Automatische E-Mail-Antwort, die Ihre Kunden erreicht, nicht alle

OLL.E liest jede neue Gmail-Nachricht nach ihrer Bedeutung und antwortet automatisch nur auf die E-Mails, die Ihre Überwachung beschreibt, etwa „Kunden, die nach einem Statusupdate fragen“ oder „jeder, der nach einem Angebot fragt“. Alle anderen bekommen nichts, und die Antwort ist entweder ein von Ihnen genehmigter Text oder eine kurze, für diese eine E-Mail geschriebene Antwort.

Es funktioniert auf iPhone und Android gleich, ohne PinG-Schlüsselanhänger, weil Gmail-Überwachungen nicht auf Handy-Benachrichtigungen angewiesen sind. Zuerst eine Einschränkung: Es funktioniert heute nur mit Gmail. Outlook und andere Anbieter werden nicht unterstützt.

Der Abwesenheitsassistent von Gmail antwortet jedem, der innerhalb Ihres Zeitraums schreibt, mit einer einzigen festen Nachricht, sodass Ihr bester Kunde und eine kalte Verkaufsmail dasselbe „ich bin bis Montag weg“ bekommen. Für alle, die ihre Zeit verkaufen, ist das aus unserer Sicht die falsche Antwort an einen Kunden. Ein Kunde, der nach einer Frist fragt, möchte hören, dass die Arbeit vorangeht, nicht, wo Sie gerade sind.

So richten Sie eine automatische E-Mail-Antwort in OLL.E ein

1. Installieren Sie OLL.E auf Android, iPhone oder im Web und verbinden Sie Gmail mit der Google-Anmeldung, unter Connectors.
2. Tippen Sie auf Monitor Now und beschreiben Sie die E-Mails in einfachen Worten: „Antworte automatisch Kunden, die per E-Mail nach einem Statusupdate fragen.“ Fügen Sie bei Bedarf hinzu, wen Sie ausschließen möchten („keine Newsletter“, „nicht meine Steuerberaterin“).
3. Wählen Sie die Aktion Automatische Antwort, und fügen Sie dann entweder den gewünschten Text ein oder lassen Sie OLL.E eine kurze Antwort für jede E-Mail schreiben. Fügen Sie weitere Aktionen hinzu, wenn Sie möchten: weiterleiten, beschriften, mich anrufen.

Von da an wird jede neue E-Mail gegen diesen Satz geprüft. Ein Treffer bekommt die Antwort. Ein Newsletter, der zufällig ein Statusupdate erwähnt, sollte nicht treffen, und dasselbe gilt für Spam.

Die automatische Antwort ist selten das Einzige, was eine Überwachung tut. Daneben kann OLL.E die E-Mail an jemanden weiterleiten, sie beschriften, einen langen Thread zusammenfassen und Ihnen eine Kurzfassung schicken, einen Termin in Google Calendar anlegen (etwa den von einem Kunden vorgeschlagenen Slot reservieren) oder Sie anrufen, wenn die E-Mail dringend ist.

Wer nutzt es

Eine Beraterin, die zehn Tage in den Urlaub fährt, möchte trotzdem, dass ihre Kunden Antworten bekommen, aber nicht die vierzig kalten E-Mails pro Woche, die mit einer öffentlichen Adresse kommen. Ihre Überwachung antwortet nur ihren Kunden (sie nennt sie im Satz), sagt, dass sie am 14. zurück ist, und teilt jedem mit einem dringenden Anliegen mit, dass die E-Mail sie erreicht hat. Das stimmt, denn dieselbe Überwachung ruft sie an, wenn ein Kunde das Wort „dringend“ schreibt oder es so meint.

In einer kleinen Agentur landen Angebotsanfragen im gemeinsamen Posteingang zwischen Rechnungen, Bewerbungen und Angeboten von Lieferanten. Angebotsanfragen kühlen schnell ab. Hier sendet die Überwachung jedem, der nach einem Preis fragt, eine Zwischenantwort, leitet die E-Mail an die Person weiter, die die Angebote schreibt, und beschriftet sie mit „Angebot“, damit nichts unter einem Stapel Quittungen ungelesen liegen bleibt.

Ein Freelancer möchte, dass Statusupdate-E-Mails mit „Bin dran, Update bis Freitag“ beantwortet werden. Das ist alles. Das eigentliche Update schreibt er am Freitag immer noch selbst; die automatische Antwort nimmt dem Kunden nur die Sorge, ob die E-Mail angekommen ist.

