外出自动回复：15 个读起来像真人写的模板

一条好的外出自动回复，要说清楚你什么时候回来，以及紧急事情在这期间怎么处理。写明该找谁，或者干脆说清楚没人代班，并留一个真的等不了时能联系到你的方式。别的一切（去了哪里、这趟假有多难得、为给人添麻烦道歉）都是填充物，而读信的人正是跳过填充物去找日期的。

下面是 15 个可以直接复制的模板，按离开的原因分类。然后是 Gmail 和 Outlook 的具体设置步骤，以及为什么我从不会把同一条发给所有人。

外出自动回复该说些什么？

通常三件事，三行就够。

回来的那天，写成具体的星期几加日期。“11 月 10 日星期一”能让人明白；“下周”对一个周五读信的人来说什么也说明不了。然后是该联系谁，附上完整邮箱地址，而不是“我的同事”。再说清楚你是不是完全不看邮件，免得有人干等一个永远不会来的回复。

除非理由对读信的人有用，否则就别写。“在参加一场会议”能让客户明白你也许晚上才会回；“有私事”什么都说明不了，只会让人瞎猜。

也别承诺回来当天就能回完每一封邮件。你做不到，而相信了你的客户会发现这一点。

一条有效的外出自动回复，长什么样？

这里给出十五条。把方括号里的内容换成自己的。它们都特意写得很短，因为没人会把一条自动回复读到最后。

度假

你好，我正在休假，[11 月 10 日星期一]之前不看邮件。如果事情等不了，可以找 [Sam]，邮箱是 [sam@company.com]。其余的等我回来再回复。[你的名字]

谢谢你的邮件。我这段时间在路上，信号时断时续，直到 [日期] 都看不到这封信。关于 [项目] 的事，请写给 [姓名]，邮箱是 [邮箱]。其他事情会在我回来那周得到回复。

你好，我在 [日期] 之前要彻底休息一下。没有人替我代班，所以如果真的很紧急，发短信到 [号码]，我一天会看一次。其余的事都等我回来。

参加会议或出差

我在 [城市] 参加 [活动]，直到 [日期]，所以回复会比较慢，大多在晚上处理。如果今天就需要答复，可以找 [姓名]（[邮箱]），对方清楚细节。

这周我在 [活动] 现场。如果你也在，回封邮件约个时间，一起喝杯咖啡。如果不在，我 [日期] 就回到办公桌前了。

育儿假

我在休育儿假，到 [月份] 为止。这期间我完全不看邮件。[姓名] 在我休假期间照看我的工作和客户，邮箱是 [邮箱]。如果是私人的事找我，请在 [月份] 之后再写一次，我会看到。

请病假

今天请假在家休息，顺利的话明天回来。紧急的事请发给 [姓名]，邮箱是 [邮箱]。

周末和下班时间（给自由职业者）

谢谢你的留言。我的工作时间是周一到周五，[时区] 的 9 点到 6 点，周一早上会回复。如果是线上项目出问题或发布事故，请打电话到 [号码]。

你在下班之后发来的信我看到了。我会在 [时区] 早上 9 点重新打开收件箱，先回复客户。不用再发一遍。

离职交接期，以及离职之后

我将于 [日期] 从 [公司] 离职，工作交接给 [姓名]。为了不漏掉任何事，从现在起有新事项请抄送 [邮箱]。

我已经从 [公司] 离职。这个邮箱不会再有人看，你的邮件也不会被转发。请写信给 [姓名]，邮箱是 [邮箱]，由对方接手我原来负责的客户。很高兴和你共事过。

给客户的简短版本

外出中，到 [日期] 回来。[姓名] 负责你的项目，任何问题都能回答，邮箱是 [邮箱]。

给团队内部的版本

休假中，到 [日期]。设计方面的问题找 [姓名]，账单相关找 [姓名]。所有在办事项的记录都在 [文件夹] 里。审批请不要等我，[姓名] 可以签字。

两条有点好笑的

幽默只对已经认识你的人有效。千万别把下面这两条发给新客户。

我不带电脑，一直外出到 [日期]，这个决定估计到周二我就会后悔。如果真的紧急，[姓名]（[邮箱]）能帮上忙。如果只是一场本可以用邮件解决的会，好消息是，它现在确实变成邮件了。

