টেক্সট, WhatsApp ও Telegram-এ অটো-রিপ্লাই, শুধু যাদের গুরুত্ব আছে তাদের জন্য
কাকে উত্তর পাওয়া উচিত তা একটা বাক্যে বর্ণনা করুন, আর OLL.E আপনার অনুমোদিত টেক্সট বা মানানসই একটা সংক্ষিপ্ত রিপ্লাই দিয়ে তাদের উত্তর দেবে, আর জরুরিগুলোর জন্য আপনাকে ফোনও করতে পারবে। Android-এ এটা আপনার হয়ে রিপ্লাই পাঠায়; iPhone-এ এটা একটা খসড়া থাকে যা আপনি এক ট্যাপে পাঠান।
OLL.E-কে বলে দিন কাদের উত্তর পাওয়া উচিত, আর Android-এ এটা তাদের টেক্সট, WhatsApp, Telegram, Messenger, Slack ও Fiverr মেসেজের উত্তর দেয়, আর কারো নয়। তাদের, বা মেসেজের ধরনটা, আপনি একটা বাক্যে বর্ণনা করেন। এটা মেসেজের অর্থ পড়ে বোঝে, তাই “ফাইল কবে রেডি হবে জিজ্ঞেস করা একজন ক্লায়েন্ট” আপনার রিপ্লাই পায় আর পরিবারের গ্রুপ কিছুই পায় না।
প্রথমে iPhone নিয়ে বলি, কারণ এতে যা পান সেটা বদলে যায়। iOS কোনো অ্যাপকে অন্য অ্যাপের ভেতরে রিপ্লাই দিতে দেয় না, তাই iPhone-এ আমাদের রিপ্লাই আসে খসড়া হিসেবে, যা আপনি এক ট্যাপে পাঠান, আর অন্য অ্যাপের মেসেজ পর্যবেক্ষণ করতে হলে দরকার হয় OLL.E PinG কীরিং। Android-এ রিপ্লাইটা আপনার হয়ে পাঠিয়ে দেওয়া হয়।
অটো-রিপ্লাই কীভাবে কাজ করে?
আপনি একটা পর্যবেক্ষণ লেখেন। একটা পর্যবেক্ষণ মানে আপনি কিসের অপেক্ষায় আছেন তা নিয়ে একটা বাক্য, আর অটো-রিপ্লাই হলো তার সাথে জুড়ে দেওয়া একটা অ্যাকশন।
- OLL.E ইনস্টল করুন। Android-এ এটাকে নোটিফিকেশন অ্যাক্সেস দিন; iPhone-এ PinG কীরিং পেয়ার করুন, যা আপনার নোটিফিকেশন OLL.E-এর কাছে পাঠিয়ে দেয়।
- Monitor Now-তে ট্যাপ করে লিখুন কাকে রিপ্লাই পাওয়া উচিত: "রাত ৭টার পরে WhatsApp-এ ক্লায়েন্টরা", "Telegram-এ আমার পার্টনার Dan", "স্টকে আছে কিনা জানতে টেক্সট করা যে কেউ"।
- রিপ্লাইটা জুড়ে দিন। একবার অনুমোদন করা টেক্সট পেস্ট করুন, বা OLL.E-কে প্রতিটা মেসেজ অনুযায়ী একটা সংক্ষিপ্ত রিপ্লাই লিখতে দিন। যেগুলো অপেক্ষা করতে পারে না, সেগুলোর জন্য একটা ফোন কল বা অ্যালার্ম যোগ করুন।
Android-এ রিপ্লাইটা নোটিফিকেশনের নিজস্ব রিপ্লাই অপশনের মাধ্যমে পাঠানো হয়, ঠিক সেই বক্সটা যা আপনি লক স্ক্রিন থেকে ব্যবহার করেন, তাই চ্যাটে এটা এমনভাবেই দেখায় যেন আপনি নিজেই টাইপ করেছেন। WhatsApp Business বা একটা দ্বিতীয় নম্বরের দরকার নেই।
