Tin nhắn báo vắng mặt: 15 mẫu nghe như do một người thật viết

Một tin nhắn báo vắng mặt tốt cho biết khi nào bạn quay lại và điều gì xảy ra với việc gấp cho đến lúc đó. Nêu tên người để viết thư thay bạn, hoặc nói thẳng rằng không ai phụ trách thay và cho một cách liên hệ với bạn nếu việc đó thật sự không thể chờ. Mọi thứ khác (bạn đi đâu, bạn cần nghỉ đến mức nào, một lời xin lỗi vì sự bất tiện) chỉ là phần thêm vào, và phần thêm vào chính là thứ người ta lướt qua để tìm ngày tháng.

Dưới đây là 15 mẫu bạn có thể sao chép, sắp xếp theo lý do bạn vắng mặt. Sau đó là các bước chính xác cho Gmail và Outlook, và vì sao tôi sẽ không bao giờ gửi cùng một mẫu cho tất cả mọi người.

Tôi nên nói gì trong một tin nhắn báo vắng mặt?

Ba điều, thường gói trong ba dòng.

Ngày bạn quay lại, viết rõ thứ và ngày tháng. “Thứ Hai, 10 tháng 11” thì ổn. “Tuần sau” chẳng có ý nghĩa gì với người đọc nó vào một ngày thứ Sáu. Sau đó là nên liên hệ ai thay bạn, kèm địa chỉ email đầy đủ của người đó, chứ không phải “đồng nghiệp của tôi”. Rồi nói rõ bạn có đọc email hay không, để không ai ngồi chờ một câu trả lời sẽ chẳng bao giờ đến.

Bỏ qua lý do trừ khi nó giúp ích cho người đọc. “Đang dự hội nghị” cho khách hàng biết bạn có thể trả lời vào buổi tối. “Việc riêng” thì chẳng nói lên điều gì và chỉ khiến họ thắc mắc.

Và đừng hứa sẽ trả lời mọi email ngay ngày bạn quay lại. Bạn sẽ không làm được, và khách hàng đã tin lời bạn sẽ nhận ra điều đó.

Một ví dụ về tin nhắn báo vắng mặt hiệu quả là gì?

Dưới đây là mười lăm mẫu. Thay những phần trong ngoặc vuông. Chúng cố tình ngắn, vì chẳng ai đọc một thư trả lời tự động đến hết.

Kỳ nghỉ

Chào bạn, tôi đang nghỉ phép đến [Thứ Hai, 10 tháng 11] và không kiểm tra email. Nếu việc không thể chờ, [Sam] tại [sam@congty.com] có thể giúp bạn. Nếu không, tôi sẽ trả lời khi quay lại. [Tên của bạn]

Cảm ơn email của bạn. Tôi đang đi công tác với sóng điện thoại chập chờn cho đến [ngày], nên tôi sẽ không thấy email này trước đó. Với bất cứ điều gì liên quan đến [dự án], vui lòng viết cho [tên] tại [email]. Mọi thứ khác sẽ được trả lời vào tuần tôi quay lại.

Chào bạn, tôi đang nghỉ ngơi thật sự đến [ngày]. Không ai phụ trách thay tôi, nên nếu có điều gì thật sự khẩn cấp, hãy nhắn tin cho tôi ở [số điện thoại] và tôi sẽ xem một lần mỗi ngày. Mọi thứ khác sẽ chờ đến khi tôi quay lại.

Hội nghị hoặc chuyến công tác

Tôi đang ở [sự kiện] tại [thành phố] đến [ngày], nên việc trả lời sẽ chậm và chủ yếu vào buổi tối. Nếu bạn cần gì đó ngay hôm nay, [tên] ([email]) nắm rõ chi tiết.

Tôi đang ở [sự kiện] tuần này. Nếu bạn cũng ở đó, hãy trả lời kèm một khung giờ và mình cùng uống cà phê. Nếu không, tôi sẽ trở lại bàn làm việc vào [ngày].

Nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm con

Tôi đang nghỉ thai sản đến [tháng]. Tôi sẽ không đọc email trong thời gian này. [Tên] đang phụ trách công việc và khách hàng của tôi trong lúc tôi vắng mặt: [email]. Nếu bạn cần liên hệ với cá nhân tôi, hãy viết lại sau [tháng] và tôi sẽ xem.