你的邮件已经加入了排了好几百封的队伍，按“快速提问”这四个字出现的次数温柔地排了序。我 [日期] 回来。[姓名]（[邮箱]）晒得比我轻，能更早帮到你。

怎么在 Gmail 里设置外出自动回复？

Gmail 把它叫做假期自动回复。在电脑上：

1. 打开 Gmail，点击右上角的“设置”，再点“查看全部设置”。
2. 在“常规”标签页里，滚动到“假期自动回复”部分，选择“假期自动回复已开启”。
3. 填好日期范围、主题和正文。
4. 如果只想让你的联系人收到，勾选正文下面那个选项。
5. 点击页面底部的“保存更改”。

它会在开始日期的凌晨 12 点生效，结束日期的晚上 11:59 停止，除非你提前关掉。开启期间，收件箱顶部会有一条横幅，带一个“立即结束”的链接。

有几个细节容易让人栽跟头。大多数情况下，Gmail 只会在某人第一次给你写信时自动回复一次，如果对方在它还开着的时候、过了四天又写信，或者你改过回复内容，会再回一次。落进垃圾邮件的邮件，或者来自你订阅的邮件列表的邮件，都不会收到回复。Android 和 iPhone 上的 Gmail 应用有各自的设置版本，Google 在同一个帮助页面里列出了那些步骤。

怎么在 Outlook 里打开自动回复？

在新版 Windows Outlook 里，依次进入“查看”标签、“查看设置”、“账户”、“自动答复”。在网页版 Outlook 里是“设置”、“账户”、“自动回复”。打开开关，勾选“仅在某段时间内发送回复”，填好开始和结束时间。不设置时间段的话，回复会一直运行，直到你自己关掉，这也是为什么有人到了三月，自动回复还在跑。

对于组织外部的发件人，有一个“仅向联系人发送回复”的选项；在工作或学校账号上，你还能选择组织外部的人是否收到回复。Outlook 对每个人在同一次外出期间只回复一次，不管对方写了多少封。

所有人都该收到同一条外出回复吗？

一条回复所有人的外出邮件，是对你最重要的客户说的一个小谎言。

想想到底是谁会触发它。那个在等你周四前答应要给的文件的客户。一封新闻通讯。一张你订阅的工具发来的收据。一个从没听说过你的陌生推销。这四种人收到的都是同一段客气话，这等于用你自己的口吻告诉客户，他和那张收据是同一个级别。同时也在告诉每一个冷推销，这个邮箱是活的，没人在盯着。最该得到真实回答的那个人，反而得到了最没用的那一条，因为这条消息必须写得含糊到可以发给陌生人。

Gmail 和 Outlook 里的“仅联系人”选项能缓解一点。但你的联系人名单不等于你的客户名单。里面有你的牙医，卖你沙发的商店，还有三年前那个一直没付钱的客户。而且这两个工具都分不清一封紧急邮件和一封常规邮件，所以网站挂了的那个客户，收到的也只是“10 号回来”，在那之前什么都不会发生。

我在外出期间，怎么只自动回复客户？

你需要的是能读懂邮件内容、而不只是看地址的东西。下面比较这三种方案。

我们做 OLL.E 正是为了解决这个问题。它目前只支持 Gmail，还不支持 Outlook。你在监控里描述哪些人算客户（一份姓名清单，或者任何在写一个在办项目的人），它会读懂每封新邮件在说什么：客户会收到带你返回日期的自动回复，其他人什么都收不到，而一封说事情紧急的邮件会让你的手机响起来。邮件自动回复在 iPhone 和 Android 上效果一样，也不存储任何邮件内容。更多内容见只回复客户的邮件自动回复 和特定邮件到达时的来电提醒。免费版有 4 项监控和每月 10 次操作，无需信用卡；Pro 版每月 19.99 美元，有 7 天免费试用。