Airbnb অটোমেটেড মেসেজ: শিডিউল করার মতো পাঁচটা টেমপ্লেট, আর যে মেসেজগুলো অটোমেট করা উচিত না
Messages > Manage quick replies-এর নিচে Airbnb শিডিউল করা মেসেজ সেট আপ করুন, পাঁচটা টেমপ্লেট কপি করুন, রেসপন্স রেট কীভাবে গোনা হয় দেখুন, হারানো নোটিফিকেশন ঠিক করুন।
Airbnb-র নিজস্ব অটোমেশন থাকে Messages ট্যাবে: সেটিংস আইকনে ট্যাপ করুন, Manage quick replies খুলুন, আর সেখানে সেভ করা কোনো quick reply একটা ট্রিপ ইভেন্টের, যেমন একটা নতুন রিজার্ভেশন বা একটা চেকআউটের, আগে বা পরে নিজে পাঠানোর জন্য শিডিউল করা যায়।
এটা ওয়েলকাম নোট, দরজার কোড আর চেকআউট রিমাইন্ডার ভালোভাবে সামলায়। এটা খেয়াল করতে পারে না একজন গেস্ট রাত ২টায় “there's no hot water” লিখেছেন, আর Airbnb-এর ভেতরে কিছুই এটা নিয়ে আপনার ফোন বাজাবে না। সেটার জন্য একটা কল পেতে আরেকটা অ্যাপ লাগে; iPhone-এ, Airbnb অ্যাপ পর্যবেক্ষণ করতে বাড়তি হার্ডওয়্যার লাগে, যদিও Gmail-এ Airbnb-র ইমেইলে লাগে না।
Airbnb-তে অটোমেটেড মেসেজ কীভাবে সেট আপ করব?
Airbnb-তে একটা শিডিউল করা মেসেজ হলো একটা ট্রিগার জুড়ে দেওয়া quick reply। Quick reply ডিফল্টভাবে শিডিউল করা থাকে না; টাইমিংটা আপনিই যোগ করেন।
- Airbnb অ্যাপে, Messages ট্যাব খুলে স্ক্রিনের উপরে সেটিংস আইকনে ট্যাপ করুন। কম্পিউটারে এটা Messages > Settings।
- Manage quick replies-এ ট্যাপ করুন, তারপর Create।
- মেসেজটা লিখুন আর গেস্টের তথ্য যেখানে বসে সেখানে ডিটেইল বসান: গেস্টের প্রথম নাম, চেক-ইন তারিখ, ঠিকানা, wifi নাম, wifi পাসওয়ার্ড, বাড়ির নিয়ম, কনফার্মেশন কোড। Airbnb প্রতিটা রিজার্ভেশনে এগুলো পূরণ করে দেয়।
- এটা শিডিউল করুন: ট্রিগার বেছে নিন (একটা নতুন রিজার্ভেশন, চেক-ইন, চেকআউট) আর এর কত আগে বা পরে মেসেজটা যাবে।
- সেভ করার আগে, Send for last minute bookings and short stays টগলটা নিয়ে সিদ্ধান্ত নিন।
সেই টগলটা যতটা মনে হয় তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
লাস্ট-মিনিট বুকিং আর ছোট থাকার জন্য, Airbnb ডিফল্টভাবে কিছু মেসেজ এড়িয়ে যায়। এটা চালু করলে চেক-ইনের আগে শিডিউল করা একটা মেসেজ, এর সময় যদি ইতিমধ্যে চলে গিয়ে থাকে, বুকিংয়ের সময়েই পাঠানো হয়। অন্তত আপনার চেক-ইন মেসেজের জন্য এটা চালু করুন। যে কেউ বিকেল ৪টায় আজকের জন্য বুক করেন তাদের আপনার বাকি সব গেস্টের চেয়ে বেশি দরজার কোডের দরকার।
