一人で営業するときのリード対応スピード

自動返信ではなく、人間が数分以内に返信する。これがリード対応スピードの基本ですが、あなた自身がクライアントとの商談に出ている一人営業なら、それを実現する確実な方法は、リードからのメールで電話を鳴らすことだけです。見つかるリード対応スピードの記事はどれも、ダイヤラーとSDRが何人も並ぶ営業フロア向けに書かれています。この記事は、午後2時14分に「料金表を送ってもらえますか」と聞かれたのに別のクライアントへのプレゼン中で気づけず、5時40分に読んだときにはもう返信が来なくなっていた、創業者やコンサルタント、代理店オーナーのためのものです。

リード対応スピードとは何ですか？

新しいリードが何かを尋ねてから、人間からの返事を受け取るまでに待たされる時間のことです。

時計が動き出すのは、相手が行動した瞬間です。お問い合わせフォームに入力したとき、提案書に返信したとき、あるいは最新のニュースレターに「これはいくらですか」とコメントしたときなど。止まるのは、電話か、明らかに人間が書いたとわかるメールで、あなたから返事が届いたときです。古くは「リード対応時間」と呼ばれていましたが、どちらの呼び方も使われています。

一人で営業しているなら、誰もこれを測ってくれません。夕方6時ごろ、真っ先に開けばよかったと思うあのメールのタイムスタンプを見て、はじめて実感するものです。

良いリード対応時間とはどれくらいですか？

私たちの経験では、時間単位ではなく分単位です。料金やデモについて尋ねてきたリードには、できるだけ「今すぐ」に近い対応が理想です。

これにはよく具体的な数字がついて回ります。リード対応時間についての古い調査がいくつもあり、よく引用され、よく誤引用され、たいていは孫引きです。元のデータを確認できないので、ここではその数字を挙げません。

調査なしに私が信じているのはもっとシンプルなことです。料金について書いてくるリードには、近いうちに買う理由があり、同じ午後に他のベンダーにも連絡している可能性は十分にあります。最初に返信した側が話の流れを決めます。二番目に返信した側は、最初の返信で出た疑問に答えることに通話の時間を使うはめになります。

リードはなぜこんなに早く冷めるのですか？

連絡してきた理由そのものに期限があるからです。たとえば今朝予算が承認されたばかりで、誰かの気が変わる前に確定させなければならない、ということもあります。明日には、その予算は別のところに使われています。

二つ目の原因は、他の誰かが先に返事をしたことです。そのリードは、あなたを「無反応」と比べているのではありません。真っ先に電話をかけてきた競合と比べているのです。勝つのは、たいてい優れているからではなく、早かったからです。

一人で営業している場合、三つ目の原因があります。これはCRMの問題ではないので、どのCRM企業も書きません。あなた自身が作業をしていたのです。先月受注した案件の打ち合わせに出て、家賃を払うための請求可能な時間をこなしていたそのとき、リードからのメールは、Notionの通知やSaaSの領収書と同じ静かな通知音で届きました。Gmailは、リードとニュースレターを見分けられません。すべてのメールが同じ一回の通知音で届き、あなたはそのすべてを無視しました。それは一件を除いて正しい判断でした。一人で営業する創業者の多くは、忙しい一日の終わりに見つけた、すでに冷めてしまったそんなリードを一つは思い浮かべられるはずです。

自分一人が営業チームのとき、リードにもっと早く対応するにはどうすればいいですか？

大事な数通のメールだけを電話の着信に変え、電話を取る前に最初の返信の下書きを用意しておきましょう。受信箱の残りは静かなままにします。

私なら見張りを三つ設定します。どれもGmailを読み取るので、iPhoneでも追加のものなしで、電話によるアラートを含めてすべて動作します。iOSはアプリがバックグラウンドで他のアプリの通知を読み取ることを許可していないため、WhatsAppやSlackではこれが問題になりますが、Gmailの見張りは通知にはいっさい触れません。メールそのものを読み取ります。

1. 見込み客が料金やデモ、見積もりについて尋ねてきたら電話で知らせる

これが他の二つの元を取ってくれる見張りです。「見込み客から料金やデモ、見積もりについてメールが来たら電話して」と入力し、アラートを電話に設定し、アクションを二つ加えます。返信の下書きと、Googleカレンダーの枠の確保です。OLL.Eはキーワードではなく意味で新着のGmailメッセージを読み取るので、件名に「料金」と入っているだけのニュースレターでは鳴らず、「これくらいの規模だといくらになりますか？」というメールには鳴ります。

