আউট অফ অফিস মেসেজ: ১৫টা টেমপ্লেট যা শুনতে মানুষের লেখা মনে হয়

একটা ভালো আউট অফ অফিস মেসেজ বলে দেয় আপনি কবে ফিরবেন আর ততক্ষণ জরুরি কিছু হলে তার কী হবে। পরিবর্তে কাকে লিখতে হবে তার নাম বলুন, বা স্পষ্ট করে বলুন কেউ দেখছে না আর সত্যিই অপেক্ষা করতে না পারলে যোগাযোগের একটা উপায় দিন। বাকি সবকিছু (কোথায় গেলেন, বিরতিটা আপনার কতটা দরকার ছিল, অসুবিধার জন্য একটা দুঃখপ্রকাশ) বাড়তি কথা, আর মানুষ ঠিক সেই বাড়তি কথাই স্ক্রল করে এড়িয়ে তারিখ খুঁজে বের করে।

নিচে কপি করার মতো ১৫টা টেমপ্লেট, আপনি কেন দূরে আছেন তা অনুযায়ী সাজানো। তারপর Gmail আর Outlook-এর নির্দিষ্ট ধাপ, আর কেন আমি সবাইকে একই মেসেজ পাঠাতাম না তার কারণ।

আউট অফ অফিস মেসেজে কী লেখা উচিত?

সাধারণত তিনটা জিনিস, তিন লাইনে।

আপনি কবে ফিরবেন, একটা দিন আর তারিখ হিসেবে লেখা। “সোমবার ১০ নভেম্বর” কাজ করে। “পরের সপ্তাহে” শুক্রবারে পড়া কারো কাছে কিছুই বোঝায় না। তারপর কার সাথে যোগাযোগ করতে হবে, তার পুরো ইমেইল ঠিকানাসহ, “আমার সহকর্মী” নয়। তারপর বলুন আদৌ ইমেইল দেখছেন কিনা, যাতে কেউ এমন একটা উত্তরের জন্য বসে না থাকে যা আসবে না।

কারণটা বাদ দিন, যদি না তা পাঠকের কাজে লাগে। “একটা কনফারেন্সে” একজন ক্লায়েন্টকে বলে দেয় হয়তো সন্ধ্যায় উত্তর পাবেন। “ব্যক্তিগত কারণ” তাদের কিছুই বলে না আর তাদের মনে প্রশ্ন জাগায়।

আর ফেরার দিনই সব ইমেইলের উত্তর দেবেন বলে প্রতিশ্রুতি দেবেন না। দেবেন না, আর যে ক্লায়েন্ট বিশ্বাস করেছিল সে তা খেয়াল করবে।

একটা কার্যকর আউট অফ অফিস মেসেজের উদাহরণ কেমন?

এখানে পনেরোটা আছে। বর্গাকার বন্ধনীর অংশগুলো বদলে নিন। এগুলো ইচ্ছে করেই সংক্ষিপ্ত, কারণ কেউই একটা অটোরেসপন্ডার শেষ পর্যন্ত পড়ে না।

ছুটি

হাই, আমি [সোমবার ১০ নভেম্বর] পর্যন্ত ছুটিতে আছি আর ইমেইল দেখছি না। সত্যিই অপেক্ষা করতে না পারলে, [sam@company.com]-এ [Sam] সাহায্য করতে পারবে। নয়তো ফিরে এসে উত্তর দেব। [আপনার নাম]

ইমেইলের জন্য ধন্যবাদ। [তারিখ] পর্যন্ত আমি ভ্রমণে আছি আর সিগন্যাল অনিয়মিত, তাই এর আগে এটা দেখব না। [প্রজেক্ট] নিয়ে কিছু থাকলে, দয়া করে [name]-কে [email]-এ লিখুন। বাকি সবকিছুর উত্তর পাবেন যে সপ্তাহে আমি ফিরব।

