As quatro vigilâncias que um freelancer deve configurar no primeiro dia, e tudo o que desligar primeiro

Quatro coisas deviam fazer o telemóvel de um freelancer tocar: um trabalho no Upwork que lhe sirva, um cliente atual a escrever fora de horas, um lead a perguntar quanto cobra, e uma reunião que começa daqui a dez minutos. Quase tudo o resto pode ser desligado logo no primeiro dia, porque a predefinição de cada aplicação está pensada para o fazer abri-la.

Num iPhone, três das quatro vigilâncias funcionam por completo, chamada telefónica incluída. A de fora de horas lê as mensagens de outras aplicações, e isso precisa do porta-chaves OLL.E PinG, porque o iOS não deixa uma aplicação ler as notificações de outras aplicações em segundo plano.

Que notificações deve um freelancer manter ativas?

Nenhuma das que vêm ligadas de origem. Aqui fica a lista; leva uma noite, e fá-la uma vez.

1. Desligue os crachás, os números vermelhos nos ícones das aplicações. Fazem-no abrir uma aplicação só para fazer um número desaparecer, o que não é motivo para abrir uma aplicação. No iPhone é Definições > Notificações > a aplicação > Emblemas, uma aplicação de cada vez. No Android, abra as Definições e procure por «pontos de notificação» (alguns telemóveis chamam-lhes emblemas no ícone da aplicação). Todas. Até o Mail.
2. Vá aplicação a aplicação e desligue cada predefinição, ou deixe-a só para mensagens diretas. O WhatsApp avisa-o de cada grupo, o Gmail de cada e-mail, o LinkedIn de alguém a ver o seu perfil. Desligado, não silenciado.
3. Desligue os e-mails promocionais e os resumos do Upwork nas suas definições de notificação. Depois da primeira vigilância abaixo cobrir os trabalhos, o e-mail de pesquisa guardada também pode ir embora, porque nessa altura já é uma segunda cópia de notícias que já tinha.
4. Deixe ativas as notificações das aplicações que os clientes usam para o contactar: mensagens do Upwork, WhatsApp, Slack, Telegram, SMS. Reduza cada uma a mensagens diretas apenas. A vigilância de fora de horas lê essas notificações, e uma notificação que a aplicação nunca envia é uma que o OLL.E não consegue ler.
5. Notícias, compras, promoções de banco, o tempo. Desligadas. Vai procurá-las quando quiser.

Um freelancer precisa de quatro coisas a tocar e mais nada. Os freelancers que perdem dinheiro raramente o perdem ao silêncio. Perdem-no aos pequenos toques que não importam, cada um um olhar, cada olhar um regresso lento ao trabalho, até o dia faturável estar meio gasto e a única mensagem de cliente que contava estar debaixo de uma notificação do LinkedIn. A maioria dos freelancers conhece esse dia: ocupados das nove às seis, com quase nada para faturar no final.

O que deve tocar e o que deve esperar?

Quatro vigilâncias, cada uma uma frase que escreve no OLL.E com um nível de alerta, uma ação e uma fonte. Quatro é também todo o plano gratuito. Dá-lhe quatro vigilâncias ativas e dez alertas por mês entre elas, por isso, no plano gratuito, não sobra lugar para mais nada.

1. Uma chamada telefónica para um trabalho no Upwork que lhe sirva

Escreva «Ligue-me quando for publicado um trabalho de WordPress acima de 1000 US$ de um cliente dos EUA ou do Reino Unido», com a sua competência, o seu valor mínimo e os seus países, e um trabalho correspondente torna-se numa chamada telefónica. Quando atender, o OLL.E já escreveu a carta de candidatura e descobriu o nome do cliente, para que a proposta possa começar por ele. Se for um sócio ou assistente a fazer as suas candidaturas, a mesma vigilância pode reencaminhar-lhe o trabalho. Lê publicações públicas de trabalhos no Upwork, por isso não há sessão no Upwork, e funciona por completo no iPhone.

Uma chamada, porque os trabalhos no Upwork vão para quem responder primeiro. A parte difícil é decidir o que vigiar. O Upwork X-Ray (upworkxray.com), o nosso site irmão, tem estatísticas gratuitas de 1,5 milhões de trabalhos no Upwork e alertas gratuitos de trabalhos no Telegram. Passe vinte minutos lá antes de escrever a frase.

