Respuesta automática a clientes en WhatsApp desde una cuenta personal: tres vías, y lo que se le escapa a cada una

Desde una cuenta personal de WhatsApp, la única respuesta automática que ofrece la propia app es pasar tu número a la app WhatsApp Business y activar los mensajes de ausencia. En Android puedes saltarte eso y usar una app que lea la notificación entrante y conteste a través de ella; en iPhone ninguna app puede hacerlo, así que te quedan un Atajo que disparas tú mismo, o la app Business.

Cada una funciona de forma distinta, y cómo funciona decide qué es lo que no puede hacer. Nosotros construimos una cuarta, OLL.E, que solo contesta a los clientes que esperan una respuesta tuya (en iPhone necesita el llavero PinG, y las respuestas son borradores que confirmas); tiene su propio apartado cerca del final.

¿Puedo automatizar mensajes en WhatsApp?

Oficialmente, en dos sitios. La app gratuita WhatsApp Business tiene Mensajes de ausencia, Mensajes de bienvenida y Respuestas rápidas. WhatsApp Business Platform (a lo que la gente llama «la API») es una conexión del lado del servidor que Meta vende a empresas: los mensajes pasan por la nube de Meta en lugar de por tu teléfono, necesita su propio número y una cuenta de empresa de Meta verificada, y se paga por mensaje. No es para una cuenta personal.

Todo lo demás es un apaño construido sobre las notificaciones de tu teléfono.

¿Cómo añado un mensaje de ausencia en WhatsApp?

Instala WhatsApp Business, regístrate con el mismo número, y tus chats se trasladan. La app personal deja de funcionar para ese número, así que esto es un cambio, no un añadido.

Por dentro, un mensaje de ausencia es una función de la propia app Business: cuando llega un chat, la app revisa tu horario y tu lista de destinatarios y envía el texto desde tu teléfono. El teléfono tiene que estar encendido y conectado, y no se envía nada mientras tienes ese chat abierto.

1. En WhatsApp Business, abre los ajustes de la app, busca Herramientas para la empresa y toca Mensaje de ausencia. Dónde está Herramientas para la empresa varía un poco entre Android e iPhone.
2. Activa Enviar mensaje de ausencia y escribe el texto.
3. Elige un horario: Enviar siempre, Horario personalizado, o Fuera del horario laboral (que usa las horas de tu perfil de empresa).
4. Elige los destinatarios: Todos, Todos los que no están en la libreta de contactos, Todos excepto…, o Solo enviar a…
5. Configura las Respuestas rápidas en el mismo menú de Herramientas para la empresa: escribe / en cualquier chat y aparece una respuesta guardada. Esas son manuales, no automáticas.

Lo que se le escapa: todos los de la lista reciben el mismo texto. Tu madre, el fontanero y el cliente con la factura atrasada leen los tres «Gracias por tu mensaje, estoy ausente». «Solo enviar a» lo acota a una lista de contactos, pero la lista es quiénes son, no lo que escribieron. Gratis, y el único método al que WhatsApp nunca pondrá pegas.

Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp sin cuenta Business (Android)

WhatsAuto y AutoResponder for WA lo hacen con una cuenta personal normal, y el truco es sencillo en cuanto lo ves. Android permite que una app con acceso a las notificaciones lea cada notificación en cuanto llega, y las notificaciones de WhatsApp llevan una acción de Responder, la misma que usas desde la pantalla de bloqueo. La app de respuestas lee el remitente y el texto de la notificación y empuja su respuesta hacia esa acción, así que WhatsApp la envía como si la hubieras escrito tú.

Si no aparece ninguna notificación, no pasa nada. Un chat silenciado, un chat que tienes abierto en pantalla, un teléfono que mató la app de madrugada para ahorrar batería: sin notificación, sin respuesta. La app solo ve el texto de la notificación, no la conversación, así que la coincidencia es por nombre de contacto y palabra clave. Y iOS no tiene un permiso equivalente, así que estas apps son solo de Android.

La configuración es más o menos igual en todas. Instala, abre la app, deja que te lleve a la pantalla de acceso a las notificaciones (o abre Ajustes y busca «acceso a las notificaciones») y actívalo, y luego escribe reglas: un contacto o grupo, un disparador (cualquier mensaje, o una palabra clave como «archivos» o «factura»), y el texto de la respuesta. Añade un tiempo de espera para que a una misma persona no le llegue nueve veces la misma respuesta automática en una hora, pruébalo escribiéndote desde un segundo teléfono o el de un amigo, y comprueba que la propia notificación pequeña de la app se quede fija en la bandeja, porque en cuanto Android deja de ejecutarla en segundo plano tus reglas también se detienen, normalmente de madrugada, justo cuando las querías. Las dos apps son gratis con anuncios, con niveles de pago para más reglas.