প্রতিটা রিজার্ভেশন কী পাঠানো হয়েছে আর কী আসছে তার একটা টাইমলাইন পায়। সেখান থেকে একটা মেসেজ এড়িয়ে যেতে, এখনই পাঠাতে বা সেই একজন গেস্টের জন্য এডিট করতে পারেন, আর টেমপ্লেটটা যেমন ছিল তেমনই থাকে। একটা টেমপ্লেট ডিলিট করার সময় সাবধান থাকুন, তবে: এটা প্রতিটা লিস্টিংয়ের জন্য এখনও না-পাঠানো সব ভবিষ্যৎ শিডিউল করা quick reply মুছে দেয়।
সাধারণ quick reply, শিডিউল না করা ধরনের, এমন প্রশ্নের জন্য যার উত্তর আপনি প্রতি সপ্তাহে দেন। একটা চ্যাটে, Write a message-এর পাশের প্লাস সাইনে ট্যাপ করুন, Send quick reply বেছে একটা বেছে নিন। পার্কিং, আগে চেক-ইন, বাড়তি তোয়ালে কোথায়। তবুও আগে মেসেজটা দেখতে হয়।
Airbnb মেসেজ টেমপ্লেট যা একজন মানুষের লেখার মতো পড়ে
Airbnb-র Resource Center পাঁচটা মুহূর্তের পরামর্শ দেয়: বুকিং কনফার্ম হলে, চেক-ইনের ২৪ থেকে ৪৮ ঘণ্টা আগে, প্রথম রাতের পরে, চেকআউটের আগের সন্ধ্যায়, আর গেস্ট চলে যাওয়ার ২৪ থেকে ৪৮ ঘণ্টা পরে। প্রতিটার জন্য একটা আছে এখানে। বর্গাকার বন্ধনী মানে ডিটেইল বসান; বাকি সবকিছু আপনি বদলাতে পারেন। এগুলো সংক্ষিপ্ত রাখুন, কারণ গেস্টরা এগুলো একটা ট্যাক্সির পেছনে বসে ফোনে পড়েন।
বুকিং কনফার্মেশন (ওয়েলকাম মেসেজ)
হাই [guest first name], বুক করার জন্য ধন্যবাদ! [check-in date]-এর জন্য সব রেডি। আসার দুই দিন আগে ডিরেকশন আর দরজার কোড পাঠাব। এর আগে কিছু জানতে চাইলে, এখানেই জিজ্ঞেস করুন।
চেক-ইন, দুই দিন আগে
হাই [guest first name], [check-in date]-এ দেখা হবে। ঠিকানা [address]। Wifi হলো [wifi name], পাসওয়ার্ড [wifi password]। ৪ আঁকা স্পটে পার্ক করুন। লক নিয়ে কোনো ঝামেলা হলে, মেসেজ না করে কল করুন। আমি ধরব।
মাঝের থাকা, প্রথম রাতের পরে
সুপ্রভাত [guest first name]! শুধু দেখছি সবকিছু ঠিকমতো চলছে কিনা। শাওয়ার গরম হতে একটু সময় নেয়, এটা স্বাভাবিক। কিছু না থাকলে, জানান, আজই ঠিক করে দিব।
হোস্টরা এটাই বাদ দেন, আর এটাই এমন একটা যা রিভিউতে না গিয়ে সমস্যা আপনি ঠিক করতে পারা অবস্থায় ধরে।
চেকআউট, আগের সন্ধ্যায়
হাই [guest first name], আশা করি থাকাটা ভালো কেটেছে। চেকআউট কাল সকাল ১১টায়। বিছানার চাদর খোলার দরকার নেই। ডিশওয়াশারে বাসন আর লকবক্সে চাবি ফিরিয়ে দিলেই হবে। নিরাপদে যাত্রা করুন।
রিভিউ রিকোয়েস্ট, এক বা দুই দিন পরে
জায়গাটার দেখাশোনা করার জন্য ধন্যবাদ, [guest first name]। সময় থাকলে, একটা রিভিউ একজন ছোট হোস্টের জন্য অনেক সাহায্য করে। আপনার জন্যও একটা দিব। আর কিছু ঠিক না থাকলে, পরের গেস্টের আগে ঠিক করার জন্য আপনার কাছ থেকেই শুনতে চাইব।
Airbnb রেসপন্স রেট কীভাবে গণনা করা হয়?