কোন ধরনের রিপ্লাই বেছে নেবেন তা নির্ভর করে কথাগুলোর উপর আপনি কতটা নিয়ন্ত্রণ চান তার উপর। অনুমোদিত টেক্সট হলো নিরাপদ পছন্দ: একবার লিখে দিলেই হলো, প্রতিটা ক্লায়েন্ট ঠিক কী পড়বে তা আপনি জানেন, আর এটা কখনো এমন কিছু বলে না যা আপনি বোঝাতে চাননি। মেসেজ অনুযায়ী লেখা রিপ্লাই বেশি উষ্ণ। কোনো ক্লায়েন্ট যদি জিজ্ঞেস করে “ব্যানার ফাইলগুলো কি রেডি?”, তাহলে এটা প্রশ্নটা এড়িয়ে না গিয়ে ব্যানার ফাইল নিয়েই উত্তর দিতে পারে এবং বলতে পারে আপনি কখন ফিরবেন। আলাদা আলাদা পর্যবেক্ষণে দুটোই মিশিয়ে নিতে পারেন, নতুন লিডদের জন্য অনুমোদিত টেক্সট আর চেনা ক্লায়েন্টদের জন্য মেসেজ অনুযায়ী রিপ্লাই।
বেশিরভাগ টেক্সট মেসেজ অটো রেসপন্ডার অ্যাপ একই নোটিফিকেশন কৌশলে কাজ করে, তারপর একটা কিওয়ার্ড মেলায়। “price”-এর জন্য একটা কিওয়ার্ড রুল দামের একটা স্প্যাম টেক্সটেও সাড়া দেয় আর “লোগোর দাম কত?” মিস করে যায়। OLL.E অর্থ মিলিয়ে দেখে, তাই এই দুটোই ঠিকঠাক ধরা পড়ে।
Android-এ অটো রিপ্লাই টেক্সট মেসেজ কারা সেট করেন, আর কেন
একজন ফ্রিল্যান্স ডিজাইনারের WhatsApp-এ ছয়জন ক্লায়েন্ট আছেন, আর একই ফোনে তার বোন, বাড়িওয়ালা আর স্কুলের দুটো গ্রুপও আছে। তার পর্যবেক্ষণ বলে: কোনো ক্লায়েন্ট সময়সীমা বা ফাইল নিয়ে জিজ্ঞেস করলে, রিপ্লাই দাও যে তিনি দেখছেন আর বিকাল ৫টার মধ্যে একটা আপডেট পাঠাবেন। বটের কাছ থেকে আর কেউ কিছু শোনে না। কোনো ক্লায়েন্ট “urgent” বা “লঞ্চ কালকেই” লিখলে, একই পর্যবেক্ষণ একটা অ্যালার্ম বাজায়, কারণ সেক্ষেত্রে শুধু একটা হোল্ডিং রিপ্লাই যথেষ্ট নয়।
Telegram আরও বেশি হট্টগোলপূর্ণ। একজন ট্রেডার চারটা সিগন্যাল গ্রুপে আছেন যেগুলো প্রতি কয়েক মিনিটে পোস্ট করে, আর এই কোলাহলের মধ্যেই তার ব্যবসায়িক পার্টনার তাকে মেসেজ করে। তিনি চান পার্টনার জানুক যে তিনি দেখেছেন, কিন্তু একটাও গ্রুপ পোস্টের উত্তর না দিয়েই। তাই পর্যবেক্ষণটা শুধু পার্টনারকে “দেখেছি, দশ মিনিট সময় দাও” রিপ্লাই দেয়, আর পার্টনার কোনো পজিশন বন্ধ করতে বললে তাকে কল করে।
একজন দোকান মালিক রাত ১১টায় টেক্সট পান, জ্যাকেটটা মিডিয়াম সাইজে আছে কিনা জানতে চেয়ে।
