একটা পার্সোনাল অ্যাকাউন্ট থেকে WhatsApp-এ ক্লায়েন্টদের অটো-রিপ্লাই: তিনটা উপায়, আর প্রতিটা যা মিস করে

একটা পার্সোনাল WhatsApp অ্যাকাউন্ট থেকে, WhatsApp নিজে যে একমাত্র অটো-রিপ্লাই দেয় তা হলো আপনার নম্বর WhatsApp Business অ্যাপে সরিয়ে Away মেসেজ চালু করা। Android-এ এটা এড়িয়ে এমন একটা অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন যা আসা নোটিফিকেশন পড়ে তার মাধ্যমেই উত্তর দেয়; iPhone-এ কোনো অ্যাপই এটা পারে না, তাই বাকি থাকে নিজে চালানো একটা Shortcut, বা Business অ্যাপ।

প্রতিটা আলাদাভাবে কাজ করে, আর কীভাবে কাজ করে তা ঠিক করে এটা কী পারে না। আমরা একটা চতুর্থ উপায় বানিয়েছি, OLL.E, যা শুধু সেই ক্লায়েন্টদেরই উত্তর দেয় যারা আপনার অপেক্ষায় আছে (iPhone-এ PinG কীরিং লাগে, আর রিপ্লাইগুলো ড্রাফট যা আপনি কনফার্ম করেন); এটার জন্য একটা সেকশন শেষের দিকে আছে।

WhatsApp-এ কি মেসেজ অটোমেট করা যায়?

অফিসিয়ালি, দুই জায়গায়। ফ্রি WhatsApp Business অ্যাপে আছে Away messages, Greeting messages আর Quick replies। WhatsApp Business Platform (মানুষ যাকে “the API” বলে) হলো একটা সার্ভার-সাইড কানেকশন যা Meta কোম্পানিদের কাছে বিক্রি করে: মেসেজ আপনার ফোনের বদলে Meta-র ক্লাউডের মধ্য দিয়ে যায়, এর নিজস্ব নম্বর আর একটা যাচাই করা Meta বিজনেস অ্যাকাউন্ট লাগে, আর এটা প্রতি মেসেজে টাকা নেয়। পার্সোনাল অ্যাকাউন্টের জন্য নয়।

বাকি সবকিছু আপনার ফোনের নোটিফিকেশনের উপর বানানো একটা কাজ-চালানো উপায়।

WhatsApp-এ আউট অফ অফিস মেসেজ কীভাবে যোগ করব?

WhatsApp Business ইনস্টল করুন, সেই একই নম্বর দিয়ে রেজিস্টার করুন, আর আপনার চ্যাটগুলো চলে আসবে। সেই নম্বরের জন্য পার্সোনাল অ্যাপ কাজ করা বন্ধ করে দেয়, তাই এটা একটা অ্যাড-অন নয়, একটা পরিবর্তন।

ভেতরে Away মেসেজ হলো Business অ্যাপের নিজেরই একটা ফিচার: একটা চ্যাট এলে, অ্যাপটা আপনার শিডিউল আর রিসিপিয়েন্ট লিস্ট দেখে আপনার ফোন থেকে টেক্সটটা পাঠায়। ফোনটা চালু আর অনলাইন থাকতে হয়, আর ওই চ্যাট খোলা থাকলে কিছুই পাঠানো হয় না।

1. WhatsApp Business-এ, অ্যাপের সেটিংস খুলুন, Business tools খুঁজুন আর Away message-এ ট্যাপ করুন। Android আর iPhone-এ Business tools একটু আলাদা জায়গায় থাকে।
2. Send away message চালু করে টেক্সটটা লিখুন।
3. একটা শিডিউল বেছে নিন: Always send, Custom schedule, বা Outside of business hours (যা আপনার বিজনেস প্রোফাইলের সময় ব্যবহার করে)।
4. রিসিপিয়েন্ট বেছে নিন: Everyone, Everyone not in address book, Everyone except…, বা Only send to…
5. একই Business tools মেনুতে Quick replies সেট করুন: কোনো চ্যাটে / টাইপ করুন আর একটা সেভ করা উত্তর বসে যাবে। সেগুলো ম্যানুয়াল, অটোমেটিক না।

এটা যা মিস করে: লিস্টের সবাই একই টেক্সট পায়। আপনার মা, প্লাম্বার আর বকেয়া ইনভয়েসের ক্লায়েন্ট সবাই পড়ে “Thanks for your message, I'm away”। “Only send to” এটাকে একটা কন্টাক্ট লিস্টে সংকীর্ণ করে, কিন্তু লিস্টটা তারা কে তা বলে, তারা কী লিখেছে তা না। ফ্রি, আর একমাত্র পদ্ধতি যা নিয়ে WhatsApp কখনো আপত্তি করবে না।

Business অ্যাকাউন্ট ছাড়া WhatsApp-এ অটো রিপ্লাই কীভাবে সেট করব (Android)

