Airbnb automatische Nachrichten: fünf Vorlagen zum Planen, und die Nachrichten, die Sie nicht automatisieren sollten

Airbnbs eigene Automatisierung lebt im Reiter Nachrichten: Tippen Sie auf das Einstellungssymbol, öffnen Sie Schnellantworten verwalten, und jede dort gespeicherte Schnellantwort lässt sich so planen, dass sie sich vor oder nach einem Reiseereignis wie einer neuen Reservierung oder einem Checkout selbst verschickt.

Das erledigt die Willkommensnachricht, den Türcode und die Checkout-Erinnerung gut. Was es nicht merkt, ist, dass ein Gast gerade um 2 Uhr nachts „es gibt kein warmes Wasser“ geschrieben hat, und nichts in Airbnb lässt dafür Ihr Handy klingeln. Dafür einen Anruf zu bekommen, braucht eine andere App; auf dem iPhone braucht das Überwachen der Airbnb-App zusätzliche Hardware, Airbnbs E-Mails in Gmail dagegen nicht.

Wie richte ich automatische Nachrichten auf Airbnb ein?

Eine geplante Nachricht auf Airbnb ist eine Schnellantwort mit angehängtem Auslöser. Schnellantworten sind standardmäßig nicht geplant; den Zeitpunkt fügen Sie selbst hinzu.

1. Öffnen Sie in der Airbnb-App den Reiter Nachrichten und tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf das Einstellungssymbol. Am Computer ist es Nachrichten, dann Einstellungen.
2. Tippen Sie auf Schnellantworten verwalten, dann auf Erstellen.
3. Schreiben Sie die Nachricht und fügen Sie die Details dort ein, wo die Angaben des Gastes hingehören: Vorname des Gastes, Check-in-Datum, Adresse, WLAN-Name, WLAN-Passwort, Hausordnung, Bestätigungscode. Airbnb trägt sie für jede Reservierung automatisch ein.
4. Planen Sie sie: Wählen Sie den Auslöser (eine neue Reservierung, Check-in, Checkout) und wie lange davor oder danach die Nachricht verschickt wird.
5. Entscheiden Sie sich vor dem Speichern für den Schalter Für Last-Minute-Buchungen und Kurzaufenthalte senden.

Dieser Schalter ist wichtiger, als er aussieht.

Bei Last-Minute-Buchungen und Kurzaufenthalten lässt Airbnb standardmäßig manche Nachrichten aus. Schalten Sie ihn ein, und eine vor dem Check-in geplante Nachricht wird zum Buchungszeitpunkt verschickt, wenn ihr Zeitfenster bereits verstrichen ist. Schalten Sie ihn zumindest für Ihre Check-in-Nachricht ein. Wer um 16 Uhr für heute Abend bucht, braucht den Türcode dringender als jeder andere Gast, den Sie je haben werden.

Jede Reservierung bekommt eine Zeitleiste dessen, was verschickt wurde und was noch kommt. Von dort aus können Sie eine Nachricht auslassen, sie sofort senden oder sie für diesen einen Gast bearbeiten, während die Vorlage unverändert bleibt. Seien Sie beim Löschen einer Vorlage aber vorsichtig: Das entfernt alle noch nicht verschickten geplanten Schnellantworten für jedes Inserat.

Einfache Schnellantworten, die ungeplante Art, sind für die Fragen gedacht, die Sie jede Woche beantworten. Tippen Sie in einem Chat auf das Plus-Zeichen neben Nachricht schreiben, wählen Sie Schnellantwort senden und suchen Sie eine aus. Parkplatz, früher Check-in, wo die Ersatzhandtücher liegen. Die Nachricht müssen Sie trotzdem erst sehen.

Airbnb-Nachrichtenvorlagen, die klingen, als hätte ein Mensch sie geschrieben

Airbnbs Resource Center schlägt fünf Zeitpunkte vor: wenn die Buchung bestätigt ist, 24 bis 48 Stunden vor dem Check-in, nach der ersten Nacht, am Abend vor dem Checkout, und 24 bis 48 Stunden nach der Abreise des Gastes. Hier ist eine für jeden davon. Eckige Klammern bedeuten, dass hier die Einzelheit eingefügt wird; alles andere dürfen Sie ändern. Halten Sie sie kurz, denn Gäste lesen das auf dem Handy, auf der Rückbank eines Taxis.

