Mensagem de ausência: 15 modelos que parecem escritos por uma pessoa

Uma boa mensagem de ausência diz quando volta e o que acontece a algo urgente até lá. Nomeie a pessoa a quem escrever em alternativa, ou diga claramente que ninguém está a substituí-lo e dê uma forma de o contactar se for mesmo impossível esperar. Tudo o resto (para onde foi, quanto precisava da pausa, um pedido de desculpa pelo incómodo) é enchimento, e enchimento é o que as pessoas saltam a ler à procura da data.

Abaixo ficam 15 modelos que pode copiar, organizados pelo motivo da sua ausência. Depois, os passos exatos para o Gmail e o Outlook, e porque nunca enviaria a mesma mensagem a toda a gente.

O que devo dizer numa mensagem de ausência?

Três coisas, normalmente em três linhas.

O dia em que volta, escrito como dia e data. «Segunda-feira, 10 de novembro» funciona. «Para a semana» não diz nada a quem lê numa sexta-feira. Depois, com quem falar em alternativa, com o endereço de e-mail completo, não «o meu colega». Depois diga se está a ler o e-mail de todo, para que ninguém fique à espera de uma resposta que não vai chegar.

Dispense o motivo, a menos que ajude quem lê. «Numa conferência» diz ao cliente que talvez responda ao fim do dia. «Assuntos pessoais» não diz nada e deixa-o a imaginar.

E não prometa responder a todos os e-mails no dia em que voltar. Não vai conseguir, e o cliente que acreditou vai reparar.

Qual é um exemplo de uma mensagem de ausência eficaz?

Aqui ficam quinze. Troque as partes entre parênteses retos. São curtas de propósito, porque ninguém lê uma resposta automática até ao fim.

Férias

Olá, estou de férias até [segunda-feira, 10 de novembro] e não estou a ler e-mail. Se não puder esperar, o [Sam], em [sam@company.com], pode ajudar. Caso contrário, respondo quando voltar. [O seu nome]

Obrigado pelo seu e-mail. Estou a viajar com sinal fraco até [data], por isso não verei isto antes disso. Para qualquer assunto sobre [projeto], escreva para [nome] em [e-mail]. Tudo o resto tem resposta na semana em que voltar.

Olá, estou a fazer uma pausa a sério até [data]. Ninguém está a substituir-me, por isso, se algo for mesmo urgente, escreva-me para [número] e vejo uma vez por dia. Tudo o resto espera até eu voltar.

Conferência ou viagem de trabalho

Estou em [evento], em [cidade], até [data], por isso as respostas vão ser lentas e sobretudo ao fim do dia. Se precisar de algo hoje, [nome] ([e-mail]) tem os detalhes.

Esta semana estou em [evento]. Se também aí estiver, responda com uma hora e vamos tomar um café. Se não estiver, volto à secretária em [data].

Licença parental

Estou de licença parental até [mês]. Não vou ler e-mail de todo. O [nome] está a tratar do meu trabalho e dos meus clientes enquanto estou fora: [e-mail]. Se precisar de mim pessoalmente, escreva de novo depois de [mês] e vejo a mensagem.

Dia de doença

De baixa hoje, de volta amanhã com alguma sorte. Qualquer coisa urgente, envie para [nome] em [e-mail].

Fins de semana e fora de horas, para freelancers

Obrigado pela sua mensagem. Trabalho de segunda a sexta, das 9 às 18 [fuso horário], e respondo na segunda-feira de manhã. Se um site em produção ou um lançamento estiver avariado, ligue para [número].

Apanhou-me fora de horas. Volto a abrir a caixa de entrada às 9h [fuso horário] e respondo primeiro aos clientes. Não é preciso enviar outra vez.

Período de aviso prévio, e depois de sair

Termino na [empresa] a [data] e estou a entregar o meu trabalho ao [nome]. Para que nada se perca, a partir de agora copie [e-mail] em qualquer novidade.

Saí da [empresa]. Ninguém lê esta caixa de entrada e o seu e-mail não foi reencaminhado. Escreva para [nome] em [e-mail], que ficou com as minhas contas. Foi bom trabalhar consigo.

Uma curta para clientes

Ausente até [data]. O [nome] tem o seu projeto e pode responder a qualquer coisa: [e-mail].

Uma interna, para a sua equipa

Ausente até [data]. Perguntas de design para [nome], faturação para [nome]. As notas de tudo o que está em curso estão em [pasta]. Não esperem por mim para aprovações; o [nome] pode dar o aval.

Duas divertidas

O humor só funciona com quem já o conhece. Não envie nenhuma destas a um cliente novo.

