Cómo recibir una llamada o una alarma cuando llega un correo concreto (Gmail, iPhone, Android)

Gmail no tiene ningún ajuste que haga sonar tu teléfono por un remitente. Lo más parecido, gratis, es un filtro que marca a ese remitente como importante, junto con el modo de notificación «Solo prioridad alta», que te da el zumbido normal de Gmail para menos correos. Después de esa opción gratuita vienen la lista VIP de Apple Mail en iPhone, una etiqueta con su propio sonido en Android, servicios que convierten un correo reenviado en una llamada de voz, y OLL.E, donde escribes la frase y te llama. El remitente de los ejemplos es Dane. Es inventado.

Si usas un iPhone, lee esto antes que nada. Nada dentro de Gmail ni de Apple Mail puede hacer una llamada. El truco de VIP te da un aviso más llamativo, y eso es todo. Para que un iPhone suene por un mensaje de Gmail necesitas un servicio que te llame; el quinto método de abajo lo hace.

Una opinión, y el resto del artículo se apoya en ella. Un aviso más llamativo no es una alerta.

Si perder el correo te cuesta dinero, lo único que funciona es algo que suene hasta que contestas. Todo lo demás es una forma más elegante de esperar a mirar el teléfono por casualidad.

¿Puedo poner una alarma para un correo concreto en Gmail?

Una alarma no. Una notificación más selectiva es lo máximo que Gmail puede hacer por sí solo. Hacen falta dos ajustes: un filtro en el ordenador y un modo de notificación en el teléfono.

1. En un ordenador, abre los ajustes de Gmail, ve a Filtros y direcciones bloqueadas y haz clic en Crear un filtro nuevo.
2. En el campo De escribe la dirección de Dane. Para acotarlo a un tema, añade una palabra en Asunto o Contiene las palabras, por ejemplo «archivos de inversión».
3. Haz clic en Crear filtro, marca Marcar siempre como importante, y luego haz clic de nuevo en Crear filtro.
4. En Android, abre la app de Gmail, toca el menú, luego Ajustes, luego tu cuenta, luego Notificaciones de correo, y elige Solo prioridad alta. En iPhone es el menú, Ajustes, Notificaciones, Notificaciones de correo, Solo prioridad alta.

Ahora el teléfono vibra por Dane y se queda en silencio para casi todo lo demás. Casi. Solo prioridad alta es tu filtro más la propia suposición de Google sobre lo que te importa, y no puedes apagar la parte de Google. Además suena igual que cualquier otra notificación de Gmail. El modo No molestar la silencia. Con el teléfono boca abajo en una reunión, no oyes nada.

La propia página de ayuda de Google ofrece un segundo truco: un filtro que reenvía el correo a la dirección de correo a texto de tu operadora, que es tu número de teléfono en un dominio que gestiona la operadora. Estas pasarelas existen en algunas operadoras de EE. UU. y varias se han cerrado, así que pruébala antes de confiar en ella. Y un mensaje de texto tampoco suena.

¿Cómo pongo una alarma en iPhone cuando llega un correo concreto?

No puedes, y es mejor saberlo antes de pasar diez minutos en Ajustes. Lo que sí puedes conseguir es un sonido más fuerte para una persona, con la lista VIP de Apple Mail. Suena una sola vez. Es por persona, así que no distingue la factura de Dane de su boletín. La app de Gmail no tiene función VIP, así que la cuenta tiene que añadirse a Apple Mail, y Apple Mail puede revisar Gmail según un horario en vez de al instante, así que el sonido puede llegar bastante después que el correo. Envíate una prueba desde otra cuenta y cronométrala. Si aun así te interesa un aviso más llamativo, así se configura.

1. Añade Gmail a Apple Mail si hace falta: abre Ajustes, busca Cuentas de Correo, toca Añadir cuenta y elige Google.
2. Abre Mail, ve a la lista de Buzones, toca la i pequeña junto a VIP, toca Añadir VIP y elige a Dane. Antes tiene que estar en tus Contactos.
3. Ajustes, Notificaciones, Mail. Busca ahí las opciones de notificación de VIP, activa las alertas y elige el sonido más largo de la lista.
4. Ajustes, Enfoque. En cada Enfoque que uses, toca Apps y añade Mail. El Enfoque permite apps enteras, no remitentes.

¿Cómo pongo una alarma en Android cuando llega un correo concreto?

