Abwesenheitsnachricht: 15 Vorlagen, die klingen, als hätte ein Mensch sie geschrieben

Eine gute Abwesenheitsnachricht sagt, wann Sie zurück sind und was bis dahin mit Dringendem passiert. Nennen Sie die Person, an die man sich stattdessen wenden kann, oder sagen Sie klar, dass niemand vertritt, und geben Sie einen Weg an, Sie zu erreichen, falls es wirklich nicht warten kann. Alles andere (wohin Sie gefahren sind, wie dringend Sie die Pause nötig hatten, eine Entschuldigung für die Unannehmlichkeit) ist Füllmaterial, und Füllmaterial ist das, worüber Leute hinwegscrollen, während sie nach dem Datum suchen.

Unten stehen 15 Vorlagen zum Kopieren, sortiert nach dem Grund Ihrer Abwesenheit. Danach die genauen Schritte für Gmail und Outlook, und warum ich nie allen dieselbe schicken würde.

Was sollte ich in eine Abwesenheitsnachricht schreiben?

Drei Dinge, meist in drei Zeilen.

Den Tag, an dem Sie zurück sind, als Wochentag und Datum. „Montag, 10. November“ funktioniert. „Nächste Woche“ bedeutet für jemanden, der es an einem Freitag liest, gar nichts. Dann, wer stattdessen zu kontaktieren ist, mit vollständiger E-Mail-Adresse, nicht „mein Kollege“. Und sagen Sie, ob Sie überhaupt E-Mails lesen, damit niemand auf eine Antwort wartet, die nicht kommt.

Lassen Sie den Grund weg, außer er hilft dem Leser. „Auf einer Konferenz“ sagt einem Kunden, dass Sie vielleicht abends antworten. „Persönliche Gründe“ sagt nichts und lässt ihn sich wundern.

Und versprechen Sie nicht, am Tag Ihrer Rückkehr jede E-Mail zu beantworten. Das werden Sie nicht, und der Kunde, der Ihnen geglaubt hat, merkt es.

Was ist ein Beispiel für eine gute Abwesenheitsnachricht?

Hier sind fünfzehn. Tauschen Sie die Teile in eckigen Klammern aus. Sie sind absichtlich kurz, denn niemand liest einen Autoresponder bis zum Ende.

Urlaub

Hallo, ich bin bis [Montag, 10. November] im Urlaub und lese keine E-Mails. Falls es nicht warten kann, hilft Ihnen [Sam] unter [sam@firma.de]. Sonst antworte ich, sobald ich zurück bin. [Ihr Name]

Danke für Ihre E-Mail. Ich bin bis [Datum] unterwegs mit schwachem Empfang und sehe das hier erst danach. Für alles zu [Projekt] schreiben Sie bitte an [Name] unter [E-Mail]. Alles andere beantworte ich in der Woche meiner Rückkehr.

Hallo, ich mache bis [Datum] eine richtige Pause. Niemand vertritt mich, falls also etwas wirklich dringend ist, schreiben Sie mir eine SMS an [Nummer], ich sehe einmal am Tag nach. Alles andere wartet, bis ich zurück bin.

Konferenz oder Dienstreise

Ich bin bis [Datum] bei [Veranstaltung] in [Stadt], Antworten dauern also länger und kommen meist abends. Brauchen Sie heute etwas, hat [Name] ([E-Mail]) die Details.

Ich bin diese Woche bei [Veranstaltung]. Sind Sie auch dort, antworten Sie mit einer Uhrzeit, und lassen Sie uns einen Kaffee trinken. Falls nicht, bin ich am [Datum] wieder am Schreibtisch.

Elternzeit

Ich bin bis [Monat] in Elternzeit. Ich lese in dieser Zeit gar keine E-Mails. [Name] kümmert sich in der Zeit um meine Arbeit und meine Kunden: [E-Mail]. Geht es um mich persönlich, schreiben Sie nach [Monat] noch einmal, ich sehe es dann.

Krankheitstag

Heute krank, mit etwas Glück morgen wieder da. Alles Dringende bitte an [Name] unter [E-Mail].

Wochenenden und Feierabend, für Freelancer

Danke für Ihre Nachricht. Ich arbeite Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr [Zeitzone], und antworte Montagfrüh. Ist eine Live-Seite oder ein Launch kaputt, rufen Sie [Nummer] an.

Sie haben mich außerhalb der Arbeitszeit erwischt. Ich öffne mein Postfach wieder um 9 Uhr [Zeitzone] und antworte zuerst Kunden. Kein Grund, es doppelt zu schicken.

Kündigungsfrist, und nach Ihrem Ausscheiden

Ich beende meine Zeit bei [Firma] am [Datum] und übergebe meine Arbeit an [Name]. Damit nichts verloren geht, setzen Sie ab jetzt bitte [E-Mail] auf Kopie bei allem Neuen.

Ich habe [Firma] verlassen. Dieses Postfach liest niemand, und Ihre E-Mail wurde nicht weitergeleitet. Bitte schreiben Sie an [Name] unter [E-Mail], der/die meine Kunden übernommen hat. Es war schön, mit Ihnen zu arbeiten.

Eine kurze für Kunden

Abwesend bis [Datum]. [Name] betreut Ihr Projekt und beantwortet alles: [E-Mail].

Eine interne, fürs Team

Abwesend bis [Datum]. Design-Fragen an [Name], Abrechnung an [Name]. Notizen zu allem Laufenden liegen in [Ordner]. Bitte warten Sie bei Freigaben nicht auf mich; [Name] kann das absegnen.

Zwei lustige

Lustig funktioniert nur bei Leuten, die Sie schon kennen. Schicken Sie keine von beiden an einen neuen Kunden.