হাই, আমি [তারিখ] পর্যন্ত আসল একটা বিরতি নিচ্ছি। আমার হয়ে কেউ দেখছে না, তাই সত্যিই কিছু জরুরি হলে [number]-এ টেক্সট করুন, দিনে একবার দেখব। বাকি সবকিছু আমি ফেরা পর্যন্ত অপেক্ষা করবে।

কনফারেন্স বা কাজের সফর

আমি [তারিখ] পর্যন্ত [city]-তে [event]-এ আছি, তাই উত্তর দিতে দেরি হবে আর বেশিরভাগ সন্ধ্যায়। আজই কিছু দরকার হলে, [name] ([email]) এর কাছে বিস্তারিত আছে।

আমি এই সপ্তাহে [event]-এ আছি। আপনিও সেখানে থাকলে, একটা সময় লিখে রিপ্লাই দিন, কফি খাওয়া যাক। না থাকলে, আমি [তারিখ]-এ আমার ডেস্কে ফিরব।

প্যারেন্টাল লিভ

আমি [মাস] পর্যন্ত প্যারেন্টাল লিভে আছি। ইমেইল একদমই দেখব না। [Name] আমার কাজ আর ক্লায়েন্টদের দেখভাল করছেন এই সময়টায়: [email]। ব্যক্তিগতভাবে আমাকে দরকার হলে, [মাস]-এর পরে আবার লিখুন, তখন দেখব।

অসুস্থতার দিন

আজ অসুস্থতার জন্য ছুটিতে, ভাগ্য ভালো থাকলে কালকেই ফিরব। জরুরি কিছু থাকলে, দয়া করে [name]-কে [email]-এ পাঠান।

উইকেন্ড ও অফিস সময়ের পরে, ফ্রিল্যান্সারদের জন্য

আপনার মেসেজের জন্য ধন্যবাদ। আমি সোমবার থেকে শুক্রবার, সকাল ৯টা থেকে সন্ধ্যা ৬টা [time zone] পর্যন্ত কাজ করি, আর সোমবার সকালে উত্তর দেব। কোনো লাইভ সাইট বা লঞ্চ ভেঙে পড়লে, [number]-এ কল করুন।

অফিস সময়ের পরে পেয়েছেন আমাকে। আমি আবার সকাল ৯টায় [time zone] ইনবক্স খুলি আর আগে ক্লায়েন্টদের উত্তর দিই। দুবার পাঠানোর দরকার নেই।

নোটিস পিরিয়ড, আর চলে যাওয়ার পরে

আমি [company]-তে [তারিখ]-এ শেষ করছি আর আমার কাজ [name]-এর হাতে তুলে দিচ্ছি। কিছু যেন হারিয়ে না যায়, তাই এখন থেকে নতুন কিছুতে দয়া করে [email]-কে কপি করুন।

আমি [company] ছেড়ে দিয়েছি। এই ইনবক্স কেউ পড়ে না আর আপনার ইমেইল ফরোয়ার্ড করা হয়নি। দয়া করে [name]-কে [email]-এ লিখুন, যিনি আমার অ্যাকাউন্টগুলো দেখছেন। আপনার সাথে কাজ করে ভালো লেগেছে।

ক্লায়েন্টদের জন্য একটা সংক্ষিপ্ত মেসেজ

[তারিখ] পর্যন্ত দূরে আছি। [Name]-এর কাছে আপনার প্রজেক্ট আছে আর যেকোনো কিছুর উত্তর দিতে পারবেন: [email]।

আপনার টিমের জন্য একটা অভ্যন্তরীণ মেসেজ

[তারিখ] পর্যন্ত OOO। ডিজাইন প্রশ্ন [name]-কে, বিলিং [name]-কে। চলমান সবকিছুর নোট [folder]-এ আছে। অনুমোদনের জন্য আমার অপেক্ষা করবেন না; [name] সাইন অফ করতে পারেন।

দুটো মজার মেসেজ

মজাটা শুধু তাদের কাছেই কাজ করে যারা আপনাকে আগে থেকে চেনে। নতুন কোনো ক্লায়েন্টকে এগুলোর একটাও পাঠাবেন না।

