Las cuatro vigilancias que un autónomo debería configurar el primer día, y todo lo que apagar antes

Cuatro cosas deberían hacer sonar el teléfono de un autónomo: un trabajo de Upwork que encaja contigo, un cliente actual que escribe fuera de horario, un lead que pregunta cuánto cobras, y una reunión que empieza en diez minutos. Casi todo lo demás se puede apagar el primer día, porque cada app viene configurada por defecto para que la abras.

En un iPhone, tres de las cuatro vigilancias funcionan por completo, llamada incluida. La de fuera de horario lee los mensajes de otras apps, y para eso hace falta el llavero OLL.E PinG, porque iOS no deja que una app lea las notificaciones de otras apps en segundo plano.

¿Qué notificaciones debería mantener activas un autónomo?

Ninguna de las que vienen activadas de fábrica. Aquí está la lista; lleva una tarde, y se hace una sola vez.

1. Apaga las insignias, los números rojos sobre los iconos de las apps. Te hacen abrir una app solo para que el número desaparezca, y eso no es una razón para abrir una app. En iPhone es Ajustes > Notificaciones > la app > Insignias, app por app. En Android, abre Ajustes y busca «puntos de notificación» (algunos teléfonos los llaman insignias de los iconos). Todas. Hasta Mail.
2. Ve app por app y pon cada ajuste por defecto en apagado, o solo mensajes directos. WhatsApp avisa por cada grupo, Gmail por cada correo, LinkedIn porque alguien miró tu perfil. Apagado, no silenciado.
3. Apaga los correos promocionales y los resúmenes de Upwork en sus ajustes de notificaciones. En cuanto la primera vigilancia de abajo cubra los trabajos, el correo de búsqueda guardada también puede irse, porque a partir de ahí es una segunda copia de algo que ya tenías.
4. Deja activas las notificaciones de las apps que usan tus clientes para contactarte: mensajes de Upwork, WhatsApp, Slack, Telegram, SMS. Pon cada una en solo mensajes directos. La vigilancia de fuera de horario lee esas notificaciones, y una notificación que la app nunca envía es una que OLL.E no puede leer.
5. Noticias, compras, promociones del banco, el tiempo. Apagado. Las buscarás cuando quieras verlas.

Un autónomo necesita que suenen cuatro cosas y nada más. Los autónomos que pierden dinero rara vez lo pierden por el silencio. Lo pierden por los pequeños avisos que no importan, cada uno un vistazo, cada vistazo un paseo lento de vuelta al trabajo, hasta que el día facturable está a medias y el único mensaje de cliente que contaba queda debajo de un aviso de LinkedIn. La mayoría de los autónomos conoce ese día: ocupados de nueve a seis, con casi nada que facturar al final.

¿Qué debería sonar y qué puede esperar?

Cuatro vigilancias, cada una una frase que escribes en OLL.E con un nivel de alerta, una acción y una fuente. Cuatro es también todo el plan gratis. Te da cuatro vigilancias activas y diez alertas al mes entre todas, así que en el plan gratis no queda sitio para nada más.

1. Una llamada por un trabajo de Upwork que encaja contigo

Escribe «Llámame cuando se publique un trabajo de WordPress de más de 1.000 US$ de un cliente de EE. UU. o el Reino Unido en Upwork», con tu propia habilidad, tu mínimo y tus países, y un trabajo que coincida se convierte en una llamada. Para cuando contestas, OLL.E ya ha redactado la carta de propuesta y encontrado el nombre del cliente, así que la propuesta puede empezar con él. Si un socio o asistente se encarga de ofertar, la misma vigilancia puede reenviarle el trabajo. Lee publicaciones públicas de Upwork, así que no hace falta iniciar sesión en Upwork, y funciona por completo en iPhone.

Una llamada, porque los trabajos de Upwork se los lleva quien contesta primero. Lo difícil es decidir qué vigilar. Upwork X-Ray (upworkxray.com), nuestro sitio hermano, tiene estadísticas gratis de 1,5 millones de trabajos de Upwork y alertas gratis de trabajos por Telegram. Pasa veinte minutos ahí antes de escribir la frase.

