Respuesta automática a textos, WhatsApp y Telegram, solo para quien importa

Dile a OLL.E a qué personas se les debe contestar, y en Android responde a sus mensajes de texto, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack y Fiverr, y a nadie más. Las describes a ellas, o el tipo de mensaje, en una sola frase. Lee lo que significa el mensaje, así que «un cliente preguntando si los archivos están listos» recibe tu respuesta y el grupo familiar no recibe nada.

Primero el iPhone, porque cambia lo que obtienes. iOS no deja que ninguna app responda dentro de otra app, así que en iPhone nuestras respuestas llegan como borradores que envías con un toque, y vigilar los mensajes de otras apps necesita el llavero OLL.E PinG. En Android la respuesta se envía por ti.

¿Cómo funciona la respuesta automática?

Escribes una vigilancia. Una vigilancia es una frase sobre lo que estás esperando, y la respuesta automática es una acción que le añades.

1. Instala OLL.E. En Android, dale acceso a las notificaciones; en iPhone, empareja el llavero PinG, que retransmite tus notificaciones a OLL.E.
2. Toca Monitor Now y escribe a quién debe responderse: «clientes en WhatsApp después de las 7 de la tarde», «mi pareja Dan en Telegram», «cualquiera que escriba para preguntar si algo está en inventario».
3. Añade la respuesta. Pega un texto que apruebes una vez, o deja que OLL.E escriba una respuesta breve a la medida de cada mensaje. Añade una llamada o una alarma para los que no pueden esperar.

En Android la respuesta se envía mediante la propia acción de responder de la notificación, el mismo cuadro que usas desde la pantalla de bloqueo, así que aparece en el chat como si la hubieras escrito tú. No necesitas WhatsApp Business ni un segundo número.

Qué tipo de respuesta elegir depende de cuánto control quieras sobre las palabras. El texto aprobado es la opción segura: lo escribes una vez, sabes exactamente qué leerá cada cliente, y nunca dice nada que no quisiste decir. Una respuesta escrita a la medida del mensaje es más cercana. Si un cliente pregunta «¿están listos los archivos del banner?», puede responder sobre los archivos del banner y decir cuándo estarás de vuelta, en lugar de una frase que ignora la pregunta. Puedes combinar los dos en distintas vigilancias, texto aprobado para clientes nuevos y respuestas a la medida para clientes que ya conoces.

La mayoría de las apps de respuesta automática de mensajes de texto usan el mismo truco de la notificación, y luego buscan una palabra clave. Una regla por palabra clave para «precio» se dispara con un mensaje de spam sobre precios y pasa por alto «¿cuánto cuesta el logo?». OLL.E hace coincidir por significado, así que ambos casos salen bien.

Quién configura una respuesta automática de texto en Android, y por qué

Una diseñadora freelance tiene seis clientes en WhatsApp y un teléfono que también lleva a su hermana, su casero y dos grupos del colegio. Su vigilancia dice: cuando un cliente pregunte por un plazo o por los archivos, responder que está en ello y que enviará una novedad antes de las 5. Nadie más recibe nada del bot. Cuando un cliente escribe «urgente» o «el lanzamiento es mañana», la misma vigilancia hace sonar una alarma, porque una respuesta provisional no basta para ese caso.

Telegram es más ruidoso. Un trader está en cuatro grupos de señales que publican cada pocos minutos, y su socio le escribe en medio de ese ruido. Quiere que el socio sepa que lo vio, sin responder ni una sola publicación de grupo. Así que la vigilancia responde «Visto, dame diez minutos» solo al socio, y lo llama si el socio dice que cierre una posición.

Una dueña de tienda recibe mensajes a las 11 de la noche preguntando si una chaqueta viene en talla mediana.

OLL.E no conoce su inventario, y no vamos a fingir que sí. Lo que puede hacer es responder la pregunta que le hicieron: «Gracias por preguntar por la chaqueta. Ahora estamos cerrados, revisaré las tallas cuando abramos a las 9 y te escribo». Los clientes que preguntan por devoluciones reciben una respuesta distinta. Su proveedor no recibe nada, solo una nota en la Preselección silenciosa para la mañana.

Una agencia en Daca tiene clientes en Nueva York y Berlín que escriben por Slack y Telegram mientras el equipo duerme. Su vigilancia envía una respuesta provisional con la hora en que el equipo vuelve, llama al encargado de la cuenta si un cliente reporta algo roto, y, cuando un cliente propone una hora para una reunión, reserva el hueco en Google Calendar para que nadie reserve encima.

Plantillas de respuesta automática que puedes copiar

Corta, suena como una persona, y da una hora. Cualquier cosa más larga de dos líneas se lee como un bot de respuestas.

• Recibí tu mensaje. Estoy con otro cliente hasta las 4 y te respondo bien en ese momento.
• Visto, gracias. Aquí ya es tarde, así que lo reviso a primera hora de mañana, sobre las 9 de mi hora.
• En ello. Tendrás una novedad mía antes de que termine el día, y si no puede esperar, llámame.

Elige una y cambia las palabras hasta que suene a ti.

Pon la hora real. «Te respondo pronto» no le dice nada al cliente, y te va a escribir otra vez en una hora para saber qué significa pronto.

Comparativa de opciones de respuesta automática de WhatsApp

Una respuesta que le llega a todo el mundo responde primero a la persona equivocada: tu mamá, el grupo del chat, el desconocido que ahora sabe que tu número está activo. El cliente que hizo una pregunta real recibe el mismo «estoy fuera» y lo nota.

Las alternativas a veces son la mejor opción. Si ya usas tu número en WhatsApp Business y quieres el mismo mensaje de ausencia para todos los clientes, la app Business es gratis y oficial, y es la propia herramienta de WhatsApp. Si solo necesitas «conduciendo, vuelvo pronto», tu teléfono puede que ya lo haga. Una app de palabra clave está bien cuando el disparador de verdad es una sola palabra, como un cliente que escribe «MENÚ».

Lo que la respuesta automática de OLL.E no puede hacer

Responde mensajes que llegan como una notificación con opción de responder, y eso es todo. No le escribe de vuelta a llamadas perdidas, no reenvía tus SMS, no programa mensajes para después ni envía mensajes masivos a una lista, y no responde a los mensajes directos de Instagram. Tampoco es una herramienta de WhatsApp Business API. Si un chat está tan silenciado que no aparece ninguna notificación, o las notificaciones de una app están apagadas, OLL.E nunca lo ve.

En iPhone, nada se envía sin tu toque. Esa es la regla de Apple para cada app, no un ajuste que podamos cambiar.

Puedes empezar con el plan gratis, sin tarjeta. Pro cuesta 19,99 US$ al mes por 25 vigilancias, con una prueba gratis de 7 días. PinG se vende por separado, y solo lo necesitas en iPhone.