Nghỉ ốm

Hôm nay tôi nghỉ ốm, hy vọng mai sẽ quay lại. Việc gì gấp, vui lòng gửi cho [tên] tại [email].

Cuối tuần và ngoài giờ làm, dành cho freelancer

Cảm ơn tin nhắn của bạn. Tôi làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, 9 giờ đến 18 giờ [múi giờ], và tôi sẽ trả lời vào sáng thứ Hai. Nếu trang web đang hoạt động hoặc một đợt ra mắt bị lỗi, hãy gọi [số điện thoại].

Bạn đã nhắn cho tôi ngoài giờ làm việc. Tôi sẽ mở lại hộp thư lúc 9 giờ sáng [múi giờ] và trả lời khách hàng trước tiên. Không cần gửi lại lần hai.

Thời gian báo trước nghỉ việc, và sau khi đã nghỉ

Tôi sẽ kết thúc công việc tại [công ty] vào [ngày] và bàn giao công việc cho [tên]. Để không bỏ sót điều gì, từ giờ xin hãy CC [email] vào bất cứ việc mới nào.

Tôi đã nghỉ việc tại [công ty]. Không ai đọc hộp thư này nữa và email của bạn chưa được chuyển tiếp. Vui lòng viết cho [tên] tại [email], người đã tiếp nhận các tài khoản của tôi. Rất vui vì đã được làm việc cùng bạn.

Một mẫu ngắn cho khách hàng

Vắng mặt đến [ngày]. [Tên] đang phụ trách dự án của bạn và có thể trả lời mọi thắc mắc: [email].

Một mẫu nội bộ, cho đội của bạn

Vắng mặt đến [ngày]. Câu hỏi về thiết kế gửi cho [tên], về hóa đơn gửi cho [tên]. Ghi chú cho mọi việc đang dang dở nằm trong [thư mục]. Đừng chờ tôi để phê duyệt; [tên] có thể ký duyệt thay.

Hai mẫu hài hước

Sự hài hước chỉ phát huy tác dụng với người đã quen biết bạn. Đừng gửi bất kỳ mẫu nào trong hai mẫu này cho một khách hàng mới.

Tôi vắng mặt đến [ngày], không mang laptop, một quyết định tôi sẽ hối hận vào thứ Ba. Nếu việc này khẩn cấp, [tên] tại [email] sẽ giúp bạn. Nếu đó là một cuộc họp lẽ ra chỉ cần một email, tin vui là: giờ nó đã là một email rồi.

Email của bạn vừa gia nhập một hàng chờ vài trăm email, được sắp xếp cẩn thận theo số lần mỗi email nói “hỏi nhanh một chút”. Tôi quay lại vào [ngày]. [Tên] tại [email] ít cháy nắng hơn tôi và có thể giúp bạn sớm hơn.

Làm sao để đặt báo vắng mặt trong Gmail?

Gmail gọi đây là trả lời tự động khi nghỉ phép. Trên máy tính:

1. Mở Gmail, nhấp vào Cài đặt ở góc trên bên phải, rồi chọn Xem tất cả cài đặt.
2. Ở tab Chung, cuộn xuống phần Trả lời tự động khi nghỉ phép và chọn Bật trả lời tự động khi nghỉ phép.
3. Điền khoảng thời gian, tiêu đề và nội dung tin nhắn.
4. Nếu bạn chỉ muốn danh bạ của mình nhận được, hãy chọn ô bên dưới tin nhắn.
5. Nhấp Lưu thay đổi ở cuối trang.

Nó bắt đầu lúc 0 giờ ngày bắt đầu và kết thúc lúc 23 giờ 59 ngày kết thúc, trừ khi bạn dừng sớm hơn. Trong lúc nó đang bật, một biểu ngữ nằm phía trên hộp thư của bạn kèm liên kết Kết thúc ngay.

Vài điều khiến người dùng bất ngờ. Phần lớn các trường hợp, Gmail chỉ gửi thư trả lời vào lần đầu tiên ai đó gửi email cho bạn, và gửi lại nếu người đó viết lại sau bốn ngày trong khi tính năng vẫn đang bật, hoặc sau khi bạn đổi nội dung tin nhắn. Thư rơi vào mục rác, hoặc đến từ một danh sách gửi thư bạn đang theo dõi, sẽ không nhận được thư trả lời nào cả. Ứng dụng Gmail trên Android và iPhone có phiên bản cài đặt riêng, và Google liệt kê các bước đó trên cùng một trang trợ giúp.