入力するときに「すでに顧客ではない相手から」「私に売り込んでくる業者は除く」のような条件を自分で加えましょう。画面を見るころには、下書きが用意され、枠も確保されています。打ち合わせを一瞬抜け、下書きを読み、一文だけ直して送信します。人間が返信するまでの時間は、静かな場所を見つけるまでにかかった時間とほぼ同じです。

2. お問い合わせフォームのメールが届いたらアラームを鳴らす

あなたのサイトのフォームは、Typeform、Webflow、WordPressのプラグイン、HubSpotのフォーム（HubSpotとの連携ではなく、その通知メール）のどれであっても、送信があるたびにすでにメールを送ってきています。そのメールをGmailで見張りましょう。「お問い合わせフォームの通知メールが受信箱に届いたらアラームを鳴らして」と入力し、アラームを選びます。ここで電話ではなくアラームを選ぶのは、フォーム入力はまだ「見ているだけ」の段階で、料金についてのメールはすでに「買う気がある」段階だからです。

アクションには選択肢があります。OLL.Eにメッセージに合わせた短い最初の返信を書かせて下書きのままにしておくことも、一度だけ承認した返信（「ありがとうございます、確認しました。1時間以内にお電話します」など）を自動で送らせることもできます。フォームツールが「お問い合わせから新しい送信」のような固定の件名を使っているなら、それを文に入れると一致の精度が上がります。

3. 提案書のスレッドに返信が来たら電話で知らせる

もっとも静かなリードは、すでに提案書を送った相手です。その返信は、あなたが見るのをやめた2週間前のスレッドの中に届きます。

「クライアントから提案書のスレッドに返信が来たら電話して」。Gmailを見張り、意味で一致を判断するので、件名に「Proposal」と入った返信だけでなく、「先日いただいた資料の件ですが」のような返信も拾います。アラートは電話にし、アクションはスレッドの要約にしておけば、かけ直す前に相手が了承したのか、値引き交渉をしたいのかがわかります。自動返信（不在通知）がよくある誤検知の原因なので、鳴ってしまう場合は文に「自動返信は除く」と加えましょう。

これで見張りは三つになり、無料プランでは四つまで使えます。電話が鳴ったあとにすることは、どのアプリもあなたの代わりにはしてくれません。リードが電話番号を残していれば、かけましょう。残していなければ、時間を入れた下書きを送ります。「今日の15時半か、明日の10時なら空いています」のように。下書きがあることで、着信から返信までの間隔は、クライアントに見られながらスマホでメールを書くのにかかる時間ではなく、ずっと短く済みます。

これをZapierで組もうとしていたなら、先にZapier対IFTTTを読んでください。「料金」というキーワードでのフィルターは、すべての領収書にも反応してしまうからです。OLL.EがGmailで何を読み取り、何を一切保存しないかは、特定のメールが届いたら電話で知らせる方法にまとめてあります。

CRMの通知は返信としてカウントされますか？

いいえ。CRMの通知は、リードが存在することをあなたに伝えるだけです。リード側は、あなたがそれを見たことすら知りません。人間からの返事を受け取るまで、相手の待ち時間は止まりません。

営業ツールは、リードが記録されたことを進捗として数えます。しかしリード側は、人間から返事が来るまでの分数を数えています。私はこのツールの考え方は逆だと思います。返信のないままCRMに置かれているリードは、パイプラインの見た目がどれだけ整っていても、失いつつあるリードです。

自動返信は少しましです。メッセージが届いたことだけは相手に伝わるからです。ただ、短い受信確認メールだけで業者を選んだ人はいません。リード側の画面から見ると、選択肢はこう並びます。

CRMにはCRMの役割があります。通話が終わったあとにリードの情報を覚えておいてくれるので、使っているならそのまま使い続けてください。CRMが答えるのは「このリードについて自分は何を知っているか」という問いで、リード対応スピードが扱うのは「リードがあなたについて何を知っているか」という問いです。

自分自身が営業チームでもある創業者のために、OLL.Eはクライアントと一緒にいる間に、リードからのメールを電話の着信に変えます。Gmailを連携し、見張りを普段の言葉で入力するだけで、条件に合えば電話が鳴り、返信を下書きし、カレンダーの枠を確保することもできます。CRMの代わりにはならず、リードに電話をかけてくれるわけでもありません。見張り三つは無料プランに収まり、カードの登録は不要です。Proは月額19.99ドルで、アラート300件、アクション300件、7日間の無料トライアル付きです。Gmailの見張りは、電話も含めてiPhoneで完全に動作します。