SMS・WhatsApp・Telegramの自動返信、大事な相手にだけ

誰に返信するべきかをOLL.Eに伝えれば、Androidではその相手のSMS、WhatsApp、Telegram、Messenger、Slack、Fiverrのメッセージに返信し、それ以外の相手には何もしません。相手やメッセージの種類は、一文で説明するだけです。メッセージの意味を読み取るので、「ファイルがいつ届くか尋ねているクライアント」には返信が送られ、家族のグループには何も送られません。

まずiPhoneについて。できることが変わるからです。iOSはどのアプリも他のアプリの中で返信することを許可していないため、iPhoneでは返信は下書きとして届き、タップ一つで送信します。また、他のアプリのメッセージを見張るにはOLL.E PinGキーホルダーが必要です。Androidでは返信が自動的に送られます。

自動返信はどのように動きますか？

まず見張りを一つ書きます。見張りとは、何を待っているかを表す一文のことで、自動返信はそこに組み合わせるアクションです。

1. OLL.Eをインストールします。Androidでは通知へのアクセスを許可し、iPhoneでは通知をOLL.Eに中継するPinGキーホルダーをペアリングします。
2. 「Monitor Now」をタップし、誰に返信するかを入力します。「夜7時以降のWhatsAppのクライアント」「Telegramのパートナー、Dan」「在庫があるか聞いてくる相手全員」のようにです。
3. 返信を組み合わせます。一度承認した文面を貼り付けるか、OLL.Eにそれぞれのメッセージに合う短い返信を書かせます。待てない相手には電話やアラームも追加できます。

Androidでは、ロック画面から使うのと同じ通知の返信欄を通じて送信されるため、チャットにはあなたが自分で入力したように表示されます。WhatsApp Businessも2台目の番号も必要ありません。

どちらの返信方式を選ぶかは、言葉をどれだけ自分で管理したいかによります。承認済みの文面は安全な選択です。一度書けば、すべてのクライアントが読む内容を正確に把握でき、意図しないことを言ってしまうこともありません。メッセージに合わせて書かれる返信はより温かみがあります。クライアントが「バナーのファイルはできていますか？」と尋ねれば、質問を無視した一文ではなく、バナーのファイルについて答え、いつ戻るかを伝えられます。この二つは見張りごとに使い分けられます。新規の見込み客には承認済みの文面を、すでに知っているクライアントには状況に合わせた返信を、といった具合です。

多くのテキストメッセージの自動返信アプリは、同じ通知の仕組みを使い、そのうえでキーワードを照合しています。「価格」というキーワードのルールは、価格についてのスパムメッセージにも反応してしまい、「ロゴはいくらですか？」というメッセージは見逃してしまいます。OLL.Eは意味で照合するので、どちらも正しく処理できます。

誰がAndroidでテキストメッセージの自動返信を設定しているか、その理由

あるフリーランスのデザイナーは、WhatsAppに6人のクライアントがいて、同じスマホには妹や大家、2つの学校のグループも入っています。彼女の見張りはこうです。クライアントが締め切りやファイルについて尋ねたら、対応中で5時までに更新を送ると返信する。それ以外の相手にはボットから何も届きません。クライアントが「至急」や「明日ローンチです」と書いてきたときは、同じ見張りがアラームを鳴らします。つなぎの返信だけでは足りない場合だからです。

Telegramはもっと騒がしいものです。あるトレーダーは数分おきに投稿される4つのシグナルグループに入っていて、その騒がしさの中でビジネスパートナーからメッセージが届きます。彼は、グループの投稿には一切返信せずに、パートナーにだけ既読を伝えたいと考えています。そこで見張りは、パートナーにだけ「見ました、10分待ってください」と返信し、パートナーがポジションを閉じるよう言ってきたら電話をかけます。

ある店主は、夜11時にジャケットのMサイズがあるかを尋ねるメッセージを受け取ります。

OLL.Eは彼女の在庫を把握しているわけではなく、そうであるふりもしません。できるのは、尋ねられた質問に答えることです。「ジャケットについてのお問い合わせありがとうございます。ただいま閉店中です、9時の開店時にサイズを確認してご連絡します。」返品について尋ねる顧客には別の返信が送られます。仕入れ先には何も送られず、静かなショートリストに朝のためのメモが残るだけです。

ダッカのある代理店には、チームが眠っている間にSlackやTelegramでメッセージを送ってくるニューヨークやベルリンのクライアントがいます。彼らの見張りは、チームが戻る時間を伝えるつなぎの返信を送り、クライアントが不具合を報告したら担当者に電話をかけ、クライアントが会議の時間を提案してきたら、誰かが重ねて予定を入れないようGoogleカレンダーに枠を確保します。

そのまま使える自動返信の文例

短く、人が書いたように聞こえ、時間を伝えるもの。2行を超えると、返信ボットのように見えてしまいます。

• メッセージ確認しました。4時まで別のクライアント対応中で、そのあときちんと返信します。
• 確認しました、ありがとうございます。こちらは夜遅いので、明日の朝一番、こちらの時間で9時ごろに対応します。
• 対応します。今日中に私から連絡します。もし待てないようであれば、電話してください。

一つ選んで、自分らしく聞こえるまで言葉を調整してください。

実際の時間を入れましょう。「追ってご連絡します」ではクライアントに何も伝わらず、1時間後には「追って」がいつなのかを聞くメッセージがまた届きます。

WhatsAppの自動返信の選択肢を比較

全員に送られる返信は、まず間違った相手に届きます。お母さん、グループチャット、あなたの番号が使われていると知った見知らぬ人。本当の質問をしたクライアントも同じ「外出中です」を受け取り、それに気づいてしまいます。

ほかの選択肢のほうが向いている場合もあります。すでにWhatsApp Businessで番号を運用していて、すべての顧客に同じ不在メッセージを送りたいなら、Businessアプリは無料で公式のツールなのでそれで十分です。「運転中、すぐ戻ります」だけで済むなら、スマホに標準で備わっている機能で足りるかもしれません。顧客が「MENU」と送ってくるような、本当に一語で判定できる場合は、キーワード式のアプリでも問題ありません。

OLL.Eの自動返信にできないこと

対応するのは、返信操作つきの通知として届くメッセージだけです。不在着信への折り返しメッセージ、SMSの転送、メッセージの予約送信、リストへの一斉送信は行わず、InstagramのDMにも返信しません。WhatsApp Business APIのツールでもありません。通知が表示されないほど強くミュートされたチャットや、通知がオフになっているアプリについては、OLL.Eには何も見えません。

iPhoneでは、あなたがタップしない限り何も送信されません。これはすべてのアプリに課されたAppleのルールであり、私たちが変更できる設定ではありません。

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