¿Se puede poner respuesta automática en WhatsApp en iPhone?

Ninguna app puede.

iOS no deja que una app lea las notificaciones de otra app en segundo plano, y no hay ninguna acción de Responder que una app pueda pulsar en tu nombre. Un listado de la App Store que lo promete es un tutorial de la app Business disfrazado, o un atajo.

La vía de los Atajos es real pero manual. Puedes crear un atajo que abra WhatsApp con un mensaje ya escrito a un contacto elegido y ponerlo en un Enfoque o en la pantalla de inicio, pero los Atajos no pueden ver las notificaciones de WhatsApp, así que lo ejecutas tú mismo. Comprueba si se envía solo o espera tu toque antes de confiar en él.

¿Qué método de respuesta automática en WhatsApp deberías usar?

¿Cuál es el mejor mensaje de respuesta automática para WhatsApp?

Uno que suene a ti y diga cuándo vas a contestar de verdad. A nadie le ha tranquilizado nunca «Agradecemos tu mensaje y te responderemos a la mayor brevedad posible». Cinco que puedes copiar y editar; mantenlos en menos de tres líneas, la otra persona los lee en la pantalla de bloqueo.

• Lo he visto. Estoy en reuniones hasta las 4 y te contesto bien entonces. Si no puede esperar, llámame.
• Vi tu mensaje, gracias. Hoy no trabajo, vuelvo mañana a las 9. Eres el primero de la lista.
• Voy con ello. Los archivos te llegan el jueves al mediodía, como quedamos, y te escribo en cuanto estén listos.
• Aquí ya son más de las 10 de la noche, así que lo reviso a primera hora. Si de verdad hay algo urgente ahora mismo, llámame.
• Ausente hasta el lunes. No te estoy ignorando, solo no estoy cerca del portátil. Respuesta el lunes por la mañana.

Un mensaje corto con una hora dentro se lee como «estoy ocupado», no como automatizado.

Responder a todo el mundo automáticamente es peor que no responder a nadie. Un amigo recibe ruido. Un desconocido se entera de que tu número está activo. El cliente que hizo una pregunta concreta y recibió «estoy ausente» lo nota, y le sienta mal. La versión útil solo contesta a quienes esperan una respuesta tuya, y dice algo que encaja con lo que preguntaron.

Una cuarta vía: responder solo a los clientes que esperan una respuesta tuya

En Android, OLL.E usa el mismo acceso a las notificaciones que las apps de respuesta, pero hace coincidir por significado, no por palabra clave. Escribes la vigilancia como la dirías en voz alta: «un cliente que pregunta cuándo estarán listos los archivos», «un cliente VIP», «cualquiera del proyecto Henderson reclamando una factura». Cuando una notificación de WhatsApp encaja, puede enviar una respuesta que aprobaste de antemano o una corta que se ajusta a la conversación, y para las que importan puede hacer sonar una alarma o poner una llamada real. Todo lo demás va a una Preselección silenciosa que nunca vibra.

En iPhone se nos aplica la misma regla de iOS que a todos los demás. PinG es un llavero Bluetooth que retransmite las notificaciones de tu teléfono a OLL.E y suena con su propio altavoz. Con PinG tienes la vigilancia y la alarma; las respuestas vuelven como borradores, a un toque de enviarse. Las vigilancias de Gmail, Upwork y Calendar no necesitan ningún llavero en iPhone.

Si prefieres no montar tú mismo la vía de Android, OLL.E (nuestra app) es la cuarta vía. Vigila tus notificaciones de WhatsApp, identifica a los clientes que esperan una respuesta tuya, responde con un texto que aprobaste o con una respuesta corta que encaja, y puede llamarte o hacer sonar una alarma por las que importan. No responde a todo el mundo, y nunca responde a menos que añadas una acción de respuesta. No cuesta nada probarlo: cuatro vigilancias en el plan gratis, sin tarjeta; Pro cuesta 19,99 US$ al mes con una prueba de 7 días. En iPhone, vigilar WhatsApp necesita el llavero PinG, un complemento que compras una sola vez, y las respuestas son borradores que confirmas.