Bốn lệnh theo dõi một freelancer nên thiết lập ngay ngày đầu tiên, và mọi thứ cần tắt trước
Bốn điều nên khiến điện thoại của một freelancer đổ chuông: công việc Upwork phù hợp, khách hàng nhắn ngoài giờ, email hỏi giá và cuộc họp sắp tới. Cần tắt gì, và tắt thế nào.
Có bốn điều nên khiến điện thoại của một freelancer đổ chuông: một công việc Upwork phù hợp với bạn, một khách hàng hiện tại nhắn tin ngoài giờ, một khách tiềm năng hỏi bạn tính giá bao nhiêu, và một cuộc họp sắp bắt đầu trong mười phút nữa. Gần như mọi thứ khác có thể tắt ngay từ ngày đầu tiên, vì mặc định của mỗi ứng dụng đều được đặt để khiến bạn phải mở nó lên.
Trên iPhone, ba trong bốn lệnh theo dõi hoạt động đầy đủ, kể cả cuộc gọi điện thoại. Lệnh theo dõi ngoài giờ thì đọc thông báo của các ứng dụng khác, và điều đó cần đến móc khóa OLL.E PinG, vì iOS không cho phép một ứng dụng đọc thông báo của ứng dụng khác khi chạy nền.
Một freelancer nên giữ những thông báo nào bật?
Không giữ bất kỳ thông báo nào đã được bật sẵn. Đây là danh sách; chỉ mất một buổi tối, và bạn chỉ cần làm một lần.
- Tắt huy hiệu, những con số đỏ trên biểu tượng ứng dụng. Chúng khiến bạn phải mở một ứng dụng chỉ để làm con số đó biến mất, mà đó không phải là lý do để mở một ứng dụng. Trên iPhone là Cài đặt > Thông báo > ứng dụng đó > Huy hiệu, làm từng ứng dụng một. Trên Android, mở Cài đặt và tìm “chấm thông báo” (một số điện thoại gọi là huy hiệu biểu tượng ứng dụng). Tắt hết. Kể cả Mail.
- Vào từng ứng dụng một và đặt mặc định của mỗi ứng dụng thành tắt, hoặc chỉ tin nhắn trực tiếp. WhatsApp báo cho bạn mọi nhóm chat, Gmail báo mọi email, LinkedIn báo khi ai đó xem hồ sơ của bạn. Tắt hẳn, chứ không chỉ im lặng.
- Tắt các email quảng cáo và bản tổng hợp của Upwork trong cài đặt thông báo của nó. Khi lệnh theo dõi đầu tiên bên dưới đã phụ trách việc tìm công việc, email tìm kiếm đã lưu cũng có thể tắt luôn, vì lúc đó nó chỉ là một bản sao thứ hai của tin bạn đã có.
- Giữ lại thông báo từ các ứng dụng mà khách hàng dùng để liên hệ với bạn: tin nhắn Upwork, WhatsApp, Slack, Telegram, SMS. Chỉnh mỗi cái chỉ còn tin nhắn trực tiếp. Lệnh theo dõi ngoài giờ đọc những thông báo đó, và một thông báo mà ứng dụng không bao giờ gửi là một thông báo OLL.E không thể đọc được.
- Tin tức, mua sắm, quảng cáo ngân hàng, thời tiết. Tắt. Bạn sẽ tự tra cứu khi cần.
Một freelancer chỉ cần bốn thứ đổ chuông và không gì khác. Những freelancer bị mất tiền hiếm khi mất vì sự im lặng. Họ mất vì những tiếng chuông nhỏ chẳng quan trọng, mỗi tiếng chuông là một lần liếc nhìn, mỗi lần liếc nhìn là một bước đi chậm quay lại công việc, cho đến khi ngày làm việc tính phí đã trôi qua một nửa và tin nhắn khách hàng duy nhất thật sự quan trọng lại nằm dưới một thông báo LinkedIn. Phần lớn freelancer đều biết đến ngày đó: bận rộn từ chín giờ sáng đến sáu giờ chiều, mà cuối ngày chẳng có gì mấy để xuất hóa đơn.
Điều gì nên đổ chuông và điều gì nên chờ?
