Thông báo đơn hàng Shopify: sửa những gì bạn đang có, rồi lấy một cuộc gọi cho đơn hàng quan trọng

Bật hai thứ và mọi đơn hàng Shopify đều đến được với bạn: thông báo đẩy từ ứng dụng di động Shopify, và email đơn hàng cho nhân viên, bạn đặt trong trang quản trị dưới Cài đặt, Thông báo, Thông báo nhân viên. Không cái nào đổ chuông như một cuộc gọi điện thoại, và Shopify không có cài đặt nào làm được điều đó, nên nửa sau của bài này nói về cách nhận một cuộc gọi cho những đơn hàng đáng được như vậy.

OLL.E, ứng dụng chúng tôi làm, không kết nối với Shopify. Không đăng nhập Shopify, không có gì trên Shopify App Store. Nó nhìn thấy đơn hàng của bạn ở nơi chúng đã đến với bạn: email đơn hàng trong Gmail, hoạt động trên iPhone và Android mà không cần gì thêm, và thông báo đẩy của ứng dụng Shopify, hoạt động trực tiếp trên Android và trên iPhone chỉ với móc khóa OLL.E PinG, vì iOS không cho một ứng dụng đọc thông báo của ứng dụng khác khi chạy nền. Nhưng trước tiên, hãy nói về thông báo của chính Shopify. Không gì ở phần sau của bài này hoạt động được nếu các thông báo đó đang tắt.

Làm sao để được báo khi có đơn hàng Shopify mới?

Có ba công tắc, và rất dễ chỉ bật một rồi tưởng nó bao gồm cả hai cái còn lại.

1. Trong ứng dụng di động Shopify, mở cài đặt thông báo của nó và đảm bảo thông báo đơn hàng đang bật. Thông báo đẩy đến từ ứng dụng, nên hãy làm điều này trên mọi điện thoại cần nghe về đơn hàng.
2. Trong trang quản trị Shopify: Cài đặt, Thông báo, Thông báo nhân viên, Thêm người nhận. Chủ tài khoản nhận email đơn hàng mới theo mặc định. Thêm bất kỳ ai khác cần nhận, và thêm một địa chỉ Gmail nếu email cửa hàng của bạn nằm ở nơi khác.
3. Trên chính điện thoại, để Shopify báo cho bạn. Trên iPhone đó là Cài đặt, Thông báo, Shopify. Trên Android, mở Cài đặt và tìm 'Thông báo', rồi tìm Shopify. Cho phép âm thanh và màn hình khóa.

Email là thứ mọi người bỏ qua, và cũng là thứ tôi tin tưởng nhất. Nó không phụ thuộc vào việc ứng dụng Shopify có đang hoạt động trên điện thoại bạn hay không, và mỗi người bạn thêm làm người nhận đều có bản sao riêng. Đây cũng là thứ OLL.E sẽ đọc sau này, đó là lý do một địa chỉ Gmail nên nằm trong danh sách đó.

Muốn đổi âm thanh đơn hàng? Hãy tìm trong cài đặt thông báo của ứng dụng Shopify trước. Trên Android bạn cũng có thể đổi âm thanh điện thoại phát cho Shopify: mở Cài đặt, tìm 'Thông báo' và chọn Shopify.

Vì sao tôi không nhận được thông báo đơn hàng Shopify?

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đó là một trong năm điều, và lỗi của Shopify là khả năng thấp nhất.

