Il candidato che ha risposto un'ora fa sta già parlando con qualcun altro: tre monitoraggi per il telefono di un recruiter

Un candidato selezionato che risponde alla tua email di colloquio e non sente nulla fino al giorno dopo ha già letto il tuo silenzio come un forse, e un forse perde contro chiunque abbia risposto subito. Tre monitoraggi sul tuo telefono chiudono gran parte di quel divario. Su iPhone, i monitoraggi su Gmail e calendario funzionano completamente, ma quello su LinkedIn e WhatsApp richiede OLL.E PinG, un portachiavi Bluetooth, perché iOS non lascia che un'app legga le notifiche di altre app. Android lo fa senza bisogno di nulla in più.

Perché i candidati spariscono?

Di solito perché qualcun altro è arrivato prima. I candidati migliori parlano con tre recruiter alla volta, e vince chi sembra una conversazione viva. Quattro ore di ritardo si legge come occupato. La mattina dopo si legge come incerto, e scelgono l'altra chiamata.

Il secondo motivo è il canale. Hai scritto un'email e loro hanno risposto su LinkedIn, oppure hai scritto su LinkedIn e loro hanno mandato un WhatsApp alle 21 perché lì avevano il telefono. L'hai visto il pomeriggio dopo, sotto una pila di richieste di connessione di gente che vende liste di contatti.

Hanno risposto. Sei stato tu a sparire, per un giorno.

I recruiter perdono candidati per la velocità molto più spesso che per lo stipendio. Lo stipendio è la motivazione che le persone danno dopo, perché è una scusa pulita, ma il momento vero è arrivato prima, quando il candidato aspettava te e qualcun altro ha chiamato. Il tuo ATS ha già una scheda di risposte non lette, e non ha mai squillato una volta. Se un candidato forte si è mai ritirato il giorno dopo una risposta calorosa, guarda prima il divario tra il suo messaggio e il tuo.

Quanto velocemente dovrebbe rispondere un recruiter a un candidato?

Entro l'ora se ha risposto a un'email di colloquio o di offerta, e in giornata per tutto il resto. Non ti citerò una statistica; ogni numero che ho visto sul tempo di risposta dei recruiter arriva da un fornitore che ha qualcosa da vendere, e lo stesso vale per noi. Nella nostra esperienza l'ora è quello che conta. Dopo quella, la tua risposta diventa un compito sulla loro lista invece di una conversazione in cui sono immersi.

Controllare l'email più spesso non ti porta all'ora, e probabilmente ne controlli già parecchia. Quello che funziona è far suonare diversi i due o tre tipi di messaggio che contano rispetto al resto, lasciando il resto per dopo. I venditori hanno lo stesso problema con i lead, e la stessa soluzione.

Quali email di recruiting dovrebbero interrompermi?

Un solo tipo: un candidato selezionato che risponde a un'email di colloquio o offerta. Scrivilo come «Chiamami quando uno di questi candidati risponde a un'email di colloquio o offerta», poi incolla i nomi dalla tua shortlist. Con Gmail collegato tramite l'accesso Google, OLL.E legge ogni nuova email per il suo significato invece che per una parola chiave, quindi «Giovedì va bene, ma potremmo fare alle 15 invece che alle 14» fa squillare il telefono e un digest di bacheca lavori con «colloquio» nell'oggetto no. Mentre squilla, OLL.E prepara la risposta nel tuo tono e blocca uno slot in calendario per l'orario che hanno proposto, così la risposta è pronta per il tuo sì quando rispondi. Tutto il resto dai candidati va nella Shortlist, che resta silenziosa, per una lettura a blocchi durante la pausa pranzo.

Come faccio a tenere il passo con le risposte tra email, LinkedIn e WhatsApp?

Monitori le notifiche del telefono invece delle app. «Fai suonare una sveglia quando un candidato selezionato scrive su LinkedIn o WhatsApp» ti dà una sveglia invece di una telefonata, il che è giusto per un messaggio a cui dovresti rispondere nei prossimi dieci minuti. Quello che OLL.E vede è la notifica che ogni app mette sul tuo telefono, lo stesso testo della schermata di blocco; non accede a LinkedIn o WhatsApp e non vede mai il resto della conversazione. Nomina i candidati e squilla solo per loro e nessun altro, comprese le risposte agli InMail che hai mandato. L'azione è una prima risposta in bozza del tipo «Ricevuto, rispondo per bene tra qualche minuto». Su Android può mandarla tramite il riquadro di risposta della notifica una volta approvato il testo; su iPhone resta una bozza che tocchi per inviare, e il monitoraggio richiede il portachiavi PinG, che inoltra la notifica e fa suonare la sveglia dal proprio altoparlante.

Il mio telefono può ricordarmi prima di un colloquio?

Sì, più forte di quanto faccia il calendario. Il terzo monitoraggio è «Chiamami 10 minuti prima di qualsiasi colloquio sul mio calendario e riassumi il thread», leggendo Google Calendar con Gmail collegato. Dieci minuti prima dello slot il telefono squilla, e OLL.E manda un breve riepilogo: chi è il candidato, cosa dice l'invito, e di cosa parlavano le tue ultime email, così entri ricordando che avevano chiesto del lavoro da remoto e tu avevi detto che avresti controllato. Ti dice anche quando il candidato sposta o annulla.

Ora i limiti.

OLL.E non legge il tuo ATS. Se un candidato risponde dentro Greenhouse, Lever, Workable o qualsiasi cosa usi tu, OLL.E lo sa solo se quel sistema ti manda un'email. LinkedIn lo raggiunge solo come notifica sul telefono, quindi con le notifiche LinkedIn disattivate non vede nulla, e lo stesso vale per WhatsApp. Se usi LinkedIn Recruiter, assicurati che anche i suoi messaggi avvisino il tuo telefono. I 10 avvisi al mese del piano Gratuito si esauriscono in fretta se tre monitoraggi squillano durante una settimana di assunzioni intensa.

Tutti e tre i monitoraggi girano su OLL.E, l'app che facciamo noi. Scrivi con parole normali cosa dovrebbe interromperti, e lui ti chiama o fa suonare una sveglia quando una risposta, un messaggio o un colloquio corrisponde, con una risposta già in bozza o il thread riassunto. Non sostituisce il tuo ATS e non accede a LinkedIn. Il piano gratuito ospita questi tre monitoraggi, anche se solo 10 avvisi al mese; una fase di assunzioni intensa vorrà Pro, 19,99 US$ al mese con prova di 7 giorni. Su iPhone i monitoraggi su Gmail e Calendar funzionano completamente; quello su LinkedIn e WhatsApp richiede PinG, acquistato a parte.