Android te da más margen. Gmail en Android puede avisar por etiqueta, y Android le da a cada canal de notificación su propio sonido y su propia excepción de No molestar. Así que el plan es mandar a Dane a una etiqueta propia y hacer que esa etiqueta suene fuerte. Crea el mismo filtro de antes, pero marca también Aplicar la etiqueta y crea una nueva llamada Timbre. Luego en la app de Gmail ve a Ajustes, tu cuenta, Administrar etiquetas, y toca Timbre. Pon Sincronizar mensajes en Últimos 30 días primero; Google avisa de que una etiqueta que no sincronizas no puede tener notificaciones activadas. Luego activa las notificaciones de esa etiqueta. El sonido de toda la cuenta está en Ajustes, tu cuenta, Sonidos de notificación, Correo, Sonido de notificación. Para un sonido solo de Timbre, abre los propios Ajustes del teléfono, busca Gmail y entra en sus notificaciones. Busca el canal Timbre, elige un sonido, dale la importancia más alta que ofrezca tu teléfono y, si está la opción, deja que pase el No molestar. Los nombres cambian según el teléfono.

Con eso tienes un sonido fuerte que atraviesa el modo silencio. Sigue sonando una sola vez y parando. Para un sonido que siga hasta que lo descartes, la respuesta en Android es Tasker (una app de Android de pago) con el plugin AutoNotification: vigila una notificación de Gmail cuyo texto contenga Dane, y repite una alarma en bucle. Funciona. También te lleva una tarde, y el optimizador de batería de un Samsung o un Xiaomi lo matará en silencio la semana que dejes de revisarlo. Las apps de Play Store que prometen una alarma para el correo casi siempre piden acceso completo al buzón y llevan años sin actualizarse.

¿Puedo convertir un correo en una llamada telefónica?

Sí, y esta es la primera opción de la lista que de verdad suena. Algunos servicios pequeños te dan una dirección de correo; cualquier cosa que reenvíes ahí activa una llamada de voz que lee el asunto en voz alta. Algunos ejemplos son email2phone.net, VocalNotify y Echobell. Si sabes programar, Twilio hace lo mismo con un webhook: un correo entrante llega al Inbound Parse de SendGrid, tu script llama a la API de voz de Twilio, y tu teléfono suena. Una llamada a un número de EE. UU. cuesta unos 0,014 US$ el minuto, más cerca de 1,15 US$ al mes por un número local de EE. UU. desde el que llamar.

La opción sin programar, para lectores de EE. UU., es IFTTT. Su servicio Phone Call (US only) tiene una acción llamada Call my phone que lee un mensaje corto en voz alta. Solo está en los planes Pro, tiene un límite de 100 llamadas al mes, y solo marca números de EE. UU. Combínalo con un disparador de Gmail y tienes una regla de correo a llamada en unos quince minutos. Más sobre IFTTT frente a Zapier en Zapier contra IFTTT para alertas.

Con todos estos, la configuración es un filtro de Gmail con Reenviarlo a apuntando a la dirección del servicio, y Gmail te obliga a verificar antes esa dirección. Así que la puntería depende solo del filtro. Un remitente es fácil. Un tema es una coincidencia de palabra clave. «Dane, pero solo sobre los archivos de inversión» es una suposición. Algunos servicios son solo para números de EE. UU., y la mayoría se hicieron para alertas de servidores, así que el proceso de alta da por hecho que sabes qué es un webhook.

¿Cómo recibo una llamada cuando llega un correo concreto, sin nada de eso?

Me cansé de revisar el teléfono cada 5 minutos por si había trabajos de Upwork, mensajes de clientes y correos. Y aun así se me escapaban los importantes. Así que creamos OLL.E. Lo vigila todo por ti y solo se hace notar cuando algo importa de verdad.

Para el correo eso significa: conecta Gmail con tu cuenta de Google, toca Monitor Now, y escribe la frase.

No hay que crear ningún filtro ni nombrar ninguna etiqueta. OLL.E decide qué cuenta como coincidencia a partir de las palabras, así que el boletín semanal de Dane se queda en silencio y su «archivos adjuntos, necesito tu visto bueno hoy» suena como una llamada. Una vigilancia menos urgente puede sonar como alarma, o ir a la Preselección silenciosa. También puedes añadirle una acción: reenviar el correo a un socio, etiquetarlo, o redactar una respuesta para que la apruebes.

En iPhone esto funciona por completo. Las vigilancias de Gmail funcionan en iPhone con llamadas reales y sin hardware adicional; el llavero OLL.E PinG solo hace falta para vigilar las notificaciones de otras apps (WhatsApp, Slack y similares), porque iOS no deja que las apps las lean en segundo plano.

¿Cuál debería usar?

El quinto método es la app que construimos, OLL.E, y para este problema hace una sola cosa: conectas Gmail, escribes «Llámame cuando Dane escriba un correo sobre los archivos de inversión», y te llama en cuanto llega ese correo, en iPhone igual que en Android, sin filtro, etiqueta ni llavero que configurar. No guarda el contenido del correo y solo suena por lo que describiste, lo mejor que puede interpretarlo. El plan gratis te da 4 vigilancias activas y 10 alertas al mes, sin tarjeta. Pro cuesta 19,99 US$ al mes por 25 vigilancias y 300 alertas, con 7 días de prueba gratis.