1時間前に返信した候補者は、もう別の人と話している：リクルーターのスマホに設定する3つの見張り

面接のメールに返信してくれた候補者が、翌日まで何の返事ももらえなければ、その沈黙はすでに「たぶんダメかも」というメッセージとして読み取られていて、「たぶん」は、すぐに動いた相手に負けます。スマホに設定する3つの見張りで、その差のほとんどを埋められます。iPhoneでは、Gmailとカレンダーの見張りは完全に動作しますが、LinkedInとWhatsAppの見張りにはOLL.E PinGというBluetoothキーホルダーが必要です。iOSはアプリが他のアプリの通知を読み取ることを許可していないためです。Androidでは最初から動作します。

候補者はなぜ返信が止まるのですか？

たいていは、他の誰かが先に接触したからです。優秀な人材は同時に3人のリクルーターとやり取りしていて、まるで生きた会話のように感じさせたほうが勝ちます。4時間の遅れは「忙しい人」に見え、翌朝になると「あまり乗り気ではない」に見え、別の電話を取ってしまいます。

もう一つの理由はチャンネルです。あなたはメールを送ったのに相手はLinkedInで返信してきた、あるいはあなたはLinkedInでメッセージを送ったのに相手は夜9時にWhatsAppを送ってきた。そのときスマホがそこにあったからです。あなたがそれに気づいたのは翌日の午後、リード業者からの大量の接続リクエストの下に埋もれた状態でした。

相手は返信していました。1日、静かにしていたのはあなたのほうです。

リクルーターが候補者を失う原因は、給与よりもスピードであることのほうがずっと多いです。給与は後になって挙げられる理由で、分かりやすいからそう言われますが、本当の分岐点はもっと前、候補者があなたの返信を待っていたそのときに、別の誰かから電話がかかってきた瞬間です。あなたのATSにはすでに未読返信タブがありますが、それが鳴ったことは一度もありません。優秀な候補者が温かい返信の翌日に辞退したことがあるなら、まず相手のメッセージとあなたの返信の間の時間差を見てください。

リクルーターは候補者にどれくらいの速さで返信すべきですか？

面接や内定のメールへの返信なら1時間以内、それ以外は当日中です。統計を持ち出すつもりはありません。リクルーターの返信時間について見てきた数字はどれも、何かを売りたいベンダーが出したもので、私もその一人です。私たちの経験では、1時間というのが効く基準です。それを過ぎると、あなたの返信は、相手が今まさに参加している会話ではなく、相手のタスクリストの一項目になってしまいます。

メールをもっと頻繁に確認しても1時間には届きません。おそらくすでに十分確認しているはずです。効くのは、大事な種類のメッセージ2つか3つを他と違う音で鳴らし、残りは後回しにすることです。営業の人たちもリードについて同じ問題を抱えていて、 解決策も同じです。

どのリクルーティング系メールが自分を邪魔すべきですか？

1種類だけです。選考対象の候補者が面接や内定のメールに返信してきた場合です。「これらの候補者のうち誰かが面接や内定のメールに返信したら電話して」と入力し、選考リストから名前を貼り付けてください。Google サインインでGmailを連携すれば、OLL.Eはキーワードではなく新着メールの意味を読み取るので、「木曜でもいいですが、3時ではなく2時にできますか」はスマホを鳴らし、「面接」という単語の入った求人サイトのダイジェストは鳴りません。鳴っている間にOLL.Eはあなたの文体で返信を下書きし、相手が提案した時間でカレンダーの枠を確保しておくので、電話に出たときには返信がすでに「はい」を待っている状態です。それ以外の候補者からの連絡はすべてショートリストに入り、静かなまま、昼休みにまとめて読めます。

メール、LinkedIn、WhatsAppをまたぐ返信にどう追いつけばいいですか？

アプリではなく、スマホの通知のほうを見張ります。「選考対象の候補者がLinkedInかWhatsAppでメッセージを送ってきたらアラームを鳴らして」と設定すると、電話ではなくアラームが届きます。10分以内に返信すべきメッセージにはこのくらいがちょうどいいです。OLL.Eが見ているのは各アプリがスマホに出す通知、つまりロック画面に表示されるのと同じ文章で、LinkedInやWhatsAppにログインすることも、会話の続きを見ることもありません。候補者名を指定すれば、その人たちだけに鳴り、あなたが送ったInMailへの返信も含まれます。アクションは「承知しました、少々お待ちください、すぐにきちんとお返事します」のような最初の返信を下書きすることです。Androidでは、文面を承認すれば通知の返信ボックスから送ることができます。iPhoneでは下書きのままになり、タップして送ります。この見張りにはPinGキーホルダーが必要で、通知を中継し、自分のスピーカーでアラームを鳴らします。

面接の前にスマホがリマインドしてくれますか？

できます。カレンダーより大きな音で。3つ目の見張りは「カレンダーの面接の10分前に電話して、スレッドを要約して」で、Gmailと連携したGoogleカレンダーを読み取ります。予定の10分前にスマホが鳴り、OLL.Eは誰が候補者か、招待状に何と書いてあるか、直近のメールで何を話していたかの短い要約を送ってくれます。相手がリモートワークについて聞いていて、あなたが確認すると答えていたことを思い出したまま面接に入れます。候補者が予定を変更したりキャンセルしたりしたときも教えてくれます。

ここから限界の話です。

OLL.EはあなたのATSを読み取りません。候補者がGreenhouse、Lever、Workable、あるいは他のどのシステムの中で返信しても、OLL.Eが分かるのはそのシステムがあなたにメールを送った場合だけです。LinkedInはスマホの通知としてしか届かないので、LinkedInの通知がオフになっていれば何も見えませんし、WhatsAppも同じです。LinkedIn Recruiterを使っているなら、そのメッセージもスマホに通知されるようにしておいてください。無料プランの月10件というアラート上限も、忙しい採用期間に3つの見張りが鳴れば早々に使い切ってしまいます。

この3つの見張りはすべて、私たちが作っているアプリOLL.Eの中で動きます。自分を邪魔すべきことを普段の言葉で入力しておくと、候補者からの返信、メッセージ、面接が一致したときに電話をかけるかアラームを鳴らし、返信を下書きしたり、スレッドを要約したりしてくれます。ATSの代わりにはならず、LinkedInにログインすることもありません。無料プランでもこの3つの見張りは置けますが、月10件のアラートに限られるので、採用を強化する時期にはProが向いています。月額$19.99、7日間の無料トライアル付きです。iPhoneではGmailとカレンダーの見張りは完全に動作し、LinkedInとWhatsAppの見張りには別売りのPinGが必要です。