OLL.E তার স্টক জানে না, আর আমরা এমন ভান করব না যে জানে। এটা যা করতে পারে তা হলো যে প্রশ্নটা করা হয়েছে তার উত্তর দেওয়া: “জ্যাকেটটা নিয়ে জিজ্ঞেস করার জন্য ধন্যবাদ। আমরা এখন বন্ধ, সকাল ৯টায় খুললে সাইজ দেখে আপনাকে টেক্সট করব।” রিটার্ন নিয়ে জিজ্ঞেস করা কাস্টমাররা একটা ভিন্ন রিপ্লাই পান। তার সাপ্লায়ার কিছুই পান না, শুধু সকালের জন্য নীরব শর্টলিস্টে একটা নোট থাকে।
ঢাকার একটা এজেন্সির ক্লায়েন্ট আছে নিউ ইয়র্ক আর বার্লিনে, যারা টিম ঘুমিয়ে থাকার সময় Slack আর Telegram-এ লেখেন। তাদের পর্যবেক্ষণ টিম কখন ফিরবে তা দিয়ে একটা হোল্ডিং রিপ্লাই পাঠায়, কোনো ক্লায়েন্ট কিছু ভেঙে যাওয়ার কথা জানালে অ্যাকাউন্ট লিডকে কল করে, আর কোনো ক্লায়েন্ট একটা মিটিংয়ের সময় প্রস্তাব করলে Google Calendar-এ সময়টা ধরে রাখে যাতে অন্য কেউ সেই সময়ে বুক করতে না পারে।
কপি করার মতো অটো-রিপ্লাই মেসেজ টেমপ্লেট
সংক্ষিপ্ত, মানুষের মতো শোনায়, আর একটা সময় জানায়। দুই লাইনের বেশি যেকোনো কিছু শুনতে একটা রেসপন্স বটের মতো লাগে।
- আপনার মেসেজ পেয়েছি। ৪টা পর্যন্ত আরেকজন ক্লায়েন্টের সাথে আছি, তারপর ঠিকভাবে রিপ্লাই দেব।
- দেখেছি, ধন্যবাদ। এখানে রাত হয়ে গেছে, তাই কাল সকালে সবার আগেই এটা দেখব, আমার সময় মতো প্রায় ৯টায়।
- দেখছি। দিনশেষের আগেই আমার কাছ থেকে একটা আপডেট পাবেন, আর যদি অপেক্ষা করতে না পারে, তাহলে আমাকে কল করুন।
একটা বেছে নিন আর কথাগুলো বদলাতে থাকুন যতক্ষণ না এটা আপনার মতোই শোনায়।
আসল সময়টা বসিয়ে দিন। “শিগগিরই যোগাযোগ করব” ক্লায়েন্টকে কিছুই জানায় না, আর এক ঘণ্টা পরে তারা আবার মেসেজ করবে জানতে যে শিগগিরই মানে কতক্ষণ।
WhatsApp অটোরেসপন্ডারের বিকল্পগুলোর তুলনা
সবাইকে যাওয়া একটা রিপ্লাই সবার আগে ভুল মানুষদের উত্তর দেয়: আপনার মা, গ্রুপ চ্যাট, সেই অচেনা মানুষ যে এখন জেনে গেল আপনার নম্বর সচল। যে ক্লায়েন্ট সত্যিকারের একটা প্রশ্ন করেছিল সে একই “আমি নেই” পায়, আর সেটা বুঝতেও পারে।
| অপশন | শুধু বেছে নেওয়া মানুষদের রিপ্লাই দেয়? | মেসেজের অর্থ বোঝে? | কল বা অ্যালার্মও দিতে পারে? | Android | iPhone | খরচ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| WhatsApp Business-এর away message | সবাইকে, বা আপনার বেছে নেওয়া একটা কন্টাক্ট লিস্টকে | না, সবার জন্য একই টেক্সট | না | হ্যাঁ, Business অ্যাপে | হ্যাঁ, Business অ্যাপে | ফ্রি |
