ইমেইল অটো-রিপ্লাই যা আপনার ক্লায়েন্টদের উত্তর দেয়, সবাইকে নয়

OLL.E প্রতিটা নতুন Gmail মেসেজের অর্থ পড়ে বোঝে এবং শুধু আপনার পর্যবেক্ষণে বর্ণনা করা ইমেইলগুলোর অটো-রিপ্লাই দেয়, যেমন “স্ট্যাটাস আপডেট চাওয়া ক্লায়েন্ট” বা “কোটেশন চাওয়া যে কেউ”। বাকি সবাই কিছুই পায় না, আর রিপ্লাইটা হয় আপনার অনুমোদিত টেক্সট নয়তো সেই একটা ইমেইলের জন্য লেখা একটা সংক্ষিপ্ত উত্তর।

এটা iPhone ও Android-এ একইভাবে কাজ করে, কোনো PinG কীরিং ছাড়াই, কারণ Gmail পর্যবেক্ষণ ফোনের নোটিফিকেশনের উপর নির্ভর করে না। প্রথমেই একটা সীমাবদ্ধতা বলি: এটা আজ পর্যন্ত শুধু Gmail-এর সাথে কাজ করে। Outlook ও অন্যান্য প্রোভাইডার সমর্থিত নয়।

Gmail-এর vacation responder আপনার বেঁধে দেওয়া তারিখের মধ্যে যে কেউ লিখুক না কেন, একটাই নির্দিষ্ট বার্তা দিয়ে উত্তর দেয়, তাই আপনার সেরা ক্লায়েন্ট আর একটা ঠান্ডা সেলস পিচ, দুটোই একই “সোমবার পর্যন্ত আমি নেই” পায়। যারা নিজের সময় বিক্রি করেন তাদের জন্য, আমরা মনে করি এটা একজন ক্লায়েন্টকে পাঠানোর ভুল রিপ্লাই। সময়সীমা নিয়ে জিজ্ঞেস করা একজন ক্লায়েন্ট জানতে চান কাজ এগোচ্ছে কিনা, আপনি কোথায় আছেন তা নয়।

OLL.E-তে ইমেইল অটো-রিপ্লাই কীভাবে সেট আপ করবেন

1. Android, iPhone বা ওয়েবে OLL.E ইনস্টল করে Google সাইন-ইন দিয়ে Gmail কানেক্ট করুন, Connectors-এর নিচে।
2. Monitor Now-তে ট্যাপ করে সহজ কথায় ইমেইলগুলো বর্ণনা করুন: "স্ট্যাটাস আপডেট চেয়ে ইমেইল করা ক্লায়েন্টদের অটো-রিপ্লাই দাও।" চাইলে কাদের বাদ দেবেন তাও যোগ করুন ("নিউজলেটার নয়", "আমার অ্যাকাউন্ট্যান্ট নয়")।
3. অটো-রিপ্লাই অ্যাকশনটা বেছে নিন, তারপর হয় আপনার পাঠাতে চাওয়া টেক্সট পেস্ট করুন, নয়তো OLL.E-কে প্রতিটা ইমেইলের জন্য একটা সংক্ষিপ্ত রিপ্লাই লিখতে দিন। চাইলে আরও অ্যাকশন যোগ করুন: ফরোয়ার্ড করা, লেবেল দেওয়া, আমাকে কল করা।

এরপর থেকে প্রতিটা নতুন ইমেইল সেই বাক্যের সাথে মিলিয়ে দেখা হয়। মিলে গেলে রিপ্লাই পায়। কোনো নিউজলেটারে যদি ভুলবশত স্ট্যাটাস আপডেটের কথা আসে, সেটা মেলা উচিত নয়, স্প্যামের ক্ষেত্রেও তাই।

অটো-রিপ্লাই খুব কমই একটা পর্যবেক্ষণের একমাত্র কাজ হয়। এর পাশাপাশি OLL.E ইমেইলটা যে কাউকে ফরোয়ার্ড করতে পারে, এতে একটা লেবেল বসাতে পারে, লম্বা একটা থ্রেডের সারাংশ করে আপনাকে একটা ব্রিফ পাঠাতে পারে, একটা Google Calendar ইভেন্ট তৈরি করতে পারে (যেমন কোনো ক্লায়েন্টের প্রস্তাব করা সময়টা ধরে রাখা), বা ইমেইলটা জরুরি হলে আপনাকে ফোন করতে পারে।

