رسالة الغياب: 15 نموذجًا تبدو وكأن شخصًا كتبها

رسالة الغياب الجيدة تقول متى تعود وماذا يحدث لأي أمر عاجل حتى ذلك الحين. سمِّ الشخص الذي يُكتب إليه بدلًا منك، أو قل بوضوح إنه لا أحد يغطي غيابك وأعطِ طريقة للوصول إليك إن كان الأمر لا يحتمل الانتظار فعلًا. كل شيء آخر (إلى أين ذهبت، كم كنت بحاجة إلى تلك الإجازة، اعتذار عن الإزعاج) حشو، والحشو هو ما يتجاوزه الناس بأعينهم بحثًا عن التاريخ.

في الأسفل خمسة عشر نموذجًا يمكنك نسخها، مرتبة حسب سبب غيابك. ثم الخطوات الدقيقة لـGmail وOutlook، ولماذا لن أرسل الرسالة نفسها لكل شخص أبدًا.

ماذا أكتب في رسالة الغياب؟

ثلاثة أشياء، عادة في ثلاثة أسطر.

يوم عودتك، مكتوبًا كيوم وتاريخ. «الاثنين 10 نوفمبر» تصلح. «الأسبوع المقبل» لا تعني شيئًا لمن يقرأها يوم جمعة. ثم من يُكتب إليه بدلًا منك، بعنوان بريده الكامل، لا «زميلي». ثم قل إن كنت تقرأ بريدك أصلًا، حتى لا ينتظر أحد ردًا لن يصل.

تجاوز السبب إلا إذا كان مفيدًا للقارئ. «في مؤتمر» تخبر العميل أنك قد تردّ مساءً. «لظروف شخصية» لا تخبره بشيء وتجعله يتساءل.

ولا تَعِد بالرد على كل رسالة يوم عودتك. لن تفعل، والعميل الذي صدّقك سيلاحظ ذلك.

ما مثال على رسالة غياب فعّالة؟

إليك خمسة عشر نموذجًا. استبدل ما بين الأقواس المربعة. وهي قصيرة عمدًا، لأن لا أحد يقرأ ردًا تلقائيًا حتى نهايته.

إجازة

مرحبًا، أنا في إجازة حتى [الاثنين 10 نوفمبر] ولا أتابع البريد. إن كان الأمر لا يحتمل الانتظار، يمكن لـ[سام] على [sam@company.com] المساعدة. غير ذلك سأرد عند عودتي. [اسمك]

شكرًا لرسالتك. أنا مسافر والإشارة متقطعة حتى [التاريخ]، فلن أرى هذه قبل ذلك. لأي أمر يخص [المشروع]، يرجى الكتابة إلى [الاسم] على [البريد]. كل ما عدا ذلك سيحصل على رد في أسبوع عودتي.

مرحبًا، أنا في استراحة حقيقية حتى [التاريخ]. لا أحد يغطي غيابي، فإن كان هناك أمر عاجل فعلًا، راسلني نصيًا على [الرقم] وسأراه مرة في اليوم. كل شيء آخر ينتظر حتى عودتي.

مؤتمر أو رحلة عمل

أنا في [الفعالية] في [المدينة] حتى [التاريخ]، فستكون ردودي بطيئة وغالبًا مساءً. إن احتجت شيئًا اليوم، لدى [الاسم] ([البريد]) التفاصيل.

أنا في [الفعالية] هذا الأسبوع. إن كنت هناك أيضًا، رد بوقت ولنشرب قهوة معًا. إن لم تكن، سأعود إلى مكتبي في [التاريخ].

إجازة والدية

أنا في إجازة والدية حتى [الشهر]. لن أقرأ البريد إطلاقًا. [الاسم] يتابع عملي وعملائي في غيابي: [البريد]. إن احتجتني شخصيًا، راسل مرة أخرى بعد [الشهر] وسأراها.

إجازة مرضية

في إجازة مرضية اليوم، وأعود غدًا إن حالفني الحظ. أي أمر عاجل، يرجى إرساله إلى [الاسم] على [البريد].

عطلات نهاية الأسبوع وبعد ساعات العمل، للمستقلين

شكرًا لرسالتك. أعمل من الاثنين إلى الجمعة، من 9 إلى 6 [المنطقة الزمنية]، وسأرد صباح الاثنين. إن تعطّل موقع مباشر أو إطلاق، اتصل على [الرقم].

وصلتني رسالتك بعد ساعات العمل. أفتح بريدي مجددًا الساعة 9 صباحًا [المنطقة الزمنية] وأردّ على العملاء أولًا. لا حاجة لإرسالها مرتين.

فترة الإشعار، وبعد مغادرتك

سأنهي عملي في [الشركة] يوم [التاريخ] وأسلّم عملي إلى [الاسم]. وحتى لا يضيع شيء، يرجى نسخ [البريد] في أي أمر جديد من الآن.

غادرتُ [الشركة]. لا أحد يقرأ هذا البريد ولم تُحوَّل رسالتك. يرجى الكتابة إلى [الاسم] على [البريد]، وهو من تابع حساباتي. كان من الجميل العمل معك.

رسالة قصيرة للعملاء

غائب حتى [التاريخ]. [الاسم] يتابع مشروعك ويمكنه الإجابة عن أي شيء: [البريد].

رسالة داخلية، لفريقك

في إجازة حتى [التاريخ]. أسئلة التصميم إلى [الاسم]، والفوترة إلى [الاسم]. ملاحظات كل ما هو قيد العمل في [المجلد]. يرجى عدم انتظاري للموافقات؛ [الاسم] يستطيع التوقيع عليها.

رسالتان طريفتان

الطرافة تنجح فقط مع من يعرفك بالفعل. لا ترسل أيًا منهما لعميل جديد.

