Trả lời tự động tin nhắn, WhatsApp và Telegram, chỉ cho những người quan trọng

Hãy nói cho OLL.E biết ai nên nhận được câu trả lời, và trên Android nó sẽ trả lời tin nhắn SMS, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack và Fiverr của họ, và không ai khác. Bạn mô tả họ, hoặc mô tả loại tin nhắn, chỉ bằng một câu. Nó đọc hiểu ý nghĩa của tin nhắn, nên “một khách hàng hỏi khi nào tệp sẵn sàng” sẽ nhận được câu trả lời của bạn, còn nhóm gia đình thì không nhận được gì.

Nói về iPhone trước, vì nó thay đổi những gì bạn nhận được. iOS không cho phép bất kỳ ứng dụng nào trả lời bên trong một ứng dụng khác, nên trên iPhone các câu trả lời của chúng tôi đến dưới dạng bản nháp mà bạn gửi chỉ bằng một chạm, và việc theo dõi tin nhắn của các ứng dụng khác cần đến móc khóa OLL.E PinG. Trên Android, câu trả lời được gửi đi tự động.

Trả lời tự động hoạt động như thế nào?

Bạn viết một lệnh theo dõi. Một lệnh theo dõi là một câu mô tả điều bạn đang chờ, và trả lời tự động là một hành động bạn gắn vào đó.

1. Cài đặt OLL.E. Trên Android, cấp quyền truy cập thông báo; trên iPhone, ghép nối móc khóa PinG, thiết bị chuyển tiếp thông báo của bạn đến OLL.E.
2. Nhấn Monitor Now và gõ ai nên nhận được câu trả lời: “khách hàng trên WhatsApp sau 7 giờ tối”, “đối tác Dan của tôi trên Telegram”, “bất kỳ ai nhắn tin hỏi xem có hàng không”.
3. Gắn thêm câu trả lời. Dán sẵn đoạn văn bản bạn duyệt một lần, hoặc để OLL.E viết một câu trả lời ngắn phù hợp với từng tin nhắn. Thêm một cuộc gọi điện thoại hoặc một báo thức cho những tin nhắn không thể chờ.

Trên Android, câu trả lời được gửi qua chính chức năng trả lời của thông báo, cùng ô nhập liệu bạn dùng ngay từ màn hình khóa, nên nó hiện lên trong cuộc trò chuyện như thể chính bạn đã gõ. Bạn không cần WhatsApp Business hay một số điện thoại thứ hai.

Nên chọn kiểu trả lời nào phụ thuộc vào việc bạn muốn kiểm soát câu chữ đến mức nào. Văn bản đã duyệt là lựa chọn an toàn: bạn viết nó một lần, bạn biết chính xác mỗi khách hàng sẽ đọc được gì, và nó không bao giờ nói điều bạn không muốn. Một câu trả lời được viết riêng cho tin nhắn thì ấm áp hơn. Nếu khách hàng hỏi “các tệp banner đã xong chưa?”, nó có thể trả lời đúng về các tệp banner và nói khi nào bạn quay lại, thay vì một câu lờ đi câu hỏi. Bạn có thể kết hợp cả hai ở các lệnh theo dõi khác nhau, văn bản đã duyệt cho khách hàng mới và câu trả lời riêng cho khách hàng bạn đã quen.

Hầu hết các ứng dụng trả lời tin nhắn tự động đều dùng chung mẹo đọc thông báo đó, rồi khớp theo một từ khóa. Một quy tắc từ khóa cho “giá” sẽ kích hoạt với một tin nhắn rác về giá cả và bỏ sót câu “cái logo giá bao nhiêu?”. OLL.E khớp theo ý nghĩa, nên cả hai trường hợp đó đều đúng.

Ai thiết lập trả lời tin nhắn tự động trên Android, và vì sao

Một nhà thiết kế tự do có sáu khách hàng trên WhatsApp và một chiếc điện thoại cũng chứa cả chị gái, chủ nhà và hai nhóm trường học của cô. Lệnh theo dõi của cô nói: khi một khách hàng hỏi về hạn chót hoặc các tệp, hãy trả lời rằng cô đang xử lý và sẽ gửi cập nhật trước 5 giờ. Không ai khác nghe được gì từ bot. Khi một khách hàng viết “gấp” hoặc “ngày mai ra mắt rồi”, cùng lệnh theo dõi đó sẽ bật báo thức, vì một câu trả lời tạm thời là chưa đủ cho trường hợp này.

Telegram thì ồn ào hơn. Một trader ở trong bốn nhóm tín hiệu đăng bài vài phút một lần, và đối tác kinh doanh của anh nhắn tin cho anh giữa đám ồn ào đó. Anh muốn đối tác biết là anh đã thấy, mà không cần trả lời một bài đăng nào trong nhóm. Vậy nên lệnh theo dõi chỉ trả lời “Đã thấy, cho tôi mười phút” cho riêng đối tác, và gọi cho anh nếu đối tác nói cần đóng một vị thế.