Bốn lệnh theo dõi, mỗi lệnh là một câu bạn gõ vào OLL.E kèm mức cảnh báo, một hành động và một nguồn. Bốn cũng chính là toàn bộ gói Miễn phí. Gói này cho bạn bốn lệnh theo dõi đang hoạt động và mười cảnh báo mỗi tháng cho tất cả, nên với gói Miễn phí sẽ không còn chỗ cho bất cứ điều gì khác.
1. Một cuộc gọi cho công việc Upwork phù hợp với bạn
Gõ “Gọi cho tôi khi có công việc WordPress trên 1.000 US$ từ một khách hàng Mỹ hoặc Anh đăng trên Upwork”, kèm kỹ năng, mức giá tối thiểu và quốc gia của riêng bạn, và một công việc khớp sẽ trở thành một cuộc gọi điện thoại. Đến lúc bạn nhấc máy, OLL.E đã viết sẵn thư chào giá và tìm ra tên khách hàng, để đề xuất có thể mở đầu bằng tên đó. Nếu một đối tác hoặc trợ lý phụ trách chào giá cho bạn, cùng lệnh theo dõi đó có thể chuyển tiếp công việc cho họ. Nó đọc các tin đăng việc công khai trên Upwork, nên không cần đăng nhập Upwork, và hoạt động đầy đủ trên iPhone.
Một cuộc gọi, vì công việc trên Upwork thường rơi vào tay ai trả lời trước. Phần khó là quyết định nên theo dõi điều gì. Upwork X-Ray (upworkxray.com), trang web chị em của chúng tôi, có số liệu thống kê công việc miễn phí từ 1,5 triệu tin đăng Upwork và cảnh báo công việc miễn phí qua Telegram. Hãy dành hai mươi phút ở đó trước khi gõ câu lệnh.
2. Một báo thức cho khách hàng hiện tại nhắn tin ngoài giờ
Đây là lệnh theo dõi đọc thông báo trên điện thoại của bạn: WhatsApp, Slack, SMS, Telegram, tin nhắn Upwork. Trên Android, bạn cấp cho OLL.E quyền truy cập thông báo. Trên iPhone, nó cần PinG, thiết bị chuyển tiếp thông báo đến OLL.E và tự phát chuông qua loa riêng của nó. Câu lệnh là “Đánh thức tôi nếu một khách hàng hiện tại nhắn tin cho tôi sau 10 giờ tối”, cùng với ai được tính, theo tên hoặc “bất kỳ ai tôi đang có dự án đang hoạt động cùng”. OLL.E gửi một thư trả lời tạm thời bạn đã viết sẵn một lần, kiểu như “Đã nhận được, tôi sẽ xử lý ngay đầu giờ”, và phát báo thức. Trên iPhone, thư trả lời đó là một bản nháp để bạn xác nhận chỉ bằng một chạm.
3. Một cuộc gọi khi khách tiềm năng hỏi về giá
Lệnh theo dõi này soạn sẵn một thư trả lời và giữ một khung giờ trên Google Calendar trong khi điện thoại của bạn đổ chuông. Câu lệnh là “Gọi cho tôi khi có khách tiềm năng gửi email hỏi về giá hoặc báo giá”; thêm “không phải khách hàng hiện tại” nếu bạn muốn. Nó đọc nội dung email thay vì chỉ khớp từ khóa, nên một bản tin có chữ “giá” trong đó vẫn im lặng. Gmail và Calendar là các nguồn, và cả hai đều hoạt động đầy đủ trên iPhone.
Ai đó hỏi bạn tính giá bao nhiêu đang ra quyết định ngay lúc này. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, khi họ đã viết cho ba freelancer, người trả lời trước thường là người nhận được cuộc gọi lại.
4. Một cuộc gọi mười phút trước cuộc họp với khách hàng
Các lệnh theo dõi Calendar hoạt động đầy đủ trên iPhone, và lệnh này đọc Google Calendar, kể cả những sự kiện ai đó vừa thêm sáng nay. Mười phút trước một cuộc họp với khách hàng, điện thoại của bạn đổ chuông, và OLL.E đã tóm tắt sẵn: ai sẽ tham gia, lời mời nói gì, email gần nhất về cuộc họp đó. Nó cũng báo cho bạn khi một cuộc họp bị dời hoặc bị hủy. Bạn gõ “Gọi cho tôi 10 phút trước bất kỳ cuộc họp nào với khách hàng.” Outlook và Apple Calendar thì chưa hoạt động.
