動回覆範本：15 則讀起來像真人寫的範本

一則好的自動回覆，會說清楚您什麼時候回來，以及在那之前緊急的事該怎麼辦。指名一個可以代為處理的人，或是老實說明目前沒有人代班、留一個真的很急時可以聯絡您的方式。其他的內容（您去了哪裡、這趟休假對您有多重要、為造成不便道歉）都是贅字，而讀的人滑過贅字，就是為了找到那個日期。

以下是 15 則可以直接套用的範本，依您不在的原因分類。接著是 Gmail 與 Outlook 的確切設定步驟，以及我為什麼絕不會對所有人送出同一則訊息。

自動回覆裡應該寫什麼？

通常只要三件事，寫成三行就夠。

您回來的日子，要寫成星期幾加上日期。「11 月 10 日星期一」是有用的寫法。「下週」對一個星期五讀到這則訊息的人來說，等於什麼都沒說。接著是該聯絡誰，附上完整的電子郵件地址，而不是「我的同事」。再來是說明您是不是完全不看信，這樣就沒有人會傻傻等著一個不會出現的回覆。

除非理由對讀的人有幫助，否則不用寫。「在參加一場研討會」能讓客戶知道您可能晚上才會回信。「私事」什麼都沒說明，只會讓人猜測。

也不要承諾回來當天就回完每一封信。您做不到，而相信您的那位客戶會注意到。

有效的自動回覆範例長什麼樣子？

以下是十五則範本。把方括號裡的內容換成您自己的。它們都刻意寫得很短，因為沒有人會把一則自動回覆從頭讀到尾。

放假

您好，我休假到［11 月 10 日星期一］，這段期間不看信。如果真的很急，請找［Sam］，信箱是［sam@company.com］。其他的我回來後會處理。［您的名字］

謝謝您的來信。我目前在旅行途中，訊號不太穩定，要到［日期］才會看到這封信。如果是關於［專案］的事，請改寫信給［姓名］，信箱是［電子郵件］。其他事項，我回來那週會回覆。

您好，我這次是真的要好好休息到［日期］。沒有人代班，所以如果真的有急事，請傳簡訊到［電話號碼］，我會一天看一次。其他的都等我回來再處理。

研討會或出差

我在［城市］參加［活動］，到［日期］為止，所以回信會比較慢，大多在晚上才會回。如果今天就需要協助，請找［姓名］（［電子郵件］），對方清楚所有細節。

這週我在參加［活動］。如果您也在現場，回信附上方便的時間，我們找個時間喝杯咖啡。如果不在，我［日期］就會回到座位上。

育嬰假

我休育嬰假到［月份］，這段期間完全不看信。我請假期間，由［姓名］接手我的工作與客戶，信箱是［電子郵件］。如果是私人的事想找我，請在［月份］之後再寫一次，我會看到。

請病假

今天請病假，順利的話明天就回來。有急事請寄給［姓名］，信箱是［電子郵件］。

週末與下班時間，給接案者

謝謝您的訊息。我的工作時間是週一到週五，上午 9 點到下午 6 點［時區］，我會在週一早上回覆。如果是正式上線的網站或某個發布出問題，請直接打電話到［電話號碼］。

您現在聯絡到的是下班時間的我。我早上 9 點［時區］會再打開信箱，優先回覆客戶。不用重複傳送。

離職預告期，以及離職之後

我將於［日期］從［公司名稱］離職，工作會交接給［姓名］。為了避免事情遺漏，從現在起麻煩在任何新信件中副本給［電子郵件］。

我已經離開［公司名稱］。這個信箱已經沒有人在看，您的信也不會被轉寄。請改寫信給接手我客戶的［姓名］，信箱是［電子郵件］。很高興曾經與您合作。

給客戶的簡短版本

我不在到［日期］。［姓名］負責您的專案，有任何問題都可以找對方：［電子郵件］。

給團隊內部用

我不在到［日期］。設計問題找［姓名］，帳務問題找［姓名］。進行中事項的筆記都在［資料夾］裡。核准事項不用等我，［姓名］可以代為簽核。

兩則比較有趣的版本

幽默的寫法只對已經認識您的人有效。千萬別把這兩則寄給新客戶。

我不在到［日期］，而且沒帶筆電，這個決定我大概週二就會後悔。如果真的很急，［姓名］（［電子郵件］）會幫忙。如果這件事本來一封信就能說清楚，好消息是，它現在真的變成一封信了。