1. Thông báo đơn hàng đang tắt trong ứng dụng Shopify trên điện thoại này. Một điện thoại mới, một lần cài lại hoặc một cửa hàng thứ hai là cách điều này thường xảy ra. Mở cài đặt thông báo của ứng dụng và kiểm tra, đừng giả định cài đặt cũ đã chuyển sang.
2. Điện thoại đang chặn Shopify. Trên iPhone, kiểm tra Cài đặt, Thông báo, Shopify. Trên Android, mở Cài đặt, tìm 'Thông báo' và tìm Shopify trong danh sách.
3. Điện thoại của bạn đã cho Shopify "ngủ". Tính năng tối ưu hóa pin của Android lặng lẽ dừng các ứng dụng nó nghĩ bạn không dùng; mở Cài đặt, tìm 'tối ưu hóa pin' và gỡ Shopify khỏi danh sách đó. Trên iPhone, một chế độ Tập trung hay Tóm tắt theo lịch có thể giữ biểu ngữ lại đến sau, nên kiểm tra Cài đặt, Tập trung, rồi Cài đặt, Thông báo, Tóm tắt theo lịch. Chúng tôi đã viết cùng các cách khắc phục này cho thông báo Gmail không hoạt động, và chúng áp dụng cho Shopify không đổi.
4. Email đến một nơi bạn không xem. Địa chỉ liên hệ của cửa hàng đã đổi, hoặc Gmail xếp tin nhắn vào mục Cập nhật hoặc Khuyến mãi. Tìm trong toàn bộ email, cả thư rác, theo tên cửa hàng của bạn.
5. Bạn không có trong danh sách. Chỉ chủ tài khoản nhận email đơn hàng mới theo mặc định; nhân viên không nhận gì cho đến khi ai đó thêm họ làm người nhận.

Điều thứ ba là điều hay bị đổ lỗi cho Shopify. Nếu các đơn hàng đều có mặt khi bạn mở ứng dụng nhưng không cái nào phát ra âm thanh, chúng đã đến Shopify bình thường. Hãy nhìn vào điện thoại.

Shopify có thể gọi điện cho tôi khi có đơn hàng đến không?

Không. Thông báo nhân viên chỉ qua email, không có tùy chọn tin nhắn SMS, và thông báo đẩy đến từ ứng dụng di động Shopify. Một thông báo đẩy lúc 6 giờ sáng trông giống mọi thông báo đẩy khác trên màn hình khóa.

Lời khuyên thường gặp là bật mọi thứ lên. Đừng làm vậy. Một chủ shop nên được báo to về các đơn hàng lớn và những đơn đang gặp vấn đề, và không gì khác. Mọi đơn hàng khác có thể dồn lại yên lặng và đọc trong một lần. Âm thanh cho mỗi đơn hàng cảm thấy tuyệt trong một thời gian. Rồi bạn thôi nghe nó, và email từ một khách hàng nhận sai cỡ nằm dưới một chồng biểu ngữ đơn hàng cho đến khi bạn đi tìm. Nhiều chủ shop chỉ tìm thấy loại email đó khi khách hàng viết một email thứ hai, gắt hơn.

Không thông báo đẩy nào cũng không email nhân viên nào đọc được những gì khách hàng gửi sau khi đặt hàng, và đó là nơi vấn đề thường xuất hiện.

Làm sao để chỉ được báo cho đơn hàng lớn hoặc đơn hàng gặp vấn đề?

Đặt một lệnh theo dõi vào hộp thư mà những email đó đã đến sẵn. Đó là lý do chúng tôi xây OLL.E (đọc là "Oli"). Bạn gõ lệnh theo dõi thành một câu bình thường, nó đối chiếu từng email Gmail mới với câu đó, không lưu lại nội dung, và chỉ gây ồn khi có khớp. Đây là ba lệnh tôi sẽ thiết lập.

1. Đơn hàng lớn: một báo thức

"Bật báo thức khi có đơn hàng Shopify trên 200 US$." Đổi 200 US$ thành bất cứ số nào là đơn hàng lớn với shop của bạn. Lệnh theo dõi này đọc Gmail, cụ thể là email đơn hàng cho nhân viên, nên hoạt động đầy đủ trên iPhone mà không cần PinG. Thêm một bản tóm tắt làm hành động và báo thức sẽ kèm một ghi chú ngắn về đơn hàng, đủ để bạn quyết định có nên bật dậy không. Trước khi dựa vào nó, hãy mở một email đơn hàng của bạn và kiểm tra tổng tiền có trong đó. Lệnh theo dõi chỉ dùng được những gì email thể hiện.