Lời nhắc của chính Calendar chỉ là một biểu ngữ, và một biểu ngữ trên điện thoại úp mặt xuống bàn thì chẳng là gì cả. Một cuộc gọi giúp bạn vào cuộc họp khi mọi thứ vẫn còn mới mẻ, thay vì phải lục tìm liên kết trong khi khách hàng thấy bạn vào trễ.
| Lệnh theo dõi | Bạn gõ | Cảnh báo | Hành động | Nguồn | iPhone / Android |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Công việc Upwork | Gọi cho tôi khi có công việc WordPress trên 1.000 US$ từ một khách hàng Mỹ hoặc Anh đăng trên Upwork | Cuộc gọi điện thoại | Soạn sẵn thư chào giá | Tin đăng việc trên Upwork | Cả hai, không cần thêm gì |
| 2. Khách hàng ngoài giờ | Đánh thức tôi nếu một khách hàng hiện tại nhắn tin cho tôi sau 10 giờ tối | Báo thức | Gửi một thư trả lời tạm thời (bản nháp để xác nhận trên iPhone) | Thông báo điện thoại: WhatsApp, Slack, SMS, Telegram, Upwork | Android: quyền truy cập thông báo. iPhone: móc khóa PinG |
| 3. Khách tiềm năng hỏi giá | Gọi cho tôi khi có khách tiềm năng gửi email hỏi về giá hoặc báo giá | Cuộc gọi điện thoại | Soạn sẵn thư trả lời, giữ một khung giờ trên lịch | Gmail, Google Calendar | Cả hai, không cần thêm gì |
| 4. Cuộc họp sắp tới | Gọi cho tôi 10 phút trước bất kỳ cuộc họp nào với khách hàng | Cuộc gọi điện thoại | Tóm tắt nội dung cuộc họp | Google Calendar | Cả hai, không cần thêm gì |
| 5. Trên Pro: email khách hàng | Cho vào Danh sách rút gọn mọi email từ khách hàng hiện tại, và gắn nhãn Khách hàng | Danh sách rút gọn (im lặng) | Gắn nhãn cho email | Gmail | Cả hai, không cần thêm gì |
Tôi có nên trả lời khách hàng vào ban đêm không?
Không, trừ một ngoại lệ, và chính ngoại lệ đó là lý do lệnh theo dõi thứ hai tồn tại.
Hãy nói rõ giờ làm việc của bạn một lần với mỗi khách hàng mới, ngay trong tin nhắn khởi động dự án, và giữ nguyên nó. Một khách hàng ở múi giờ khác không phải đang thử thách bạn lúc 2 giờ sáng; đó là 10 giờ sáng ở chỗ họ, và phần lớn những gì họ gửi có thể chờ đến 8 giờ sáng của bạn. Thư trả lời tạm thời sẽ lo phần trả lời, còn bạn, nửa tỉnh nửa mê, sẽ quyết định xem đây có phải trường hợp hiếm hoi không thể chờ hay không. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, gần như chẳng bao giờ như vậy. Nếu bạn phải dậy hầu hết các đêm, lệnh theo dõi đang quá rộng. Hãy thu hẹp lại còn hai khách hàng, hoặc chỉ những tin nhắn có nhắc đến hạn chót.
Làm sao để không bỏ lỡ tin nhắn khách hàng?
Đừng cố nghe hết mọi tin nhắn. Thay vào đó, hãy đọc chúng theo lịch cố định, ba lần một ngày, bắt đầu khi bạn ngồi vào bàn làm việc và kết thúc trước khi bạn dừng lại, rồi để bốn lệnh theo dõi phụ trách những giờ còn lại.