2. Um alarme para um cliente atual a escrever fora de horas

Esta é a vigilância que lê as notificações do seu telemóvel: WhatsApp, Slack, SMS, Telegram, mensagens do Upwork. No Android, dá ao OLL.E acesso às notificações. No iPhone precisa do PinG, que retransmite as notificações para o OLL.E e toca no seu próprio altifalante. A frase é «Acorde-me se um cliente atual me escrever depois das 22h», mais quem conta, por nome ou como «qualquer pessoa com quem tenha um projeto ativo». O OLL.E envia uma resposta de espera que escreveu uma vez, algo como «Recebi, trato logo pela manhã», e toca um alarme. No iPhone essa resposta é um rascunho que confirma com um toque.

3. Uma chamada telefónica quando um lead pergunta sobre preços

Esta prepara uma resposta e reserva um horário no Google Calendar enquanto o telemóvel toca. A frase é «Ligue-me quando um lead enviar um e-mail sobre preços ou um orçamento»; acrescente «não clientes existentes» se quiser. Lê o e-mail em vez de corresponder a uma palavra-chave, por isso uma newsletter com a palavra preços fica em silêncio. O Gmail e o Calendar são as fontes, e ambos funcionam por completo no iPhone.

Alguém a perguntar quanto cobra está a decidir agora. Na nossa experiência, quando já escreveu a três freelancers, é normalmente quem responde primeiro que recebe a chamada de volta.

4. Uma chamada dez minutos antes de uma reunião com um cliente

As vigilâncias de calendário funcionam por completo no iPhone, e esta lê o Google Calendar, incluindo eventos adicionados esta manhã. Dez minutos antes de uma reunião com um cliente, o telemóvel toca, e o OLL.E já a resumiu: quem vem, o que diz o convite, o último e-mail sobre o assunto. Também avisa quando uma reunião muda de hora ou é cancelada. Escreve «Ligue-me 10 minutos antes de qualquer reunião com um cliente.» O Outlook e o Apple Calendar ainda não estão disponíveis.

O próprio lembrete do Calendar é uma faixa, e uma faixa num telemóvel virado para baixo na secretária é nada. Uma chamada entra com o assunto fresco em vez de andar à procura da ligação enquanto o cliente o vê chegar atrasado.

Devo responder aos clientes de noite?

Não, com uma exceção, e é essa exceção que justifica a segunda vigilância.

Diga as suas horas a cada cliente novo uma vez, na mensagem de arranque, e mantenha-as. Um cliente noutro fuso horário não o está a testar às 2h; são 10h onde ele está, e a maior parte do que envia pode esperar pelas suas 8h. A resposta de espera trata de responder, e você decide, meio a dormir, se este é o raro caso que não pode esperar. Na nossa experiência quase nunca é. Se se está a levantar quase todas as noites, a vigilância está demasiado larga. Aperte-a a dois clientes, ou a mensagens que mencionem um prazo.

Como deixo de perder mensagens de clientes?

Pare de tentar ouvi-las todas. Leia-as a horas marcadas, três vezes por dia, a começar quando se senta a trabalhar e a terminar antes de parar, e deixe as quatro vigilâncias cobrir as horas entre elas.

A Pré-seleção pode tornar essas leituras mais arrumadas, mas só depois de estar no Pro. É a lista silenciosa do OLL.E: nunca toca nem vibra, e guarda só o que uma vigilância lhe enviar, mais nada, por isso não vai juntar as suas outras mensagens sozinha. No plano gratuito, as quatro vigilâncias que tocam usam todos os lugares, o que significa que nada a alimenta. No Pro (19,99 US$ por mês, 25 vigilâncias) uma quinta vigilância, como «Ponha na Pré-seleção qualquer e-mail de um cliente atual, e etiquete-o Clientes», dá-lhe uma lista silenciosa de e-mail de clientes para ler nessas horas marcadas. Lê o Gmail, por isso funciona por completo no iPhone. Tudo o resto dos clientes continua a viver nas aplicações de onde veio, e lê-o lá.

Mais sobre o lado de desligar coisas em como deixar de verificar o telemóvel sem perder clientes, e sobre as outras ferramentas que vale a pena manter em as melhores aplicações para freelancers.

Para um freelancer a começar, o OLL.E resume-se a quatro frases escritas e a um telemóvel que só toca por elas. Cada vigilância recebe uma chamada telefónica, um alarme ou a Pré-seleção silenciosa, mais uma ação, como preparar a candidatura. O plano gratuito cobre quatro vigilâncias ativas e 10 alertas por mês, sem cartão; o Pro custa 19,99 US$ por mês para 25 vigilâncias e 300 alertas, com um período de teste de 7 dias. As vigilâncias de Upwork, Gmail e Calendário funcionam por completo no iPhone. Vigiar as mensagens de outras aplicações aí precisa do porta-chaves PinG, um extra que compra uma vez, e as respostas são rascunhos que confirma.