Ich bin bis [Datum] weg, ohne Laptop, eine Entscheidung, die ich bis Dienstag bereuen werde. Ist das dringend, hilft [Name] unter [E-Mail]. Ist es ein Meeting, das auch eine E-Mail hätte sein können: gute Nachricht, jetzt ist es eine.

Ihre E-Mail hat sich zu einer Schlange von mehreren Hundert gesellt, liebevoll sortiert danach, wie oft jede einzelne „kurze Frage“ sagt. Ich bin am [Datum] zurück. [Name] unter [E-Mail] hat weniger Sonnenbrand als ich und kann schneller helfen.

Wie stelle ich in Gmail eine Abwesenheitsnachricht ein?

Gmail nennt das den Abwesenheitsassistenten. Am Computer:

1. Öffnen Sie Gmail, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen, dann Alle Einstellungen anzeigen.
2. Scrollen Sie auf dem Reiter Allgemein zum Abschnitt Abwesenheitsassistent und wählen Sie Abwesenheitsassistent an.
3. Füllen Sie den Zeitraum, den Betreff und die Nachricht aus.
4. Sollen nur Ihre Kontakte sie bekommen, setzen Sie das Häkchen unter der Nachricht.
5. Klicken Sie unten auf der Seite auf Änderungen speichern.

Sie startet um 0:00 Uhr am Starttag und endet um 23:59 Uhr am Endtag, falls Sie sie nicht früher beenden. Solange sie aktiv ist, liegt oben in Ihrem Posteingang ein Banner mit einem Link Jetzt beenden.

Ein paar Dinge überraschen die Leute. Meist schickt Gmail die Antwort nur beim ersten Schreiben einer Person, und erneut, falls diese Person nach vier Tagen noch einmal schreibt, während sie noch aktiv ist, oder nachdem Sie die Nachricht geändert haben. Post, die im Spam landet oder von einer Mailingliste kommt, bei der Sie eingetragen sind, bekommt überhaupt keine Antwort. Die Gmail-App auf Android und iPhone hat ihre eigene Version dieser Einstellung, und Google listet diese Schritte auf derselben Hilfeseite.

Wie schalte ich in Outlook automatische Antworten ein?

Im neuen Outlook für Windows gehen Sie zum Reiter Ansicht, dann Ansichtseinstellungen, dann Konten, dann Automatische Antworten. In Outlook im Web ist es Einstellungen, dann Konto, dann Automatische Antworten. Schalten Sie den Schalter ein, setzen Sie ein Häkchen bei Antworten nur in einem bestimmten Zeitraum senden und geben Sie Start- und Endzeit ein. Lassen Sie den Zeitraum weg, läuft die Antwort, bis Sie sie selbst abschalten, und so läuft bei manchen der Autoresponder noch im März.

Für externe Absender gibt es die Option Antworten nur an Kontakte senden, und bei einem geschäftlichen oder schulischen Konto legen Sie fest, ob Personen außerhalb Ihrer Organisation überhaupt eine Antwort bekommen. Outlook schickt jeder Person pro Abwesenheit eine Antwort, egal wie oft sie schreibt.

Sollte jeder dieselbe Abwesenheitsantwort bekommen?

Eine Abwesenheitsnachricht, die allen gleich antwortet, ist eine kleine Lüge gegenüber Ihren besten Kunden.

Überlegen Sie, wer sie überhaupt auslöst. Der Kunde, der auf die für Donnerstag versprochene Datei wartet. Ein Newsletter. Eine Quittung von einem Tool, das Sie bezahlen. Eine kalte Anfrage von jemandem, der noch nie von Ihnen gehört hat. Alle vier bekommen denselben höflichen Absatz, der Ihrem Kunden in Ihrem eigenen Ton sagt, dass er auf derselben Stufe steht wie die Quittung. Er sagt außerdem jeder kalten Anfrage, dass das Postfach lebt und niemand hinschaut. Die Person, die am meisten eine echte Antwort verdient hätte, bekommt die am wenigsten nützliche, weil die Nachricht vage genug sein musste, um an Fremde zu gehen.

Die Option „nur Kontakte“ in Gmail und Outlook hilft etwas. Aber Ihre Kontaktliste ist nicht Ihre Kundenliste. Darin steht Ihr Zahnarzt, der Laden, der Ihnen ein Sofa verkauft hat, und ein Kunde von vor drei Jahren, der nie bezahlt hat. Und keines der beiden Tools kann eine dringende E-Mail von einer gewöhnlichen unterscheiden, sodass der Kunde, dessen Website down ist, „zurück am 10.“ bekommt, und nichts passiert, bis Sie es sind.

Wie antworte ich während meiner Abwesenheit automatisch nur Kunden?

Sie brauchen etwas, das die E-Mail liest, nicht nur die Adresse. So schneiden die drei Optionen im Vergleich ab.

Dafür haben wir OLL.E gebaut. Es funktioniert vorerst nur mit Gmail, nicht mit Outlook. Sie beschreiben Kunden in der Überwachung (eine Liste von Namen, oder jeder, der zu einem laufenden Projekt schreibt), und es liest, was jede E-Mail sagt: Kunden bekommen eine automatische Antwort mit Ihrem Rückkehrdatum, alle anderen bekommen nichts, und eine E-Mail, die sagt, es sei dringend, lässt Ihr Handy klingeln. E-Mail-Antworten funktionieren auf iPhone und Android gleich, und es wird kein E-Mail-Inhalt gespeichert. Mehr dazu unter automatische E-Mail-Antwort nur für Kunden und Anrufe bei bestimmten E-Mails. Der kostenlose Plan hat 4 Überwachungen und 10 Aktionen im Monat, keine Karte nötig; Pro kostet 19,99 US$ im Monat mit 7-tägiger Testphase.