Trả lời email tự động cho khách hàng của bạn, không phải tất cả mọi người

OLL.E đọc từng email Gmail mới để hiểu ý nghĩa của nó và chỉ tự động trả lời những email mà lệnh theo dõi của bạn mô tả, chẳng hạn như “khách hàng hỏi xin cập nhật tiến độ” hoặc “bất kỳ ai hỏi xin báo giá”. Tất cả những người khác không nhận được gì, và câu trả lời là văn bản bạn đã duyệt hoặc một câu trả lời ngắn được viết riêng cho email đó.

Nó hoạt động như nhau trên iPhone và Android, không cần móc khóa PinG, vì lệnh theo dõi Gmail không phụ thuộc vào thông báo điện thoại. Một giới hạn cần nói trước: hiện tại nó chỉ hoạt động với Gmail. Outlook và các nhà cung cấp khác chưa được hỗ trợ.

Trình trả lời khi vắng mặt của Gmail trả lời bất kỳ ai viết thư trong những ngày bạn đặt, bằng một thông điệp cố định duy nhất, nên khách hàng tốt nhất của bạn và một email chào hàng lạnh đều nhận được cùng câu “tôi vắng mặt đến thứ Hai”. Với bất kỳ ai bán thời gian của mình, chúng tôi nghĩ đó là câu trả lời sai để gửi cho một khách hàng. Một khách hàng hỏi về hạn chót muốn nghe rằng công việc đang tiến triển, chứ không phải bạn đang ở đâu.

Cách thiết lập trả lời email tự động trong OLL.E

1. Cài đặt OLL.E trên Android, iPhone hoặc web và kết nối Gmail bằng tài khoản Google, trong mục Connectors.
2. Nhấn Monitor Now và mô tả các email bằng lời thường ngày: “Tự động trả lời khách hàng gửi email hỏi xin cập nhật tiến độ.” Thêm cả những ai cần loại trừ nếu bạn muốn (“không phải bản tin”, “không phải kế toán của tôi”).
3. Chọn hành động Trả lời tự động, rồi dán văn bản bạn muốn gửi hoặc để OLL.E viết một câu trả lời ngắn cho từng email. Thêm các hành động khác nếu bạn muốn: chuyển tiếp, gắn nhãn, gọi cho tôi.

Từ đó trở đi, mỗi email mới sẽ được kiểm tra theo câu đó. Email nào khớp sẽ nhận được câu trả lời. Một bản tin tình cờ nhắc đến cập nhật tiến độ thì không nên khớp, và điều tương tự cũng áp dụng cho thư rác.

Trả lời tự động hiếm khi là điều duy nhất một lệnh theo dõi làm. Bên cạnh đó, OLL.E có thể chuyển tiếp email cho bất kỳ ai, gắn nhãn cho nó, tóm tắt một chuỗi thư dài và gửi cho bạn một bản tóm tắt ngắn, tạo một sự kiện Google Calendar (giữ khung giờ mà một khách hàng đã đề xuất, chẳng hạn), hoặc gọi cho bạn nếu email đó gấp.

Ai dùng tính năng này

Một nhà tư vấn đi nghỉ mười ngày vẫn muốn khách hàng được trả lời, nhưng không phải bốn mươi email chào hàng lạnh mỗi tuần đi kèm với một địa chỉ công khai. Lệnh theo dõi của cô chỉ trả lời khách hàng của cô (cô nêu tên họ trong câu lệnh), nói rằng cô sẽ quay lại vào ngày 14, và báo cho bất kỳ ai có việc gấp biết rằng email đã đến tay cô. Nó làm được điều đó, vì cùng lệnh theo dõi đó sẽ gọi cho cô nếu một khách hàng viết từ “gấp” hoặc có ý đó.

Tại một agency nhỏ, hộp thư chung nhận được yêu cầu báo giá lẫn lộn với hóa đơn, đơn xin việc và lời chào hàng từ nhà cung cấp. Yêu cầu báo giá nguội lạnh rất nhanh. Ở đây, lệnh theo dõi gửi một câu trả lời tạm thời cho bất kỳ ai hỏi giá, chuyển tiếp email cho người phụ trách viết báo giá và gắn nhãn “Báo giá”, để không có gì bị bỏ sót dưới một đống hóa đơn chưa đọc.

Một freelancer muốn các email hỏi cập nhật tiến độ được trả lời bằng “Đang xử lý, cập nhật vào thứ Sáu.” Vậy là đủ. Anh vẫn tự viết bản cập nhật thật, vào thứ Sáu; trả lời tự động chỉ giúp khách hàng khỏi phải thắc mắc liệu email có đến nơi hay không.

