Réponse automatique par e-mail qui répond à vos clients, pas à tout le monde

OLL.E lit chaque nouveau message Gmail pour ce qu'il veut dire et répond automatiquement seulement aux e-mails que décrit votre surveillance, comme « des clients qui demandent où ça en est » ou « toute personne qui demande un devis ». Tous les autres ne reçoivent rien, et la réponse est soit un texte que vous avez approuvé, soit une réponse courte rédigée pour cet e-mail précis.

Ça fonctionne de la même façon sur iPhone et Android, sans porte-clés PinG, parce que les surveillances Gmail ne dépendent pas des notifications du téléphone. Une limite d'abord : ça ne fonctionne qu'avec Gmail aujourd'hui. Outlook et les autres fournisseurs ne sont pas pris en charge.

Le répondeur automatique de Gmail répond à quiconque écrit pendant vos dates, avec un seul message fixe, donc votre meilleur client et une prospection commerciale froide reçoivent le même « je suis absent jusqu'à lundi ». Pour quiconque vend son temps, nous pensons que c'est la mauvaise réponse à envoyer à un client. Un client qui demande une échéance veut entendre que le travail avance, pas où vous êtes.

Comment mettre en place une réponse automatique par e-mail dans OLL.E

1. Installez OLL.E sur Android, iPhone ou le web et connectez Gmail avec votre compte Google, dans Connecteurs.
2. Appuyez sur Monitor Now et décrivez les e-mails avec vos mots : « Réponds automatiquement aux clients qui écrivent pour demander où ça en est. » Ajoutez qui exclure si vous voulez (« pas les newsletters », « pas mon comptable »).
3. Choisissez l'action Réponse automatique, puis collez le texte que vous voulez envoyer ou laissez OLL.E rédiger une réponse courte pour chaque e-mail. Ajoutez d'autres actions si vous voulez : transférer, étiqueter, m'appeler.

À partir de là, chaque nouvel e-mail est comparé à cette phrase. Une correspondance reçoit la réponse. Une newsletter qui mentionne par hasard une mise à jour ne devrait pas correspondre, et c'est pareil pour le spam.

La réponse automatique est rarement la seule chose que fait une surveillance. En plus, OLL.E peut transférer l'e-mail à n'importe qui, y mettre une étiquette, résumer un long fil et vous envoyer un bref résumé, créer un événement Google Agenda (en bloquant le créneau qu'un client a proposé, par exemple), ou vous appeler si l'e-mail est urgent.

Qui l'utilise

Une consultante qui part dix jours en vacances veut quand même que ses clients reçoivent une réponse, mais pas les quarante e-mails froids par semaine qui viennent avec une adresse publique. Sa surveillance répond seulement à ses clients (elle les nomme dans la phrase), dit qu'elle est de retour le 14, et prévient quiconque a quelque chose d'urgent que l'e-mail est bien arrivé jusqu'à elle. Et c'est le cas, parce que la même surveillance l'appelle si un client écrit le mot « urgent » ou le sous-entend.

Dans une petite agence, la boîte partagée reçoit des demandes de devis mélangées à des factures, des candidatures et des offres de fournisseurs. Les demandes de devis refroidissent vite. Ici, la surveillance envoie une réponse d'attente à quiconque demande un prix, transfère l'e-mail à la personne qui rédige les devis et l'étiquette « Devis », pour que rien ne reste non lu sous une pile de reçus.

Un freelance veut que les e-mails de mise à jour reçoivent la réponse « Je m'en occupe, mise à jour vendredi. » C'est tout. Il rédige quand même la vraie mise à jour lui-même, le vendredi ; la réponse automatique sert juste à éviter que le client se demande si l'e-mail est arrivé.

Une fondatrice qui lève des fonds reçoit des e-mails d'investisseurs entre des questions produit et des tickets de support. La surveillance pour les investisseurs ne fait aucune réponse automatique : elle résume le fil, lui envoie le résumé et l'appelle.

Trois modèles de réponse automatique pour commencer

Pour les clients qui demandent où ça en est :

Merci, bien reçu. Le travail avance comme prévu et vous aurez une mise à jour complète de ma part vendredi.

Pour une demande de devis qui arrive quand personne n'est à son bureau :

Merci de nous avoir écrit. Quelqu'un de l'équipe vous enverra un prix dans la journée ouvrée. Si vous avez une échéance, répondez avec la date et nous nous organiserons en conséquence.

Pour une réponse d'absence que seuls les clients voient :

Je suis absent jusqu'au 14 et je consulte mes e-mails une fois par jour. Votre message m'est bien parvenu, et si ça ne peut pas attendre, répondez avec « urgent » dans l'objet.

Tenez-vous-en à deux informations : que vous l'avez vu, et quand ils en entendront plus.

Comment configurer une réponse automatique dans Gmail sans OLL.E

Si un seul message pour tout le monde convient, utilisez le répondeur automatique de Gmail. Sur ordinateur : Paramètres, Afficher tous les paramètres, l'onglet Général, activer le répondeur automatique, puis la période de dates, l'objet et le message, et Enregistrer les modifications. Dans l'app Android, c'est Menu, Paramètres, votre compte, Répondeur automatique. Sur iPhone, c'est Menu, Paramètres, puis Répondeur automatique sous Rédaction et réponse.

Google indique que la réponse part généralement une seule fois à une personne qui écrit, puis de nouveau si elle écrit quatre jours plus tard et que le répondeur est toujours actif, ou après que vous avez modifié le message. Il y a une case pour l'envoyer uniquement à vos contacts. Le courrier qui atterrit dans le spam, ou qui vient d'une liste de diffusion à laquelle vous êtes abonné, ne reçoit pas de réponse.

Pour une réponse automatique Gmail à un expéditeur précis, la solution gratuite est un modèle plus un filtre. Activez les modèles dans Paramètres, Avancé, enregistrez votre réponse comme modèle, puis créez un filtre (mettez l'adresse dans De) et cochez « Envoyer le modèle ». Ça fonctionne sans dates. Mais ça ne correspond qu'aux mots et adresses que vous tapez, et Google indique que les modèles ne peuvent être configurés et utilisés que depuis Gmail sur ordinateur.

Quand Gmail est-il le meilleur choix ? Quand vous voulez vraiment dire la même chose à tout le monde, des vacances de deux semaines sans client en attente étant le cas le plus évident. Le répondeur automatique ne coûte rien et prend une minute. Pour une poignée d'adresses connues et une seule réponse fixe, le filtre et le modèle conviennent aussi.

Ce qu'elle ne peut pas faire

Elle ne surveille que Gmail. Si votre e-mail professionnel est sur Outlook ou un autre fournisseur, OLL.E ne peut pas y répondre aujourd'hui.

Elle répond selon ce que décrit la surveillance, donc une phrase vague donne des résultats vagues. « Les e-mails importants » est une estimation ; « les clients qui demandent quand les fichiers du logo seront prêts » est une règle qu'OLL.E peut suivre. Sur le plan gratuit, vous disposez aussi de 10 actions par mois, et chaque réponse automatique en utilise une, donc une boîte active a besoin de Pro. Et si vous préférez que rien ne parte sans vous, gardez la réponse comme un brouillon que vous lisez d'abord.