Speed to lead quando sei tutto il team vendite

Rispondi entro pochi minuti, e da una persona, non da un risponditore automatico. Quando sei anche tu la persona nella riunione con un cliente, l'unico modo affidabile per farlo è far squillare il telefono con l'email del lead. Ogni articolo sulla speed to lead che riesco a trovare è scritto per un sales floor con un dialer e una fila di SDR. Questo è per il founder, il consulente o il titolare di un'agenzia che ha ricevuto «mi mandi il listino prezzi?» alle 14:14 mentre presentava a un altro cliente, l'ha letto alle 17:40, e ha scoperto che il lead aveva già smesso di rispondere.

Cos'è la speed to lead?

È quanto tempo aspetta un nuovo lead tra il chiederti qualcosa e il sentire una persona che risponde.

Il tempo parte quando agisce: compila il tuo modulo di contatto, risponde a una proposta, o scrive «quanto costerebbe?» sotto la tua ultima newsletter. Si ferma quando ti sente, per telefono o con un'email che una persona ha chiaramente scritto. «Tempo di risposta ai lead» è il nome più vecchio, e vedrai entrambi.

Se vendi da solo, nessuno lo misura al posto tuo. Lo senti verso le sei, nell'orario sull'unica email che avresti voluto aprire per prima.

Qual è un buon tempo di risposta ai lead?

Nella nostra esperienza, minuti, non ore. Per un lead che ha chiesto il prezzo o una demo, il più vicino possibile ad adesso.

Troverai numeri precisi legati a questo tema. Esistono studi più vecchi sul tempo di risposta ai lead, spesso citati, spesso citati male e di solito di seconda mano. Lascio fuori le loro cifre, perché non posso verificarle confrontandole con gli originali.

Quello che credo senza bisogno di uno studio è più semplice. Un lead che scrive sul prezzo ha un motivo per comprare presto, e ci sono buone probabilità che abbia scritto ad altri fornitori lo stesso pomeriggio. La prima risposta imposta il tono. Chi risponde secondo passa la chiamata a rispondere alle domande che il primo ha già sollevato.

Perché i lead si raffreddano così in fretta?

Perché il motivo per cui hanno scritto scade. Magari il budget è stato approvato stamattina e deve essere impegnato prima che qualcuno cambi idea. Domani è già promesso a qualcun altro.

La seconda causa: qualcun altro ha risposto. Il tuo lead non ti sta confrontando con il silenzio. Ti sta confrontando con il concorrente che ha richiamato per primo. Spesso chi vince non è migliore, solo più tempestivo.

Per un team di vendita di una sola persona c'è una terza causa, e nessuna azienda di CRM ne scrive perché non è un problema da CRM. Stavi lavorando. Eri nella riunione che hai venduto il mese scorso, fatturando le ore che pagano l'affitto, e l'email del lead è arrivata con lo stesso ronzio silenzioso del riepilogo di Notion e della ricevuta SaaS. Gmail non distingue un lead da una newsletter. Ogni email ha ricevuto un ronzio e li hai ignorati tutti, il che era la scelta giusta per ogni email tranne una. Molti founder che vendono da soli riescono a nominare un lead così, trovato alla fine di una giornata intensa e già diventato silenzioso.

Come rispondo ai lead più in fretta quando sono tutto il team vendite?

Fai squillare il telefono per le poche email che contano, e abbi la prima risposta già pronta in bozza prima di rispondere. Il resto della casella resta silenzioso.

Io imposterei tre monitoraggi. Tutti leggono Gmail, quindi funzionano su iPhone senza bisogno di nient'altro, telefonata inclusa. iOS impedisce alle app di leggere le notifiche di altre app in background, cosa che conta per WhatsApp o Slack, ma un monitoraggio su Gmail non tocca mai una notifica. Legge la posta.

1. Una telefonata quando un lead chiede il prezzo, una demo o un preventivo

È quello che ripaga gli altri due. Scrivi «Chiamami quando un lead scrive un'email sul prezzo, una demo o un preventivo», imposti l'avviso su telefonata, e aggiungi due azioni: scrivi la bozza di risposta, e blocca uno slot in Google Calendar. OLL.E legge ogni nuovo messaggio Gmail per il significato, non per parole chiave, così una newsletter con «prezzo» nell'oggetto non ti fa squillare e «quanto ci costerebbe una cosa così?» sì.

