رد تلقائي على البريد الإلكتروني يجيب عملاءك، لا الجميع

يقرأ OLL.E كل رسالة جديدة على Gmail لفهم معناها، ويردّ تلقائيًا فقط على الرسائل التي تصفها مراقبتك، مثل «عملاء يسألون عن تحديث الحالة» أو «أي شخص يطلب عرض سعر». كل من عداهم لا يحصل على شيء، والرد إما نص وافقت عليه أو إجابة قصيرة كُتبت لتلك الرسالة تحديدًا.

يعمل بالطريقة نفسها على iPhone وAndroid، دون ميدالية PinG، لأن مراقبات Gmail لا تعتمد على إشعارات الهاتف. حدّ واحد أولاً: يعمل مع Gmail فقط اليوم. Outlook ومزودون آخرون غير مدعومين.

يردّ مجيب الغياب في Gmail على أي شخص يكتب خلال التواريخ التي حددتها، برسالة واحدة ثابتة، فيحصل أفضل عميل لديك ورسالة ترويجية باردة على العبارة نفسها «أنا بعيد حتى الاثنين». بالنسبة لأي شخص يبيع وقته، نرى أن هذا رد خاطئ يُرسَل لعميل. العميل الذي يسأل عن موعد نهائي يريد أن يسمع أن العمل يتقدّم، لا أين أنت.

كيف تُعدّ ردًا تلقائيًا على البريد الإلكتروني في OLL.E

1. ثبّت OLL.E على Android أو iPhone أو الويب واربط Gmail عبر تسجيل الدخول بحساب Google، ضمن الموصلات.
2. اضغط على Monitor Now وصف الرسائل بكلمات بسيطة: «رد تلقائيًا على العملاء الذين يراسلونني للسؤال عن تحديث الحالة». أضف من تريد استثناءه إن شئت («ليست نشرات بريدية»، «ليس محاسبي»).
3. اختر إجراء الرد التلقائي، ثم الصق النص الذي تريد إرساله أو دع OLL.E يكتب ردًا قصيرًا لكل رسالة. أضف إجراءات أخرى إن أردت: التحويل، وضع تصنيف، الاتصال بي.

من تلك اللحظة، يُفحص كل بريد جديد مقابل تلك الجملة. الرسالة المطابقة تحصل على الرد. نشرة بريدية تذكر تحديث الحالة عرضًا لا يجب أن تُطابَق، وينطبق الأمر نفسه على الرسائل المزعجة.

نادرًا ما يكون الرد التلقائي هو الشيء الوحيد الذي تفعله المراقبة. إلى جانبه يمكن لـOLL.E تحويل البريد إلى أي شخص، وضع تصنيف عليه، تلخيص محادثة طويلة وإرسال ملخص لك، إنشاء حدث في Google Calendar (حجز الموعد الذي اقترحه عميل، مثلاً)، أو الاتصال بك إذا كان البريد عاجلاً.

من يستخدمه

تريد مستشارة ذاهبة في إجازة لعشرة أيام أن يُجاب عملاؤها، لكن لا تريد الردّ على الأربعين رسالة ترويجية الباردة أسبوعيًا التي تصل مع عنوان بريد عام. ترد مراقبتها فقط على عملائها (تسمّيهم في الجملة)، تقول إنها ستعود في الرابع عشر، وتخبر أي شخص لديه أمر عاجل أن رسالته وصلتها. وهذا يحدث فعلاً، لأن المراقبة نفسها تتصل بها إذا كتب عميل كلمة «عاجل» أو قصد معناها.

في وكالة صغيرة، يصل صندوق البريد المشترك ممتلئًا بطلبات عروض أسعار ممزوجة بفواتير وطلبات توظيف وعروض موردين. طلبات عروض الأسعار تبرد بسرعة. هنا ترسل المراقبة ردًا مؤقتًا لأي شخص يطلب سعرًا، تحوّل البريد إلى من يكتب عروض الأسعار وتضع عليه تصنيف «Quote»، حتى لا يبقى شيء دون قراءة تحت كومة من الإيصالات.

يريد مستقل أن يُجاب على رسائل طلب تحديث الحالة بعبارة «أعمل عليه، سأرسل تحديثًا يوم الجمعة». هذا كل شيء. ما زال يكتب التحديث الحقيقي بنفسه يوم الجمعة؛ الرد التلقائي فقط يمنع العميل من التساؤل إن كانت رسالته قد وصلت.

