只回复客户，而不是所有人的邮件自动回复

OLL.E 会读取每一封新的 Gmail 邮件，理解它的意思，只对你的监控里描述的邮件自动回复，比如“客户询问进度”或“任何要报价的人”。其他邮件一概不回复，回复内容要么是你批准过的文字，要么是专门为那一封邮件写的简短回答。

它在 iPhone 和 Android 上效果一样，不需要 PinG 钥匙扣，因为 Gmail 相关的监控不依赖手机通知。先说一个限制：目前它只支持 Gmail，Outlook 和其他邮箱服务商还不支持。

Gmail 的假期自动回复，会用同一条固定消息回复你设定日期内写邮件来的任何人，所以你最重要的客户和一封推销邮件，收到的都是同一句“我不在，周一回来”。对于靠时间吃饭的人来说，我们认为这不是该发给客户的回复。一个问进度的客户，想听到的是工作在推进，而不是你人在哪里。

如何在 OLL.E 里设置邮件自动回复

1. 在 Android、iPhone 或网页版安装 OLL.E，在“连接器”里用 Google 登录连接 Gmail。
2. 点击 Monitor Now，用大白话描述这类邮件：“自动回复发邮件问进度的客户。”如果需要，也可以说明要排除谁，比如“不算订阅邮件”“不算我的会计”。
3. 选择“自动回复”这个操作，然后粘贴你想发送的文字，或者让 OLL.E 为每封邮件单独写一条简短回复。如果需要，还可以再加上其他操作：转发、加标签、打电话给我。

从那之后，每一封新邮件都会和这句话对照检查。匹配上的邮件才会收到回复。一封碰巧提到“进度”两个字的订阅邮件不应该匹配，垃圾邮件也是一样。

自动回复很少是一项监控唯一做的事。与此同时，OLL.E 还能把邮件转发给任何人、给它加上标签、总结一长串邮件往来并发给你一份摘要、创建一个 Google Calendar 事件（比如预留客户提出的时段），或者在邮件紧急时打电话给你。

谁在用它

一位顾问要去度假十天，仍然希望客户能收到回复，但不想理会公开邮箱每周收到的四十封推销邮件。她的监控只回复她的客户（她在句子里把这些人点名列出），说明自己 14 号回来，并告诉任何写了紧急事项的人，邮件已经送达。这是真的，因为同一项监控会在客户写下“紧急”或者意思差不多时，打电话给她。

在一家小型代理机构，共用的收件箱里，报价请求和发票、求职信、供应商邀约混在一起。报价请求很快就会变得没人理。这里的监控会给任何问价格的人发一条过渡回复，把邮件转发给负责报价的人，并打上“报价”标签，这样就不会有邮件被埋在一堆收据下面没人看。

一位自由职业者只想让进度咨询邮件收到这样的回复：“正在处理，周五前更新。”仅此而已。真正的更新还是他自己在周五写，自动回复只是让客户不用纠结邮件到底有没有送达。

一位正在融资的创始人，投资人邮件混在产品问题和支持工单之间。针对投资人的那项监控完全不做自动回复：它只是总结邮件往来，把摘要发给她，并打电话通知她。

三条可以直接拿来用的自动回复模板

给问进度的客户：

谢谢，收到了。工作进展顺利，周五前我会给你一份完整的更新。

给一封没人在工位时收到的报价请求：

谢谢你的咨询。我们团队会在一个工作日内给你报价。如果你有截止日期，请回复具体日期，我们会据此安排。

给一条只有客户才会看到的外出回复：

我外出到 14 号，每天查看一次邮件。你的邮件已经送达，如果等不了，请在标题里写上“紧急”二字。

只需要说清两件事：你看到了，以及他们什么时候能收到更多消息。

不用 OLL.E，如何在 Gmail 里设置自动回复

如果给所有人发同一条消息也没关系，用 Gmail 的假期自动回复就行。在电脑上：进入“设置”，点“查看全部设置”，在“常规”标签页打开“假期自动回复”，填好日期范围、主题和正文，再点“保存更改”。在 Android 应用里，路径是“菜单”>“设置”>你的账号>“假期自动回复”。在 iPhone 上，是“菜单”>“设置”，然后在“撰写和回复”下找到“假期自动回复”。

Google 官方说明，这条回复通常只在对方第一次写信时发送一次，如果四天后对方又发邮件、而自动回复仍然开着，或者你修改过回复内容，才会再发一次。有一个选项可以设置成只回复你的联系人。落入垃圾邮件的邮件，或者来自你订阅的邮件列表的邮件，都不会收到回复。

如果想只针对某个特定发件人自动回复，免费的变通办法是“模板加过滤器”。在“设置”>“高级”里开启模板功能，把回复内容保存成模板，再新建一个过滤器（在“发件人”栏填上对方地址），勾选“发送模板”。这种方式不需要设置日期，但只能匹配你输入的文字和地址，而且 Google 说模板只能在电脑上的 Gmail 里设置和使用。

什么时候 Gmail 自带的功能更合适？当你真的希望所有人都收到同一句话的时候，比如一次没有客户在等你的两周休假，就是典型情况。假期自动回复不花一分钱，一分钟就能设置好。如果只是针对几个固定地址、回复同一条内容，过滤器加模板的方式也够用。

它做不到什么

它只能监控 Gmail。如果你的工作邮箱用的是 Outlook 或其他服务商，OLL.E 目前还不能帮你回复。

它回复的是监控里描述的内容，所以一句含糊的话，只会得到含糊的结果。“重要邮件”只是一种猜测；“客户问 logo 文件什么时候好”才是 OLL.E 能遵循的规则。免费版每月有 10 次操作额度，每发一次自动回复就用掉一次，所以收件箱比较繁忙的话就需要 Pro 版。如果你不希望任何内容未经你过目就发出去，也可以让回复只生成草稿，自己先看过再发。