2. Một khách hàng gặp vấn đề: một cuộc gọi điện thoại

Lệnh này đọc đúng điều khách hàng viết. Gõ "Gọi cho tôi nếu khách hàng gửi email về món hàng sai, hoàn tiền hoặc một chargeback", và một bản tin của nhà cung cấp có nhắc đến chính sách hoàn tiền của họ vẫn im lặng, còn "Tôi đặt màu đỏ mà nhận màu xanh" vẫn đổ chuông dù không dùng từ nào trong câu bạn viết. Đặt cảnh báo là một cuộc gọi điện thoại và thêm một bản nháp trả lời làm hành động, để bạn bắt đầu từ một bản nháp khi nhấc máy. Nó theo dõi các email của khách hàng gửi đến địa chỉ cửa hàng của bạn, cũng trong Gmail, nghĩa là địa chỉ đó cần là một hộp thư Gmail hoặc chuyển tiếp đến một hộp thư Gmail. Không cần thêm gì trên iPhone.

3. Đơn hàng thông thường: một lệnh theo dõi riêng, im lặng

Đây là nửa yên lặng, phần mọi người thường quên xây dựng. Đây là một lệnh theo dõi riêng, với câu riêng của nó: "Đưa mọi email đơn hàng Shopify dưới 200 US$ vào Danh sách rút gọn của tôi." Danh sách rút gọn im lặng. Nó không bao giờ đổ chuông hay rung, nên các đơn hàng thông thường trong đêm sẽ tập hợp ở đó và bạn đọc khi bạn chọn. Nguồn là Gmail, giống hai lệnh kia.

Bạn có thể thêm một bản tóm tắt cho mỗi mục, nhưng mỗi bản tóm tắt là một hành động, và gói Miễn phí có 10 hành động mỗi tháng. Trên gói Miễn phí, hãy bỏ qua nó.

Còn Etsy hoặc WooCommerce thì sao?

Nếu nền tảng của bạn gửi email cho mỗi đơn hàng và email đó đến Gmail, các lệnh theo dõi trên hoạt động không đổi, vì chúng đọc email, không đọc nền tảng. Một lệnh theo dõi có thể gồm nhiều shop: "Bật báo thức cho bất kỳ đơn hàng trên 200 US$ từ Shopify hoặc Etsy." Hãy kiểm tra email đơn hàng của mỗi nền tảng có chứa gì trước khi bạn dựa vào số tiền. Nếu email đơn hàng của bạn đi đến Outlook hoặc một hộp thư khác không phải Gmail, cách dùng email đang bị chặn hôm nay, dù cách dùng thông báo đẩy ứng dụng vẫn hoạt động trên Android, và trên iPhone với PinG.

Điều này không làm được

Nó không thể thấy một đơn hàng chưa bao giờ đến email hay điện thoại bạn. Tắt email nhân viên và lệnh theo dõi Gmail sẽ mù hoàn toàn. Nó cũng không thể chạm vào đơn hàng: không hoàn tiền, không hủy, không gắn thẻ, không giữ việc xử lý, vì không có kết nối Shopify. Các hành động của nó nằm ở phía email. Nó có thể soạn hoặc gửi một trả lời, chuyển tiếp đơn hàng cho bất kỳ ai đóng hàng, gắn thẻ, tóm tắt, hoặc đặt một lịch lấy hàng lên lịch của bạn. Cuộc gọi cũng đi qua email của Shopify, nên nó chỉ nhanh bằng chính email đó, không bao giờ ngay lập tức. Nếu bạn cần biết ngay giây một đơn hàng được đặt, bạn cần thứ xây trên chính Shopify, và OLL.E không phải thứ đó.

Nếu chỉ vài đơn hàng mỗi tuần cần bạn, thế này là đủ.

OLL.E không bao giờ đăng nhập vào cửa hàng của bạn; nó hoạt động từ email đơn hàng và email khách hàng đến Gmail của bạn. Bạn mô tả các đơn hàng và tin nhắn quan trọng, và nó đổ chuông cho bạn bằng một cuộc gọi hoặc báo thức, trong khi một lệnh theo dõi thứ hai xếp phần còn lại vào Danh sách rút gọn. Lệnh theo dõi Gmail hoạt động đầy đủ trên iPhone; theo dõi thông báo đẩy của ứng dụng Shopify trên iPhone cần móc khóa PinG. Có gói miễn phí cho một shop ít việc, và Pro là 19,99 US$ một tháng kèm bản dùng thử 7 ngày. Xem ví dụ lệnh theo dõi email.