Cách nhận cuộc gọi hoặc báo thức khi một email cụ thể đến (Gmail, iPhone, Android)

Gmail không có cài đặt nào khiến điện thoại của bạn đổ chuông vì một người gửi cụ thể. Cách gần nhất có sẵn là một bộ lọc đánh dấu người gửi đó là Quan trọng, kết hợp với chế độ thông báo “Chỉ ưu tiên cao”, giúp bạn nhận được tiếng báo Gmail bình thường nhưng cho ít email hơn. Sau lựa chọn miễn phí đó là danh sách VIP của Apple Mail trên iPhone, một nhãn có âm thanh riêng trên Android, các dịch vụ biến một email được chuyển tiếp thành cuộc gọi thoại, và OLL.E, nơi bạn gõ câu lệnh và nó sẽ gọi điện. Người gửi trong các ví dụ tên là Dane. Đây là tên hư cấu.

Nếu bạn dùng iPhone, hãy đọc đoạn này trước tiên. Không có gì bên trong Gmail hay Apple Mail có thể thực hiện một cuộc gọi. Mẹo VIP chỉ cho bạn một biểu ngữ to hơn, và chỉ vậy thôi. Để khiến iPhone đổ chuông khi có tin nhắn Gmail, bạn cần một dịch vụ gọi điện cho bạn; cách thứ năm bên dưới làm được điều đó.

Một quan điểm, và phần còn lại của bài viết dựa trên đó. Một biểu ngữ to hơn không phải là một cảnh báo.

Nếu bỏ lỡ email đó khiến bạn mất tiền, thứ duy nhất thật sự hiệu quả là thứ đổ chuông liên tục cho đến khi bạn trả lời. Mọi thứ khác chỉ là một cách lịch sự hơn để hy vọng bạn tình cờ nhìn vào điện thoại.

Tôi có thể đặt báo thức cho một email cụ thể trong Gmail không?

Không phải báo thức. Một thông báo chọn lọc hơn là điều tốt nhất Gmail tự làm được. Nó cần hai cài đặt: một bộ lọc trên máy tính và một chế độ thông báo trên điện thoại.

1. Trên máy tính, mở cài đặt Gmail, vào mục Bộ lọc và địa chỉ bị chặn rồi nhấp Tạo bộ lọc mới.
2. Trong ô Từ, gõ địa chỉ của Dane. Để thu hẹp theo chủ đề, thêm một từ vào ô Tiêu đề hoặc Có các từ, ví dụ “investment files”.
3. Nhấp Tạo bộ lọc, chọn Luôn đánh dấu là quan trọng, rồi nhấp Tạo bộ lọc lần nữa.
4. Trên Android, mở ứng dụng Gmail, chạm Menu, rồi Cài đặt, rồi tài khoản của bạn, rồi Thông báo email, và chọn Chỉ ưu tiên cao. Trên iPhone là Menu, Cài đặt, Thông báo, Thông báo email, Chỉ ưu tiên cao.

Giờ điện thoại sẽ rung vì Dane và giữ im lặng với phần lớn phần còn lại. Phần lớn thôi. Chỉ ưu tiên cao là bộ lọc của bạn cộng với phỏng đoán riêng của Google về điều gì quan trọng với bạn, và bạn không thể tắt phần phỏng đoán đó của Google. Nó cũng phát ra cùng một âm thanh như mọi thông báo Gmail khác. Chế độ Không làm phiền sẽ làm nó im bặt. Điện thoại úp mặt xuống trong một cuộc họp, bạn sẽ không nghe thấy gì cả.

Trang trợ giúp của chính Google có một mẹo thứ hai: một bộ lọc chuyển tiếp email đến địa chỉ email-sang-tin-nhắn của nhà mạng bạn, chính là số điện thoại của bạn tại một tên miền do nhà mạng vận hành. Các cổng email-sang-tin-nhắn của nhà mạng tồn tại ở một số nhà mạng Mỹ và một vài đã ngừng hoạt động, nên hãy thử trước khi bạn tin tưởng nó. Và một tin nhắn văn bản thì vẫn không đổ chuông.

Làm sao để có báo thức trên iPhone khi một email cụ thể đến?