WhatsAuto আর AutoResponder for WA এটা করে একটা সাধারণ পার্সোনাল অ্যাকাউন্টে, আর একবার দেখলে কৌশলটা সহজ। Android একটা Notification access পাওয়া অ্যাপকে আসার সাথে সাথে প্রতিটা নোটিফিকেশন পড়তে দেয়, আর WhatsApp-এর নোটিফিকেশনে একটা Reply অ্যাকশন থাকে, লক স্ক্রিন থেকে যেটা আপনি ব্যবহার করেন সেটাই। রেসপন্ডার অ্যাপটা নোটিফিকেশন থেকে প্রেরক আর টেক্সটটা পড়ে নিজের রিপ্লাই সেই অ্যাকশনে বসিয়ে দেয়, তাই WhatsApp এটা পাঠায় যেন আপনি নিজেই টাইপ করেছেন।

কোনো নোটিফিকেশন না এলে, কিছুই হয় না। একটা মিউট করা চ্যাট, স্ক্রিনে খোলা থাকা একটা চ্যাট, ব্যাটারি বাঁচাতে রাতভর অ্যাপ বন্ধ রাখা একটা ফোন: কোনো নোটিফিকেশন নেই, কোনো রিপ্লাই নেই। অ্যাপটা শুধু নোটিফিকেশনের টেক্সট দেখে, থ্রেড নয়, তাই মিল খোঁজে কন্টাক্ট নাম আর কিওয়ার্ড দিয়ে। আর iOS-এ এর সমতুল্য কোনো পারমিশন নেই, তাই এই অ্যাপগুলো শুধু Android-এর জন্য।

প্রতিটাতে সেটআপ কমবেশি একই রকম। ইনস্টল করুন, অ্যাপ খুলুন, এটাকে Notification access স্ক্রিনে যেতে দিন (বা Settings খুলে Notification access সার্চ করুন) আর চালু করুন, তারপর রুল লিখুন: একটা কন্টাক্ট বা গ্রুপ, একটা ট্রিগার (কোনো মেসেজ, বা “files” বা “invoice”-এর মতো একটা কিওয়ার্ড), আর রিপ্লাই টেক্সট। একটা কুলডাউন যোগ করুন যাতে একজন মানুষ এক ঘণ্টায় নয়বার একই অটো-রিপ্লাই না পায়, একটা দ্বিতীয় ফোন বা কোনো বন্ধুর ফোন থেকে নিজেকে মেসেজ করে এটা টেস্ট করুন, আর চেক করুন অ্যাপটার নিজের ছোট্ট নোটিফিকেশনটা শেডে পিন করা আছে কিনা, কারণ Android যেই মুহূর্তে এটাকে ব্যাকগ্রাউন্ডে চলা বন্ধ করে দেয়, আপনার রুলগুলোও তখনই বন্ধ হয়ে যায়, সাধারণত রাতভর, যা ঠিক তখনই যখন আপনি এগুলো চালু চেয়েছিলেন। দুটো অ্যাপই বিজ্ঞাপনসহ ফ্রি, বেশি রুলের জন্য পেইড টিয়ারসহ।

iPhone-এ WhatsApp-এ কি অটো-রিপ্লাই করা যায়?

কোনো অ্যাপ পারে না।

iOS একটা অ্যাপকে অন্য অ্যাপের নোটিফিকেশন ব্যাকগ্রাউন্ডে পড়তে দেয় না, আর কোনো Reply অ্যাকশনও নেই যা একটা অ্যাপ আপনার হয়ে চাপতে পারে। যদি কোনো App Store লিস্টিং এটা দিতে পারে বলে দাবি করে, এটা হয় একটা Business অ্যাপ টিউটোরিয়ালের ছদ্মবেশ, বা একটা শর্টকাট।

Shortcuts রুটটা আসল কিন্তু ম্যানুয়াল। একটা শর্টকাট বানাতে পারেন যা বেছে নেওয়া একটা কন্টাক্টকে আগে থেকে লেখা একটা মেসেজসহ WhatsApp খোলে আর এটা একটা Focus-এ বা Home Screen-এ রাখতে পারেন, কিন্তু Shortcuts WhatsApp-এর নোটিফিকেশন দেখতে পারে না, তাই নিজেই এটা চালাতে হয়। নির্ভর করার আগে দেখে নিন এটা নিজে থেকে পাঠায়, নাকি আপনার ট্যাপের জন্য অপেক্ষা করে।

কোন WhatsApp অটো-রিপ্লাই পদ্ধতি ব্যবহার করবেন?

WhatsApp-এ সবচেয়ে ভালো অটো-রিপ্লাই মেসেজ কী?

