Resposta automática a SMS, WhatsApp e Telegram, só para quem importa

Diga ao OLL.E que pessoas devem receber resposta, e no Android ele responde às suas mensagens de texto, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack e Fiverr, e a mais ninguém. Você descreve-as, ou o tipo de mensagem, numa frase. Ele lê o que a mensagem significa, por isso «um cliente a perguntar quando os ficheiros estão prontos» recebe a sua resposta e o grupo da família não recebe nada.

Primeiro o iPhone, porque muda o que recebe. O iOS não deixa nenhuma aplicação responder dentro de outra aplicação, por isso no iPhone as nossas respostas chegam como rascunhos que envia com um toque, e vigiar as mensagens de outras aplicações precisa do porta-chaves OLL.E PinG. No Android a resposta sai enviada por si.

Como funciona a resposta automática?

Você escreve uma vigilância. Uma vigilância é uma frase sobre o que está à espera, e a resposta automática é uma ação que lhe associa.

1. Instale o OLL.E. No Android, dê-lhe acesso às notificações; no iPhone, emparelhe o porta-chaves PinG, que retransmite as suas notificações para o OLL.E.
2. Toque em Monitor Now e escreva quem deve receber resposta: «clientes no WhatsApp depois das 19h», «o meu sócio Dan no Telegram», «qualquer pessoa que escreva a perguntar se algo tem em stock».
3. Associe a resposta. Cole um texto que aprove uma vez, ou deixe o OLL.E escrever uma resposta curta que se ajuste a cada mensagem. Acrescente uma chamada telefónica ou um alarme para as que não podem esperar.

No Android a resposta é enviada através da própria ação de resposta da notificação, a mesma caixa que usa a partir do ecrã de bloqueio, por isso aparece na conversa como se a tivesse escrito você. Não precisa do WhatsApp Business nem de um segundo número.

Que tipo de resposta escolher depende de quanto controlo quer ter sobre as palavras. O texto aprovado é a opção mais segura: escreve-o uma vez, sabe exatamente o que cada cliente vai ler, e nunca diz nada que não quisesse dizer. Uma resposta escrita à medida da mensagem é mais calorosa. Se um cliente perguntar «os ficheiros do banner já estão prontos?», pode responder sobre os ficheiros do banner e dizer quando estará de volta, em vez de uma frase que ignora a pergunta. Pode misturar as duas em vigilâncias diferentes, texto aprovado para leads novos e respostas à medida para clientes que já conhece.

A maioria das aplicações de resposta automática por SMS usa o mesmo truque das notificações, e depois faz corresponder uma palavra-chave. Uma regra de palavra-chave para «preço» dispara com um SMS de spam sobre preços e não apanha «quanto custa o logótipo?». O OLL.E faz corresponder pelo significado, por isso ambos ficam certos.

Quem configura uma resposta automática por SMS no Android, e porquê

Uma designer freelancer tem seis clientes no WhatsApp e um telemóvel que também tem a irmã, o senhorio e dois grupos da escola. A sua vigilância diz: quando um cliente pergunta sobre um prazo ou os ficheiros, responder que já está a tratar disso e que envia uma atualização até às 17h. Mais ninguém ouve o bot. Quando um cliente escreve «urgente» ou «o lançamento é amanhã», a mesma vigilância toca um alarme, porque uma resposta de espera não chega para esse caso.

O Telegram é mais barulhento. Um trader está em quatro grupos de sinais que publicam a cada poucos minutos, e o seu sócio escreve-lhe no meio desse ruído. Ele quer que o sócio saiba que viu a mensagem, sem responder a uma única publicação dos grupos. Por isso a vigilância responde «Vi, dá-me dez minutos» só ao sócio, e liga-lhe se o sócio disser para fechar uma posição.

Uma dona de uma loja recebe SMS às 23h a perguntar se um casaco tem o tamanho M.

O OLL.E não sabe o que tem em stock, e não vamos fingir que sabe. O que consegue fazer é responder à pergunta que lhe fizeram: «Obrigada por perguntar pelo casaco. Estamos fechados agora, vou verificar os tamanhos quando abrirmos às 9h e respondo por SMS.» Os clientes que perguntam sobre devoluções recebem uma resposta diferente. O fornecedor dela não recebe nenhuma, só uma nota na Pré-seleção silenciosa para a manhã.

Uma agência em Daca tem clientes em Nova Iorque e em Berlim que escrevem no Slack e no Telegram enquanto a equipa dorme. A sua vigilância envia uma resposta de espera com a hora a que a equipa volta, liga ao responsável da conta se um cliente relatar algo avariado, e, quando um cliente propõe uma hora para uma reunião, reserva a vaga no Google Calendar para ninguém marcar por cima.

Modelos de mensagens de resposta automática que pode copiar

Curta, soa a uma pessoa, e dá uma hora. Qualquer coisa com mais de duas linhas lê-se como um bot de respostas.

• Recebi a sua mensagem. Estou com outro cliente até às 16h e respondo com calma depois.
• Vi isto, obrigado. Aqui já é tarde, por isso trato disso logo de manhã, por volta das 9h no meu horário.
• Já estou a tratar disso. Vai ter uma atualização minha antes do fim do dia, e se não puder esperar, ligue-me.

Escolha uma e mude as palavras até soar a si.

Ponha a hora real. «Já lhe respondo em breve» não diz nada ao cliente, e ele volta a escrever daqui a uma hora para saber o que significa «em breve».

Opções de resposta automática no WhatsApp, comparadas

Uma resposta que vai para todos responde primeiro às pessoas erradas: a sua mãe, o grupo de conversa, o desconhecido que agora sabe que o seu número está ativo. O cliente que fez uma pergunta a sério recebe o mesmo «estou ausente» e percebe isso.

As alternativas às vezes são a melhor escolha. Se já usa o seu número no WhatsApp Business e quer a mesma mensagem de ausência para todos os clientes, a aplicação Business é gratuita e oficial, e é a própria ferramenta do WhatsApp. Se só precisa de «a conduzir, volto já», o seu telemóvel pode já fazer isso. Uma aplicação de palavra-chave serve quando o gatilho é mesmo uma única palavra, como um cliente a escrever «MENU».

O que a resposta automática do OLL.E não consegue fazer

Responde a mensagens que chegam como notificação com opção de resposta, e é só isso. Não responde por SMS a chamadas perdidas, não reencaminha os seus SMS, não agenda mensagens para mais tarde nem envia mensagens em massa para uma lista, e não responde a mensagens diretas no Instagram. Também não é uma ferramenta de WhatsApp Business API. Se uma conversa estiver tão silenciada que não aparece nenhuma notificação, ou as notificações de uma aplicação estiverem desligadas, o OLL.E nunca a vê.

No iPhone, nada é enviado sem o seu toque. Essa é a regra da Apple para todas as aplicações, não uma definição que possamos mudar.

Pode começar no plano gratuito, sem necessidade de cartão. O Pro custa 19,99 US$ por mês para 25 vigilâncias, com um período de teste gratuito de 7 dias. O PinG é vendido à parte, e só precisa dele no iPhone.