Airbnb এটাকে সংজ্ঞায়িত করে গত ৩০ দিনে ২৪ ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দেওয়া নতুন জিজ্ঞাসা আর রিজার্ভেশন রিকোয়েস্টের শতকরা হিসেবে। Accept করা, pre-approve করা, decline করা, একটা মেসেজ পাঠানো আর একটা স্পেশাল অফার পাঠানো সবই একটা উত্তর হিসেবে গোনা হয়। একটা রিজার্ভেশন রিকোয়েস্ট মেয়াদ শেষ হতে দেওয়া কোনো উত্তর না হিসেবে গোনা হয় আর রেটটা নামিয়ে দেয়। একটা থ্রেডের ফলো-আপ মেসেজ এতে প্রভাব ফেলে না, তাই শেষ কথাটা আপনার লাগবে না। Response time একটা আলাদা সংখ্যা: গত ৩০ দিনে সব নতুন মেসেজে উত্তর দিতে আপনার গড় যে সময় লেগেছে। ২৪ ঘণ্টার পরে একটা রিপ্লাই দেরি, আর দুটোকেই আঘাত করে।
Superhost আলাদাভাবে গোনা হয়। নতুন মেসেজের ৯০%-এর উত্তর দেওয়া, আর নতুন রিজার্ভেশন রিকোয়েস্ট ২৪ ঘণ্টার মধ্যে accept বা decline করার শর্ত থাকে। এর জন্য Airbnb গত ১২ মাসের প্রতিটা নতুন মেসেজ থ্রেডে আপনার প্রথম রিপ্লাই দেখে, আর প্রতি তিন মাসে একবার মূল্যায়ন করে (জানুয়ারি ১, এপ্রিল ১, জুলাই ১ আর অক্টোবর ১)।
শিডিউলিং এই সংখ্যাটাকে বেশি সুরক্ষা দেয় না। শিডিউল করা quick reply ট্রিগার হয় রিজার্ভেশন ইভেন্টে, যখন রেসপন্স রেটের বেশিরভাগটাই আসে এখনও বুক না করা মানুষদের কাছ থেকে: পোষা প্রাণী নিয়ে একটা জিজ্ঞাসা, পরের মাসের জন্য বুক করার একটা রিকোয়েস্ট। Airbnb-র হেল্প পেজ বলে না একটা অটোমেটেড মেসেজ একটা রেসপন্স হিসেবে গোনা হয় কিনা, তাই এটার উপর পরিকল্পনা করবেন না। রেটটা যা উপরে রাখে তা হলো একই দিনে নতুন জিজ্ঞাসা দেখা, আর এটা নামে গিয়ে নোটিফিকেশনে।
আমি কেন Airbnb নোটিফিকেশন পাচ্ছি না?
পুশ কাজ করতে শুরু করার পরে Airbnb মেসেজ নিয়ে আপনাকে টেক্সট করা বন্ধ করে দেয়। এর হেল্প পেজ বলে আপনার পুশ নোটিফিকেশন চালু আর কাজ করা অবস্থায়, রিজার্ভেশন অ্যাকসেপ্টেন্স আর মেসেজ নিয়ে নোটিফিকেশন SMS এড়িয়ে যায়। এটাই অনেক “my texts stopped” অভিযোগ ব্যাখ্যা করে। তাই একবার অ্যাপ ইনস্টল হয়ে নোটিফাই করার অনুমতি পেয়ে গেলে, অ্যাপের ব্যানারই অ্যালার্ট। আপনার ফোনে সেই ব্যানারটা লুকানো থাকলে, বাকি থাকে ইমেইলের জন্য অপেক্ষা। Airbnb-তে নিজে, ওয়েবসাইটে Menu > Account settings > Notifications-এ যান। Account সেকশন অ্যাক্টিভিটি, রিমাইন্ডার আর মেসেজ কভার করে; Offers and updates হলো ট্রাভেল টিপস আর Airbnb নিউজ, যা আপনি বন্ধ করতে পারেন। Airbnb আপনার কাছে ফোন কল, টেক্সট, পুশ নোটিফিকেশন বা ইমেইল দিয়ে পৌঁছাতে পারে।
তারপর ফোনটা। Airbnb পুশের জন্য আপনার ডিভাইসের অ্যাপ সেটিংসের দিকে পথ দেখায়, তাই Settings খুলে “Notifications” সার্চ করুন, Airbnb খুঁজে নিশ্চিত হোন এটা অনুমোদিত, সাউন্ডসহ। iPhone-এ, Settings > Focus > আপনার Focus > Apps-ও চেক করুন, কারণ Airbnb লিস্টে না থাকা একটা Sleep Focus রাতভর এটা নিঃশব্দ করে দেবে। নতুন Android ফোনে একই জিনিস থাকে Settings > Modes > একটা মোড > Notification filters-এ, যদিও পথটা ফোনভেদে বদলায়।