Danh sách rút gọn có thể giúp những lần đọc đó gọn gàng hơn, nhưng chỉ khi bạn dùng Pro. Đây là danh sách im lặng của OLL.E: nó không bao giờ đổ chuông hay rung, và chỉ chứa những gì một lệnh theo dõi gửi vào đó, không gì khác, nên nó sẽ không tự thu thập các tin nhắn khác của bạn. Trên gói Miễn phí, bốn lệnh theo dõi gây chuông đã dùng hết mọi chỗ, nghĩa là không có gì nạp vào danh sách này. Trên Pro (19,99 US$ một tháng, 25 lệnh theo dõi), một lệnh theo dõi thứ năm như “Cho vào Danh sách rút gọn mọi email từ khách hàng hiện tại, và gắn nhãn Khách hàng” cho bạn một danh sách im lặng chứa email khách hàng để xem qua vào những giờ cố định đó. Nó đọc Gmail, nên hoạt động đầy đủ trên iPhone. Mọi thứ khác từ khách hàng vẫn nằm trong ứng dụng gốc của nó, và bạn đọc ở đó.
Thêm về phía tắt bớt thông báo tại cách ngừng kiểm tra điện thoại mà không bỏ lỡ khách hàng, và về các công cụ khác đáng giữ lại tại những ứng dụng tốt nhất cho freelancer.
Với một freelancer mới bắt đầu, OLL.E gói gọn trong bốn câu gõ sẵn và một chiếc điện thoại chỉ đổ chuông vì chúng. Mỗi lệnh theo dõi nhận một cuộc gọi, một báo thức hoặc Danh sách rút gọn im lặng, cộng thêm một hành động như soạn sẵn thư chào giá. Gói Miễn phí cho bốn lệnh theo dõi đang hoạt động và 10 cảnh báo mỗi tháng, không cần thẻ; Pro có giá 19,99 US$ một tháng cho 25 lệnh theo dõi và 300 cảnh báo, kèm bản dùng thử 7 ngày. Các lệnh theo dõi Upwork, Gmail và Calendar hoạt động đầy đủ trên iPhone. Theo dõi thông báo của các ứng dụng khác ở đó cần móc khóa PinG, một phụ kiện bạn chỉ mua một lần, và các thư trả lời là bản nháp để bạn xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Một freelancer nên giữ những thông báo nào bật?
Giữ lại những thông báo liên quan đến tiền: một công việc phù hợp, một khách hàng nhắn tin, một khách tiềm năng hỏi giá, một cuộc họp sắp bắt đầu. Huy hiệu, nhóm chat, quảng cáo và bản tổng hợp nền tảng có thể tắt. Giữ lại thông báo tin nhắn trực tiếp từ các ứng dụng khách hàng dùng, vì một lệnh theo dõi chỉ đọc được thông báo mà ứng dụng thật sự gửi.
Làm sao để không bỏ lỡ tin nhắn khách hàng mà không phải kiểm tra điện thoại cả ngày?
Chọn ra một số ít thứ được phép làm phiền bạn và chỉ để chúng gây tiếng động, rồi xem qua mọi thứ khác vào những giờ cố định trong ngày. Một chiếc điện thoại chỉ đổ chuông cho bốn thứ dễ tin tưởng hơn, và cũng dễ bỏ qua phần còn lại hơn, so với một chiếc điện thoại rung cho tất cả mọi thứ.
Freelancer có nên trả lời khách hàng vào ban đêm không?
Thường là không nên. Hãy chia sẻ giờ làm việc của bạn ngay từ đầu dự án và để một thư trả lời tạm thời ngắn được gửi đi ngoài giờ, để khách hàng biết đã có người thấy tin nhắn. Giữ lại một báo thức cho những khách hàng được nêu tên hoặc tin nhắn nhắc đến hạn chót, dành cho đêm hiếm hoi mà việc thật sự không thể chờ.
Gói Miễn phí của OLL.E cho phép bao nhiêu lệnh theo dõi?
Bốn lệnh theo dõi đang hoạt động, với 10 cảnh báo và 10 hành động mỗi tháng, không cần thẻ. Bốn lệnh theo dõi trong bài viết này đã dùng hết cả gói, nên một lệnh theo dõi thứ năm, chẳng hạn một lệnh theo dõi Danh sách rút gọn im lặng cho email khách hàng, cần gói Pro với giá 19,99 US$ một tháng. Hãy giữ bộ lọc Upwork thật chặt, nếu không nó có thể dùng hết 10 cảnh báo rất nhanh.