تصل إلى مؤسِّسة تجمع تمويلاً رسائل من مستثمرين وسط أسئلة عن المنتج وتذاكر دعم. مراقبة المستثمرين لا تقوم بأي رد تلقائي على الإطلاق: تلخّص المحادثة، ترسل لها الملخص، وتتصل بها.

ثلاثة نماذج رد تلقائي تبدأ منها

للعملاء الذين يسألون أين وصل العمل:

شكرًا، استلمت رسالتك. العمل يسير كما هو مخطط وستصلك مني تحديث كامل بحلول الجمعة.

لطلب عرض سعر يصل عندما لا يكون أحد في المكتب:

شكرًا لتواصلك معنا. سيرسل لك أحد أفراد الفريق سعرًا خلال يوم العمل. إذا كان لديك موعد نهائي، رد بالتاريخ وسنخطط حوله.

لرد خارج المكتب يراه العملاء فقط:

أنا بعيد حتى الرابع عشر وأتحقق من البريد مرة واحدة يوميًا. رسالتك وصلتني، وإن كان الأمر لا يحتمل الانتظار، رد بكلمة «عاجل» في عنوان الرسالة.

التزم بحقيقتين فقط: أنك رأيتها، ومتى سيسمعون المزيد.

كيف تُعدّ ردًا تلقائيًا في Gmail دون OLL.E

إذا كانت رسالة واحدة للجميع كافية، استخدم مجيب الغياب في Gmail. على الحاسوب: الإعدادات، عرض كل الإعدادات، تبويب العام، تفعيل مجيب الغياب، ثم نطاق التاريخ والعنوان والرسالة، وحفظ التغييرات. في تطبيق Android: القائمة، الإعدادات، حسابك، مجيب الغياب. على iPhone: القائمة، الإعدادات، ثم مجيب الغياب ضمن الكتابة والرد.

تقول Google إن الرد يصل عادة للشخص في المرة الأولى التي يكتب فيها فقط، ثم مرة أخرى إذا راسل بعد أربعة أيام وكان المجيب ما زال مفعّلاً، أو بعد أن تعدّل الرسالة. هناك خيار لإرساله إلى جهات اتصالك فقط. البريد الذي يصل إلى الرسائل المزعجة، أو يأتي عبر قائمة بريدية مشترك بها، لا يحصل على رد.

للرد التلقائي في Gmail على مرسل محدد، الحل المجاني هو قالب مع مرشّح. فعّل القوالب من الإعدادات، المتقدم، احفظ ردك كقالب، ثم أنشئ مرشّحًا (ضع العنوان في خانة من) وفعّل «إرسال القالب». يعمل دون تواريخ. لكنه يطابق فقط الكلمات والعناوين التي تكتبها، وتقول Google إن القوالب لا يمكن إعدادها واستخدامها إلا من Gmail على الحاسوب.

متى يكون Gmail الخيار الأفضل؟ عندما تريد فعلاً أن يسمع الجميع الشيء نفسه، وأوضح مثال هو إجازة أسبوعين دون عملاء ينتظرونك. مجيب الغياب لا يكلف شيئًا ويستغرق دقيقة. ولعدد قليل من العناوين المعروفة ورد ثابت واحد، المرشّح والقالب مناسبان أيضًا.

ما لا يستطيع فعله

يراقب Gmail فقط. إذا كان بريدك للعمل على Outlook أو مزود آخر، لا يستطيع OLL.E الرد عليه اليوم.

يرد وفق ما تصفه المراقبة، فجملة غامضة تعطي نتائج غامضة. «رسائل مهمة» تخمين؛ أما «عملاء يسألون متى تكون ملفات الشعار جاهزة» فقاعدة يستطيع OLL.E اتّباعها. في الخطة المجانية تحصل أيضًا على 10 إجراءات شهريًا، وكل رد تلقائي يستهلك واحدًا منها، لذا يحتاج صندوق بريد مزدحم إلى Pro. وإذا كنت تفضّل ألا يُرسَل شيء دون موافقتك، اجعل الرد مسودة تقرأها أولاً.