Buchungsbestätigung (die Willkommensnachricht)

Hallo [Vorname des Gastes], danke für Ihre Buchung! Für [Check-in-Datum] ist alles bereit. Die Wegbeschreibung und den Türcode schicke ich zwei Tage vor Ihrer Ankunft. Fragen vorher gerne hier.

Check-in, zwei Tage vorher

Hallo [Vorname des Gastes], bis [Check-in-Datum]! Die Adresse ist [Adresse]. WLAN heißt [WLAN-Name], Passwort [WLAN-Passwort]. Parken Sie auf dem Platz mit der aufgemalten 4. Wenn das Schloss Ärger macht, rufen Sie mich an statt zu schreiben. Ich gehe ran.

Mitten im Aufenthalt, nach der ersten Nacht

Morgen [Vorname des Gastes]! Ich wollte nur nachfragen, ob alles funktioniert. Die Dusche braucht eine Minute, bis sie warm wird, das ist normal. Fehlt etwas, sagen Sie mir Bescheid, und ich kümmere mich noch heute darum.

Das ist die Nachricht, die Gastgeber überspringen, und genau die, die Probleme auffängt, solange Sie sie noch beheben können, statt erst in der Bewertung.

Checkout, am Vorabend

Hallo [Vorname des Gastes], ich hoffe, der Aufenthalt war schön. Checkout ist morgen um 11 Uhr. Die Betten müssen Sie nicht abziehen. Geschirr in die Spülmaschine und der Schlüssel zurück in die Schlüsselbox reichen völlig. Gute Heimreise.

Bitte um eine Bewertung, ein oder zwei Tage danach

Danke, dass Sie gut auf die Wohnung aufgepasst haben, [Vorname des Gastes]. Wenn Sie eine Minute Zeit haben, hilft eine Bewertung einem kleinen Gastgeber wirklich. Ich hinterlasse auch eine für Sie. Und falls etwas nicht in Ordnung war, höre ich es lieber von Ihnen, damit ich es vor dem nächsten Gast beheben kann.

Wie wird die Airbnb-Antwortrate berechnet?

Airbnb definiert sie als den Prozentsatz neuer Anfragen und Reservierungsanfragen, auf die Sie in den vergangenen 30 Tagen innerhalb von 24 Stunden geantwortet haben. Annehmen, vorab genehmigen, ablehnen, eine Nachricht senden und ein Sonderangebot senden zählen alle als Antwort. Eine Reservierungsanfrage verfallen zu lassen, zählt als keine Antwort und drückt die Rate nach unten. Folgenachrichten in einem Thread wirken sich nicht aus, Sie brauchen also nicht das letzte Wort. Die Antwortzeit ist eine eigene Zahl: die durchschnittliche Zeit, die Sie gebraucht haben, um auf alle neuen Nachrichten der vergangenen 30 Tage zu antworten. Eine Antwort nach 24 Stunden ist verspätet und schadet beidem.

Für Superhost wird anders gezählt. Die Vorgabe ist, auf 90 % der neuen Nachrichten zu antworten und neue Reservierungsanfragen innerhalb von 24 Stunden anzunehmen oder abzulehnen. Dafür betrachtet Airbnb Ihre erste Antwort auf jeden neuen Nachrichten-Thread der vergangenen 12 Monate und bewertet das alle drei Monate (1. Januar, 1. April, 1. Juli und 1. Oktober).

Planung schützt diese Zahl kaum. Geplante Schnellantworten werden durch Reservierungsereignisse ausgelöst, während ein großer Teil dessen, was in die Antwortrate einfließt, von Leuten kommt, die noch nicht gebucht haben: eine Anfrage wegen Haustieren, eine Bitte um eine Buchung im nächsten Monat. Airbnbs Hilfeseite sagt nicht, ob eine automatische Nachricht als Antwort zählt, planen Sie also nicht darauf. Was die Rate hochhält, ist, neue Anfragen am selben Tag zu sehen, und das hängt an den Benachrichtigungen.

Warum bekomme ich keine Airbnb-Benachrichtigungen?