أنا غائب حتى [التاريخ] دون حاسوب محمول، قرار سأندم عليه بحلول الثلاثاء. إن كان الأمر عاجلًا، سيساعدك [الاسم] على [البريد]. وإن كان اجتماعًا كان يمكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا، خبر سار: أصبح كذلك الآن.

انضمت رسالتك إلى طابور من عدة مئات، مرتّب بعناية حسب عدد مرات تكرار كل رسالة لعبارة «سؤال سريع». أعود في [التاريخ]. [الاسم] على [البريد] أقل احمرارًا من الشمس مني ويمكنه المساعدة أسرع.

كيف أضبط رسالة غياب في Gmail؟

يسمّيها Gmail مجيب الغياب. على الحاسوب:

1. افتح Gmail، اضغط الإعدادات أعلى اليمين، ثم عرض كل الإعدادات.
2. في تبويب العام، انزل إلى قسم مجيب الغياب واختر تفعيل مجيب الغياب.
3. املأ نطاق التاريخ والموضوع والرسالة.
4. إذا أردت إرسالها إلى جهات اتصالك فقط، فعّل المربع أسفل الرسالة.
5. اضغط حفظ التغييرات أسفل الصفحة.

يبدأ عند 12:00 صباحًا من تاريخ البدء ويتوقف عند 11:59 مساءً من تاريخ الانتهاء، ما لم تنهِه قبل ذلك. وطالما كان مفعّلًا، يظهر شريط أعلى بريدك الوارد مع رابط إنهاء الآن.

بعض الأمور تُربك الناس. في معظم الحالات يرسل Gmail الرد فقط في المرة الأولى التي يراسلك فيها شخص ما، ومرة أخرى إن كتب بعد أربعة أيام وهو لا يزال مفعّلًا، أو بعد أن تغيّر الرسالة. البريد الذي يصل إلى الرسائل المزعجة، أو يأتي من قائمة بريدية مشترك بها، لا يحصل على رد إطلاقًا. لتطبيق Gmail على Android وiPhone نسخته الخاصة من هذا الإعداد، وتذكر Google تلك الخطوات في صفحة المساعدة نفسها.

كيف أفعّل الردود التلقائية في Outlook؟

في Outlook الجديد لـWindows، اذهب إلى تبويب العرض، ثم إعدادات العرض، ثم الحسابات، ثم الردود التلقائية. في Outlook على الويب المسار هو الإعدادات، ثم الحساب، ثم الردود التلقائية. فعّل المفتاح، فعّل خيار إرسال الردود خلال فترة زمنية فقط وأدخل وقت بداية ونهاية. واترك الفترة الزمنية فارغة وستستمر الردود حتى توقفها بنفسك، وهذا كيف ينتهي الأمر ببعض الناس برد تلقائي لا يزال يعمل في مارس.

هناك خيار إرسال الردود إلى جهات الاتصال فقط للمرسلين من خارج المؤسسة، وعلى حساب عمل أو دراسة تختار إن كان من هم خارج مؤسستك سيحصلون على رد إطلاقًا. يرسل Outlook لكل شخص ردًا واحدًا لكل فترة غياب، مهما راسل.

هل يجب أن يحصل الجميع على رد الغياب نفسه؟

رد الغياب الذي يجيب الجميع بالطريقة نفسها هو كذبة صغيرة على أفضل عملائك.

فكّر بمن يُطلق الرد فعلًا. العميل الذي ينتظر الملف الذي وعدته الخميس. نشرة بريدية. إيصال من أداة تدفع ثمنها. عرض بارد من شخص لم يسمع بك من قبل. يحصل الأربعة على الفقرة المهذّبة نفسها، التي تخبر عميلك، بصوتك أنت، أنه في مرتبة الإيصال نفسها. كما تخبر كل عرض بارد أن البريد نشط ولا أحد يراقبه. من يستحق أكثر من غيره ردًا حقيقيًا يحصل على أقله فائدة، لأن الرسالة كان عليها أن تكون غامضة بما يكفي لإرسالها للغرباء.

خيار جهات الاتصال فقط في Gmail وOutlook يساعد قليلًا. لكن قائمة جهات اتصالك ليست قائمة عملائك. فيها طبيب أسنانك، والمتجر الذي باعك أريكة، وعميل من ثلاث سنوات لم يدفع قط. ولا يستطيع أي من الأداتين التمييز بين رسالة عاجلة وأخرى روتينية، فالعميل الذي تعطّل موقعه يحصل على «أعود في العاشر» ولا يحدث شيء حتى تعود.

كيف أردّ تلقائيًا على العملاء فقط أثناء غيابي؟

تحتاج إلى شيء يقرأ الرسالة، لا العنوان فقط. إليك كيف تُقارَن الخيارات الثلاثة.

بنينا OLL.E لهذا الغرض. يعمل مع Gmail فقط حاليًا، لا Outlook. تصف العملاء في المراقبة (قائمة أسماء، أو أي شخص يكتب عن مشروع جارٍ) ويقرأ ما تقوله كل رسالة: يحصل العملاء على رد تلقائي بتاريخ عودتك، ولا يحصل أي شخص آخر على شيء، والرسالة التي تقول إنها عاجلة تُحدث رنين هاتفك. ردود البريد الإلكتروني تعمل بالطريقة نفسها على iPhone وAndroid، ولا يُخزَّن أي محتوى بريد. المزيد عن الرد التلقائي على البريد للعملاء فقط ومكالمات هاتفية لرسائل بريد محددة. الخطة المجانية تضم 4 مراقبات و10 إجراءات شهريًا، دون بطاقة؛ Pro بسعر 19.99 دولارًا شهريًا مع تجربة مجانية لسبعة أيام.