আমি [তারিখ] পর্যন্ত কোনো ল্যাপটপ ছাড়াই দূরে আছি, একটা সিদ্ধান্ত যার জন্য মঙ্গলবার নাগাদ আফসোস করব। জরুরি হলে, [name]-এ [email] সাহায্য করবে। আর যদি এটা এমন একটা মিটিং যা একটা ইমেইলই হতে পারত, সুখবর হলো, এখন সেটাই হলো।

আপনার ইমেইল কয়েকশো ইমেইলের একটা সারিতে যোগ দিয়েছে, যেগুলো সাজানো হয়েছে কোনটায় কতবার “একটা ছোট্ট প্রশ্ন” লেখা আছে তা দিয়ে, আদরের সাথে। আমি [তারিখ]-এ ফিরছি। [Name]-এ [email] আমার চেয়ে কম রোদে পোড়া, আর আগেই সাহায্য করতে পারবে।

Gmail-এ কীভাবে আউট অফ অফিস সেট করব?

Gmail একে vacation responder বলে। কম্পিউটারে:

1. Gmail খুলে উপরে ডান দিকে Settings-এ ক্লিক করুন, তারপর See all settings।
2. General ট্যাবে, নিচে স্ক্রল করে Vacation responder অংশে যান আর Vacation responder on বেছে নিন।
3. তারিখের সীমা, সাবজেক্ট আর মেসেজ পূরণ করুন।
4. শুধু আপনার কন্টাক্টরা এটা পেতে চাইলে, মেসেজের নিচের বক্সে টিক দিন।
5. পেজের নিচে Save Changes-এ ক্লিক করুন।

এটা শুরুর তারিখে রাত ১২টায় শুরু হয় আর শেষের তারিখে রাত ১১:৫৯-এ থামে, যদি না আপনি আগেই বন্ধ করেন। এটা চালু থাকা অবস্থায় ইনবক্সের উপরে একটা ব্যানার থাকে An End now লিংকসহ।

কিছু জিনিস মানুষকে ফাঁদে ফেলে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে Gmail শুধু প্রথমবার কেউ ইমেইল করলেই রিপ্লাই পাঠায়, আর আবার পাঠায় যদি সেই মানুষটা চার দিন পরে লেখে আর এটা তখনও চালু থাকে, অথবা আপনি মেসেজটা বদলেছেন। স্প্যামে চলে যাওয়া মেইল, বা আপনার সাবস্ক্রাইব করা কোনো মেইলিং লিস্টের মেইল কোনো রিপ্লাই পায় না। Android ও iPhone-এর Gmail অ্যাপেরও নিজস্ব একটা ভার্সন আছে, আর Google একই হেল্প পেজে সেই ধাপগুলো দিয়ে রেখেছে।

Outlook-এ কীভাবে স্বয়ংক্রিয় রিপ্লাই চালু করব?

নতুন Windows-এর Outlook-এ, View ট্যাবে গিয়ে View settings, তারপর Accounts, তারপর Automatic Replies। ওয়েবের Outlook-এ এটা Settings, তারপর Account, তারপর Automatic replies। টগলটা চালু করে Send replies only during a time period-এ টিক দিয়ে একটা শুরু আর শেষের সময় দিন। সময়সীমাটা বন্ধ রাখলে, আপনি নিজে বন্ধ না করা পর্যন্ত রিপ্লাই চলতেই থাকে, যেভাবে মার্চ মাসেও কারো অটোরেসপন্ডার চালু থাকতে দেখা যায়।

বাইরের প্রেরকদের জন্য Send replies only to contacts নামে একটা অপশন আছে, আর একটা ওয়ার্ক বা স্কুল অ্যাকাউন্টে আপনি ঠিক করতে পারেন সংস্থার বাইরের মানুষ আদৌ রিপ্লাই পাবে কিনা। Outlook একজনকে তার অনুপস্থিতির সময় যতবারই লিখুন না কেন, একটাই রিপ্লাই পাঠায়।

সবাই কি একই আউট অফ অফিস রিপ্লাই পাওয়া উচিত?