Một chủ cửa hàng nhận được tin nhắn lúc 11 giờ đêm hỏi xem một chiếc áo khoác có size vừa không.

OLL.E không biết tồn kho của cô, và chúng tôi sẽ không giả vờ là nó biết. Điều nó có thể làm là trả lời đúng câu hỏi được đặt ra: “Cảm ơn bạn đã hỏi về chiếc áo khoác. Giờ bọn mình đã đóng cửa, mình sẽ kiểm tra size khi mở cửa lúc 9 giờ và nhắn lại cho bạn.” Khách hàng hỏi về đổi trả nhận được một câu trả lời khác. Nhà cung cấp của cô không nhận được gì, chỉ một ghi chú trong Danh sách rút gọn im lặng để xem vào buổi sáng.

Một agency ở Dhaka có khách hàng ở New York và Berlin, những người nhắn tin qua Slack và Telegram trong khi cả đội đang ngủ. Lệnh theo dõi của họ gửi một câu trả lời tạm thời kèm thời gian đội quay lại, gọi cho trưởng nhóm phụ trách tài khoản nếu khách hàng báo có gì đó bị lỗi, và khi một khách hàng đề xuất giờ họp, giữ khung giờ đó trên Google Calendar để không ai đặt lịch đè lên.

Các mẫu tin nhắn trả lời tự động bạn có thể sao chép

Ngắn gọn, nghe như một con người, và cho biết một mốc thời gian. Bất cứ điều gì dài hơn hai dòng đọc lên giống một con bot trả lời.

• Mình nhận được tin nhắn rồi. Mình đang bận với khách khác đến 4 giờ và sẽ trả lời đầy đủ sau đó.
• Thấy tin nhắn rồi, cảm ơn bạn. Giờ này bên mình đã muộn, nên mình sẽ xử lý đầu tiên vào sáng mai, khoảng 9 giờ giờ của mình.
• Đang xử lý. Bạn sẽ có cập nhật từ mình trước cuối ngày, và nếu không thể chờ, gọi cho mình nhé.

Chọn một mẫu và chỉnh sửa câu chữ cho đến khi nghe giống chính bạn.

Hãy ghi mốc thời gian thật vào. “Mình sẽ trả lời sớm” không nói với khách hàng điều gì cả, và họ sẽ nhắn lại sau một giờ để hỏi xem sớm là khi nào.

So sánh các lựa chọn trả lời tự động trên WhatsApp

Một câu trả lời gửi đến tất cả mọi người lại trả lời sai người trước tiên: mẹ bạn, nhóm chat, người lạ vừa biết số của bạn đang hoạt động. Khách hàng hỏi một câu hỏi thật sự thì nhận được cùng câu “mình đang vắng mặt” và nhận ra điều đó.

Đôi khi các lựa chọn thay thế lại là lựa chọn tốt hơn. Nếu bạn đã dùng số của mình trên WhatsApp Business và muốn cùng một tin nhắn vắng mặt cho mọi khách hàng, ứng dụng Business là miễn phí và chính thức, và đó là công cụ của chính WhatsApp. Nếu bạn chỉ cần “đang lái xe, lát quay lại”, điện thoại của bạn có thể đã làm được điều đó. Một ứng dụng theo từ khóa phù hợp khi tác nhân kích hoạt thật sự chỉ là một từ, như khách hàng nhắn “MENU”.

Trả lời tự động của OLL.E không thể làm gì

Nó trả lời những tin nhắn đến dưới dạng thông báo có tùy chọn trả lời, và chỉ vậy thôi. Nó không nhắn lại các cuộc gọi nhỡ, không chuyển tiếp SMS của bạn, không lên lịch gửi tin nhắn sau hay gửi tin nhắn hàng loạt đến một danh sách, và nó không trả lời tin nhắn riêng trên Instagram. Nó cũng không phải là một công cụ WhatsApp Business API. Nếu một cuộc trò chuyện bị tắt tiếng đến mức không có thông báo nào xuất hiện, hoặc thông báo của một ứng dụng đang tắt, OLL.E sẽ không bao giờ thấy nó.

Trên iPhone, không có gì được gửi đi mà thiếu một chạm của bạn. Đó là quy tắc của Apple cho mọi ứng dụng, không phải một cài đặt chúng tôi có thể thay đổi.

Bạn có thể bắt đầu với gói miễn phí, không cần thẻ. Pro có giá 19,99 US$ một tháng cho 25 lệnh theo dõi, kèm bản dùng thử miễn phí 7 ngày. PinG được bán riêng, và bạn chỉ cần nó trên iPhone.