কারা এটা ব্যবহার করেন

দশ দিনের ছুটিতে যাওয়া একজন কনসালট্যান্ট তবুও চান তার ক্লায়েন্টরা উত্তর পাক, কিন্তু একটা পাবলিক ঠিকানার সাথে আসা সপ্তাহে চল্লিশটা ঠান্ডা ইমেইল নয়। তার পর্যবেক্ষণ শুধু তার ক্লায়েন্টদের রিপ্লাই দেয় (তিনি বাক্যেই তাদের নাম বলে দেন), বলে দেয় তিনি ১৪ তারিখে ফিরবেন, আর জরুরি কিছু থাকলে তাকে জানায় যে ইমেইলটা তার কাছে পৌঁছেছে। আর সেটা হয়ও, কারণ কোনো ক্লায়েন্ট “urgent” শব্দটা লিখলে বা সেরকম কিছু বোঝালে একই পর্যবেক্ষণ তাকে কল করে।

একটা ছোট এজেন্সিতে শেয়ার করা ইনবক্সে কোটেশন রিকোয়েস্ট এসে মিশে যায় ইনভয়েস, জব অ্যাপ্লিকেশন আর ভেন্ডর অফারের সাথে। কোটেশন রিকোয়েস্ট দ্রুত ঠান্ডা হয়ে যায়। এখানে পর্যবেক্ষণটা দাম জিজ্ঞেস করা যে কাউকে একটা হোল্ডিং রিপ্লাই পাঠায়, যে কোটেশন লেখেন তার কাছে ইমেইলটা ফরোয়ার্ড করে আর এতে “Quote” লেবেল বসায়, যাতে রসিদের স্তূপের নিচে কিছুই না-পড়া অবস্থায় পড়ে না থাকে।

একজন ফ্রিল্যান্সার চান স্ট্যাটাস-আপডেট ইমেইলের উত্তর হোক “দেখছি, শুক্রবারের মধ্যে আপডেট দেব।” এটুকুই। শুক্রবারে আসল আপডেটটা তিনি নিজেই লেখেন; অটো-রিপ্লাই শুধু ক্লায়েন্টকে এই দুশ্চিন্তা থেকে থামিয়ে রাখে যে ইমেইলটা পৌঁছেছে কিনা।

টাকা তোলার চেষ্টায় থাকা একজন ফাউন্ডার প্রোডাক্ট প্রশ্ন আর সাপোর্ট টিকিটের মধ্যে ইনভেস্টরদের ইমেইলও পান। ইনভেস্টরদের জন্য পর্যবেক্ষণটা একদমই অটো-রিপ্লাই করে না: এটা থ্রেডের সারাংশ করে, তাকে ব্রিফ পাঠায় আর তাকে কল করে।

শুরু করার মতো তিনটা অটো-রিপ্লাই টেমপ্লেট

কাজ কতদূর এগোল তা জিজ্ঞেস করা ক্লায়েন্টদের জন্য:

ধন্যবাদ, পেয়েছি। কাজ ঠিকঠাক এগোচ্ছে, আর শুক্রবারের মধ্যে আমার কাছ থেকে একটা পুরো আপডেট পাবেন।

কোনো কোটেশন রিকোয়েস্ট এলে যখন কেউ ডেস্কে নেই:

আমাদের জিজ্ঞেস করার জন্য ধন্যবাদ। টিমের কেউ একজন কর্মদিবসের মধ্যেই আপনাকে একটা দাম পাঠিয়ে দেবে। আপনার কোনো সময়সীমা থাকলে তারিখটা লিখে রিপ্লাই দিন, আমরা সেভাবেই পরিকল্পনা করব।

শুধু ক্লায়েন্টরা দেখবেন এমন একটা আউট অফ অফিস রিপ্লাইয়ের জন্য:

আমি ১৪ তারিখ পর্যন্ত নেই আর দিনে একবার ইমেইল দেখি। আপনার মেসেজটা আমার কাছে পৌঁছেছে, আর যদি অপেক্ষা করতে না পারে, তাহলে সাবজেক্টে “urgent” লিখে রিপ্লাই দিন।