Bạn không thể, và tốt hơn hết là biết rõ giới hạn trước khi mất mười phút trong Cài đặt. Điều bạn có thể có là một âm thanh to hơn cho một người, bằng cách dùng danh sách VIP trong Apple Mail. Nó chỉ phát một lần. Nó áp dụng theo từng người, nên không thể phân biệt hóa đơn của Dane với bản tin của Dane. Ứng dụng Gmail không có tính năng VIP, nên tài khoản phải được thêm vào Apple Mail, và Apple Mail có thể kiểm tra Gmail theo lịch thay vì ngay lập tức, nên âm thanh có thể đến khá lâu sau khi email đã đến. Hãy tự gửi một email thử từ tài khoản khác và tính thời gian. Nếu một biểu ngữ to hơn vẫn đáng để có, đây là cách thiết lập.

1. Thêm Gmail vào Apple Mail nếu cần: mở Cài đặt, tìm Tài khoản thư, rồi chạm Thêm tài khoản và chọn Google.
2. Mở Mail, vào danh sách Hộp thư, chạm vào biểu tượng i nhỏ cạnh VIP, chạm Thêm VIP và chọn Dane. Dane cần có sẵn trong Danh bạ của bạn trước.
3. Cài đặt, Thông báo, Mail. Tìm các tùy chọn thông báo VIP ở đó, bật cảnh báo lên và chọn âm thanh dài nhất trong danh sách.
4. Cài đặt, Tập trung. Trong mỗi chế độ Tập trung bạn dùng, chạm Ứng dụng và thêm Mail. Tập trung cho phép theo cả ứng dụng, không theo từng người gửi.

Làm sao để có báo thức trên Android khi một email cụ thể đến?

Android cho bạn nhiều khoảng trống hơn. Gmail trên Android có thể báo theo từng nhãn, và Android cho mỗi kênh thông báo một âm thanh riêng và một ngoại lệ Không làm phiền riêng. Vậy kế hoạch là đưa Dane vào một nhãn riêng của anh ấy và làm cho nhãn đó kêu to. Tạo bộ lọc giống như trên, nhưng cũng chọn Áp dụng nhãn và tạo một nhãn mới tên là Ring. Sau đó trong ứng dụng Gmail vào Cài đặt, tài khoản của bạn, Quản lý nhãn, rồi chạm vào Ring. Đặt Đồng bộ tin nhắn thành 30 ngày gần nhất trước; Google lưu ý rằng một nhãn không được đồng bộ thì không thể bật thông báo. Sau đó bật thông báo cho nhãn đó. Âm thanh áp dụng cho cả tài khoản nằm ở Cài đặt, tài khoản của bạn, Âm thanh thông báo, Email, Âm thanh thông báo. Để có âm thanh chỉ riêng cho Ring, mở Cài đặt của chính điện thoại, tìm Gmail rồi vào phần thông báo của nó. Tìm kênh Ring, chọn một âm thanh, đặt mức độ quan trọng cao nhất mà điện thoại cho phép, và nếu có tùy chọn đó, cho phép nó vượt qua chế độ Không làm phiền. Tên gọi khác nhau tùy theo điện thoại.

Điều đó cho bạn một âm thanh to đủ để xuyên qua chế độ im lặng. Nhưng nó vẫn chỉ phát một lần rồi dừng. Để có âm thanh kêu liên tục cho đến khi bạn tắt nó, câu trả lời trên Android là Tasker (một ứng dụng Android trả phí) cùng plugin AutoNotification: chờ một thông báo Gmail có nội dung chứa từ Dane, rồi lặp lại một báo thức. Nó hoạt động. Nhưng cũng mất cả một buổi chiều để thiết lập, và trình tối ưu pin trên một chiếc Samsung hay Xiaomi sẽ âm thầm tắt nó đi vào đúng tuần bạn ngừng để ý đến nó. Các ứng dụng trên Play Store hứa hẹn báo thức cho email phần lớn đòi quyền truy cập toàn bộ hộp thư và đã không được cập nhật trong nhiều năm.

Tôi có thể biến một email thành một cuộc gọi điện thoại không?

Có, và đây là cách đầu tiên trong danh sách thật sự đổ chuông. Một vài dịch vụ nhỏ cho bạn một địa chỉ email; bất cứ thứ gì được chuyển tiếp đến đó sẽ kích hoạt một cuộc gọi thoại đọc to tiêu đề email. Ví dụ là email2phone.net, VocalNotify và Echobell. Nếu bạn biết lập trình, Twilio làm điều tương tự bằng webhook: một email đến chạm vào Inbound Parse của SendGrid, kịch bản của bạn gọi Twilio Voice API, điện thoại của bạn đổ chuông. Một cuộc gọi đến số Mỹ tốn khoảng 0,014 US$ một phút, cộng thêm khoảng 1,15 US$ một tháng cho một số nội địa Mỹ để gọi đi.