2. Una alarma por un cliente actual que escribe fuera de horario

Esta es la vigilancia que lee las notificaciones de tu teléfono: WhatsApp, Slack, SMS, Telegram, mensajes de Upwork. En Android le das acceso a las notificaciones a OLL.E. En iPhone necesita PinG, que retransmite las notificaciones a OLL.E y suena con su propio altavoz. La frase es «Despiértame si un cliente actual me escribe después de las 22h», más quién cuenta, por nombre o como «cualquiera con quien tenga un proyecto activo». OLL.E envía una respuesta provisional que escribiste una sola vez, algo como «Recibido, lo atiendo a primera hora», y hace sonar una alarma. En iPhone esa respuesta es un borrador que confirmas con un toque.

3. Una llamada cuando un lead pregunta por el precio

Esta redacta una respuesta y reserva un hueco en Google Calendar mientras suena tu teléfono. La frase es «Llámame cuando un lead escriba un correo sobre precios o un presupuesto»; añade «no clientes actuales» si quieres. Lee el correo en vez de buscar una palabra clave, así que un boletín con la palabra precio dentro se queda en silencio. Gmail y Calendar son las fuentes, y ambas funcionan por completo en iPhone.

Alguien que pregunta cuánto cobras está decidiendo ahora. En nuestra experiencia, cuando ya ha escrito a tres autónomos, quien responde primero suele ser quien recibe la llamada de vuelta.

4. Una llamada diez minutos antes de una reunión con un cliente

Las vigilancias de calendario funcionan por completo en iPhone, y esta lee Google Calendar, incluidos los eventos que alguien añadió esta mañana. Diez minutos antes de una reunión con un cliente te suena el teléfono, y OLL.E ya la ha resumido: quién viene, qué dice la invitación, el último correo al respecto. También te avisa cuando una reunión se mueve o se cancela. Escribes «Llámame 10 minutos antes de cualquier reunión con un cliente». Outlook y Apple Calendar todavía no están disponibles.

El propio recordatorio de Calendar es un aviso, y un aviso en un teléfono boca abajo sobre la mesa no es nada. Una llamada te mete en la reunión con el hilo fresco, en vez de buscando el enlace mientras el cliente ve que llegas tarde.

¿Debería responder a los clientes de noche?

No, con una excepción, y esa excepción es por lo que existe la vigilancia dos.

Dile a cada cliente nuevo tu horario una sola vez, en el mensaje de arranque, y mantenlo. Un cliente en otra zona horaria no te está poniendo a prueba a las 2 de la madrugada; para él son las 10 de la mañana, y casi todo lo que te envía puede esperar a tus 8 de la mañana. La respuesta provisional se encarga de contestar, y tú decides, medio dormido, si este es el raro caso que no puede esperar. En nuestra experiencia casi nunca lo es. Si te levantas casi todas las noches, la vigilancia es demasiado amplia. Redúcela a dos clientes, o a mensajes que mencionen un plazo.

¿Cómo dejo de perderme mensajes de clientes?

Deja de intentar oírlos todos. Léelos según un horario, tres veces al día, empezando cuando te sientas a trabajar y terminando antes de parar, y deja que las cuatro vigilancias cubran las horas de en medio.

La Preselección puede hacer esas lecturas más ordenadas, pero solo con Pro. Es la lista silenciosa de OLL.E: nunca suena ni vibra, y guarda solo lo que una vigilancia le envía, nada más, así que no reúne tus otros mensajes por su cuenta. En el plan gratis las cuatro vigilancias que suenan ocupan todos los cupos, lo que significa que nada la alimenta. En Pro (19,99 US$ al mes, 25 vigilancias) una quinta vigilancia como «Añade a la Preselección cualquier correo de un cliente actual, y etiquétalo como Clientes» te da una sola lista tranquila de correo de clientes para revisar a esas horas fijas. Lee Gmail, así que funciona por completo en iPhone. Todo lo demás de los clientes sigue viviendo en las apps de donde vino, y lo lees ahí.

Más sobre el lado de apagar cosas en cómo dejar de revisar el teléfono sin perderte a tus clientes, y sobre otras herramientas que vale la pena mantener en las mejores apps para autónomos.

Para un autónomo que empieza, OLL.E se reduce a cuatro frases escritas y un teléfono que solo suena por ellas. Cada vigilancia recibe una llamada, una alarma o la Preselección silenciosa, más una acción como redactar la propuesta. El plan gratis cubre cuatro vigilancias activas y 10 alertas al mes sin tarjeta; Pro cuesta 19,99 US$ al mes por 25 vigilancias y 300 alertas, con 7 días de prueba. Las vigilancias de Upwork, Gmail y Calendar funcionan por completo en iPhone. Vigilar los mensajes de otras apps ahí necesita el llavero PinG, un complemento que compras una vez, y las respuestas son borradores que confirmas.