Message d'absence du bureau : 15 modèles qui sonnent comme écrits par une personne

Un bon message d'absence du bureau dit quand vous revenez et ce qui se passe pour les demandes urgentes d'ici là. Nommez la personne à qui écrire à la place, ou dites clairement que personne ne prend le relais et donnez un moyen de vous joindre si ça ne peut vraiment pas attendre. Tout le reste (où vous êtes allé, à quel point vous aviez besoin de cette pause, des excuses pour la gêne occasionnée) n'est que du remplissage, et le remplissage est ce que les gens survolent en cherchant la date.

Voici 15 modèles à copier, classés selon la raison de votre absence. Puis les étapes exactes pour Gmail et Outlook, et pourquoi je n'enverrais jamais le même à tout le monde.

Que dire dans un message d'absence du bureau ?

Trois choses, généralement en trois lignes.

Le jour de votre retour, écrit comme un jour et une date. « Lundi 10 novembre » fonctionne. « La semaine prochaine » ne veut rien dire pour quelqu'un qui le lit un vendredi. Ensuite, qui contacter à la place, avec son adresse e-mail complète, pas « mon collègue ». Puis dites si vous lisez vos e-mails ou non, pour que personne n'attende une réponse qui ne viendra pas.

Passez la raison sous silence, sauf si elle aide le lecteur. « En conférence » dit à un client que vous pourriez répondre le soir. « Affaires personnelles » ne lui dit rien et le fait se poser des questions.

Et ne promettez pas de répondre à tous les e-mails le jour de votre retour. Vous ne le ferez pas, et le client qui vous a cru le remarquera.

Quel est un exemple de message d'absence du bureau efficace ?

En voici quinze. Remplacez ce qui est entre crochets. Ils sont courts exprès, parce que personne ne lit un répondeur automatique jusqu'au bout.

Vacances

Bonjour, je suis en vacances jusqu'au [lundi 10 novembre] et je ne consulte pas mes e-mails. Si ça ne peut pas attendre, [Sam] à [sam@company.com] peut vous aider. Sinon je réponds à mon retour. [Votre nom]

Merci pour votre e-mail. Je voyage avec un signal irrégulier jusqu'au [date], donc je ne verrai pas ce message avant. Pour tout ce qui concerne [projet], écrivez à [nom] à [e-mail]. Pour le reste, vous aurez une réponse la semaine de mon retour.

Bonjour, je prends une vraie coupure jusqu'au [date]. Personne ne me remplace, donc si c'est vraiment urgent, envoyez-moi un SMS au [numéro] et je le verrai une fois par jour. Pour tout le reste, ça attendra mon retour.

Conférence ou déplacement professionnel

Je suis à [événement] à [ville] jusqu'au [date], donc les réponses seront lentes et surtout le soir. Si vous avez besoin de quelque chose aujourd'hui, [nom] ([e-mail]) a les détails.

Je suis à [événement] cette semaine. Si vous y êtes aussi, répondez avec un horaire et prenons un café. Sinon, je suis de retour à mon bureau le [date].

Congé parental

Je suis en congé parental jusqu'en [mois]. Je ne lirai pas mes e-mails du tout. [Nom] s'occupe de mon travail et de mes clients pendant mon absence : [e-mail]. Si vous avez besoin de moi personnellement, réécrivez après [mois] et j'en prendrai connaissance.

Jour de maladie

Absent pour maladie aujourd'hui, de retour demain si tout va bien. Pour toute urgence, écrivez à [nom] à [e-mail].

Week-ends et en dehors des heures de bureau, pour les freelances

Merci pour votre message. Je travaille du lundi au vendredi, de 9h à 18h [fuseau horaire], et je répondrai lundi matin. Si un site en production ou un lancement est en panne, appelez le [numéro].

Vous m'avez écrit en dehors des heures de bureau. Je rouvre ma boîte de réception à 9h [fuseau horaire] et je réponds d'abord aux clients. Pas besoin de renvoyer le message.

Préavis de départ, et après votre départ

Je termine chez [entreprise] le [date] et je transmets mon travail à [nom]. Pour que rien ne se perde, merci de mettre [e-mail] en copie sur tout nouveau message à partir de maintenant.

J'ai quitté [entreprise]. Personne ne lit cette boîte et votre e-mail n'a pas été transféré. Merci d'écrire à [nom] à [e-mail], qui a repris mes comptes. C'était un plaisir de travailler avec vous.

Un message court pour les clients

Absent jusqu'au [date]. [Nom] s'occupe de votre projet et peut répondre à tout : [e-mail].

Un message interne, pour votre équipe

Absent jusqu'au [date]. Questions design à [nom], facturation à [nom]. Les notes sur tout ce qui est en cours sont dans [dossier]. Ne m'attendez pas pour les validations ; [nom] peut signer à ma place.

Deux messages humoristiques

L'humour ne fonctionne qu'avec des gens qui vous connaissent déjà. N'envoyez aucun des deux à un nouveau client.