您的信已經加入排了好幾百封的隊伍，而且是依照每封信裡出現幾次「小問題一個」來排序的。我［日期］會回來。［姓名］（［電子郵件］）比我曬得沒那麼黑，可以更快幫上忙。

我要怎麼在 Gmail 設定自動回覆？

Gmail 把這個功能叫做假期回覆。在電腦上：

1. 開啟 Gmail，點選右上角的設定，再點選「查看所有設定」。
2. 在「一般」分頁，捲動到「假期回覆」區塊，選擇「開啟假期回覆」。
3. 填入日期範圍、主旨與內容。
4. 如果只想讓聯絡人收到，請勾選內容下方的選項。
5. 點選頁面最下方的「儲存變更」。

它會在開始日期的凌晨 12 點啟動，在結束日期的晚上 11 點 59 分停止，除非您提早結束。開啟期間，收件匣上方會有一條橫幅，並附上「立即結束」的連結。

有幾個地方容易讓人搞錯。大多數情況下，Gmail 只會在同一個人第一次寫信給您時回覆一次，如果對方在四天後又寫信來、而假期回覆仍是開啟狀態，或是您修改過內容，才會再回覆一次。被歸類為垃圾郵件的信，或來自您訂閱的郵件群組的信，完全不會收到回覆。Android 與 iPhone 上的 Gmail App 有自己的設定版本，Google 的同一個說明頁面也列出了這些步驟。

我要怎麼在 Outlook 開啟自動回覆？

在 Windows 版新版 Outlook 中，前往檢視分頁，再點選檢視設定，接著是帳戶，然後是自動回覆。在網頁版 Outlook 中則是設定、帳戶、自動回覆。打開開關，勾選「只在特定時段內傳送回覆」，輸入開始與結束時間。不設定時間範圍的話，回覆會一直送出，直到您自己關掉為止，這也是為什麼有人的自動回覆到了三月還在運作。

針對外部寄件者，有一個「只回覆聯絡人」的選項；如果是公司或學校帳戶，您還可以選擇組織外部的人是否收到回覆。Outlook 對每個人在同一次不在期間只會回覆一次，不管對方寫了幾次信。

每個人都應該收到一樣的自動回覆嗎？

一則對所有人都一樣的自動回覆，其實是對您最重要的客戶撒了一個小謊。

想想看真正會觸發它的是誰。等著您週四前交出檔案的客戶。一封電子報。一張您付費訂閱工具的收據。一位從沒聽過您的人寄來的陌生開發信。這四種人都收到同一段客套話，等於是用您自己的語氣，告訴客戶他跟那張收據是同一個等級。這也等於告訴每一封陌生開發信，這個信箱還有人在用，而且目前沒人盯著。最應該得到真正回覆的那個人，得到的卻是最沒用的那個版本，因為訊息必須寫得夠含糊，才能寄給完全不認識的人。

Gmail 和 Outlook 裡「只回覆聯絡人」的選項多少有點幫助。但您的聯絡人清單並不是您的客戶清單。裡面可能有您的牙醫、賣您沙發的店家，還有三年前那位從沒付清款項的客戶。而且這兩個工具都分不出哪封是急件、哪封是例行郵件，所以網站掛掉的客戶，收到的也只是「10 號回來」，在那之前什麼事都不會發生。

離開期間，我要怎麼做到只自動回覆客戶？

您需要的是能讀懂郵件內容、而不只是看地址的東西。以下是這三種做法的比較。

我們做了 OLL.E 來解決這個問題。它目前只支援 Gmail，不支援 Outlook。您在守望裡描述誰算是客戶（一份姓名清單，或是任何寫信談進行中專案的人），它會讀懂每封信的內容：客戶會收到附上您回來日期的自動回覆，其他人什麼都不會收到，而寫著緊急的郵件會讓您的手機響起。電子郵件回覆在 iPhone 與 Android 上運作方式相同，也不會儲存任何郵件內容。更多內容請看只回覆客戶的電子郵件自動回覆與特定郵件送達時接到電話。免費方案有 4 個守望、每月 10 次動作，不需要信用卡；Pro 方案每月 19.99 美元，附 7 天免費試用。