এমন একটা যা আপনার মতো শোনায় আর বলে দেয় আসলে কখন আপনি উত্তর দেবেন। “We value your message and will respond at the earliest opportunity” পড়ে কাউকে কখনো স্বস্তি দেয়নি। পাঁচটা কপি করে বদলে নেওয়ার মতো; তিন লাইনের নিচে রাখুন, অন্য মানুষটা একটা লক স্ক্রিনে পড়ছেন।

• পেয়ে গেছি। ৪টা পর্যন্ত মিটিংয়ে আছি, তারপর ঠিকমতো উত্তর দিব। সত্যিই অপেক্ষা করতে না পারলে, কল করো।
• মেসেজ দেখেছি, ধন্যবাদ। আজ ছুটিতে আছি, কাল সকাল ৯টায় ফিরছি। লিস্টে তুমি প্রথমে।
• এটা নিয়ে কাজ করছি। ফাইলগুলো, যেমন কথা হয়েছিল, বৃহস্পতিবার দুপুরের মধ্যে পাবে, আর রেডি হলেই মেসেজ করব।
• এখানে রাত ১০টার বেশি হয়ে গেছে, তাই সকালেই এটা দেখব। এখনই কিছু সত্যিই ভেঙে পড়লে, ফোন করো।
• সোমবার পর্যন্ত দূরে। তোমাকে এড়িয়ে যাচ্ছি না, ল্যাপটপের কাছে নেই এখন। সোমবার সকালে রিপ্লাই আসবে।

একটা সময়সহ সংক্ষিপ্ত মেসেজ ব্যস্ত বলে মনে হয়, অটোমেটেড না।

সবাইকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দেওয়া কাউকেই উত্তর না দেওয়ার চেয়ে খারাপ। একজন বন্ধু শুধু নয়েজ পান। একজন অপরিচিত মানুষ জানতে পারে আপনার নম্বর সচল। যে ক্লায়েন্ট একটা নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞেস করে “I'm away” পেয়েছেন তিনি বুঝতে পারেন, আর এটা কষ্ট দেয়। কার্যকর সংস্করণটা শুধু সেই মানুষদেরই উত্তর দেয় যারা আপনার অপেক্ষায় আছে, আর তারা যা জিজ্ঞেস করেছেন তার সাথে মেলে এমন কিছু বলে।

চতুর্থ উপায়: শুধু আপনার অপেক্ষায় থাকা ক্লায়েন্টদের উত্তর দেওয়া

Android-এ OLL.E রেসপন্ডার অ্যাপগুলোর মতোই একই Notification access ব্যবহার করে, কিন্তু মিল খোঁজে অর্থ দিয়ে, কোনো কিওয়ার্ড দিয়ে না। আপনি পর্যবেক্ষণটা লিখুন যেভাবে মুখে বলতেন: “ফাইল কবে রেডি হবে জিজ্ঞেস করা কোনো ক্লায়েন্ট”, “একজন VIP গ্রাহক”, “Henderson প্রজেক্টের কেউ ইনভয়েস নিয়ে জিজ্ঞেস করলে”। একটা WhatsApp নোটিফিকেশন মিলে গেলে, এটা আগে থেকে অনুমোদিত একটা রিপ্লাই বা থ্রেডের সাথে মেলা একটা সংক্ষিপ্ত রিপ্লাই পাঠাতে পারে, আর গুরুত্বপূর্ণগুলোর জন্য এটা একটা অ্যালার্ম বাজাতে বা আসল ফোন কল করতে পারে। বাকি সবকিছু যায় একটা নিঃশব্দ শর্টলিস্টে যা কখনো বাজে না।

iPhone-এ, আমাদের উপরেও সেই একই iOS নিয়ম প্রযোজ্য, যেমন সবার জন্য। PinG হলো একটা ব্লুটুথ কীরিং যা আপনার ফোনের নোটিফিকেশন OLL.E-কে রিলে করে আর নিজের স্পিকারে বাজে। PinG থাকলে পর্যবেক্ষণ আর অ্যালার্ম পাবেন; রিপ্লাইগুলো ড্রাফট হয়ে ফেরত আসে, পাঠাতে এক ট্যাপ। Gmail, Upwork আর Calendar পর্যবেক্ষণে iPhone-এ কোনো কীরিং লাগে না।

Android রুটটা নিজে জোড়া না লাগাতে চাইলে, OLL.E (আমাদের অ্যাপ) হলো চতুর্থ উপায়। এটা আপনার WhatsApp নোটিফিকেশন পর্যবেক্ষণ করে, আপনার অপেক্ষায় থাকা ক্লায়েন্টদের খুঁজে নেয়, আপনার অনুমোদিত টেক্সট দিয়ে বা থ্রেডের সাথে মেলা একটা সংক্ষিপ্ত রিপ্লাই দিয়ে উত্তর দেয়, আর গুরুত্বপূর্ণগুলোর জন্য আপনাকে কল করতে বা অ্যালার্ম দিতে পারে। এটা সবাইকে উত্তর দেয় না, আর কোনো রিপ্লাই অ্যাকশন না জুড়লে কখনো উত্তর দেয় না। চেষ্টা করতে কিছুই খরচ হয় না: ফ্রি প্ল্যানে চারটা পর্যবেক্ষণ, কোনো কার্ড ছাড়াই; Pro মাসে $19.99, সাথে ৭ দিনের ট্রায়াল। iPhone-এ, WhatsApp পর্যবেক্ষণে PinG কীরিং লাগে, একবার কেনা একটা অ্যাড-অন, আর রিপ্লাইগুলো ড্রাফট যা আপনি কনফার্ম করেন।