Estou fora até [data], sem portátil, uma decisão de que me vou arrepender até terça-feira. Se for urgente, o [nome] em [e-mail] ajuda. Se for uma reunião que podia ter sido um e-mail, boas notícias: agora é.

O seu e-mail entrou numa fila de várias centenas, ordenada com carinho por quantas vezes cada um diz «uma pergunta rápida». Volto a [data]. O [nome] em [e-mail] está menos queimado do sol do que eu e pode ajudar mais depressa.

Como configuro uma ausência no Gmail?

O Gmail chama-lhe resposta automática de férias. No computador:

1. Abra o Gmail, clique em Definições no canto superior direito, depois em Ver todas as definições.
2. No separador Geral, desça até à secção Resposta automática de férias e selecione Resposta automática de férias ativada.
3. Preencha o período de datas, o assunto e a mensagem.
4. Se só quiser que os seus contactos a recebam, assinale a caixa por baixo da mensagem.
5. Clique em Guardar alterações no final da página.

Começa à meia-noite da data de início e termina às 23h59 da data de fim, a menos que a desligue antes. Enquanto está ativa, aparece uma faixa no topo da caixa de entrada com uma ligação para a desligar agora.

Há pormenores que apanham as pessoas desprevenidas. Na maior parte dos casos, o Gmail envia a resposta só na primeira vez que alguém lhe escreve, e volta a enviá-la se essa pessoa escrever de novo depois de quatro dias com a resposta ainda ativa, ou depois de ter mudado a mensagem. Correio que cai no spam, ou que vem de uma lista de distribuição em que está inscrito, não recebe resposta nenhuma. A aplicação Gmail no Android e no iPhone tem a sua própria versão desta definição, e a Google lista esses passos na mesma página de ajuda.

Como ativo as respostas automáticas no Outlook?

No novo Outlook para Windows, vá ao separador Ver, depois Definições de visualização, depois Contas, depois Respostas automáticas. No Outlook na web é Definições, depois Conta, depois Respostas automáticas. Ative o interruptor, assinale Enviar respostas apenas durante um período e introduza uma hora de início e de fim. Deixe o período em branco e as respostas continuam a ser enviadas até as desligar você mesmo, e é assim que uma resposta automática fica ligada até março sem ninguém dar por isso.

Há uma opção Enviar respostas apenas a contactos para remetentes externos, e numa conta de trabalho ou de estudo escolhe se as pessoas fora da sua organização recebem resposta de todo. O Outlook envia a cada pessoa uma resposta por ausência, por mais vezes que escreva.

Deve toda a gente receber a mesma resposta de ausência?

Uma ausência que responde da mesma forma a toda a gente é uma pequena mentira aos seus melhores clientes.

Pense em quem a desencadeia de facto. O cliente à espera do ficheiro que prometeu para quinta-feira. Uma newsletter. Um recibo de uma ferramenta que paga. Uma proposta a frio de alguém que nunca ouviu falar de si. Os quatro recebem o mesmo parágrafo educado, o que diz ao seu cliente, com as suas próprias palavras, que está ao mesmo nível do recibo. Também diz a qualquer proposta a frio que a caixa de entrada está ativa e que ninguém a vigia. A pessoa que mais merecia uma resposta a sério recebe a menos útil, porque a mensagem tinha de ser vaga o suficiente para enviar a desconhecidos.

A caixa «só contactos» no Gmail e no Outlook ajuda um pouco. Mas a sua lista de contactos não é a sua lista de clientes. Tem o seu dentista, a loja que lhe vendeu um sofá, e um cliente de há três anos que nunca pagou. E nenhuma das duas ferramentas distingue um e-mail urgente de um de rotina, por isso o cliente cujo site está em baixo recebe «de volta a 10» e nada acontece até você voltar.

Como respondo automaticamente só a clientes enquanto estou ausente?

Precisa de algo que leia o e-mail, não só o endereço. Veja como as três opções se comparam.

Construímos o OLL.E para isto. Por agora só funciona com o Gmail, não com o Outlook. Descreve os clientes na vigilância (uma lista de nomes, ou qualquer pessoa que escreva sobre um projeto em curso) e ele lê o que cada e-mail diz: os clientes recebem uma resposta automática com a sua data de regresso, todos os outros não recebem nada, e um e-mail que diga que é urgente faz tocar o telemóvel. As respostas por e-mail funcionam da mesma forma no iPhone e no Android, e não é guardado nenhum conteúdo de e-mail. Mais sobre a resposta automática por e-mail só para clientes e sobre chamadas para e-mails específicos. O plano gratuito tem 4 vigilâncias e 10 ações por mês, sem cartão; o Pro custa 19,99 US$ por mês com um período de teste de 7 dias.