Cách thiết lập Google Alerts cho công ty, và thật sự thấy được cảnh báo quan trọng

Để thiết lập Google Alerts cho một công ty, vào google.com/alerts, gõ tên công ty trong dấu ngoặc kép, bấm Show options, chọn tần suất và nguồn, rồi bấm Create Alert. Việc đó mất hai phút. Việc chọn ra khoảng sáu cảnh báo đáng để thiết lập, rồi thật sự nhận ra cảnh báo quan trọng ngay trong ngày nó đến, mới là điều phần còn lại của bài viết này nói đến.

Một lưu ý cho người dùng iPhone trước khi bắt đầu. Google Alerts đến dưới dạng email bình thường, nên mọi thứ ở phần cuối bài viết này hoạt động trên iPhone y hệt như trên Android. Không cần móc khóa, không cần thêm phần cứng nào. (OLL.E chỉ cần móc khóa PinG trên iPhone khi bạn muốn nó theo dõi thông báo của ứng dụng khác, và cảnh báo email thì không thuộc trường hợp đó.)

Làm sao để thiết lập Google Alerts cho một công ty?

Bạn cần một tài khoản Google. Hãy làm việc này trên máy tính; sẽ dễ nhìn thấy các tùy chọn hơn.

1. Mở google.com/alerts và đăng nhập bằng tài khoản Google có hộp thư sẽ nhận các email đó.
2. Trong ô ở trên cùng, nơi Google hỏi bạn muốn theo dõi chủ đề gì, gõ tên công ty trong dấu ngoặc kép, ví dụ “Northpeak Logistics”.
3. Bấm Show options. Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ dùng cài đặt mặc định, phù hợp để thử nghiệm nhưng không đúng cho việc theo dõi đối thủ.
4. Đặt How often, Sources, Language, Region và How many (bảng dưới đây là những gì tôi chọn cho một công ty).
5. Kiểm tra xem tài khoản nào sẽ nhận cảnh báo, rồi bấm Create Alert.

Vì sao cần dấu ngoặc kép? Google Search coi một cụm từ trong dấu ngoặc kép là khớp chính xác, nên “Northpeak Logistics” sẽ không gửi cho bạn mọi bài viết có nhắc đến logistics. Những công ty có tên trùng với từ thông dụng cần điều này hơn ai hết.

Nhân tiện, mọi công ty trong bài viết này đều là tên bịa.

Để chỉnh sửa một cảnh báo sau này, quay lại Google Alerts, bấm Edit bên cạnh nó, chỉnh những gì cần rồi bấm Update Alert. Để dừng một cảnh báo, bấm Delete, hoặc bấm Unsubscribe ở cuối bất kỳ email cảnh báo nào.

Người sáng lập hoặc nhân viên sales nên thiết lập những Google Alerts nào?

Tôi sẽ bắt đầu với sáu cảnh báo. Nhiều hơn thế thì các email sẽ biến thành mớ ồn ào mà bạn chỉ lướt qua, làm mất hết ý nghĩa ban đầu. Những từ nằm ngoài dấu ngoặc kép là từ tìm kiếm bình thường, nên hãy coi chúng như một gợi ý hướng đến loại bài viết bạn muốn, chứ không phải một bộ lọc cứng nhắc.

1. “Tên công ty của bạn”. Tên chính công ty bạn, đặt nguồn Automatic và tần suất hằng ngày. Một khách hàng than phiền trên một diễn đàn, hoặc một nhà báo viết sai giá của bạn. Bạn muốn biết cả hai, và muốn biết trước khi nhà đầu tư chuyển tiếp chúng cho bạn.
2. “Tên nhà sáng lập của bạn”, nếu có ai đó từng trích lời bạn. Cài đặt tương tự.
3. “Brightwave” pricing cho từng đối thủ đáng gờm. Đây chính là cách thiết lập Google Alerts cho đối thủ mà phần lớn mọi người muốn. Nguồn là News và Blogs, tần suất as-it-happens. Khi một đối thủ tăng giá, tuần sau đó chính là tuần tốt nhất để bạn giành lấy những khách hàng không hài lòng của họ.
4. “Northpeak Logistics” funding cho những khách tiềm năng hàng đầu của bạn. Một công ty vừa gọi được vốn sẽ có ngân sách và một hội đồng quản trị đang hỏi số tiền đó sẽ chi vào đâu. Mỗi khách tiềm năng một cảnh báo, chỉ dùng nguồn News.
5. “Northpeak Logistics” hires. Một trưởng phòng sales mới hay một CFO mới thường có nghĩa là các nhà cung cấp cũ sẽ bị xem xét lại, và bạn muốn có mặt trong hộp thư của người mới đó ngay trong tháng đầu tiên.
6. “Brightwave” acquired. Cảnh báo này gần như chẳng bao giờ kích hoạt. Khi nó xảy ra, khách hàng của họ sẽ bắt đầu tìm kiếm lựa chọn khác chỉ trong vài ngày, và chẳng ai trong số họ sẽ gửi email báo cho bạn biết điều đó.

Các công cụ theo dõi truyền thông trả phí tìm kiếm ở nhiều nơi hơn và có thêm bảng điều khiển cùng báo cáo, và nếu theo dõi truyền thông là công việc thật sự của bạn thì chúng đáng để xem qua; còn với một người theo dõi khoảng hai mươi cái tên công ty, Google Alerts là đủ dùng.

Google Alerts gửi email với tần suất như thế nào?