Một founder đang gọi vốn nhận được email từ nhà đầu tư xen giữa các câu hỏi về sản phẩm và yêu cầu hỗ trợ. Lệnh theo dõi cho nhà đầu tư không tự động trả lời gì cả: nó tóm tắt chuỗi thư, gửi cho cô bản tóm tắt và gọi cho cô.

Ba mẫu trả lời tự động để bắt đầu

Cho khách hàng hỏi xem công việc đang đến đâu:

Cảm ơn bạn, mình nhận được rồi. Công việc đang đúng tiến độ và bạn sẽ có một bản cập nhật đầy đủ từ mình trước thứ Sáu.

Cho một yêu cầu báo giá đến khi không có ai ở bàn làm việc:

Cảm ơn bạn đã liên hệ. Một người trong đội sẽ gửi cho bạn mức giá trong ngày làm việc. Nếu bạn có hạn chót, hãy trả lời kèm ngày cụ thể và chúng tôi sẽ sắp xếp theo đó.

Cho một thư trả lời vắng mặt chỉ khách hàng nhìn thấy:

Mình vắng mặt đến ngày 14 và kiểm tra email một lần mỗi ngày. Tin nhắn của bạn đã đến tay mình, và nếu không thể chờ, hãy trả lời kèm từ “gấp” trong tiêu đề.

Chỉ cần giữ lại hai điều: rằng bạn đã thấy nó, và khi nào họ sẽ nghe thêm tin.

Cách thiết lập trả lời tự động trong Gmail mà không cần OLL.E

Nếu một thông điệp cho tất cả mọi người là đủ, hãy dùng trình trả lời khi vắng mặt của Gmail. Trên máy tính: Cài đặt, Xem tất cả cài đặt, thẻ Chung, bật Trình trả lời khi vắng mặt, rồi điền khoảng ngày, tiêu đề và nội dung, và Lưu thay đổi. Trong ứng dụng Android, mục này nằm ở Menu, Cài đặt, tài khoản của bạn, Trình trả lời khi vắng mặt. Trên iPhone là Menu, Cài đặt, rồi Trình trả lời khi vắng mặt dưới mục Soạn và Trả lời.

Google cho biết câu trả lời thường chỉ gửi đến một người vào lần đầu tiên họ viết thư, rồi gửi lại nếu họ email lại sau bốn ngày trong khi trình trả lời vẫn đang bật, hoặc sau khi bạn chỉnh sửa nội dung. Có một ô để chỉ gửi cho danh bạ của bạn. Thư rơi vào mục thư rác, hoặc đến qua một danh sách gửi thư bạn đăng ký, sẽ không nhận được trả lời.

Để trả lời tự động trong Gmail cho một người gửi cụ thể, cách miễn phí là kết hợp mẫu thư và bộ lọc. Bật mẫu thư trong Cài đặt, Nâng cao, lưu câu trả lời của bạn thành một mẫu, rồi tạo một bộ lọc (đặt địa chỉ đó vào mục Từ) và tích “Gửi mẫu”. Cách này hoạt động mà không cần đặt ngày. Nhưng nó chỉ khớp với đúng từ ngữ và địa chỉ bạn gõ vào, và Google cho biết mẫu thư chỉ có thể thiết lập và dùng từ Gmail trên máy tính.

Khi nào Gmail là lựa chọn tốt hơn? Khi bạn thật sự muốn mọi người đều nhận được cùng một thông điệp, một kỳ nghỉ hai tuần không có khách hàng nào đang chờ bạn là trường hợp rõ ràng nhất. Trình trả lời khi vắng mặt không tốn gì và chỉ mất một phút. Với một vài địa chỉ đã biết và một câu trả lời cố định, bộ lọc kết hợp mẫu thư cũng ổn.

Những gì nó không thể làm

Nó chỉ theo dõi Gmail. Nếu email công việc của bạn dùng Outlook hoặc một nhà cung cấp khác, OLL.E chưa thể trả lời email đó hôm nay.

Nó trả lời theo những gì lệnh theo dõi mô tả, nên một câu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ. “Email quan trọng” là một phỏng đoán; “khách hàng hỏi khi nào các tệp logo sẵn sàng” là một quy tắc OLL.E có thể làm theo. Với gói Miễn phí, bạn cũng chỉ có 10 hành động mỗi tháng, và mỗi lần trả lời tự động dùng hết một hành động, nên một hộp thư bận rộn cần gói Pro. Và nếu bạn muốn không có gì được gửi đi mà chưa qua tay mình, hãy giữ câu trả lời ở dạng bản nháp để đọc trước.