ইমেইল হলো ব্যাকআপ, আর সবচেয়ে ধীর। আপনার ইনবক্সে “Airbnb” বা “reservation” সার্চ করুন, স্প্যাম থেকে Airbnb খুঁজে বের করুন, আর automated@airbnb.com, express@airbnb.com আর response@airbnb.com আপনার কন্টাক্টে যোগ করুন। Airbnb সতর্ক করে এর ইমেইল আপনার প্রোভাইডারের উপর নির্ভর করে পৌঁছাতে কয়েক ঘণ্টা লাগতে পারে। ২৪ ঘণ্টার ঘড়ির বিরুদ্ধে, এটা একটা বড় অংশ।
একটা গেস্ট মেসেজ অপেক্ষা করতে না পারলে একটা কল পাওয়া
সাধারণ মেসেজ অটোমেট করুন আর জরুরিগুলো কখনো অটোমেট করবেন না। রাত ১১টায় লক হয়ে যাওয়া একজন গেস্ট একটা টেমপ্লেট চান না, তারা চান একজন মানুষ যিনি উত্তর দেন। OLL.E Android-এ Airbnb অ্যাপের নোটিফিকেশন পর্যবেক্ষণ করে (iPhone-এ PinG দিয়ে, একটা ব্লুটুথ কীরিং যা আপনার নোটিফিকেশন রিলে করে আর নিজের স্পিকারে বাজে) আর Gmail-এ গেলে Airbnb-র ইমেইলও, যা iPhone-এও একইভাবে কাজ করে। পর্যবেক্ষণটা একটা বাক্যে লিখুন। একজন গেস্টের মেসেজ জরুরি শোনালে, “locked out”, “no hot water”, সিঙ্কের নিচে একটা লিক, বা একটা বুকিং রিকোয়েস্ট এলে, এটা আপনাকে কল করে আর গেস্ট যা লিখেছেন তার একটা সারাংশ পাঠায়।
এটা Airbnb-র ভেতরে রিপ্লাই দেয় না। আপনি থ্রেডটা খুলে সেখানে উত্তর দেন, যখন শিডিউল করা মেসেজ আর quick reply সাধারণগুলো সামলাতে থাকে। যা মেলে না তা যায় শর্টলিস্টে, যা নিঃশব্দ থাকে। WhatsApp ক্লায়েন্টদের স্বয়ংক্রিয় রিপ্লাই চাইলে, সেটা আলাদা একটা সেটআপ, আমাদের অটো-রিপ্লাই পেজে।
| যা একে চালু করে | কথাগুলো কে লেখে | রাত ১১টায় পৌঁছায়? | iPhone-এ | |
|---|---|---|---|---|
| Airbnb শিডিউল করা মেসেজ | একটা ট্রিপ ইভেন্ট: নতুন রিজার্ভেশন, চেক-ইন, চেকআউট | আপনি, একবার, একটা টেমপ্লেট হিসেবে | না, এটা গেস্টকে মেসেজ করে | হ্যাঁ |
| Airbnb quick replies | আপনি, চ্যাটে + ট্যাপ করে | আপনি, আগে থেকে সেভ করা | শুধু যদি আপনি আগেই মেসেজটা দেখে থাকেন | হ্যাঁ |
| OLL.E | আপনার পর্যবেক্ষণের সাথে মেলা একটা Airbnb নোটিফিকেশন বা ইমেইল | আপনি, এটা কল করার পরে Airbnb-তে উত্তর দিয়ে | হ্যাঁ, এটা আপনাকে ফোন করে | Gmail কাজ করে; অ্যাপ নোটিফিকেশনে PinG লাগে |
আপনার লিস্টিংয়ের মেসেজ বেশিরভাগই সাধারণ হলে, Airbnb-র শিডিউলারই যথেষ্ট আর কিছু খরচ হয় না। লক ভেঙে গেলে যিনি গাড়ি চালিয়ে যান তিনি আপনি হলে, অপেক্ষা করতে না পারা মেসেজের জন্য একটা OLL.E পর্যবেক্ষণ সেট করুন। Android-এ এটা Airbnb নোটিফিকেশন পর্যবেক্ষণ করে; iPhone-এ, Gmail-এ Airbnb-র ইমেইলের দিকে বসান, বা অ্যাপের জন্য PinG যোগ করুন। এটা আপনাকে কল করে, সারাংশ পাঠায়, আর রিপ্লাইটা আপনার হাতেই রাখে, Airbnb-তে। একটা জরুরি পর্যবেক্ষণ ফ্রি প্ল্যানে বসে যায়, কোনো কার্ড ছাড়াই।
মানুষ যা জিজ্ঞেস করে
Airbnb-তে অটোমেটেড মেসেজ কীভাবে সেট আপ করব?