| কিওয়ার্ড অটো-রিপ্লাই অ্যাপ (AutoResponder for WA, WhatsAuto) | কন্টাক্টের নাম বা কিওয়ার্ড রুল দিয়ে | না, শুধু কিওয়ার্ড | না | হ্যাঁ | না | অ্যাপভেদে আলাদা |
| আপনার ফোনের নিজস্ব অটো-রিপ্লাই (ড্রাইভিং বা Do Not Disturb মোডে, যেখানে আছে) | বড়জোর বিস্তৃত কিছু গ্রুপ | না | না | ফোনভেদে আলাদা | মোডভেদে আলাদা | ফ্রি |
| OLL.E | হ্যাঁ, তারা কে আর কী লিখেছে তা দিয়ে | হ্যাঁ | হ্যাঁ, একটা আসল ফোন কল বা অ্যালার্ম | হ্যাঁ, আপনার হয়ে পাঠানো হয় | খসড়া, যা আপনি এক ট্যাপে পাঠান; PinG লাগে | ফ্রি প্ল্যান; Pro $19.99/মাস |
কখনো কখনো বিকল্পগুলোই ভালো পছন্দ। আপনি যদি ইতিমধ্যে আপনার নম্বর WhatsApp Business-এ চালান আর প্রতিটা কাস্টমারের জন্য একই away message চান, তাহলে Business অ্যাপটা ফ্রি ও অফিশিয়াল, আর এটা WhatsApp-এরই নিজস্ব টুল। যদি শুধু “ড্রাইভিং করছি, একটু পরেই ফিরছি” দরকার হয়, তাহলে আপনার ফোন হয়তো এমনিতেই সেটা করে। আর ট্রিগারটা সত্যিই একটা শব্দ হলে, যেমন কোনো কাস্টমার “MENU” লিখলে, তখন একটা কিওয়ার্ড অ্যাপেই কাজ হয়ে যায়।
OLL.E-এর অটো-রিপ্লাই যা করতে পারে না
একটা রিপ্লাই অপশনসহ নোটিফিকেশন হিসেবে আসা মেসেজেরই এটা উত্তর দেয়, এটুকুই। এটা মিসড কলের উত্তরে টেক্সট পাঠায় না, আপনার SMS ফরোয়ার্ড করে না, পরে পাঠানোর জন্য মেসেজ শিডিউল করে না বা কোনো লিস্টে বাল্ক মেসেজ পাঠায় না, আর Instagram DM-এর উত্তরও দেয় না। এটা কোনো WhatsApp Business API টুলও নয়। কোনো চ্যাট এমনভাবে মিউট করা থাকলে যে কোনো নোটিফিকেশনই আসে না, বা কোনো অ্যাপের নোটিফিকেশন বন্ধ থাকলে, OLL.E সেটা কখনোই দেখতে পায় না।
iPhone-এ আপনার ট্যাপ ছাড়া কিছুই পাঠানো হয় না। এটা প্রতিটা অ্যাপের জন্য Apple-এর নিয়ম, আমরা বদলাতে পারি এমন কোনো সেটিং নয়।
ফ্রি প্ল্যান দিয়েই শুরু করতে পারেন, কোনো কার্ড দরকার নেই। Pro-এর দাম মাসে $19.99, ২৫টা পর্যবেক্ষণের জন্য, সাথে ৭ দিনের ফ্রি ট্রায়াল। PinG আলাদাভাবে বিক্রি হয়, আর এটা শুধু iPhone-এ দরকার।
মানুষ যা জিজ্ঞেস করে
টেক্সটের উত্তর স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেয় এমন কোনো অ্যাপ কি আছে?