Làm sao để bật trả lời tự động trong Outlook?

Trong Outlook mới cho Windows, vào tab Xem, rồi Cài đặt xem, rồi Tài khoản, rồi Trả lời tự động. Trong Outlook trên web là Cài đặt, rồi Tài khoản, rồi Trả lời tự động. Bật công tắc lên, chọn Chỉ gửi trả lời trong một khoảng thời gian và nhập giờ bắt đầu và kết thúc. Nếu bỏ trống khoảng thời gian, trả lời tự động sẽ chạy đến khi chính bạn tắt nó, và đó là lý do nhiều người vẫn còn thư trả lời tự động chạy đến tận tháng Ba.

Có một tùy chọn Chỉ gửi trả lời cho danh bạ dành cho người gửi bên ngoài, và với tài khoản công ty hoặc trường học bạn chọn xem người ngoài tổ chức có nhận được trả lời hay không. Outlook chỉ gửi một thư trả lời cho mỗi lần vắng mặt tới mỗi người, dù họ viết bao nhiêu lần.

Mọi người có nên nhận cùng một tin nhắn báo vắng mặt không?

Một tin nhắn báo vắng mặt trả lời giống nhau cho tất cả mọi người là một lời nói dối nhỏ với những khách hàng tốt nhất của bạn.

Hãy nghĩ xem thật ra ai là người kích hoạt nó. Khách hàng đang chờ tệp bạn đã hứa gửi vào thứ Năm. Một bản tin. Một hóa đơn từ một công cụ bạn trả phí. Một lời chào hàng lạnh từ người chưa từng nghe đến bạn. Cả bốn người đều nhận được cùng một đoạn văn lịch sự, điều này nói với khách hàng của bạn, bằng chính giọng văn của bạn, rằng họ ngang hàng với một hóa đơn. Nó cũng cho mọi lời chào hàng lạnh biết hộp thư vẫn đang hoạt động và không ai theo dõi nó. Người xứng đáng nhất với một câu trả lời thật sự lại nhận được thứ ít hữu ích nhất, vì tin nhắn phải đủ mơ hồ để gửi cho cả người lạ.

Tùy chọn chỉ gửi cho danh bạ trong Gmail và Outlook giúp được phần nào. Nhưng danh bạ của bạn không phải là danh sách khách hàng của bạn. Nó có cả nha sĩ của bạn, cửa hàng đã bán cho bạn một chiếc sofa, và một khách hàng từ ba năm trước chưa từng trả tiền. Và cả hai công cụ đều không thể phân biệt một email khẩn cấp với một email thông thường, nên khách hàng có trang web đang sập sẽ nhận được “tôi quay lại vào ngày 10” và chẳng có gì xảy ra cho đến khi bạn quay lại thật.

Làm sao để chỉ tự động trả lời khách hàng trong lúc tôi vắng mặt?

Bạn cần thứ gì đó đọc được nội dung email, chứ không chỉ địa chỉ. Đây là cách so sánh ba lựa chọn.

Chúng tôi xây dựng OLL.E cho việc này. Hiện tại nó chỉ hoạt động với Gmail, chưa có Outlook. Bạn mô tả khách hàng trong lệnh theo dõi (một danh sách tên, hoặc bất kỳ ai viết về một dự án đang hoạt động) và nó đọc nội dung từng email: khách hàng nhận được thư trả lời tự động kèm ngày bạn quay lại, những người khác không nhận được gì, và một email nói rằng việc đó khẩn cấp sẽ gọi điện cho bạn. Trả lời email hoạt động như nhau trên iPhone và Android, và không có nội dung email nào được lưu trữ. Thêm về trả lời tự động email chỉ cho khách hàng và cuộc gọi cho các email cụ thể. Gói miễn phí có 4 lệnh theo dõi và 10 hành động mỗi tháng, không cần thẻ; Pro có giá 19,99 US$ một tháng kèm bản dùng thử 7 ngày.