Lựa chọn không cần viết code, dành cho độc giả ở Mỹ, là IFTTT. Dịch vụ Phone Call (chỉ ở Mỹ) của nó có một hành động tên Call my phone đọc to một tin nhắn ngắn. Hành động này chỉ có ở các gói Pro, giới hạn 100 cuộc gọi một tháng, và chỉ gọi được số Mỹ. Kết hợp nó với một tác nhân kích hoạt Gmail và bạn có một quy tắc email-thành-cuộc-gọi trong khoảng mười lăm phút. Thêm về IFTTT so với Zapier tại Zapier so với IFTTT cho cảnh báo.

Với tất cả các cách này, bước thiết lập là một bộ lọc Gmail với Chuyển tiếp đến trỏ về địa chỉ của dịch vụ, và Gmail bắt bạn xác minh địa chỉ đó trước. Vì vậy độ chính xác chỉ tốt bằng bộ lọc của bạn. Một người gửi thì dễ. Một chủ đề chỉ là khớp từ khóa. “Dane, nhưng chỉ về các tệp đầu tư” chỉ là một phỏng đoán. Một số dịch vụ chỉ dùng số Mỹ, và phần lớn được xây cho cảnh báo máy chủ, nên quá trình thiết lập giả định rằng bạn đã biết webhook là gì.

Làm sao để có một cuộc gọi điện thoại khi một email cụ thể đến, mà không cần qua tất cả những bước đó?

Tôi đã chán ngấy việc cứ 5 phút lại kiểm tra điện thoại để xem có việc mới trên Upwork, tin nhắn khách hàng hay email hay không. Và bằng cách nào đó tôi vẫn bỏ lỡ những thứ quan trọng. Vậy nên chúng tôi đã xây dựng OLL.E. Nó theo dõi tất cả những điều đó thay bạn và chỉ ồn ào khi có điều gì đó thật sự quan trọng.

Với email, điều đó có nghĩa là: kết nối Gmail bằng tài khoản Google, chạm Monitor Now, và gõ câu lệnh.

Không cần xây bộ lọc, không cần đặt tên nhãn. OLL.E tự hiểu điều gì được tính là khớp dựa trên câu chữ, nên bản tin hằng tuần của Dane vẫn im lặng, còn email “đã đính kèm tệp, cần bạn ký duyệt hôm nay” của Dane sẽ đổ chuông thành một cuộc gọi. Một lệnh theo dõi ít khẩn cấp hơn có thể bật báo thức thay vì gọi điện, hoặc vào thẳng Danh sách rút gọn im lặng. Bạn cũng có thể gắn thêm một hành động vào đó: chuyển tiếp email cho đối tác, gắn nhãn cho nó, hoặc soạn sẵn một thư trả lời để bạn duyệt.

Trên iPhone, điều này hoạt động đầy đủ. Các lệnh theo dõi Gmail chạy trên iPhone với cuộc gọi thật và không cần thêm phần cứng nào; móc khóa OLL.E PinG chỉ cần thiết khi theo dõi thông báo của các ứng dụng khác (WhatsApp, Slack và tương tự), vì iOS không cho phép ứng dụng đọc những thông báo đó khi chạy nền.

Tôi nên dùng cách nào?

Phương pháp thứ năm là ứng dụng mà chúng tôi xây dựng, OLL.E, và với vấn đề này nó chỉ làm một việc: bạn kết nối Gmail, gõ “Gọi cho tôi khi Dane gửi email về các tệp đầu tư”, và nó sẽ gọi cho bạn ngay khi email đó đến, trên cả iPhone lẫn Android, không cần thiết lập bộ lọc, nhãn hay móc khóa nào. Nó không lưu trữ nội dung email và chỉ đổ chuông cho đúng điều bạn đã mô tả, theo khả năng đọc hiểu tốt nhất của nó. Gói miễn phí cho bạn 4 lệnh theo dõi đang hoạt động và 10 cảnh báo mỗi tháng, không cần thẻ. Pro có giá 19,99 US$ một tháng cho 25 lệnh theo dõi và 300 cảnh báo, kèm bản dùng thử miễn phí 7 ngày.