সবাইকে একইভাবে উত্তর দেওয়া একটা আউট অফ অফিস আপনার সেরা ক্লায়েন্টদের কাছে একটা ছোট মিথ্যা।

ভাবুন কে আসলে এটা ট্রিগার করছে। বৃহস্পতিবারের জন্য প্রতিশ্রুত ফাইলের অপেক্ষায় থাকা ক্লায়েন্ট। একটা নিউজলেটার। আপনার টাকা দেওয়া কোনো টুলের একটা রসিদ। আপনাকে কখনো শোনেনি এমন কারো একটা ঠান্ডা পিচ। চারজনই একই ভদ্র প্যারাগ্রাফ পায়, যা আপনার ক্লায়েন্টকে, আপনারই কণ্ঠে, বলে দেয় সে রসিদের পাশেই দাঁড়িয়ে আছে। এটা প্রতিটা ঠান্ডা পিচকেও বলে দেয় ইনবক্সটা সচল আর কেউ দেখছে না। যে মানুষটা সবচেয়ে বেশি একটা আসল উত্তরের দাবিদার ছিল সে সবচেয়ে কম কাজের উত্তরটা পায়, কারণ বার্তাটাকে অচেনা মানুষের কাছে পাঠানোর মতো অস্পষ্ট হতে হয়েছে।

Gmail আর Outlook-এর কন্টাক্ট-অনলি বক্স কিছুটা সাহায্য করে। কিন্তু আপনার কন্টাক্ট লিস্ট আপনার ক্লায়েন্ট লিস্ট নয়। এতে আছে আপনার দাঁতের ডাক্তার, যে দোকান থেকে একটা সোফা কিনেছিলেন, আর তিন বছর আগের একজন ক্লায়েন্ট যে কখনো টাকা দেয়নি। আর কোনো টুলই একটা জরুরি ইমেইলকে একটা সাধারণ ইমেইল থেকে আলাদা করতে পারে না, তাই যে ক্লায়েন্টের সাইট বন্ধ হয়ে গেছে সে পায় “১০ তারিখে ফিরছি” আর আপনি না ফেরা পর্যন্ত কিছুই হয় না।

দূরে থাকার সময় শুধু ক্লায়েন্টদের কীভাবে অটো-রিপ্লাই দেব?

এমন কিছু দরকার যা শুধু ঠিকানা নয়, ইমেইলটাও পড়ে। এখানে তিনটা অপশনের তুলনা দেখুন।

এর জন্যই আমরা OLL.E বানিয়েছি। এটা আপাতত শুধু Gmail-এর সাথে কাজ করে, Outlook-এর সাথে নয়। আপনি পর্যবেক্ষণে ক্লায়েন্টদের বর্ণনা করেন (নামের একটা তালিকা, বা চলমান কোনো প্রজেক্ট নিয়ে লেখা যে কেউ) আর এটা প্রতিটা ইমেইল কী বলছে তা পড়ে: ক্লায়েন্টরা আপনার ফেরার তারিখসহ একটা অটো-রিপ্লাই পান, বাকি সবাই কিছুই পায় না, আর জরুরি বলা কোনো ইমেইল আপনার ফোন বাজায়। ইমেইল রিপ্লাই iPhone ও Android-এ একইভাবে কাজ করে, আর কোনো ইমেইলের কনটেন্ট সংরক্ষণ করা হয় না। আরও আছে শুধু ক্লায়েন্টদের জন্য ইমেইল অটো-রিপ্লাই আর নির্দিষ্ট ইমেইলের জন্য ফোন কল-এ। ফ্রি প্ল্যানে আছে ৪টা পর্যবেক্ষণ আর মাসে ১০টা অ্যাকশন, কোনো কার্ড ছাড়াই; Pro-এর দাম মাসে $19.99, সাথে ৭ দিনের ট্রায়াল।