Eine Gründerin, die Geld einsammelt, bekommt Investoren-E-Mails zwischen Produktfragen und Support-Tickets. Die Überwachung für Investoren macht gar keine automatische Antwort: Sie fasst den Thread zusammen, schickt ihr die Kurzfassung und ruft sie an.

Drei Vorlagen für automatische Antworten zum Einstieg

Für Kunden, die nach dem Stand der Dinge fragen:

Danke, habe es erhalten. Die Arbeit liegt im Zeitplan, und Sie bekommen bis Freitag ein vollständiges Update von mir.

Für eine Angebotsanfrage, die ankommt, wenn niemand am Schreibtisch sitzt:

Danke für Ihre Anfrage. Jemand aus dem Team schickt Ihnen innerhalb eines Arbeitstages einen Preis. Falls Sie eine Frist haben, antworten Sie mit dem Datum, und wir planen darum herum.

Für eine Abwesenheitsantwort, die nur Kunden sehen:

Ich bin bis zum 14. weg und schaue einmal täglich in die E-Mails. Ihre Nachricht hat mich erreicht, und falls es nicht warten kann, antworten Sie mit „dringend“ im Betreff.

Beschränken Sie sich auf zwei Fakten: dass Sie es gesehen haben, und wann mehr kommt.

So richten Sie eine automatische Antwort in Gmail ohne OLL.E ein

Wenn eine Nachricht an alle in Ordnung ist, nutzen Sie den Abwesenheitsassistenten von Gmail. Am Computer: Einstellungen, Alle Einstellungen anzeigen, der Reiter Allgemein, Abwesenheitsassistent an, dann Zeitraum, Betreff und Nachricht, und Änderungen speichern. In der Android-App ist es unter Menü, Einstellungen, Ihr Konto, Abwesenheitsassistent. Auf dem iPhone ist es unter Menü, Einstellungen, dann Abwesenheitsassistent unter Verfassen und Antworten.

Laut Google geht die Antwort an eine Person meist nur beim ersten Schreiben raus, dann erneut, wenn sie vier Tage später noch einmal schreibt und der Assistent noch an ist, oder nachdem Sie die Nachricht bearbeitet haben. Es gibt eine Option, sie nur an Ihre Kontakte zu senden. Post, die im Spam landet oder über eine Mailingliste kommt, die Sie abonniert haben, bekommt keine Antwort.

Für eine automatische Gmail-Antwort an einen bestimmten Absender ist die kostenlose Lösung eine Vorlage plus ein Filter. Schalten Sie Vorlagen unter Einstellungen, Erweitert ein, speichern Sie Ihre Antwort als Vorlage, erstellen Sie dann einen Filter (die Adresse bei Von eintragen) und aktivieren Sie „Vorlage senden“. Das funktioniert ohne Zeitraum. Es passt allerdings nur zu den Wörtern und Adressen, die Sie eintippen, und laut Google können Vorlagen nur über Gmail am Computer eingerichtet und genutzt werden.

Wann ist Gmail die bessere Wahl? Wenn Sie wirklich allen dasselbe mitteilen möchten, wobei ein zweiwöchiger Urlaub ohne wartende Kunden der naheliegende Fall ist. Der Abwesenheitsassistent kostet nichts und dauert eine Minute. Für eine Handvoll bekannter Adressen und eine feste Antwort reicht auch der Filter mit Vorlage.

Was es nicht kann

Es überwacht nur Gmail. Liegt Ihre Arbeits-E-Mail bei Outlook oder einem anderen Anbieter, kann OLL.E heute nicht darauf antworten.

Es antwortet auf das, was die Überwachung beschreibt, sodass ein vager Satz zu vagen Ergebnissen führt. „Wichtige E-Mails“ ist eine Vermutung; „Kunden, die fragen, wann die Logo-Dateien fertig sind“ ist eine Regel, der OLL.E folgen kann. Im kostenlosen Plan bekommen Sie außerdem 10 Aktionen im Monat, und jede automatische Antwort verbraucht eine davon, sodass ein belebter Posteingang Pro braucht. Und wenn Sie lieber nichts ohne Ihr Zutun senden lassen möchten, lassen Sie die Antwort ein Entwurf sein, den Sie zuerst lesen.