Messages ট্যাব খুলে, সেটিংস আইকনে ট্যাপ করুন, Manage quick replies বেছে একটা মেসেজ বানান, তারপর এটা একটা ট্রিগারের, যেমন নতুন রিজার্ভেশন, চেক-ইন বা চেকআউট, আগে বা পরে শিডিউল করুন। গেস্টের প্রথম নাম, চেক-ইন তারিখ আর wifi পাসওয়ার্ডের মতো ডিটেইল বসাতে পারেন, আর Airbnb প্রতিটা রিজার্ভেশনে এগুলো পূরণ করে দেয়। লেট বুকিংয়ের জন্য মেসেজ এড়িয়ে যাওয়া না চাইলে Send for last minute bookings and short stays চালু করুন।
Airbnb রেসপন্স রেট কীভাবে গণনা করা হয়?
গত ৩০ দিনে ২৪ ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দেওয়া নতুন জিজ্ঞাসা আর রিজার্ভেশন রিকোয়েস্টের শতকরা হিসাব এটা। Accept, pre-approve, decline, মেসেজ পাঠানো বা স্পেশাল অফার পাঠানো সবই গোনা হয়, আর একটা রিকোয়েস্ট মেয়াদ শেষ হতে দেওয়া কোনো রেসপন্স না হিসেবে গোনা হয়। Superhost-এর জন্য, Airbnb গত ১২ মাসের প্রতিটা নতুন থ্রেডে আপনার প্রথম রিপ্লাই দেখে আর ২৪ ঘণ্টার মধ্যে ৯০% চায়।
আমি কেন Airbnb নোটিফিকেশন পাচ্ছি না?
সাধারণত Airbnb অ্যাপের নোটিফিকেশন ফোনে বন্ধ বা নিঃশব্দ করা, আর পুশ চালু হয়ে গেলে Airbnb মেসেজের জন্য SMS এড়িয়ে যায়। Airbnb-তে Menu > Account settings > Notifications চেক করুন, তারপর আপনার ফোনের নোটিফিকেশন সেটিংসে আর কোনো Focus বা Do Not Disturb মোডে Airbnb-কে অনুমতি দিন। ইমেইলের জন্য, স্প্যাম চেক করুন আর automated@airbnb.com, express@airbnb.com আর response@airbnb.com আপনার কন্টাক্টে যোগ করুন।
একটা Airbnb ওয়েলকাম মেসেজে কী লেখা উচিত?
গেস্টকে নাম ধরে ধন্যবাদ দিন, চেক-ইনের তারিখ কনফার্ম করুন, আর বলুন ডিরেকশন আর দরজার কোড কখন পৌঁছাবে। দুই বা তিন বাক্যে রাখুন, যেমন: "হাই [guest first name], বুক করার জন্য ধন্যবাদ! জুন ৪-এর জন্য সব রেডি। আসার দুই দিন আগে ডিরেকশন আর দরজার কোড পাঠাব।" বাড়ির ডিটেইল চেক-ইন মেসেজের জন্য রাখুন।