Airbnb hört auf, Sie per SMS über Nachrichten zu informieren, sobald Push funktioniert. Die Hilfeseite sagt, dass Benachrichtigungen über angenommene Reservierungen und Nachrichten die SMS überspringen, wenn Ihre Push-Benachrichtigungen aktiviert sind und funktionieren. Das erklärt viele Beschwerden über „meine SMS sind ausgeblieben“. Sobald die App also installiert ist und Sie benachrichtigen darf, ist das Banner der App der Alarm. Ist dieses Banner auf Ihrem Handy versteckt, bleibt Ihnen nur, auf die E-Mail zu warten. In Airbnb selbst gehen Sie auf der Website zu Menü, dann Kontoeinstellungen, dann Benachrichtigungen. Der Bereich Konto umfasst Aktivität, Erinnerungen und Nachrichten; Angebote und Updates sind Reisetipps und Airbnb-News, die Sie abschalten können. Airbnb kann Sie per Anruf, SMS, Push-Benachrichtigung oder E-Mail erreichen.

Dann das Handy. Airbnb verweist für Push auf die App-Einstellungen Ihres Geräts: Öffnen Sie also Einstellungen, suchen Sie nach „Benachrichtigungen“, finden Sie Airbnb und stellen Sie sicher, dass es erlaubt ist, mit Ton. Prüfen Sie auf dem iPhone auch Einstellungen, dann Fokus, dann Ihren Fokus, dann Apps, denn ein Schlaf-Fokus, der Airbnb nicht aufführt, legt es über Nacht stumm. Auf neueren Android-Handys liegt dasselbe unter Einstellungen, dann Modi, dann ein Modus, dann Benachrichtigungsfilter, wobei der Pfad je nach Handy variiert.

E-Mail ist die Rückfallebene, und die langsamste. Durchsuchen Sie Ihren Posteingang nach „Airbnb“ oder „Reservierung“, holen Sie Airbnb-Mails aus dem Spam und fügen Sie automated@airbnb.com, express@airbnb.com und response@airbnb.com zu Ihren Kontakten hinzu. Airbnb warnt, dass seine E-Mails je nach Anbieter mehrere Stunden brauchen können, bis sie ankommen. Bei einer 24-Stunden-Uhr ist das ein großes Stück davon.

Einen Anruf bekommen, wenn eine Gastnachricht nicht warten kann

Automatisieren Sie die Routinenachrichten und niemals die dringenden. Ein um 23 Uhr ausgesperrter Gast will keine Vorlage, er will einen Menschen, der antwortet. OLL.E überwacht die Benachrichtigungen der Airbnb-App auf Android (auf dem iPhone über PinG, einen Bluetooth-Schlüsselanhänger, der Ihre Benachrichtigungen weiterleitet und über seinen eigenen Lautsprecher klingelt) sowie Airbnbs E-Mails, wenn sie in Gmail landen, was auf dem iPhone genauso funktioniert. Sie tippen die Überwachung als Satz ein. Klingt eine Gastnachricht dringend, „ausgesperrt“, „kein warmes Wasser“, ein Leck unter dem Waschbecken, oder trifft eine Buchungsanfrage ein, ruft es Sie an und schickt eine Zusammenfassung dessen, was der Gast geschrieben hat.

Es antwortet nicht innerhalb von Airbnb. Sie öffnen den Thread und antworten dort, während geplante Nachrichten und Schnellantworten weiter die Routine erledigen. Nachrichten, die nicht passen, gehen auf die Merkliste, die still bleibt. Wenn Sie automatische Antworten an WhatsApp-Kunden wollen, ist das eine andere Einrichtung, auf unserer Auto-Antwort-Seite.

Sind die Nachrichten zu Ihrem Inserat größtenteils Routine, reicht Airbnbs Planer und kostet nichts. Sind Sie diejenige Person, die hinfährt, wenn das Schloss versagt, richten Sie eine OLL.E-Überwachung für die Nachrichten ein, die nicht warten können. Auf Android überwacht sie die Airbnb-Benachrichtigung; auf dem iPhone richten Sie sie auf Airbnbs E-Mails in Gmail, oder fügen Sie PinG für die App selbst hinzu. Es ruft Sie an, schickt die Zusammenfassung und überlässt die Antwort Ihnen, in Airbnb. Eine dringende Überwachung passt in den kostenlosen Plan, ohne Karte.