Tùy theo bạn chọn. Tùy chọn How often có ba mức: as-it-happens, at most once a day, hoặc at most once a week. Google nói bạn sẽ nhận email bất cứ khi nào họ tìm thấy kết quả khớp, nên một công ty ít tin tức có thể im lìm nhiều tuần liền dù đã chọn as-it-happens.

Weekly khá hấp dẫn vì nó giữ hộp thư yên tĩnh. Nhưng tôi sẽ không chọn vậy: một cảnh báo hằng tuần hoạt động giống một bản tin. Nếu tin tức là một khách tiềm năng vừa gọi vốn vào thứ Ba, mà đến thứ Hai tuần sau bạn mới biết thì ba đối thủ khác đã kịp gửi email chúc mừng. Weekly ổn cho việc theo dõi nhắc đến thương hiệu của chính bạn. Còn với bất cứ điều gì bạn muốn hành động ngay, hãy chọn as-it-happens và giải quyết vấn đề ồn ào bằng cách khác.

Vì sao tôi không nhận được Google Alerts?

Trang trợ giúp của chính Google liệt kê ba điều cần kiểm tra. Hãy làm lần lượt theo thứ tự đó.

• Bạn đang đăng nhập một tài khoản Google khác với tài khoản đã tạo cảnh báo đó. Hãy đăng xuất rồi đăng nhập lại tại google.com/alerts và xem các cảnh báo của bạn có được liệt kê không.
• Cảnh báo đã biến mất hoặc đang trỏ đến nơi khác. Hãy chắc chắn cảnh báo đó vẫn tồn tại trong Google Alerts và đang gửi đến đúng địa chỉ.
• Hộp thư của bạn đã đầy, hoặc các email đang rơi vào mục spam. Trong Gmail, Google gợi ý nên thêm googlealerts-noreply@google.com vào danh bạ của bạn.

Và thêm một điều của riêng tôi. Nếu một công ty nhỏ chẳng bao giờ kích hoạt được gì, hãy chuyển How many từ Only the best results sang All results và xem có thay đổi gì không. Và nếu bạn từng thiết lập một bộ lọc Gmail từ nhiều tháng trước để bỏ qua hộp thư đến cho bất cứ thứ gì từ Google, bộ lọc đó đang âm thầm nuốt mất các cảnh báo của bạn.

Tôi có thể nhận Google Alerts trên điện thoại không?

Có, vì chúng chỉ là email bình thường. Chúng đến trong ứng dụng Gmail như mọi email khác. Nếu bạn muốn chúng nổi bật hơn, ứng dụng Gmail cho phép bạn đặt thông báo thành Chỉ ưu tiên cao (trên Android: Menu, Cài đặt, tài khoản của bạn, Thông báo email; trên iPhone: Menu, Cài đặt, Thông báo, Thông báo email).

Đây chính là nơi phần lớn những lời phàn nàn rằng Google Alerts không hoạt động thật sự bắt nguồn. Gửi được email cảnh báo là phần dễ. Nhận ra đúng cái quan trọng mới là phần khó. Cảnh báo gọi vốn của Northpeak rung chuông y hệt như một hóa đơn từ quán cà phê. Nó nằm trong hộp thư lúc 9 giờ 40 và bạn thấy nó lúc 4 giờ chiều, hoặc đến thứ Sáu, lúc đó Google đã làm đúng việc của mình một cách hoàn hảo nhưng điều đó chẳng còn ý nghĩa gì với bạn nữa. Bật Chỉ ưu tiên cao giúp được một chút, nhưng Google tự quyết định thế nào là ưu tiên cao, và nó chẳng biết Northpeak chính là thương vụ cả quý của bạn phụ thuộc vào. Một bộ lọc gắn nhãn mọi thứ từ googlealerts-noreply@google.com giúp bạn tìm lại cảnh báo sau này. Nhưng không cái nào trong hai cái đó khiến điện thoại của bạn làm điều gì khác đi vào đúng lúc cảnh báo quan trọng đến.

Biến đúng cảnh báo quan trọng thành một cuộc gọi đến điện thoại của bạn

Nếu các cảnh báo của bạn đến một tài khoản Gmail, OLL.E có thể theo dõi chúng mà không cần thêm gì trên cả iPhone lẫn Android. Bạn viết một câu nói rõ điều bạn quan tâm, và khi một cảnh báo báo rằng một khách tiềm năng vừa gọi vốn hoặc một đối thủ vừa đổi giá, nó sẽ gọi điện cho bạn. Bạn cũng có thể thêm một dòng cho tin tức về chính công ty mình. Nó có thể gửi cho bạn một bản tóm tắt ngắn về nội dung cảnh báo, và chuyển tiếp email đó cho một đồng đội cần theo dõi tiếp. Cảnh báo về một buổi webinar của đối thủ thì nằm im trong Danh sách rút gọn, thứ không bao giờ phát ra âm thanh.

Để nói rõ về những gì nó không làm: OLL.E không tự tạo Google Alerts thay bạn, và nó cũng không tự mình thu thập dữ liệu trên web. Bạn vẫn phải tự thiết lập các cảnh báo theo các bước ở trên. Nó không theo dõi trang web.

Kết nối Gmail, gõ một lệnh theo dõi cho cảnh báo khách tiềm năng và một lệnh cho giá của đối thủ, rồi để mọi thứ khác đến một cách im lặng. Nó hoạt động giống nhau trên iPhone và Android vì nó đọc hộp thư của bạn, không phải thông báo trên điện thoại. Nó chỉ đọc những gì lệnh theo dõi cần và không lưu trữ nội dung email. Hãy bắt đầu với hai lệnh theo dõi và xem bạn thật sự nhấc máy cho cuộc gọi nào; gói miễn phí là đủ cho một vài cảnh báo.