Aggiungi le tue righe quando lo scrivi, tipo «da qualcuno che non è già un cliente» o «non fornitori che vendono a me». Quando guardi, c'è già una bozza che aspetta e uno slot bloccato. Esci dalla riunione, leggi la bozza, cambi una riga, invii. Il tempo per arrivare a una persona è quanto ci hai messo a trovare un angolo tranquillo.

2. Una sveglia quando arriva un'email dal modulo di contatto

Il tuo sito ti manda già un'email per ogni invio, che venga da Typeform, Webflow, un plugin WordPress o i moduli HubSpot (la sua email di notifica, non una connessione a HubSpot). Monitora quell'email in Gmail. Scrivi «Fai suonare un allarme quando arriva nella mia casella una notifica di modulo di contatto» e scegli Sveglia. Preferirei una sveglia a una telefonata qui perché un modulo compilato è navigazione; un'email sul prezzo è acquisto.

Per l'azione hai una scelta. OLL.E può scrivere una breve prima risposta su misura per il messaggio e tenerla come bozza, oppure puoi approvare una risposta una volta sola («Grazie, ho ricevuto il messaggio e ti chiamo entro un'ora») e lasciare che parta da sola. Se il tuo strumento per i moduli usa un oggetto fisso come «Nuovo invio da Contatti», mettilo nella frase e la corrispondenza diventa più precisa.

3. Una telefonata quando qualcuno risponde su un thread di proposta

Il lead più silenzioso che hai è quello a cui hai già mandato una proposta. La sua risposta finisce in un thread vecchio di due settimane, proprio dove hai smesso di guardare.

«Chiamami quando un cliente risponde su un thread di proposta.» Monitora Gmail e corrisponde per significato, quindi intercetta «riguardo al documento che hai mandato» così come una risposta con Proposta nell'oggetto. Rendilo una telefonata, e fai dell'azione un riepilogo del thread, così sai prima di richiamare se hanno detto sì o vogliono trattare. Le risposte automatiche di assenza sono il solito falso allarme; se una ti fa squillare, aggiungi «non le risposte automatiche» alla frase.

Sono tre monitoraggi, e il piano Gratis te ne dà quattro. Cosa fai quando squilla è la parte che nessuna app fa al posto tuo. Se il lead ha lasciato un numero, chiamalo. Se no, manda la bozza con un orario dentro: «libero oggi alle 15:30 o domani alle 10». La bozza serve perché il tempo tra lo squillo e la risposta resti breve, invece di quanto ci vuole a scrivere un'email dal telefono mentre un cliente ti guarda.

Se stavi per costruire tutto questo in Zapier, leggi prima Zapier vs IFTTT, perché un filtro per parola chiave su «prezzo» squilla per ogni ricevuta. Cosa legge OLL.E in Gmail, e cosa non conserva mai, è in come ricevere una telefonata quando arriva un'email specifica.

Un avviso del CRM conta come risposta?

No. Un avviso del CRM ti dice che un lead esiste. Il lead non sa che l'hai visto, e finché non sente una persona, la sua attesa continua.

Gli strumenti di vendita contano un lead registrato come un progresso. Il lead conta i minuti finché un essere umano non gli risponde. Penso che gli strumenti abbiano la cosa al contrario: un lead seduto in un CRM senza risposta è un lead che stai perdendo, per quanto ordinata sembri la vista della pipeline.

Una risposta automatica è un po' meglio, perché almeno il lead sa che il messaggio è arrivato. Ma nessuno ha mai scelto un fornitore per una rapida email di conferma ricezione. Dal lato dello schermo del lead, le opzioni sono queste.

Il CRM ha ancora un compito. Ricorda il lead dopo la chiamata, quindi se ne hai uno, tienilo. Risponde a «cosa so di questo lead?», mentre la speed to lead riguarda cosa sa il lead di te.

Per un founder che è anche il team vendite, OLL.E trasforma l'email di un lead in una telefonata mentre sei con un cliente. Colleghi Gmail e scrivi il monitoraggio in parole semplici; ti chiama quando c'è una corrispondenza, scrive la bozza di risposta e può bloccare uno slot in calendario. Non sostituisce un CRM né chiama il lead al posto tuo. Tre monitoraggi entrano nel piano gratis, che non richiede carta. Pro è 19,99 US$ al mese per 300 avvisi e 300 azioni, con una prova di 7 giorni. I monitoraggi su Gmail funzionano completamente su iPhone, telefonate incluse.