Je suis absent jusqu'au [date], sans ordinateur portable, une décision que je regretterai dès mardi. Si c'est urgent, [nom] à [e-mail] vous aidera. Si c'est une réunion qui aurait pu être un e-mail, bonne nouvelle, c'en est un maintenant.

Votre e-mail a rejoint une file de plusieurs centaines, triée amoureusement selon le nombre de fois où chacun dit « petite question ». Je suis de retour le [date]. [Nom] à [e-mail] a moins de coups de soleil que moi et peut vous aider plus vite.

Comment régler une absence du bureau dans Gmail ?

Gmail appelle ça le répondeur automatique. Sur ordinateur :

1. Ouvrez Gmail, cliquez sur Paramètres en haut à droite, puis Afficher tous les paramètres.
2. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à la section Répondeur automatique et sélectionnez Répondeur automatique activé.
3. Renseignez la plage de dates, l'objet et le message.
4. Si vous voulez que seuls vos contacts le reçoivent, cochez la case sous le message.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Il démarre à 0h00 le jour de début et s'arrête à 23h59 le jour de fin, sauf si vous l'arrêtez avant. Pendant qu'il est actif, une bannière s'affiche en haut de votre boîte de réception avec un lien Arrêter maintenant.

Quelques pièges. Dans la plupart des cas, Gmail n'envoie la réponse que la première fois que quelqu'un vous écrit, et de nouveau si cette personne écrit après quatre jours pendant qu'il est toujours actif, ou après que vous avez changé le message. Le courrier qui atterrit dans les spams, ou qui vient d'une liste de diffusion à laquelle vous êtes abonné, ne reçoit aucune réponse. L'application Gmail sur Android et iPhone a sa propre version du réglage, et Google en décrit les étapes sur la même page d'aide.

Comment activer les réponses automatiques dans Outlook ?

Dans le nouvel Outlook pour Windows, allez dans l'onglet Affichage, puis Paramètres d'affichage, puis Comptes, puis Réponses automatiques. Dans Outlook sur le web, c'est Paramètres, puis Compte, puis Réponses automatiques. Activez le bouton, cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée et indiquez une heure de début et de fin. Laissez la période vide et les réponses continuent jusqu'à ce que vous les désactiviez vous-même, ce qui explique pourquoi certains ont encore un répondeur automatique actif en mars.

Il existe une option Envoyer des réponses uniquement aux contacts pour les expéditeurs externes, et sur un compte professionnel ou scolaire vous choisissez si les personnes extérieures à votre organisation reçoivent une réponse ou non. Outlook envoie une seule réponse par personne pour toute la durée de l'absence, quel que soit le nombre de fois où elle écrit.

Tout le monde doit-il recevoir la même réponse d'absence ?

Une absence du bureau qui répond pareil à tout le monde est un petit mensonge fait à vos meilleurs clients.

Pensez à qui la déclenche vraiment. Le client qui attend le fichier promis pour jeudi. Une newsletter. Un reçu d'un outil que vous payez. Une prospection à froid de quelqu'un qui n'a jamais entendu parler de vous. Ces quatre reçoivent le même paragraphe poli, ce qui dit à votre client, dans votre propre voix, qu'il est au même rang que le reçu. Ça dit aussi à toute prospection à froid que la boîte est active et que personne ne la surveille. La personne qui méritait le plus une vraie réponse obtient la moins utile, parce que le message devait rester assez vague pour être envoyé à des inconnus.

La case « contacts uniquement » dans Gmail et Outlook aide un peu. Mais votre liste de contacts n'est pas votre liste de clients. Elle contient votre dentiste, le magasin qui vous a vendu un canapé, et un client d'il y a trois ans qui n'a jamais payé. Et aucun des deux outils ne peut distinguer un e-mail urgent d'un e-mail ordinaire, donc le client dont le site est en panne reçoit « de retour le 10 » et rien ne se passe avant votre retour.

Comment répondre automatiquement seulement aux clients pendant mon absence ?

Il vous faut quelque chose qui lit l'e-mail, pas seulement l'adresse. Voici comment les trois options se comparent.

Nous avons construit OLL.E pour ça. Ça ne fonctionne qu'avec Gmail pour l'instant, pas Outlook. Vous décrivez vos clients dans la surveillance (une liste de noms, ou toute personne écrivant à propos d'un projet en cours) et elle lit ce que dit chaque e-mail : les clients reçoivent une réponse automatique avec votre date de retour, tout le reste ne reçoit rien, et un e-mail qui dit que c'est urgent fait sonner votre téléphone. Les réponses par e-mail fonctionnent pareil sur iPhone et Android, et aucun contenu d'e-mail n'est stocké. Plus de détails sur la réponse automatique par e-mail réservée aux clients et les appels téléphoniques pour des e-mails précis. Le plan gratuit a 4 surveillances et 10 actions par mois, sans carte ; Pro est à 19,99 $ par mois avec un essai de 7 jours.