হ্যাঁ। Android-এ OLL.E নোটিফিকেশনের রিপ্লাই অপশনের মাধ্যমে টেক্সট, WhatsApp, Telegram ও অন্যান্য মেসেজিং অ্যাপের উত্তর দেয়, আর শুধু আপনার পর্যবেক্ষণে বর্ণনা করা মানুষ বা মেসেজের ধরনকেই। কিওয়ার্ড অটো-রিপ্লাই অ্যাপগুলোও এটা করে, তবে তারা মেসেজের অর্থ বুঝে নয়, নিয়ম দেখে উত্তর দেয়।
Android-এ কি স্বয়ংক্রিয় টেক্সট রিপ্লাই সেট করা যায়?
হ্যাঁ। কিছু ফোনে ড্রাইভিং বা Do Not Disturb মোডে একটা বিল্ট-ইন অটো-রিপ্লাই থাকে; আপনারটায় আছে কিনা দেখতে Settings খুলে ‘auto reply’ লিখে সার্চ করুন। শুধু বেছে নেওয়া মানুষদের রিপ্লাই দিতে চাইলে, OLL.E-এর মতো নোটিফিকেশন অ্যাক্সেসসহ একটা অ্যাপ আপনার অনুমোদিত টেক্সট দিয়ে উত্তর দিতে পারে।
WhatsApp-এ কি অটোরেসপন্ডার বসানো যায়?
হ্যাঁ, দুইভাবে। WhatsApp Business অ্যাপে একটা ফ্রি away message আছে যা সবাইকে বা আপনার বেছে নেওয়া একটা কন্টাক্ট লিস্টকে যায়। Android-এ একটা পার্সোনাল অ্যাকাউন্টে, OLL.E WhatsApp-এর নোটিফিকেশনের মাধ্যমে রিপ্লাই দেয়, শুধু আপনার পর্যবেক্ষণে বর্ণনা করা ক্লায়েন্ট বা মেসেজকে।
ফ্রি কোনো WhatsApp অটো-রিপ্লাই বট কি আছে?
হ্যাঁ। OLL.E-এর ফ্রি প্ল্যানে কোনো কার্ড ছাড়াই মাসে ৪টা সক্রিয় পর্যবেক্ষণ, ১০টা অ্যালার্ট ও ১০টা অ্যাকশন আছে, আর অটো-রিপ্লাই হলো একটা পর্যবেক্ষণের সাথে জুড়ে দেওয়া একটা অ্যাকশন। WhatsApp Business-এর away message-ও ফ্রি, তবে এটা তার লিস্টের সবাইকে একই টেক্সট পাঠায়।
Telegram-এ কি অটো-রিপ্লাই দেওয়া যায়?
হ্যাঁ, Android-এ। OLL.E Telegram-এর নোটিফিকেশন নজরে রাখে আর তাদের রিপ্লাই অপশনের মাধ্যমে উত্তর দেয়, তাই ব্যস্ত গ্রুপগুলো এড়িয়ে শুধু একজন পার্টনারকে উত্তর দিতে পারেন। iPhone-এ রিপ্লাইটা একটা খসড়া থাকে যা আপনি এক ট্যাপে পাঠান, আর Telegram নজরে রাখতে PinG কীরিং লাগে।
iPhone-এ কি অটো-রিপ্লাই কাজ করে?
পুরোপুরি নয়, কোনো অ্যাপের জন্যই নয়। iOS অ্যাপগুলোকে অন্য অ্যাপের ভেতরে রিপ্লাই দিতে দেয় না, তাই OLL.E রিপ্লাইটা একটা খসড়া হিসেবে লেখে যা আপনি এক ট্যাপে পাঠান, আর অন্য অ্যাপের মেসেজ পর্যবেক্ষণ করতে OLL.E PinG কীরিং লাগে। Gmail-এর মাধ্যমে ইমেইল অটো-রিপ্লাই iPhone-এও নিজে থেকেই পাঠানো হয়।