দুটো তথ্যেই রাখুন: আপনি এটা দেখেছেন, আর কখন আরও কিছু শুনবেন।

OLL.E ছাড়া Gmail-এ অটো রিপ্লাই কীভাবে সেট আপ করবেন

সবাইকে একটাই বার্তা দিলে চলবে, এমন হলে Gmail-এর vacation responder ব্যবহার করুন। কম্পিউটারে: Settings, See all settings, General ট্যাব, Vacation responder on, তারপর তারিখের সীমা, সাবজেক্ট ও মেসেজ দিয়ে Save Changes করুন। Android অ্যাপে এটা Menu, Settings, your account, Vacation responder। iPhone-এ এটা Menu, Settings, তারপর Compose and Reply-এর নিচে Vacation responder।

Google বলে, রিপ্লাইটা সাধারণত একজন মানুষের কাছে প্রথমবার লেখার সময়ই যায়, তারপর আবার যায় যদি তিনি চার দিন পর ইমেইল করেন আর responder তখনও চালু থাকে, বা আপনি মেসেজটা এডিট করার পর। শুধু আপনার কন্টাক্টদের পাঠানোর জন্য একটা বক্স আছে। স্প্যামে চলে যাওয়া মেইল, বা আপনার সাবস্ক্রাইব করা কোনো মেইলিং লিস্টের মাধ্যমে আসা মেইল কোনো রিপ্লাই পায় না।

নির্দিষ্ট একজন প্রেরকের জন্য Gmail অটো রিপ্লাইয়ের ফ্রি উপায়টা হলো একটা টেমপ্লেট আর একটা ফিল্টার। Settings, Advanced-এ গিয়ে templates চালু করুন, আপনার রিপ্লাইটা একটা টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করুন, তারপর একটা ফিল্টার তৈরি করুন (From-এ ঠিকানাটা বসান) আর “Send template”-এ টিক দিন। এটা কোনো তারিখ ছাড়াই কাজ করে। তবে এটা শুধু আপনার লেখা শব্দ আর ঠিকানার সাথে মেলে, আর Google বলে টেমপ্লেট শুধু কম্পিউটারে Gmail থেকেই সেট আপ করা ও ব্যবহার করা যায়।

কখন Gmail-ই ভালো পছন্দ? যখন আপনি সত্যিই সবাইকে একই কথা জানাতে চান, যেমন এমন একটা দুই সপ্তাহের ছুটি যেখানে কোনো ক্লায়েন্ট আপনার জন্য অপেক্ষা করছে না। vacation responder খরচ ছাড়াই, এক মিনিটে হয়ে যায়। হাতে গোনা কয়েকটা চেনা ঠিকানা আর একটাই নির্দিষ্ট রিপ্লাইয়ের জন্য ফিল্টার আর টেমপ্লেটও ঠিকঠাক কাজ করে।

এটা যা করতে পারে না

এটা শুধু Gmail পর্যবেক্ষণ করে। আপনার কাজের ইমেইল Outlook বা অন্য কোনো প্রোভাইডারে থাকলে, আজকের দিনে OLL.E তার উত্তর দিতে পারে না।

এটা পর্যবেক্ষণ যা বর্ণনা করে তারই উত্তর দেয়, তাই একটা অস্পষ্ট বাক্যে অস্পষ্ট ফলাফলই আসে। “গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল” একটা অনুমান মাত্র; “লোগো ফাইল কবে রেডি হবে জিজ্ঞেস করা ক্লায়েন্টরা” হলো একটা নিয়ম যা OLL.E মেনে চলতে পারে। ফ্রি প্ল্যানে মাসে ১০টা অ্যাকশনও পান, আর প্রতিটা অটো-রিপ্লাই একটা অ্যাকশন খরচ করে, তাই ব্যস্ত ইনবক্সের জন্য Pro দরকার হবে। আর আপনি কিছুই আপনাকে ছাড়া পাঠাতে না চাইলে, রিপ্লাইটা এমন একটা খসড়া রাখুন যা আপনি আগে পড়ে নেবেন।